Profitieren Sie von der einfachen Gehaltsabrechnung mit Deel

In unserem praktischen Expertenleitfaden erfahren Sie, wie sich Lohn- und Gehaltsabrechnungen unkompliziert und zukunftssicher gestalten lassen. Wir präsentieren Ihnen die Vorteile eines anwenderfreundlichen Abrechnungssystems und machen Sie fit zu allen Fragen der Lohnabrechnung und einer einwandfreien Entgeltabrechnung.

Laut Bundesagentur für Arbeit glauben etwa 22 % der Arbeitnehmer:innen, die in Deutschland in einem Beschäftigungsverhältnis stehen, dass sie von ihren Arbeitgebern bei der Entgeltabrechnung nicht korrekt bezahlt werden. Dies verdeutlicht, dass es in Deutschland einen beachtlichen Anteil an Arbeitnehmer:innen gibt, die Bedenken hinsichtlich der Genauigkeit ihrer Entgeltabrechnung haben.

Gerade kleinere Unternehmen mit weniger als 20 Mitarbeitenden stehen bei der Gehaltsabrechnung vor enormen Herausforderungen. Hier kommt es im Vergleich zu großen Unternehmen häufiger zu verspäteten Gehaltszahlungen oder fehlerhaften Entgeltabrechnungen.

Oftmals können kleinere Firmen nicht auf spezialisierte HR-Ressourcen zurückgreifen, die größeren Unternehmen zur Verfügung stehen. Dies kann dazu führen, dass administrative Aufgaben, wie die Gehalts- und Lohnabrechnung, nicht immer pünktlich und fehlerfrei erledigt werden.

In der Regel resultieren ungenaue Löhne und verspätete Zahlungen aus einer unzureichenden Verwaltung der Gehaltsabrechnung. Vor allem, wenn zum ersten Mal Mitarbeitende eingestellt wurden oder ein Wechsel aus der manuellen Gehaltsabrechnung erfolgt, ist Überforderung an der Tagesordnung.

Ein Gehaltsabrechnungssystem wie Deel kann Ihnen dabei helfen, die Lohn- und Gehaltsabrechnung für Bruttolohn und Nettolohn effektiv zu optimieren. In diesem Leitfaden erfahren Sie, wie Sie eine genaue und effiziente Lohn- und Gehaltsabrechnung einrichten und bearbeiten. Und wie Sie von einem anwenderfreundlichen Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem in Zukunft profitieren können.

Was ist Gehaltsabrechnung?

Bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung geht es um die Verwaltung der finanziellen Unterlagen der Mitarbeitenden, die bei Ihnen in einem festen Beschäftigungsverhältnis stehen. Die Entgeltabrechnung umfasst Brutto- und Nettogehälter, Leistungen, Steuern, Beitragssatz, Abzüge wie Kinderfreibetrag und vermögenswirksame Leistungen.

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung umfasst:

• Die Berechnung der Löhne und Gehälter der Mitarbeitenden das aus dem Lohn für die geleistete Arbeitszeit und eventuellen Zulagen wie Nacht- oder Feiertagszuschlägen oder Urlaubsgeld besteht
• Die Durchführung der Zahlungen, die Führung der Lohn- und Gehaltsabrechnungen
• Die Erfassung der Steuerformulare

Unternehmen verwalten die Lohn- und Gehaltsabrechnung manuell, mit Tabellenkalkulationen oder automatisch über eine Software. Einige kleine und große Unternehmen lagern die Arbeitsschritte an Lohn- und Gehaltsabrechnungsexperten:innen aus. Z. B. externe Arbeitgeber: innen, die für die Lohn- und Gehaltsabrechnung zuständig sind oder an professionelle Arbeitgeberorganisationen.

Arten der Gehaltsabrechnung

Die vier häufigsten Arten der Gehaltsabrechnung:

• Wöchentlicher Abrechnungszeitraum: Sie bezahlen die Arbeitnehmer:innen an einem bestimmten Wochentag, jede Woche, das ganze Jahr hindurch
• Zweiwöchentlicher Abrechnungszeitraum: Sie bezahlen Ihre Arbeitnehmer:innen alle zwei Wochen am selben Wochentag
• Halbmonatlicher Abrechnungszeitraum: Sie zahlen Ihre Arbeitnehmer:innen zweimal im Monat, also insgesamt 24 Gehälter pro Jahr
• Monatlicher Abrechnungszeitraum: Sie bezahlen Ihre Arbeitnehmer:innen einmal im Monat, normalerweise am letzten Tag des Monats.

