Wie Sie Arbeitnehmer:innen mit Deel Gehaltsvorschüsse anbieten

Das Interesse von Arbeitnehmer:innen an Gehaltsvorschüssen (und anderen flexiblen Zahlungsmethoden) nimmt zu. Für Sie als Arbeitgeber zeigt ein Gehaltsvorschuss, dass Sie mit einer freiwilligen Leistung das finanzielle Wohlergehen Ihrer Mitarbeitenden unterstützen. Eine der größten Herausforderungen für Arbeitgeber im Zusammenhang mit Gehaltsvorschüssen ist jedoch das Fehlen eines geeigneten Systems zur Regulierung und Verfolgung des Geldflusses. Mit Deel können Sie den Arbeits- und Auftragnehmer:innen problemlos Lohnvorschüsse gewähren. Deel ist eine All-in-One-HR-Lösung für globale Teams, die es Ihnen ermöglicht, Ihre internationale Belegschaft auf einer einzigen Plattform einzustellen, zu bezahlen und zu verwalten.

Was genau ist ein Gehaltsvorschuss?

Gehaltsvorschüsse sind Gehaltszahlungen, die Mitarbeitende von ihren Arbeitgebern früher als üblich erhalten. In der Regel werden die im Voraus gezahlten Beträge vom nächsten Monatslohn abgezogen. Ähnlich wie bei einer Abschlagszahlung wird der Aufwand bereits bezahlt, bevor die eigentliche Leistung erbracht wurde.

Die Gründe für die Nachfrage nach vorgezogenen Gehaltszahlungen sind vielfältig, entstehen jedoch häufig durch finanzielle Engpässe der Teammitglieder. Vielleicht ist ihr Auto kaputtgegangen und sie müssen die unerwartete Rechnung bezahlen, oder sie möchten einen Familienurlaub buchen, ohne Kreditkartenschulden zu machen oder sich auf einen Bankkredit einzulassen.

Alternativ kommt ein Arbeitgeberdarlehen mit oder ohne Zinsberechnung in Betracht, welches Mitarbeitenden gewährt werden kann, um die Lohnzahlung temporär aufzustocken und Angestellte in finanziellen Schwierigkeiten zu unterstützen, egal ob es sich um negative Schufa-Einträge oder eine finanzielle Notlage handelt.

Haben Arbeitnehmer:innen einen Anspruch auf einen Vorschuss?

Sofern es keine Regelungen im Arbeitsvertrag, in einer Betriebsvereinbarung oder einem Tarifvertrag gibt, haben Arbeitnehmer:innen in Deutschland keinen Anspruch auf die Zahlung eines Vorschusses.

Der Paragraf 614 BGB besagt, dass die Vergütung nach der Erbringung der Arbeitsleistung zu zahlen ist. In Bezug auf Lohnvorauszahlungen bedeutet dies, dass solche Vorauszahlungen nicht die Regel sind und nur nach entsprechender Vereinbarung erfolgen können.

Für Angestellte im öffentlichen Dienst bestehen gesonderte Regelungen von der Bundesregierung. In privaten Gewerben kann die Gewährung der Vorauszahlungen kann auch in seltenen Fällen von Notlagen als Fürsorgepflicht des Arbeitgebers ausgelegt werden. Auch wenn Vorschusszahlungen nicht verpflichtend und eine freiwillige Leistung sind, können sie dazu beitragen, das finanzielle Wohlergehen Ihrer Mitarbeitenden zu unterstützen und die Fluktuation in der Belegschaft zu verringern.

Erstellen Sie eine Richtlinie für Gehaltsvorschüsse

Bevor Sie Ihren Mitarbeitenden Gehaltsvorschüsse anbieten, sollten Sie die Bedingungen und Verfahren dafür festlegen. Wenn Sie einen externen Gehaltsabrechnungsdienstleister verwenden, hat dieser möglicherweise bereits Richtlinien und Prozesse für Gehaltsvorschüsse. Daher könnte es sinnvoll sein, sich zuerst an diesen Anbieter zu wenden.

