Wie inkonsistente Payroll-Systeme Ihrem Unternehmen schaden

Von den Mitarbeitenden an vorderster Front bis hin zu HR- und Payroll-Teams – veraltete oder inkonstistente Gehaltsabrechnungssysteme haben weitreichende Auswirkungen.

Eine von Deel beauftragte Studie von Forrester Consulting (Januar 2024) untersucht genau diese Herausforderungen. 322 globale Entscheidungsträger:innen, die für die Payroll-Strategie ihres Unternehmens verantwortlich sind, gaben Einblicke, wie Payroll-Technologien die Mitarbeiterzufriedenheit, -bindung und weitere wichtige Faktoren beeinflussen. Lesen Sie die vollständige Studie hier.

In diesem Artikel zeigen wir Ihnen die wichtigsten Ergebnisse und ihre Auswirkungen.

Fragmentierung führt zu Frustration

Multinationale Unternehmen verwenden in der Regel zu viele Tools, um ihre globale Gehaltsabrechnung zu verwalten – im Durchschnitt nutzen sie sechs verschiedene Systeme. Diese Fragmentierung erschwert es, ein konsistentes Mitarbeitererlebnis sicherzustellen und führt zu Fehlern in der Gehaltsabrechnung, höheren Kosten, geringerer Flexibilität in operativen Prozessen und Einschränkungen in der Analyse von Mitarbeiterdaten.

"Für Mitarbeitende kann das zu Frustration und finanzieller Unsicherheit führen. HR- und Payroll-Teams sind oft mit manuellen Abstimmungen und Korrekturen beschäftigt – Zeit, die für strategische Initiativen fehlt, die die Mitarbeiterzufriedenheit und Produktivität steigern könnten. "

Auch Finanzmanager:innen spüren die Auswirkungen: Ihnen fehlt die Transparenz über die Gesamtkosten der Belegschaft sowie einheitliche Daten, die mit den Gehaltsabrechnungsprozessen verknüpft sind. Zudem müssen sie unerwartete Kosten bewältigen, etwa durch Wechselkursschwankungen, zusätzlichen Support oder Compliance-Anforderungen.

Die für die Gehaltsabrechnung zuständigen Mitarbeitenden verbringen fast die Hälfte ihrer Arbeitszeit mit zeitaufwändigen Aufgaben wie globalen Payroll-Audits (12 %), manueller Dateneingabe für die globale Gehaltsabrechnung (11 %), der Bewältigung von globalen Compliance-Herausforderungen (12 %) sowie der Bearbeitung von Gehaltsabrechnungsfehlern und der Eskalationen mit dem Kundenservice von Anbietern (13 %).

Konsistenz als die große Herausforderung

Fast die Hälfte der Unternehmen (46 %) steht vor der Herausforderung, ein einheitliches Mitarbeitererlebnis über alle geografischen Regionen hinweg zu gewährleisten.

Die Nutzung unterschiedlicher Gehaltsabrechnungssysteme belastet Personal- und Payroll-Teams erheblich, da sie sich durch zahlreiche Schnittstellen, Prozesse und regionale Compliance-Vorgaben navigieren müssen. Das erschwert ihre Arbeitsabläufe und erhöht die Fehleranfälligkeit.

Die Konsolidierung der Gehaltsabrechnung ist eine zentrale Strategie, um diese Herausforderungen zu überwinden. Sie gewährleistet ein einheitliches Mitarbeitererlebnis und verbesserte Prozesse bei gleichzeitig geringerem Fehlerrisiko. 41 % der Entscheidungsträger:innen geben an, dass ein wesentlicher Vorteil der Konsolidierung der globalen Gehaltsabrechnung in eine einzige Lösung ein verbessertes und konsistentes Mitarbeitererlebnis über alle geografischen Regionen hinweg ist.

Unerschlossene Daten und ihre finanziellen Auswirkungen

Eine der größten Herausforderungen, mit denen Organisationen in Bezug auf ihre aktuellen globalen Gehaltssysteme konfrontiert sind, ist der Mangel an Transparenz von Mitarbeiter- und Gehaltsdaten (32 %). Dies führt dazu, dass 42 % der Entscheidungsträger:innen nur begrenzt dazu in der Lage sind, Mitarbeiterdaten zu analysieren.

Der Mangel an relevanten Daten kann dazu führen, dass Unternehmen wichtige Einblicke in die Mitarbeitererfahrung fehlen. Ein Drittel der Organisationen hat keinen systematischen Überblick über die Kosten, die mit einer schlechten Mitarbeitererfahrung verbunden sind, wie etwa Fluktuation und geringere Produktivität. Das zeigt, dass sich viele der vollen finanziellen Auswirkungen ihrer unzureichenden Gehaltssysteme nicht bewusst sind.

Für HR- und Payroll-Teams hat das zwei wesentliche Konsequenzen: Sie stehen unter erhöhtem Druck, unzufriedene Mitarbeitende zu managen, gleichzeitig fehlen ihnen die Einblicke, um zu verstehen, wie eine ineffiziente Gehaltsabrechnung den Unternehmenserfolg beeinflusst. Es ist deshalb naheliegend, dass 43 % der Entscheidungsträger:innen angeben, dass mehr Genauigkeit die wichtigste Verbesserung ist, die sie sich von einem Anbieter von Gehaltsabrechnungen wünschen.