Die Arten der Gehaltsabrechnung werden auch als Gehaltsabrechnungspläne bezeichnet. Ihr Cashflow-Rhythmus, die Erwartungen des Arbeitsmarktes und die internationalen Gesetze zur Lohn- und Gehaltsabrechnung beeinflussen die Art des Lohn- und Gehaltsabrechnungsplans, den Sie anwenden möchten.

Die einzelnen Schritte der Lohn- und Gehaltsabrechnung

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung umfasst weit mehr, als die Auszahlung von Geld. Sie müssen die Abrechnung von Bruttoentgelt und Nettoentgelt in drei Arbeitsschritten vorbereiten, bearbeiten und organisieren: vor der Abrechnung, während der Abrechnung und nach der Abrechnung.

1. Vor der Gehaltsabrechnung

In der Phase vor der Lohn- und Gehaltsabrechnung sammeln und überprüfen Sie Informationen zur Lohn- und Gehaltsabrechnung. Dazu zählen z. B. Stundenzettel der Mitarbeitenden und Angaben zur steuerpflichtigen Person. Geben Sie für jeden Mitarbeitenden Informationen ein wie:

• Geleistete Arbeitsstunden im Abrechnungszeitraum
• Verdiente Boni, Sonderzahlungen
• Änderungen des Gehalts
• Abzüge und Leistungen
• Änderungen der persönlichen oder steuerlichen Daten

Sobald Sie diese Informationen erfasst und eingegeben haben, können Sie die Gehaltsabrechnung berechnen und durchführen.

2. Verarbeitung der Gehaltsabrechnung

Bei der Lohn- und Entgeltabrechnung berechnen Sie den Bruttolohn der Mitarbeitenden. Dies geschieht auf Grundlage der geleisteten Arbeitsstunden und anderer Zulagen – ohne Einbehaltung von Steuern. Danach ziehen Sie den Sozialleistungsbeitrag des Arbeitnehmers von seinem Gehalt ab. Nach diesen Abzügen erhalten Sie das Nettogehalt des Arbeitnehmers: in, das Sie an ihn für den Abrechnungszeitraum auszahlen.

In dieser Phase legen Sie auch die Lohnsteuer und die Kosten für die Leistungen für Sie als Arbeitgeber: in beiseite. Die Höhe der Lohnsteuer richtet sich nach der Höhe des Arbeitsentgelts und der Lohnsteuerklasse. Die Lohnsteuer kann zwischen 15 und 45 Prozent betragen.

3. Nachbearbeitung der Gehaltsabrechnung

Die Nachbereitung der Abrechnung umfasst die Organisation und die Aufbewahrung der Unterlagen. In diesem Schritt klären Sie eventuelle Probleme mit den Gehaltsabrechnungen, und speichern die Abrechnungsunterlagen. Sie nehmen Änderungen an den Mitarbeiterdaten oder den Steuerformularen vor, bevor Sie die Abrechnung für den nächsten Gehaltszeitraum durchführen.

Aufgaben der Gehaltsabrechnung

Wie bereits erwähnt, erledigt ein Unternehmen in den drei Phasen der Lohn- und Gehaltsabrechnung mehrere Aufgaben:

Lohnberechnung für Mitarbeitende

Die Berechnung von Mitarbeiterlöhnen – egal ob als Minijobber, geringfügig Beschäftigte oder Vollzeitkraft – ist entscheidend für die Lohn- und Gehaltsabrechnung und die Auszahlung des Arbeitsentgelts. Sie müssen dabei sicherstellen, dass allen Mitarbeitenden der korrekte Lohn angewiesen wird. Angestellte erhalten monatlich gleiches Gehalt. Stundenweise Beschäftigte bekommen – je nachdem, wie viel sie arbeiten – unterschiedliche Beträge. Bei stundenweisen Beschäftigten oder nicht freigestellten Mitarbeitenden müssen Sie die Überstundenvergütung, Sonderzulagen und Zulagen berechnen und auszahlen. Auch Abfindungen bei Ausscheiden von Mitarbeitenden können fällig werden. Zum Arbeitslohn können neben Geldleistungen auch Sachbezüge wie zum Beispiel Tankgutscheine zählen.

