Gut zu wissen:

• In Großbritannien gibt es keine Mindest- oder Höchstdauer für befristete Verträge.
• In der Slowakei benötigen Sie die ausdrückliche Zustimmung der Mitarbeitenden, um die Überstunden auf bis zu 400 Stunden pro Jahr zu erhöhen.
• In der EU sind Zeitarbeiter:innen und unabhängige Auftragnehmer:innen durch eine spezielle Richtlinie geschützt, die ihnen Zugang zu ähnlichen Vorteilen wie Festangestellten ermöglicht.

In einer internationalen Geschäftsumgebung müssen Sie die Gesetze und Vorschriften der Länder, aus denen Sie einstellen, stets im Blick behalten und angemessene Richtlinien umsetzen, um Ihr Unternehmen vor Haftung, finanziellen Strafen und Rufschädigung zu schützen.

Diese Aufgabe wird komplexer und birgt mehr Risiken, wenn Sie global einstellen, da jede Region und jedes Land über eigene Arbeitsgesetze, Steuervorschriften und Beschäftigungsstandards verfügt. Darüber hinaus unterliegen HR- und Gehaltsabrechnungsgesetze häufigen Änderungen: Im Jahr 2022 gab es weltweit über 61.000 Änderungen von Vorschriften.

Dieser Artikel erklärt Ihnen die Grundlagen der HR- und Gehaltsabrechnungs-Compliance in verschiedenen europäischen Ländern, dem Nahen Osten und Afrika.

Was bedeutet und beinhaltet HR- und Gehaltsabrechnungs-Compliance?

HR- und Gehaltsabrechnungs-Compliance bedeutet die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, Standards und Anforderungen, die das Personalmanagement und die Gehaltsabrechnung in einem Unternehmen regeln. Dieser fortlaufende Prozess umfasst verschiedene Verpflichtungen, wie Arbeitsgesetze, Steuerregelungen, Sozialversicherungsbeiträge, Datenschutzvorgaben und Mitarbeitervergünstigungen.

Compliance stellt sicher, dass Unternehmen ethisch, legal und verantwortungsbewusst agieren, während sie die Rechte und Interessen der Mitarbeitenden schützen.

Für Unternehmen, die in mehreren Regionen tätig sind, ist HR- und Gehaltsabrechnungs-Compliance aus mehreren Gründen entscheidend:

• Unternehmen reduzieren das Risiko rechtlicher Haftung und Strafen, indem sie sicherstellen, dass alle geltenden Gesetze und Vorschriften in jeder Region eingehalten werden.
• Unternehmen stärken ihren Ruf und fördern Vertrauen bei Mitarbeitenden, Kunden und Stakeholdern.
• Unternehmen gewährleisten konsistente und faire HR-Praktiken, was zu besseren Mitarbeiterbeziehungen und einer höheren Mitarbeiterbindung führt.
• Unternehmen sichern ihren langfristigen Erfolg und ihre Nachhaltigkeit.

Hier sind die wichtigsten Bestandteile der HR- und Gehaltsabrechnungs-Compliance:

Die wichtigsten Bestandteile der HR- und Gehaltsabrechnungs-Compliance

• Arbeitsgesetze regeln das Verhältnis zwischen Arbeitgebern und Arbeitnehmer:innen und umfassen Aspekte wie Verträge und Vereinbarungen, Arbeitsbedingungen, Richtlinien zu Diskriminierung und Belästigung, Kündigungsverfahren sowie Arbeitnehmerrechte.
• Steuervorschriften legen die Pflichten des Arbeitgebers in Bezug auf Lohnsteuern, Einkommenssteuerabzüge und andere steuerliche Angelegenheiten fest.
• Sozialversicherungsbeiträge sichern Leistungen wie Rente, Kranken- und Invalidenversicherung für Mitarbeitende.
• Datenschutzgesetze regeln die Erfassung, Nutzung und Verarbeitung personenbezogener Daten, einschließlich der Informationen von Mitarbeitenden.
• Mitarbeiter-Benefits umfassen verschiedene nicht-lohnbezogene Leistungen wie bezahlten Urlaub, Krankenversicherung, Altersvorsorgepläne und weitere Vergünstigungen.
• Arbeitsbeziehungen: Das Tarif- und Mitbestimmungsrecht regelt das Verhältnis zwischen Arbeitgebern, Arbeitnehmer:innen und Gewerkschaften.
• Genaue Aufzeichnungen und die Erfüllung gesetzlich vorgeschriebener Berichtspflichten regeln die Dokumentation und Berichterstattung im Unternehmen.

