Wie funktioniert eine Gehaltsabrechnung?

Haben Sie sich schon einmal gefragt, wie ein Prozess aussieht, der dazu führt, dass Ihre Mitarbeitenden ihr Gehalt pünktlich, korrekt und gesetzeskonform erhalten? Der Prozess der Gehaltsabrechnung war schon immer etwas komplex.

Spätestens seit der Einführung von Remote-Arbeit, globalen Teams, internationalen Zahlungen und digitalen Brieftaschen haben selbst die erfahrensten Kräfte der Personalabteilung damit zu kämpfen.

Unser Artikel hilft sowohl Kleinunternehmern als auch leitenden Angestellten, die seit Jahrzehnten in diesem Geschäft tätig sind, mit den Trends und sich ändernden Gesetze Schritt zu halten.

Lohn vs. Gehalt

Zwischen Lohn und Gehalt muss klar differenziert werden. Beides ist eine Art der finanziellen Entlohnung eines Arbeitnehmers für geleistete Arbeit, doch es gibt einen entscheidenden Unterschied, den Sie als Arbeitgeber:in beachten müssen:

• Der Lohn berechnet sich aus den tatsächlich erbrachten Arbeitsstunden. Die Endsumme wird durch die geleisteten Stunden errechnet, weshalb die Höhe des Lohns monatlich schwanken kann.
• Das Gehalt hingegen wird monatlich als fester Betrag ausbezahlt. Dabei ist es unerheblich, wie lange und wie viel tatsächlich gearbeitet wurde.

Ob es sich bei der Abrechnung um eine Lohn- oder Gehaltszahlung handelt, geht aus dem Punkt Brutto-Bezüge der Entgeltabrechnung hervor.

Was ist eine Entgeltabrechnung?

Lassen Sie uns mit den Grundlagen beginnen. Die Lohn- und Gehaltsabrechnung ist für jedes Unternehmen von grundlegender Bedeutung, denn sie ermöglicht es Ihnen, alle Ihre Mitarbeiter:innen angemessen zu entlohnen. Sie ist eine von den Arbeitgeber:innen erstellte periodische Abrechnung über das gezahlte Arbeitsentgelt in Textform.

Auf dem Formular werden der Brutto- und Nettolohn unter Berücksichtigung aller monatlichen Abzüge, wie zum Beispiel Sozialversicherungsbeiträge, aufgeführt:

• Lohnsteuer
• Solidaritätszuschlag
• Gegebenenfalls Kirchensteuer
• Sozialversicherungsbeiträge (Renten-, Arbeitslosen-, Kranken- und Pflegeversicherung)

Eine wichtige Rechengröße in Bezug auf die Sozialvorsicherungen sind die Beitragsbemessungsgrenzen. Sie legen einen Höchstbetrag des Einkommens fest, auf den sich die Sozialversicherungen prozentual bei der Berechnung der Beiträge beziehen.

So dient die Gehaltsabrechnung in vielerlei Hinsicht als wichtiger Liquiditätsnachweis, den sowohl Arbeitnehmer:innen als auch Arbeitgeber:innen bei Bedarf vorlegen können.

Erstellung einer Gehaltsabrechnung

Die Erstellung einer Gehaltsabrechnung folgt grundsätzlich diesem Schema:

• Gesamtbruttolohn ermitteln
• Steuern aus dem Steuerbrutto berechnen
• Sozialversicherungsbeiträge aus dem Sozialversicherungsbrutto ermitteln
• Nettogehalt bzw. Nettolohn berechnen
• Auszahlungsbetrag ermitteln

Es ist wichtig, die Gehaltsabrechnung zu verstehen, denn sie spielt eine entscheidende Rolle bei der Berechnung der Einkommensteuer. Aus dem Formular gehen die Höhe des Bruttogehalts und Nettolohns unter Berücksichtigung aller monatlichen Abzüge hervor. Auch der entsprechende Arbeitgeberanteil der Sozialleistungen ist inbegriffen.