Der Einsatz von Software zur Zeiterfassung erleichtert die Verwaltung und Berechnung der Gehaltsabrechnung enorm.

Verarbeitung der Lohnsteuer

Die Steuereinbehaltung kommt direkt nach der Berechnung des Bruttolohns. In Deutschland gehören zu den Steuerabzügen die obligatorischen Lohnsteuern in der jeweiligen Lohnsteuerklasse, Kinderfreibetrag, Solidaritätszuschlag, ggf. Kirchensteuern sowie Sozialversicherung, Beitragssätze der Arbeitslosenversicherung und der Rentenversicherung. Auch die betriebliche Altersvorsorge und vermögenswirksame Leistungen werden vom Lohn einbehalten.

Wenn Mitarbeitende einen rechtskräftigen Titel haben, der von einem Gläubiger erwirkt wurde, oder Unterhaltszahlungen für ein Kind zu leisten haben, müssen Sie an dieser Stelle entsprechende Pfändungen abziehen. Liegt Ihnen als Arbeitgeber:in ein Pfändungs- und Überweisungsbeschluss vor, müssen Sie sicherstellen, dass die Pfändungen des Arbeitslohns an den Gläubiger überwiesen wird.

Übermittlung der Zahlungen an die Arbeitnehmer:innen

Nach den Abzügen erhalten die Mitarbeitenden ihr Gehalt über die von Ihnen oder ihrem Arbeitgeber: in gewählte Zahlungsmethode. Zur gängigsten Zahlungsmethode in Deutschland gehört die direkte Überweisung auf das Bankkonto des Mitarbeitenden. Vorinstallierte Debitkarten, Kryptowährungen und digitale Geldbörsen sind eher die Ausnahme, werden zukünftig allerdings relevanter.

Bereitstellung von Gehaltsabrechnungen

Gehaltsabrechnungen enthalten Informationen über die Beitragsätze und Aufschlüsselung der Arbeitnehmerzahlungen. Die Bestandteile der Gehaltsabrechnung sind gesetzlich geregelt in der Gewerbeordnung, in § 108 Abs. 3 Satz 1 GewO. Arbeitnehmer: innen benötigen die Lohnabrechnungen, um nachzuvollziehen, was von ihrem Gehalt einbehalten wird. Gleichzeitig dient die Gehaltsabrechnung dazu, um auf Grund der Beitragssätze und Beitragsnachweise Prognosen für die bevorstehende Steuererklärungen durchführen zu können.

Aufzeichnung der Lohn- und Gehaltsabrechnung

Lohnunterlagen, zu denen z.B. Lohnabrechnungen und Gehaltsnachweise gehören, fallen unter die Vorschriften der Abgabenordnung. Gemäß § 147 Abs. 3 AO beträgt die Aufbewahrungsfrist für Lohnunterlagen in Deutschland sechs Jahre. Dies gilt auch, wenn Mitarbeitenden aus dem Unternehmen ausscheiden. Wenn Sie die Lohnunterlagen im Falle einer Prüfung nicht vorlegen können, drohen Geldstrafen.

Sie können die Lohn- und Gehaltsabrechnungen physisch sichern. Unkomplizierter und deutlich platzsparender geht es mit einer Software für die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Dokumente bleiben sicher und organisiert aufbewahrt.

10 Tipps für eine effiziente und genaue Gehaltsabrechnung

Mit zunehmendem Unternehmenswachstum steigt auch die Komplexität der Aufgaben bei der Gehaltsabrechnung. Wiederkehrende Herausforderungen sind nicht selten frustrierend. Je eher Sie ein effizientes und skalierbares System für die Lohn- und Gehaltsabrechnung einsetzen, desto einfacher lässt es sich an die wachsende Belegschaft und Ihre geschäftlichen Anforderungen anpassen.

1. Planen Sie ausreichend Zeit für die Lohnabrechnung ein

Stellen Sie sicher, dass Sie genügend Zeit haben, um die Steuerunterlagen der Mitarbeitenden, die geleisteten Arbeitsstunden und andere für die Gehaltsabrechnung relevante Informationen zu prüfen. Unternehmer:innen können bis zu fünf Stunden damit verbringen, die Löhne und Steuern ihrer Mitarbeitenden vor jedem Zahltag zu berechnen. Der Aufwand steigt sogar noch, wenn Sie Ihre Mitarbeitenden wöchentlich oder zweiwöchentlich bezahlen. Für das effektive Einsparen von zeitlichen Ressourcen, sollten Sie eine Software zur Automatisierung der Gehaltsabrechnung in Betracht ziehen.