Die meisten Unternehmen erstellen eine Vereinbarung für Gehaltsvorschüsse, die von beiden Parteien unterschrieben wird. Wenn Sie ein kleineres Unternehmen sind, das die Gehaltsabrechnung selbst (oder mit einem kleinen Personalteam) verwaltet, sollten Sie eine Richtlinie erstellen, die folgende Punkte umfasst:

• Berechtigungsvoraussetzungen
• Antragsverfahren
• Bedingungen des Vorschusses
• Wie oft Mitarbeitende einen Vorschuss anfordern können

Berechtigungsvoraussetzungen festlegen

Beginnen Sie Ihre Richtlinie mit der Angabe, welche Mitarbeitende berechtigt sind, einen Gehaltsvorschuss anzufordern und wann.

Typischerweise beschränken Arbeitgeber Gehaltsvorschüsse auf diejenigen, die ihre Probezeit abgeschlossen haben, in einem guten Verhältnis mit dem Unternehmen stehen und z. B. nicht von einer Kündigung bedroht sind.

In einigen Fällen verlangen Arbeitgeber von ihren Mitarbeitenden, einen „legitimen Grund“ für die Beantragung eines Gehaltsvorschusses anzugeben. Einige Arbeitgeber beschränken legitime Umstände auf unerwartete Ausgaben oder finanzielle Notfälle, wie z. B. medizinische Rechnungen oder Autoreparaturen.

Wenn Sie Gehaltsvorschüsse auf bestimmte Umstände, etwa bei finanziellen Schwierigkeiten, beschränken möchten, müssen Sie festlegen, was als qualifizierend gilt. Sie können Beispiele für nicht legitime Ausgaben angeben: Unnötige Anschaffungen, geplante Urlaube oder Ausgaben für Freizeit und Unterhaltung.

Möglicherweise möchten Sie Ihren Mitarbeitenden aber auch die Freiheit geben, einen Vorschuss aus beliebigen Gründen anzufordern, ohne Fragen zu stellen. In diesem Fall sollten Sie in Ihrer Richtlinie klarstellen, dass Mitarbeiter jederzeit einen Gehaltsvorschuss bis zu einem bestimmten Betrag anfordern können, wenn sie ihn benötigen.

Antragsverfahren für Gehaltsvorschüsse festlegen

Ihre Richtlinie sollte auch kommunizieren, wie Mitarbeitende einen Gehaltsvorschuss beantragen sollten. Seien Sie so spezifisch wie möglich – fügen Sie Links und Screenshots ein, um Verwirrung zu vermeiden.

Abhängig von der Größe Ihres Unternehmens können Sie E-Mails für die Beantragung von Vorschüssen verwenden. Wenn Sie sich für diesen manuellen Prozess entscheiden, lassen Sie die Mitarbeitenden wissen, welche Informationen enthalten sein sollen (z. B. der angeforderte Betrag und der Grund für die Anfrage). Und wenn Sie automatisierte Gehaltsabrechnungssoftware verwenden, müssen Ihre Mitarbeitenden möglicherweise bloß auf eine Schaltfläche klicken, um einen Vorschuss anzufordern.

Gleichzeitig sollten Sie Ihren Mitarbeitenden einen kurzen Überblick darüber geben, was nach Einreichung ihrer Anfragen passiert. Lassen Sie sie wissen, wohin ihre Anfrage geht und wann sie mit einer Antwort rechnen können.

Bedingungen des Vorschusses beschreiben

In Ihrer Richtlinie sollten Bedingungen wie der Betrag, den eine Person von ihrem anstehenden Gehalt anfordern kann, sowie die Rückzahlungsbedingungen oder der Rückzahlungsplan enthalten sein. Klären Sie auch, wie und wo die Mittel bereitgestellt werden.

Überprüfen Sie, ob Sie den gesamten Betrag des Vorschusses von der nächsten Lohnauszahlung abziehen oder ob der Betrag in mehreren Raten über die nächsten Gehaltsabrechnungen zurückgezahlt wird.

Entscheiden Sie, wie oft Mitarbeitenden ein Vorschuss möglich ist

Kommunizieren Sie klar mit Ihren Mitarbeitenden über die Häufigkeit, mit der Gehaltsvorschüsse verfügbar sind, sei es jährlich oder bei jeder Gehaltsabrechnung. Wenn Sie dies in Ihrer Richtlinie dokumentieren (und die Richtlinie einhalten), werden Sie vor zu vielen Anfragen oder Vorwürfen der Bevorzugung bewahrt. Transparenz und Fairness sind wichtig, um Compliance-Risiken für Ihr Unternehmen zu vermeiden.