Compliance-Herausforderungen in Europa, dem Nahen Osten und Afrika

Die Einhaltung von Vorschriften in Europa ist für Unternehmen besonders herausfordernd, da sie sich mit der komplexen Regulierung der Europäischen Union (EU) sowie den unterschiedlichen nationalen Rechtssystemen auseinandersetzen müssen.

Die drei wichtigsten Herausforderungen im Bereich Compliance in Europa umfassen:

DSGVO-Compliance für Datenschutz

Die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zählt zu den strengsten Datenschutzvorschriften weltweit und gilt für alle Organisationen, die personenbezogene Daten innerhalb der EU verarbeiten. Verstöße können Ihr Unternehmen erheblichen rechtlichen Risiken aussetzen – bis hin zu Klagen, wenn der Schutz von Mitarbeiterdaten nicht gewährleistet ist.

Die größten Herausforderungen für Unternehmen bei der DSGVO-Compliance sind:

• Strenge Anforderungen: Die DSGVO verlangt eine sorgfältige Datenverarbeitung, darunter die ausdrückliche Einwilligung der Betroffenen, die Umsetzung wirksamer Datenschutzmaßnahmen, die Ernennung eines Datenschutzbeauftragten und die unverzügliche Meldung von Datenschutzverstößen an die Behörden.
• Grenzüberschreitende Datenübertragungen: Die Übermittlung personenbezogener Daten außerhalb der EU erfordert die Einhaltung der DSGVO-Vorgaben für internationale Datenübertragungen, beispielsweise durch die Implementierung geeigneter Schutzmaßnahmen oder eine Angemessenheitsentscheidung für Drittstaaten.
• Komplexität der Compliance: Die Einhaltung der DSGVO erfordert sowohl juristisches als auch technisches Fachwissen. Besonders kleinere Unternehmen oder solche ohne spezialisierte Compliance-Teams stehen hier vor großen Herausforderungen.

Umgang mit mehreren Ländern und Rechtssystemen

Europa ist zwar ein gemeinsamer Kontinent, aber weder ein homogener Markt noch ein einheitliches Rechtssystem. Die Geschäftstätigkeit in mehreren europäischen Ländern macht Compliance noch komplexer – durch unterschiedliche regulatorische Vorgaben, kulturelle Unterschiede und Sprachbarrieren.

Kulturelle Nuancen beeinflussen auch HR-Praktiken, Kommunikationsstile und Geschäftsnormen. Ein tiefes Verständnis und Respekt für diese Unterschiede sind entscheidend, um Vorschriften einzuhalten und in jedem Land erfolgreich zu agieren.

Sprachunterschiede stellen für Unternehmen, die in mehreren europäischen Ländern tätig sind, Herausforderungen dar. Insbesondere bei der Übersetzung von Rechtsdokumenten, der Kommunikation mit Mitarbeitenden und dem Verständnis lokaler Gesetze und Vorschriften.

Spezifische wirtschaftliche und geopolitische Herausforderungen

Im Nahen Osten und in Afrika gibt es teils erhebliche wirtschaftliche Unterschiede – während einige Länder über starke Volkswirtschaften verfügen, kämpfen andere mit wirtschaftlichen Herausforderungen.

Unternehmen, die in weniger entwickelten Ländern tätig sind, sehen sich möglicherweise mit Ressourcenmangel konfrontiert, etwa bei begrenztem Zugang zu juristischem Fachwissen und Compliance-Ressourcen. Das kann die Gewährleistung der Compliance erschweren.

Änderungen in staatlichen Richtlinien, Vorschriften sowie Überwachungs- und Kontrollmechanismen können für Unternehmen in der MEA-Region Unsicherheiten schaffen. Daher müssen sie stets gut informiert und flexibel in ihren Compliance-Bemühungen bleiben sowie einen Plan für einen möglichen Marktaustritt bereithalten.

Beispiele für die Vielfalt der HR- und Gehaltsabrechnungs-Compliance in der EMEA-Region

Im Folgenden zeigen wir Ihnen einige Beispiele, wie sich Arbeits- und Gehaltsgesetze je nach Einstellungsland unterscheiden können. Von den Anforderungen zur Aufbewahrung von Unterlagen bis hin zum jährlichen Urlaub – es ist wichtig, diese Vorschriften zu kennen, um in jedem Land vollständige Compliance zu gewährleisten.