2. Kalendererinnerungen für die Gehaltsabrechnung einrichten

Erstellen Sie einen Kalender für Ihre Gehaltsabrechnungen, z. B. in Google Calendar. So werden Sie zuverlässig einige Tage vor wichtigen Abrechnungsterminen wie dem Zahltag und der Steuerabgabe benachrichtigt. Richten Sie jede Benachrichtigung so ein, dass Sie genug Zeit haben, um die Aufgabe zu erledigen. Wenn Ihr Team wächst, können Sie diesen Kalender für Ihre Mitarbeitenden freigeben. So fördern Sie die Transparenz und können ihnen offenlegen, wann Sie Ihren Auszahlungsbetrag bekommen.

3. Dokumentieren Sie die Abrechnungsprozesse

Wenn Sie alle Prozesse der Gehaltsabrechnung in einem digitalen oder traditionellen Handbuch dokumentieren, können Sie die Abläufe gelegentlich überprüfen und nach Verbesserungen suchen. Außerdem erleichtert die Dokumentation die Einarbeitung neuer Lohnbuchhalter, sollten Sie die Aufgaben einmal delegieren wollen.

4. Mitarbeiterschulungen zur Gehaltsabrechnung anbieten

Die Software zur Automatisierung der Gehaltsabrechnung wird täglich weiterentwickelt. Ihre Mitarbeitenden in der Gehaltsabrechnung und Sie selbst sollten sich über die neuesten Trends und die besten Abrechnungspraktiken auf dem Laufenden halten. Führen Sie z. B. Mitarbeiterschulungen durch, um die Zusammenarbeit zwischen den Teammitgliedern zu verbessern. So helfen Sie ihnen bei der Automatisierung von wiederkehrenden Aufgaben und ihr Wissen über die Durchführung der Gehaltsabrechnung zu erweitern.

Falls Sie alleinverantwortlich für die Durchführung der Lohn- und Gehaltsabrechnung sind, sollten Sie Ihre Mitarbeitenden miteinbeziehen. Erklären Sie ihnen, wie die Lohn- und Gehaltsabrechnung funktioniert. Weisen Sie sie darauf hin, wie wichtig es ist, dass sie ihre Stunden eintragen und ihre Dokumente pünktlich einreichen, wenn sie bezahlt werden wollen.

5. Planen Sie zusätzliche Zahlungen ein

Denken Sie bei Ihrer Budgetplanung und der Planung für die Gehaltsabrechnung unbedingt daran, zusätzliche Zahlungen zu berücksichtigen. Hierzu zählen z. B. Bonuszahlungen am Jahresende. Auch Urlaubs- und Weihnachtsgeld ist möglicherweise einzuplanen. Die Lohn- und Gehaltsabrechnung bezieht sich nicht nur auf Gehalt und Lohn. Auch andere Arten von Mitarbeitervergütungen wie Provisionen, Prämien, Rückerstattungen und das 13. Monatsgehalt sind relevant. Planen Sie diese zusätzlichen Zahlungen wie Urlaubsgeld und Weihnachtsgeld schon im Vorfeld mit ein. Stellen Sie außerdem sicher, dass das Zahlungsdatum innerhalb des laufenden Steuerjahres liegt. So können Sie die Einkommensteuer der Mitarbeitenden auf den Steuerformularen entsprechend anpassen.

6. Aktualisieren Sie regelmäßig die Mitarbeiterdaten

Mitarbeiterdaten, wie Adressen, Nachnamen und Stundenlöhne ändern sich mit der Zeit. Sie sollten daher regelmäßige Datenüberprüfungen einplanen und Ihre Mitarbeitenden bitten, ihre Angaben zu überprüfen. So können Sie sicherstellen, dass alles auf dem neuesten Stand ist.

Nachträgliche Korrekturen sind zwar möglich, nehmen aber viel Zeit in Anspruch und können zu unerwarteten Kosten führen. Lassen Sie Mitarbeiterdaten wie Adressen und Steueridentifikationsnummern (Steuer-ID) von Ihren Mitarbeitern bestätigen, bevor Sie Steuerformulare einreichen.