Auszahlung des genehmigten Vorschusses

Der nächste Schritt ist, dem Teammitglied den Vorschuss zur Verfügung zu stellen. Mit Deel können Sie Arbeitnehmer:innen einen Gehaltsvorschuss über unsere On-Demand-Gehaltsabrechnung oder Deel Advance bereitstellen, je nachdem, ob die Person angestellt oder unabhängig als Freelancer:in tätig ist.

Die On-Demand-Gehaltsabrechnung von Deel

On-Demand-Zahlung, auch als Earned Wage Access (EWA) bekannt, ist eine vielseitige Zahlungsvereinbarung, die es Mitarbeitenden ermöglicht, einen Teil ihrer verdienten Löhne vor dem regulären Zahltag zu erhalten.

On-Demand-Zahlung steht EOR-Kunden auf der Deel-Plattform zur Verfügung. Diese Funktion ermöglicht es Kundenunternehmen, Mitarbeitende bequem außerhalb des regulären Gehaltsabrechnungszyklus direkt von ihrem Deel-Dashboard aus zu bezahlen.

Mit dieser Option haben Sie die Flexibilität, Zahlungen für Ausgaben, Zulagen und Boni an Ihre Mitarbeitenden vorzunehmen, selbst nach dem offiziellen Gehaltsstichtag. Sie können Ihren Mitarbeitenden auch ihr volles Nettomonatsgehalt bis zu einem Monat im Voraus vor der nächsten Abrechnung zukommen lassen.

So bieten Sie Mitarbeitenden Gehaltsvorschüsse mit der On-Demand-Gehaltsabrechnung von Deel an

1. Klicken Sie auf der Profilseite eines Mitarbeiters innerhalb der Deel-Plattform auf die Schaltfläche „On-Demand Payroll“.
2. Wählen Sie die Option „Salary Advance“ aus dem Pop-up, fügen Sie Ihre Anfragedetails hinzu und senden Sie Ihre Anfrage ab.
3. Wenn das EOR-Team die außerplanmäßige Zahlung genehmigt, wird gleichzeitig eine außerplanmäßige Rechnung an die Kunden ausgestellt. Kunden erhalten eine Benachrichtigung und können darauf zugreifen, indem sie auf der Startseite die Registerkarte „Zahlungen“ auswählen.
4. Deel wird außerplanmäßige Gehaltsabrechnungen für den Mitarbeitenden ausstellen. Diese Gehaltsabrechnungen können ihnen in einigen Ländern sofort zur Verfügung gestellt werden, in anderen Ländern wird die Lohnabrechnung möglicherweise erst im nächsten Gehaltszyklus zugestellt.

Deel Advance

Deel Advance ermöglicht es unabhängigen Freelancer:innen, einen kurzfristigen Vorschuss auf ihre verdienten Zahlungen zu erhalten. Dieser Vorschuss ist kein Darlehen – es gibt keine Zinsen und keine Bonitätsprüfungen.

Berechtigte, unabhängige Freelancer:innen können einen Vorschuss per Deel Advance einfach über das Deel-Dashboard anfordern. So geht’s:

1. Wählen Sie im Dashboard „Deel Advance“.
2. Geben Sie den Betrag ein, den Sie anfordern möchten.
3. Stimmen Sie den Nutzungsbedingungen zu, klicken Sie auf „Get Deel Advance“ und senden Sie die Anfrage ab.

Deel wird dann die Mittel an die Freelancer:innen vorschießen und automatisch von den zukünftigen Einnahmen wieder einziehen.

Freelancer:innen können in Deel immer nur einen offenen Vorschuss haben. Sobald sie den Vorschuss zurückgezahlt haben, haben sie die Möglichkeit, einen neuen anzufordern. Vorschüsse durch Deel werden immer in USD gewährt und haben einen Höchstbetrag von 10.000 USD.

Wie 1840 & Company Deel Advance nutzte, um ihr Team nach dem Supertaifun Rai zu unterstützen

1840 & Company ist ein globaler Marktplatz für Unternehmen, um mit geprüften Freelancer:innen und Outsourcing-Diensten zu skalieren und zu wachsen.