Pflichtangaben der Gehaltsabrechnung

Es ist entscheidend, dass Gehaltsabrechnungen alle relevanten Informationen zu Art und Höhe der Steuerabzüge und Sozialversicherungsbeiträge für den jeweiligen Abrechnungszeitraum enthalten. Zudem müssen Zuschläge, Zulagen und andere Vergütungen korrekt aufgeführt werden. Das Nettogehalt, also der Auszahlungsbetrag, steht am Ende der Abrechnung.

Wenn Sie eine Gehaltsabrechnung selbst erstellen, müssen Sie sicherstellen, dass diese nicht nur für Sie und Ihre Mitarbeiter:innen, sondern auch für das Finanzamt und die Sozialversicherungsträger nachvollziehbar ist.

Die Inhalte einer Lohnabrechnung sind vom Gesetzgeber in § 108 Abs. 3 Satz 1 der Gewerbeordnung (GeWo) definiert. Dazu gehören vor allem allgemeine Angaben wie Name, Anschrift und Geburtsdatum des Arbeitnehmers, Sozialversicherungsnummer, Steuer-ID, Steuerklasse sowie Beginn und Ende des Arbeitsverhältnisses, und Abrechnungszeitraum.

Vollständigkeit und Korrektheit aller Angaben sind daher zwingend erforderlich. Ihre Abrechnungen müssen in Deutschland gemäß der Entgeltbescheinigungsverordnung (EBV) folgende Angaben enthalten:

• Name und Anschrift der Arbeitgeber:innen sowie der Arbeitnehmer:innen
• Geburtsdatum des Arbeitnehmers
• Versicherungsnummer der Arbeitgeber
• Datum des Beschäftigungsbeginns
• Lohnsteuer bzw. Lohnsteuerklasse und Steueridentifikationsnummer
• Bruttolohn
• Abrechnungszeitraum und Anzahl der Steuer- sowie Sozialversicherungsbeiträge
• Ggf. Zahl der Kinderfreibeträge
• Merkmale für den Kirchensteuerabzug
• Mögliche Steuerfreibeträge und Steueranrechnungsbeträge
• Merkmale zum Abzug der Kirchensteuer

Als Arbeitgeber:in sind Sie verpflichtet, die abgabepflichtigen Beiträge Ihrer Arbeitnehmer einzubehalten und an die zuständige Behörde, wie beispielsweise die Krankenversicherung, zu übermitteln. Beachten Sie, dass die Beitragssätze der Versicherungen sich regelmäßig ändern. Die Gehaltsabrechnung dient in vielerlei Hinsicht als wichtiger Liquiditätsnachweis für Dritte und kann bei Bedarf sowohl von Arbeitnehmer:innen als auch von Arbeitgeber:innen vorgelegt werden.

All diese Informationen sind Teil der Lohn- und Gehaltsabrechnung, die in der Regel über ein Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem erfolgt. Dies ermöglicht den Arbeitgeber:innen, das Auslagern der Prozesse in ein System und mit so wenig Fehlern wie möglich zu arbeiten.

Es gibt einige wichtige Best Practices für die Gehaltsabrechnung, die wir für Sie zusammengestellt haben. Wenn Sie Mitarbeitende auf der ganzen Welt haben, sollten Sie sich unseren Leitfaden für die Einstellung von Mitarbeitenden auf der ganzen Welt und unseren Leitfaden für die internationale Gehaltsabrechnung ansehen, damit Sie den Prozess besser verstehen.

Aspekte, die bei einer Gehaltsabrechnung beachtet werden müssen.

Es gibt keine festen Vorschriften darüber, wie die Entgeltabrechnung formal gestaltet sein muss. Dennoch sollten einige wesentliche Angaben unbedingt auf jedem Gehaltszettel vorhanden sein, um eine gesetzeskonforme Abrechnung zu gewährleisten. Dies stellt sicher, dass Ihre Mitarbeiter:innen und andere Beteiligte stets nachvollziehen können, wie sich das monatliche Gehalt der Beschäftigten in Ihrem Unternehmen zusammensetzt.