7. Skalierbare Software wählen

Wählen Sie eine Lohn- und Gehaltsabrechnungslösung, die Ihren aktuellen Geschäftsanforderungen entspricht und bei Expansion automatisch mitwächst.

Wenn Sie beim Unternehmenswachstum mit einer Gehaltsabrechnungslösung an ihre Grenzen stoßen und zu einer anderen wechseln, steigen auch die Kosten. Neue Schulungen, Integrationsprozesse und potenzielle Probleme mit der Datensicherheit sind vorprogrammiert. Eine skalierbare Software macht Sie flexible. Es ermöglicht Ihnen, dass Sie nicht auf ein neues Gehaltsabrechnungssystem umsteigen müssen, wenn Ihr Unternehmen größer wird.

8. Bitten Sie die Mitarbeitenden um Feedback

Bitten Sie Ihre Mitarbeitenden um Feedback, um herauszufinden, ob die Lohn- und Gehaltsabrechnung reibungslos verläuft. Stellen Sie keine Vermutungen darüber an, wie die Mitarbeiter die Lohn- und Gehaltsabrechnung empfinden, vor allem wenn man bedenkt, wie häufig Mitarbeitende das Unternehmen verlassen, wenn sie kein Vertrauen in die Fähigkeit ihres Arbeitgebers haben, ihre Löhne zu zahlen.

Das Einholen von Feedback kann Sie dazu veranlassen, zusätzliche Schulungen zur Gehaltsabrechnung anzubieten. Sie können auch dazu beitragen, neue Wege zur Optimierung des Lohnabrechnungsprozesses zu entwickeln.

9. Outsourcing der Gehaltsabrechnung

Lagern Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung an einen Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienstleister aus, um Zeit zu sparen. So können Sie die Einhaltung der Vorschriften gewährleisten und haben eine Aufgabe weniger auf dem Zettel.

Die Zahl der Unternehmen, die ihre Lohn- und Gehaltsabrechnung auslagern, steigt aus gutem Grund. Die Auslagerung der Lohn- und Gehaltsabrechnung ist kostengünstiger als die Einstellung von festen Mitarbeitenden. Sie erhalten professionelle Unterstützung durch Lohn- und Gehaltsexpert:innen und direkten Zugang zu Software für die Lohn- und Gehaltsabrechnung.

10. Bitten Sie Steuerberater:innen vor Ort um Rat

Wenn Sie ein global aufgestelltes Team haben und die Lohn- und Gehaltsabrechnung an Dienstleister auslagern, sollten Sie den von Ihnen gewählten Steuerberater um Rat fragen. Er ist in der Regel mit den bewährten Verfahren in den verschiedenen Ländern vertraut.

Wenn Sie die Vorschriften der lokalen Steuerbehörden kennen, können Sie als Arbeitnehmer:in oder Arbeitgeber:in Geld sparen, da bestimmte Zahlungen steuer- oder sozialversicherungsfrei erfolgen können. Nicht-polnische Arbeitgeber:innen wissen beispielsweise vielleicht nicht, dass in Polen die Arbeitgeberkosten und Sozialversicherungsbeiträge für einige Arbeitnehmer erheblich sinken, wenn sie die Jahresgrenze für die Renten- und Invaliditätsversicherung erreicht haben.

Globale Gehaltsabrechnung für internationale Teams

Die globale Gehaltsabrechnung ist ein System, mit dem Sie internationale Zahlungen an ausländische Mitarbeitenden vornehmen können. Bei der globalen Lohn- und Gehaltsabrechnung müssen Sie die staatlichen Steuervorschriften und Arbeitsgesetze einhalten, die je nach Land unterschiedlich sind.

Wenn Sie sich entscheiden, Mitarbeitenden im Ausland einzustellen, haben Sie mehrere Möglichkeiten, die Gehaltsabrechnung durchzuführen:

• Stellen Sie Freelancer:innen ein und überlassen Sie ihnen die Steuerabrechnung. Auf diese Weise brauchen Sie nur die Arbeitnehmer: innen zu bezahlen und müssen sich nicht mit den lokalen Arbeitsgesetzen in Bezug auf obligatorische Sozialleistungen und Steuern herumschlagen.
• Eröffnen Sie eine ausländische Tochtergesellschaft und arbeiten Sie mit einem Steuerberater zusammen. Auf diese Weise erhalten Sie Zugang zu lokalem Fachwissen. Sie müssen sich keine Gedanken über mögliche Gesetzesänderungen machen, da Sie immer jemanden haben, der sich darum kümmert
• Nutzen Sie die Dienste eines Employer of Record (EOR). Das ist ein Dienstleister, der die formale Verantwortung als Arbeitgeber für die Mitarbeitenden übernimmt. So können Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung und die Einstellungsprozesse einfach auslagern. EORs sind ein sicherer Weg, um internationale Mitarbeitende einzustellen und gleichzeitig die Compliance, die Datensicherheit und einen optimierten Lohnabrechnungsprozess zu gewährleisten.