Nur wenige Tage vor Weihnachten, am 16. Dezember 2021, traf der Supertaifun Rai Cebu City auf den Philippinen. Die Zerstörung durch Rai hatte direkte Auswirkungen auf einen wesentlichen Teil der Belegschaft von 1840 & Company, die sofortige Hilfe benötigten.

Bryan DiGiorgio, CEO und Gründer von 1840 & Company, nutzte Deel, um Vorauszahlungen in nur wenigen Klicks zu senden. Die Unterstützung von DiGiorgios Belegschaft war einfach: Er berechnete die Zahlen, lud sie auf die Deel-Plattform hoch und drückte den „Früher auszahlen“-Button. Jetzt konnte das Team seine Gelder in ihrer bevorzugten Methode und Währung abheben.

Das Team erhielt sofort 70 % des Gehalts zehn Tage vor dem typischen Zahltag. Überdies genehmigte und bearbeitete das Unternehmen Notfallgelder in nur fünf Minuten, was nahezu sofortige Verfügbarkeit für diejenigen in Not ermöglichte, einschließlich einer Frau, die ihr viertes Kind erwartete.

„Ohne Deel hätte unser Wunsch und unsere Fähigkeit zu helfen mehrere Tage oder mehr in Anspruch genommen; eine Ewigkeit für die Betroffenen,“ sagte DiGiorgio.

Verwaltung der Vorauszahlung in Ihren Büchern

Wenn Sie Gehaltsvorschüsse gewähren, müssen Sie den Vorschuss in Ihrer Buchhaltung erfassen, damit keine unerwarteten Abweichungen in Ihrer Bilanz entstehen.

Die Erfassung von Gehaltsvorschüssen fällt am besten unter den Begriff der aufgelaufenen Gehaltsabrechnung. Die aufgelaufene Gehaltsabrechnung ist eine Buchhaltungsmethode, die das angesammelte Geld (einschließlich ausstehender Beträge) verfolgt.

Anstatt Ausgaben zu erfassen, wenn sie durchlaufen, zeigt die aufgelaufene Gehaltsabrechnung den vollständigen Geldfluss für jeden Abrechnungszeitraum, indem sie ausstehende Ausgaben wie Rechnungen, bisher nicht eingelöste Gehaltsschecks, ausstehende Kreditkartenzahlungen für Spesenkonten und Gehaltsvorschüsse erfasst. Die aufgelaufene Gehaltsabrechnung ist der beste Weg, um Vorschüsse zu verfolgen, da sie die Berichterstattung über lohnbezogene Ausgaben vereinfacht und Buchhaltungsfehler verhindert. Sie verwenden Gehaltsjournalbuchungen, um genehmigte Barvorschüsse und anschließende Gehaltsabrechnungen zu dokumentieren.

Bieten Sie mit Deel einfach Gehaltsvorschüsse für Ihr globales Team an

Wenn Sie internationale Mitarbeitende haben, wissen Sie wahrscheinlich bereits, wie komplex die globale Gehaltsabrechnung ist. Aber globale Zahlungen sollten Sie nicht davon abhalten, ein globales Team zu führen. Beim Evaluieren potenzieller Anbieter von On-Demand-Gehaltsabrechnungen sollten Sie deren Fristen für Ausgaben und Boni, Onboarding-Zeitpläne, Off-Cycle-Zahlungsmöglichkeiten und Gehaltsvorschussoptionen berücksichtigen.

Mit Deel können Sie die Gehaltsabrechnung mit nur einem Klick durchführen und automatisch Gehaltssteuern berechnen, ohne einen Finger zu rühren. Unsere verschiedenen Währungsoptionen und verschiedene Auszahlungsmethoden machen es Ihrem Team noch einfacher, jedes Mal korrekt und pünktlich bezahlt zu werden.

Erfahren Sie mehr darüber, wie Sie internationale Zahlungen mit Deel Global Payroll effizienter gestalten können. Um mit unseren Expert:innen zu sprechen und eine Vorschau der Plattform zu erhalten, buchen Sie noch heute eine 30-minütige Produktdemo.