Der Verlust von Spitzenkräften

Viele Unternehmen stehen aufgrund der Herausforderungen in ihren Gehaltssysteme vor erheblichen Konsequenzen. 40 % der Entscheidungsträger:innen sehen eine davon in der eingeschränkten Fähigkeit, erstklassige globale Talente zu gewinnen und zu halten. Dies zeigt, dass ineffiziente Gehaltsabrechnungsprozesse die Arbeitgebermarke schwächen und es schwierig machen, im Wettbewerb um qualifizierte Fachkräfte zu bestehen.

Für HR- und Payroll-Teams bedeutet dies eine zusätzliche Belastung bei der Talentakquise und -bindung, was ihre Ressourcen und Effizienz weiter strapaziert. Eine mögliche Lösung bietet die Zusammenarbeit mit einem konsolidierten globalen Payroll-Anbieter. 88 % der Unternehmen sind der Ansicht, dass dies einen positiven Einfluss auf ihr globales Talentmanagement haben würde.

Verzögerungen und Herausforderungen mit Anbietern

Ungenauigkeiten und Verzögerungen von Payroll-Anbietern untergraben nicht nur das Vertrauen und die Zufriedenheit der Mitarbeitenden, sondern setzen auch HR- und Payroll-Teams unter zusätzlichen Druck, da sie mit der Bearbeitung von Beschwerden und der Behebung von Problemen beschäftigt sind.

Die Zahlen sprechen für sich: 49 % der Entscheidungsträger:innen geben an, dass langsamer Support und nicht erfüllte Service Level Agreements (SLAs) zu Frustration bei den Mitarbeitenden geführt haben. 54 % hatten mit verzögerten Zahlungen zu kämpfen, und 53 % berichten von ungenaue Lohnabrechnungen.

Onboarding und Mitarbeiterunterstützung

Durch die Umstellung auf eine konsolidierte globale Lösung für die Gehaltsabrechnung können Unternehmen nicht nur die Effizienz und Genauigkeit ihrer Payroll-Prozesse steigern, sondern auch die Zufriedenheit der Mitarbeitenden deutlich verbessern.

Unternehmen können bereits ab dem ersten Tag der Beschäftigung Verbesserungen erzielen. 85 % der Entscheidungsträger:innen geben an, dass eine ganzheitliche Global-Payroll-Lösung einen positiven Einfluss auf das Onboarding neuer Mitarbeitender haben würde.

Diese Veränderung kommt nicht nur den Mitarbeitenden und Back-Office-Teams zugute, sondern gibt Unternehmen auch eine bessere Position auf dem globalen Markt. Mitarbeitende haben häufig komplexe Fragen zur Gehaltsabrechnung, zu Lohnsteuern, Pfändungen, Krankenversicherungsabzügen und mehr, die je nach Rechtssystem variieren können. Wenn die Verwaltungsmitarbeitenden nicht über die nötigen Ressourcen oder die erforderliche Expertise verfügen, um diese Fragen zu klären, kann dies die Wahrnehmung des Arbeitgebers bei den Mitarbeitenden negativ beeinflussen.

Um diese Herausforderung zu meistern, ziehen Unternehmen die Unterstützung von globalen Payroll-Expert:innen in Betracht. 86 % der Entscheidungsträger:innen geben an, dass die Zusammenführung der globalen Gehaltsabrechnung in eine einzige Lösung dabei helfen würde, länderspezifische HR-Fragen der Mitarbeitenden effizient zu beantworten.

Der Wettbewerbsvorteil einer All-in-One-Lösung

97 % der Entscheidungsträger:innen sind der Meinung, dass eine All-in-One-Global-Payroll-Lösung wertvoll oder sogar äußerst wertvoll wäre.

Der Einsatz einer globalen Payroll-Lösung kann alle Aspekte der Gehaltsabrechnung positiv beeinflussen – von der Prozessoptimierung über die Senkung der Kosten bis hin zur Einhaltung regionaler Compliance-Anforderungen sowie dem Zugang zu einheitlichen Payroll-Daten und globalem Reporting.

Als umfassende Lösung für Gehaltsabrechnungen und HR-Management für globale Teams ermöglicht Deel internationalen Unternehmen, ihre gesamte Belegschaft auf einer benutzerfreundlichen Plattform zu verwalten. Dazu gehören:

• Über 350 lokale, interne Payroll-Expert:innen, die sich um Steuererklärungen, Jahresendberichte und vieles mehr kümmern.
• Rechtsexpert:innen, die die Einhaltung lokaler Gesetze sicherstellen und vierteljährliche Audits für das beste Risikomanagement auf dem Markt durchführen.
• Automatisierung von Lohnsoftware zur Effizienzsteigerung bei Gehaltsabrechnungsprozessen und wiederkehrenden Abrechnungstätigkeiten.
• Lokalisierte Verträge und Dokumentenmanagement sowie sichere Aufbewahrung von Aufzeichnungen.
• Systeme, die eine präzise und effiziente Gehaltsabrechnung ermöglichen, sodass Mitarbeitende ihr Gehalt pünktlich und korrekt erhalten.

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