In unserer Vorlage für die globale Gehaltsabrechnung finden Sie eine Aufschlüsselung der täglichen Gehaltsabrechnungsaufgaben. Sie erfahren, wie Sie umfangreiche Änderungen auf effiziente Weise vornehmen können.

Worauf Sie bei einem Gehaltsabrechnungssystem achten sollten

Bei der Suche nach einer Komplettlösung für die Lohn- und Gehaltsabrechnung sollten Sie nichts dem Zufall überlassen. Schon gar nicht, wenn Sie zum ersten Mal eine Lohn- und Gehaltsabrechnungssoftware verwenden. Im Folgenden finden Sie die wichtigsten Merkmale einer Gehaltsabrechnungssoftware, auf die Sie unbedingt achten sollten:

• Skalierbarkeit: Die Software bietet eine einfache Lösung für die Lohn- und Gehaltsabrechnung mit fünf oder 5.000 Mitarbeitern
• Unterstützung: Die Software bietet Zugang zu fachkundiger Beratung und einem 24/7-Kundensupport
• Eine Vielzahl von Zahlungsmöglichkeiten: Die Software bietet den Arbeitnehmern verschiedene Zahlungsmöglichkeiten, wie z. B. direkte Einzahlung, Lohnkarten oder Kryptowährung
• Schutz der Daten: Die Software bietet Datenverschlüsselung, Multi-Faktor-Authentifizierung und die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen, insbesondere wenn Sie im Ausland einstellen
• Self-Service: Die Software bietet Self-Service-Funktionen für die Gehaltsabrechnung, mit denen die Mitarbeitenden ihre Stunden eingeben und ihre Daten ändern können
• Globale Gehaltsabrechnung: Die Software bietet globale Gehaltsabrechnungsoptionen, damit Sie internationale Mitarbeitende einstellen können

5 Gründe für die digitale Automatisierung der Gehaltsabrechnung

30 Prozent der deutschen Unternehmen bearbeiten ihre Gehaltsabrechnungen immer noch mit Stift und Papier. Die manuelle Lohn- und Gehaltsabrechnung mag sinnvoll erscheinen, wenn Sie nur einen Mitarbeitenden haben. Allerdings stellen die händische Dateneingabe und Abrechnung auch ein deutliches Risiko dar.

Hier erfahren Sie, warum sich die meisten Unternehmen für die digitale Automatisierung der Gehaltsabrechnung entscheiden.

Exakte Verwaltung der Unternehmensfinanzen

Mit einer automatisierten Gehaltsabrechnung werden Fehler bei der Lohn- und Gehaltsabrechnung vermieden, die zu Unzufriedenheit der Mitarbeitenden, teuren Geldbußen und sogar zu rechtlichen Problemen führen können.

Digitale Lohn- und Gehaltsabrechnungssysteme berechnen Löhne und Abzüge wie Sozialversicherungsbeiträge ganz genau. Mitarbeiterdaten müssen nur einmal in das System eingegeben werden. Sie können die Software auch problemlos in andere Tools integrieren, die Sie für die Personalverwaltung verwenden, oder Daten mit der Software plattformübergreifend synchronisieren.

Ein weiterer Vorteil: Sie können Ihre Gehaltsabrechnungen mit den meisten Gehaltsabrechnungssystemen elektronisch aufbewahren, was sicherer und übersichtlicher als eine physische Lagerung ist.

Weniger Zeit und Geld für die Verwaltung der Gehaltsabrechnung aufwenden

Die Automatisierung der Lohn- und Gehaltsabrechnung von Bruttolohn und Nettolohn verringert den Zeit- und Arbeitsaufwand für die Vorbereitung der Lohn- und Gehaltsabrechnung in jedem Lohnzeitraum.