Folgende Aufgaben und Pflichten sind beim Erstellen von Gehaltsabrechnungen zu berücksichtigen:

• Überprüfung der Versicherungspflicht der Angestellten
• Rechtzeitige An- und Abmeldung der Angestellten bei der zuständigen gesetzlichen Krankenkasse
• Meldung von Arbeitsunterbrechungen an die Krankenkasse und die Rentenversicherung
• Beantragung der Versicherungsnummern für die Arbeitnehmer bei der Krankenkasse
• Berechnung und fristgerechte Überweisung der Sozialabgaben (Renten-, Kranken-, Pflege- und Arbeitslosenversicherung)
• Anmeldung der Beschäftigten bei der gesetzlichen Unfallversicherung (Berufsgenossenschaft)
• Erstellung von Jahresmeldungen mit den Beschäftigungszeiten und den beitragspflichtigen Arbeitsverdiensten der Beschäftigten
• Weiterzahlung des Gehalts bei Krankheit oder während des Mutterschutzes
• Betriebliche Altersvorsorge

Punkte, die vor der Gehaltsabrechnung zu beachten sind

Richtlinien

Vor der eigentlichen Lohn- und Gehaltsabrechnung gibt es weitere Aufgaben, die zu beachten sind. Einer der wichtigsten Schritte, den viele auslassen, ist die Erstellung von Richtlinien. Es liegt in der Verantwortung eines Unternehmens, eine detaillierte Richtlinie zu erstellen – für Zahlungen, Lohnperioden, Leistungen, Abwesenheiten usw.

Je mehr Sie festlegen, desto weniger Aufwand werden Sie für interne Diskussionen benötigen. Vergewissern Sie sich, dass die Geschäftsleitung die Lohn- und Gehaltsabrechnungsrichtlinien genehmigt hat und dass die Formulierungen klar genug sind, um von allen verstanden zu werden.

Datenerfassung

Ein weiterer wichtiger Schritt bei der Vorbereitung der Gehaltsabrechnung ist die Datenerfassung. Dies beginnt mit einfachen Dingen wie dem Eintragen der Bankverbindung. Um alle Informationen über die Mitarbeiter zu sammeln, müssen die Angestellten der Lohnbuchhaltung mit allen Abteilungen und manchmal sogar mit allen Mitarbeiter:innen sprechen.

Zudem müssen sie nicht nur die Daten erfassen, sondern auch sicherstellen, dass sie jeden Monat vor der Auszahlung der Gehälter überprüft werden. Die Umstellung auf eine automatisierte Gehaltsabrechnungslösung kann den immer wiederkehrenden Zeitaufwand für die Berechnung des Nettoentgelts verringern.

Organisation der Papiere

Es handelt sich hierbei um eine Aufgabe, die Sie lediglich einmal erledigen und dann lediglich aktualisieren müssen, wenn neue Mitarbeiter:innen hinzukommen. Wenn Sie kein neues Unternehmen sind, verfügen Sie wahrscheinlich bereits über all diese Unterlagen, aber es kann dennoch nicht schaden, sie noch einmal zu überprüfen.

Erstellung eines Gehaltsabrechnungsplans

Bevor Sie Ihren Lohn- und Gehaltsplan festlegen, müssen Sie mehrere Faktoren berücksichtigen.

Einer davon ist Ihr aktueller Cashflow. Die Gehaltszahlungen der Mitarbeiter:innen werden einen erheblichen Teil Ihres Budgets ausmachen, sodass Sie sicherstellen müssen, dass Sie keine Probleme bei der Verteilung der Gehälter haben werden.

Berechnung des Bruttolohns

Da die Höhe des Verdienstes von vielen verschiedenen Faktoren abhängen kann, müssen Sie das Bruttoentgelt für jeden Arbeitnehmer:in einzeln berechnen.

Für Angestellte ist die Berechnung natürlich bei jeder Zahlung gleich. Bei Arbeitnehmer:innen, die auf Stundenlohn Basis beschäftigt sind, müssen Sie den Verdienst entsprechend der geleisteten Arbeitszeit, den Urlaubstagen, der Krankheitszeit usw. anpassen.

Das bedeutet, dass Sie die geleisteten Arbeitsstunden, Abwesenheiten und Überstunden Ihrer Mitarbeiter:innen erfassen müssen. Stellen Sie sicher, dass Ihre Mitarbeiter:innen, die Überstunden leisten, nicht befreit sind, damit Sie alle Richtlinien des Arbeitsministeriums einhalten können.