Vereinigtes Königreich

• Schriftlicher Arbeitsvertrag: Optional
• Jahresurlaub: 28 Tage pro Jahr (einschließlich Feiertage)
• Mindestlohn: Kann vom Alter des Arbeitnehmers abhängen
• Lohnzyklus: Monatlich
• Vergütung von Überstunden: Nicht verpflichtend
• Aufbewahrung von Mitarbeiterunterlagen: Sechs Jahre

Hinweis: Seit dem Austritt des Vereinigten Königreichs aus der EU gelten die Arbeitsgesetze der Union nicht mehr automatisch im Vereinigten Königreich.

Deutschland

• Schriftlicher Arbeitsvertrag: Verpflichtend für befristete Verträge
• Jahresurlaub: 20 Tage pro Jahr
• Mindestlohn: 2.088-2.253,30 EUR (~2.250-2.430 USD) pro Monat
• Lohnzyklus: Monatlich
• Vergütung von Überstunden: Ausgleich durch Freizeit oder finanziell
• Aufbewahrung von Mitarbeiterunterlagen: Arbeitszeiterfassung für zwei Jahre, andere Dokumente für sechs Jahre

Hinweis: Die gesetzliche Mindestkündigungsfrist für Arbeitnehmer in Deutschland beträgt vier Wochen zum 15. oder zum Ende des nächsten Monats.

Frankreich

• Schriftlicher Arbeitsvertrag: Für bestimmte Arten von Verträgen verpflichtend, muss auf Französisch sein
• Jahresurlaub: 25 Tage pro Jahr
• Mindestlohn: 1.709,28 EUR (~1.843 USD) pro Monat
• Lohnzyklus: Monatlich
• Vergütung von Überstunden: Abhängig vom Vertragstyp
• Aufbewahrung von Mitarbeiterunterlagen: Mindestens fünf Jahre

Hinweis: Anders als in den meisten anderen Ländern, wo die Standardarbeitszeit 8 Stunden pro Tag und 40 Stunden pro Woche beträgt, sind es in Frankreich 7 Stunden pro Tag und 35 Stunden pro Woche.

Italien

• Schriftlicher Arbeitsvertrag: Gesetzlich verpflichtend
• Jahresurlaub: 20 Tage pro Jahr (+ zusätzliche 32 Stunden)
• Mindestlohn: Keine Anforderungen
• Lohnzyklus: Monatlich
• Vergütung von Überstunden: Pflicht, 150 % des Stundensatzes für die ersten 8 Stunden.
• Aufbewahrung von Mitarbeiterunterlagen: Fünf Jahre

Hinweis: In Italien sind das 13. und 14. Gehalt im Bruttogehalt des Mitarbeitenden enthalten und werden im Dezember und Juni ausgezahlt.

Niederlande

• Schriftlicher Arbeitsvertrag: Optional
• Jahresurlaub: 20 Tage pro Jahr
• Mindestlohn: 2.317,83 EUR (~2.500 USD) für Arbeitnehmer über 21 Jahre
• Lohnzyklus: Monatlich
• Vergütung von Überstunden: Nicht obligatorisch
• Aufbewahrung von Mitarbeiterunterlagen: Mindestens sieben Jahre

Hinweis: Mitarbeitende in den Niederlanden erhalten ein Urlaubsgeld, dieses ist im Jahresgehalt des Mitarbeitenden enthalten.

Irland

• Schriftlicher Arbeitsvertrag: Verpflichtend
• Jahresurlaub: 20 Tage pro Jahr
• Mindestlohn: 11,30 EUR (~12,20 USD) pro Stunde
• Lohnzyklus: Monatlich
• Vergütung von Überstunden: Nicht verpflichtend (maximale Arbeitszeit beträgt 48 Stunden pro Woche)
• Aufbewahrung von Mitarbeiterunterlagen: Drei Jahre

Hinweis: In Irland gilt das Pay-As-You-Earn (PAYE) Steuersystem, was bedeutet, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, Steuern und Sozialversicherungsbeiträge direkt von den Löhnen abzuziehen.

Belgien

• Schriftlicher Arbeitsvertrag: Mündliche Verträge sind für einige Arten von Vereinbarungen zulässig
• Jahresurlaub: 20 Tage pro Jahr
• Mindestlohn: 1.593,81 EUR (~1.718 USD) monatlich
• Lohnzyklus: Monatlich
• Vergütung von Überstunden: Verpflichtend ab mehr als 38 Stunden pro Woche
• Aufbewahrung von Mitarbeiterunterlagen: Drei bis zehn Jahre, je nach Dokumentation

Hinweis: In Belgien gibt es keine Probezeiten.