Eine Umfrage des Digitalverbands Bitkom aus dem Jahr 2022 ergab, dass viele kleine und mittelständische Unternehmen die Lohn- und Gehaltsabrechnung als eine der größten administrativen Herausforderungen betrachten. Etwa 30 Prozent der befragten Unternehmen gaben an, dass die Abrechnung zu den zeitaufwendigsten Aufgaben gehört und oft fehleranfällig ist.

Arbeitgeber:innen unterschätzen häufig den Zeitaufwand für die Bearbeitung ihrer Lohn- und Gehaltsabrechnung und verbringen an jedem Zahltag etwa fünf Stunden damit.

Mit einer digitalen Gehaltsabrechnungssoftware müssen Sie selbst keine Berechnungen mehr durchführen. Die App entlastet Sie und übernimmt die Gehaltsabrechnung, so dass Sie deutlich weniger Zeit mit der Lohnzahlung und der Steuererklärung verbringen müssen.

Vermeidung von Zahlungsverzug und Fehlern

Die Vermeidung von Zahlungsverzug und Fehlern bei der Lohnabrechnung ist entscheidend für die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeitenden. In Deutschland ist es für Arbeitnehmer: innen ein ernstzunehmender Grund über einen Jobwechsel nachzudenken, wenn die Gehaltszahlung nicht pünktlich erfolgt. Einige Studien deuten darauf hin, dass bereits eine einzige verspätete Zahlung die Zufriedenheit und das Vertrauen der Mitarbeitenden stark beeinträchtigen kann.

Verspätete Lohnzahlungen können zu Problemen für die Mitarbeitenden führen und sich negativ auf die Erfahrung der Mitarbeitenden auswirken, was zu steigender Fluktuation der Mitarbeitenden führen kann. Die Rekrutierung, Einstellung und Schulung neuer Mitarbeitenden ist kostenintensiv. Die Investition in eine Gehaltsabrechnungssoftware, die für genaue und pünktliche Zahlungen sorgt, ist im Gegensatz dazu deutlich günstiger.

Automatisch Steuern berechnen

Unternehmen, die ihre Lohnsteuer nicht rechtzeitig einreichen, müssen mit hohen Bußgeldern, Zinsen auf Steuerrückstände und strafrechtlichen Konsequenzen durch das Finanzamt rechnen. Mit digitalen Gehaltsabrechnungssystemen, die automatisch die Steuerdaten der Mitarbeitenden erfassen, die Lohnsteuer berechnen und an das Finanzamt übermitteln, lassen sich diese Bußgelder leicht vermeiden. Die meisten Software-Lösungen bieten Warnmeldungen, die Sie daran erinnern, die Steuererklärung rechtzeitig abzugeben.

Sensible Daten sicher aufbewahren

Gehaltsabrechnungen und Mitarbeiterdaten inkl. Bankdaten in einem Schrank aufzubewahren, ist nicht wirklich sicher. Selbst wenn der Schrank verschlossen ist. Digitale Gehaltsabrechnungssysteme bieten mehrere Schutzschichten, die Gehaltsabrechnungsdaten vor unbefugtem Zugriff schützen. Zu diesen Schutzoptionen gehören Cloud-basierte Speicherung, Verschlüsselung und Multi-Faktor-Authentifizierung.

Mit Deel wird die internationale Gehaltsabrechnung zum Kinderspiel

Die Verwaltung der Lohn- und Gehaltsabrechnung ist mit einigen Herausforderungen verbunden. Wenn Sie rechtzeitig planen, wiederholende Aufgaben automatisieren und den Prozess regelmäßig überprüfen, können Sie eine korrekte Gehaltsabrechnung sicherstellen. Dies sorgt für ein positives Unternehmensklima bei Ihren Mitarbeitenden.

Mit der internationalen Gehaltsabrechnung von Deel können Sie die gesamte lokale und globale Gehaltsabrechnung auf einer Plattform verwalten. Mitarbeitenden und Auftragnehmer:innen werden mit einem einzigen Klick bezahlt. Sie können dabei sicher sein, dass alle geltenden Steuervorschriften und Arbeitsgesetze eingehalten werden.

Erfahren Sie mehr über die internationale Gehaltsabrechnungslösung von Deel

*Diese Daten wurden am 30. März 2022 erhoben und können sich ändern. Deel gibt keine Zusicherungen hinsichtlich der Vollständigkeit oder Richtigkeit der bereitgestellten Informationen.