Neben dem Bruttobetrag kommt noch die Vermögenswirksame Leistungen als Rechengröße hinzu.

Vermögenswirksame Leistungen (VL oder VWL) sind freiwillige Arbeitgeberleistungen, die im Vermögensbildungsgesetz geregelt sind. Sie dienen dazu, Arbeitnehmer beim Vermögensaufbau, insbesondere zur Altersvorsorge, zu unterstützen. Voraussetzung für den Erhalt dieser Leistungen ist das Abschließen eines Sparvertrags durch die Arbeitnehmer. Diese sind freiwillige Leistungen von Arbeitgeber:innen.

Bearbeitung der Gehaltsabrechnung

Wenn alle Vorbereitungen abgeschlossen sind, ist es Zeit für die eigentliche Lohnabrechnung.

Sind alle Daten in das Gehaltsabrechnungssystem eingegeben, wird von diesem anschließend die Berechnung vom Nettolohn erstellt. Dies geschieht natürlich erst, nachdem alle Abzüge für Steuern und Sozialleistungen vorgenommen wurden.

Da kein System perfekt ist, empfehlen wir, die Daten auf Fehler zu überprüfen, bevor die Löhne der Mitarbeiter:innen tatsächlich überwiesen werden.

Was sind Sachbezüge in der Lohnabrechnung?

Als Sachbezug wird eine Leistung an den Arbeitnehmer bezeichnet, die nicht in Form von Lohn oder Gehalt ausgezahlt wird. Die verschiedene Arten von Sachbezügen werden auch als geldwerte Vorteile bezeichnet. Dazu zählen alle Leistungen, die der Arbeitnehmer günstiger als üblich erhält, weil er sie als Sachbezug bekommt.

Obwohl der Arbeitnehmer Steuerabzüge auf den Sachbezug hat und dieser vom Lohn bzw. Gehalt abgezogen wird, erhält er die entsprechende Leistung dennoch zu einem günstigeren Preis, als wenn er diese „normal“ bezahlen müsste. Zu den gängigen Sachbezügen gehören etwa ein Firmenwagen zur privaten Nutzung oder Arbeitskleidung.

Lohnabrechnung: Freibeträge und sonstige Bezüge

Neben Steuern und Sozialabgaben spielen auch Freibeträge und sonstige Bezüge eine wichtige Rolle bei der Lohnabrechnung. Diese Faktoren beeinflussen die Höhe der Lohnsteuer.

Grundfreibetrag

Der Grundfreibetrag soll das Existenzminimum sichern. Arbeitnehmer, die weniger als den Grundfreibetrag im Jahr verdienen, sind von der Einkommensteuer befreit. Für Lebens- oder Ehepartner gilt der doppelte Freibetrag.

Kinderfreibetrag

Der Kinderfreibetrag dient dazu, die Versorgung der Kinder von Arbeitnehmern sicherzustellen. Der Kinderfreibetrag wird bei der Berechnung von Solidaritätszuschlag und Kirchensteuer berücksichtigt und abgezogen. Daneben gibt es noch weitere Freibeträge, die eine Steuerlast der Beschäftigten verringern könnten.

Sonstige Bezüge in der Lohnabrechnung

Unregelmäßige Zuwendungen, die sogenannten „sonstigen Bezüge“, werden bei der Lohnabrechnung berücksichtigt. Die Regelungen zu diesen persönlichen Bezügen befinden sich in § 39b Abs. 3 EStG.

Zu den sonstigen Bezügen zählen unter anderem:

• Urlaubsgeld
• Weihnachtsgeld
• Tantiemen
• Abfindungen

Lohnabrechnung: Compliance und Unternehmenskultur stärken

Unabhängig von der Zahl der Beschäftigten ist die Lohn- und Gehaltsabrechnung eine Kernaufgabe bei der Auszahlung der Löhne und Gehälter. Sie spielt eine wesentliche Rolle bei der Einhaltung der Vorschriften und der Besteuerung, sodass ein Unternehmen risikofrei arbeiten kann.