Schweiz

• Schriftlicher Arbeitsvertrag: Einige Arten von Verträgen müssen schriftlich vorliegen, um gültig zu sein
• Jahresurlaub: 20 Tage pro Jahr, für unter 20- oder über 50-jährige Mitarbeitende 25 Tage
• Mindestlohn: Kein nationaler Mindestlohn
• Lohnzyklus: Monatlich
• Vergütung von Überstunden: Nicht obligatorisch
• Aufbewahrung von Mitarbeiterunterlagen: Mindestens fünf Jahre

Hinweis: In der Schweiz kann die Standardarbeitswoche zwischen 38,5 und 42,5 Stunden variieren.

Vereinigte Arabische Emirate (VAE)

• Schriftlicher Arbeitsvertrag: Verpflichtend
• Jahresurlaub: 2 Tage pro Monat im ersten Beschäftigungsjahr, danach 30 Tage pro Jahr
• Mindestlohn: Keine Mindestlohnanforderungen
• Lohnzyklus: Monatlich
• Vergütung von Überstunden: Verpflichtend für nicht-leitende Positionen
• Aufbewahrung von Mitarbeiterunterlagen: Mindestens zwei Jahre

Hinweis: In den VAE zahlen Arbeitnehmer:innen keine Einkommensteuer, bestimmte Arbeitnehmer:innen sind aber zur Abgabe von Sozialversicherungsbeiträgen verpflichtet.

Nigeria

• Schriftlicher Arbeitsvertrag: Verpflichtend spätestens drei Monate nach Beginn der Beschäftigung
• Jahresurlaub: Sechs Tage pro Jahr nach 12 Monaten Beschäftigung
• Mindestlohn: 65.000 NGN (~50 USD) pro Monat
• Lohnzyklus: Monatlich
• Vergütung von Überstunden: Nicht obligatorisch
• Aufbewahrung von Mitarbeiterunterlagen: Drei Jahre

Hinweis: In Nigeria gibt es keine gesetzliche Verpflichtung, eine Kündigungsfrist einzuhalten. Es gilt jedoch als bewährte Praxis, nicht leitenden Angestellten eine Kündigungsfrist von 30 Tagen und leitenden Angestellten eine Kündigungsfrist von mindestens 30 Tagen zu gewähren.

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How Deel’s customers navigate EMEA compliance with success

Deel hat bereits Tausenden von Unternehmen geholfen, die HR- und Gehaltsabrechnungs-Compliance weltweit sicherzustellen, einschließlich der EMEA-Region.

Ein gutes Beispiel ist Us2.ai. Das Unternehmen nutzte Deels EOR, um in ganz Europa rechtskonform einzustellen, da die weltweite Eröffnung eigener Büros zu zeitaufwendig gewesen wäre. Zudem hätte dies „zahlreiche Compliance-Vorschriften, juristische Arbeiten, administrative Aufgaben und damit verbundene Gebühren“ mit sich gebracht.

Wir haben dem in der Asien-Pazifik-Region ansässigen Startup geholfen, die gesetzlichen Anforderungen in der EMEA-Region zu meistern, sodass es problemlos acht internationale Mitarbeitende einstellen und wichtige HR-Dokumente sicher digitalisieren, speichern und auf der Plattform organisieren konnte.

Ein effizienter Ansatz zur Einhaltung von Vorschriften hilft unseren Kunden, ihre Zeit für eine Markteinführung zu verkürzen. So wie Zoomo, ein australisches Unternehmen, das Arbeitskräfte aus Spanien, Deutschland und Frankreich eingestellt hat und dabei einen Onboarding-Prozess von nur wenigen Werktagen realisieren konnte.

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Die Auslagerung der Compliance an Expert:innen ist der sicherste Weg, um rechtliche und finanzielle Risiken bei der Einstellung in EMEA-Ländern zu reduzieren.

Deels EOR, das Management unabhängiger Auftragnehmer, globale Compliance und Gehaltsabrechnung, HRIS, Unterstützung bei der Beantragung von Visa und weitere Dienstleistungen ermöglichen es Ihnen, weltweit einzustellen – ohne sich um die Einhaltung lokaler Arbeits- und Steuergesetze zu sorgen.

Unser internes Rechtsteam aus 200 Expert:innen und die einzigartige Continuous Compliance-Funktion sorgen dafür, dass Sie in über 150 Ländern stets über geltende Vorschriften und Richtlinien informiert sind. So minimieren Sie das Risiko von Verstößen, die Ihr Wachstum gefährden könnten.

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