Die Art und Weise, wie sie durchgeführt wird, kann schwerwiegende Auswirkungen haben. Es drohen ernsthafte Konsequenzen, wenn Sie versehentlich fällige Beiträge nicht fristgerecht an die zuständigen Behörden und das Finanzamt überweisen. Auch eine mögliche falsche Einstufung von Arbeitnehmern kann Schwierigkeiten verursachen.

Sollten Sie eine ausstehende Zahlung nachträglich für mehr als drei Gehaltsabrechnungen einbehalten, kann dies strafrechtliche Folgen haben. Im schlimmsten Fall können sogar Freiheitsstrafen verhängt werden. Außerdem müssen bei der Abrechnung des Arbeitsentgelts verschiedene arbeitsrechtliche Vorschriften eingehalten und Mindestlöhne, Überstundenzahlungen, Einstellungs- und Kündigungsverfahren sowie Urlaubs- und Krankheitszeiten berücksichtigt werden. Zudem müssen auch Aufbewahrungsfristen für etwa Beitragsnachweise eingehalten werden.

Ferner wirkt sich die Gehaltsabrechnung auf die Arbeitsmoral der Mitarbeitenden aus. Wenn Sie die Löhne und Gehälter pünktlich, konsequent und so gerecht wie möglich verteilen, trägt dies positiv zur Unternehmenskultur bei.

Der finanzielle Ausgleich, den Sie Ihren Mitarbeiter:innen bieten, sowie die Prämien und Vergünstigungen werden alle über die Gehaltsabrechnung abgewickelt. Daher ist es nicht verwunderlich, dass die Art und Weise, wie diese stattfindet, Auswirkungen auf den Ruf eines Unternehmens hat. Hier erfahren Sie mehr über die verschiedenen Arten der Vergütung und was Sie in Ihren Vergütungsplan aufnehmen sollten.

Ein Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem muss den Verpflichtungen gegenüber allen Beteiligten gerecht werden. Es muss die manchmal chaotischen Anforderungen erfüllen, funktional und einfach zu bedienen sein. Achten Sie bei der Auswahl des geeigneten Lohnbuchhaltungssystems darauf, dass es zukunftssicher ist, damit es auch auf lange Sicht für alle Mitglieder der Lohnbuchhaltungsabteilung funktioniert.

Es ist wahrlich kompliziert und aufwendig, alle notwendigen Aufgaben bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung zu erledigen, und viele entscheiden sich dafür, einen Dritten zu beauftragen, der dies einfach für sie erledigt.

Es gibt vielseitige Lösungen für die Lohn- und Gehaltsabrechnung, die Sie einsetzen können, um den Prozess zu vereinfachen. Wenn Sie diesen wichtigen Prozess jedoch intern abwickeln möchten, ist eine Gehaltsabrechnungssoftware die beste Wahl.

Vorteile einer Payroll-Software

Nun, da Sie mehr über die Lohn- und Gehaltsabrechnung erfahren haben, werden Sie sicher verstehen, warum der Einsatz einer Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware eine gute Idee ist. Sie ermöglicht es Ihnen, eine maßgeschneiderte Lösung zu finden, die alle Ihre Anforderungen erfüllt, die Möglichkeit menschlicher Fehler ausschließt und bei der Buchführung eine enorme Hilfe ist.

Allein die Tatsache, dass die Software automatisch die erforderliche Berechnung der Beträge und Abzüge durchführt, unabhängig, ob diese in Bayern oder den USA stattfinden, ist eine große Hilfe.

Durch den Einsatz eines automatisierten Lohn- und Gehaltsabrechnungssystems wird Ihre Gehaltsabrechnung schneller abgewickelt, wodurch Sie Zeit sparen und kosteneffizienter arbeiten können. Außerdem trägt es zur Sicherheit bei, was bei sensiblen Daten, die für die Lohnabrechnung benötigt werden, ein entscheidender Vorteil ist.

Der Umstieg auf eine Gehaltsabrechnungssoftware bedeutet, dass Sie alles, was Sie brauchen, an einem Ort haben, mit einem Klick verfügbar und von überall aus zugänglich ist. Sie sollte über mobile Geräte zugänglich und cloudbasiert sein, damit Sie Ihr Online-Gehaltsabrechnungssystem immer zur Hand haben.

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