So nutzen Sie KI in der Gehaltsabrechnung

KI-Funktionen und Automatisierungstools sind im Geschäftsbetrieb zur Normalität geworden -- doch welchen Mehrwert bringen sie Ihrem Payroll-Team?

In diesem Artikel beschäftigen wir uns mit den Vorteilen von Automatisierung und KI in der Gehaltsabrechnung und schauen uns an, wie Deel für schnellere, reibungslosere und rechtskonformere Prozesse sorgen kann.

Payroll-Prozesse optimieren

Automatisierte Gehaltsabrechnung

Das automatisierte Payroll-System von Deel nutzt KI-Technologie, um in Echtzeit Berechnungen für Gehälter, Steuern und Abzüge durchzuführen, menschliche Fehler zu reduzieren und die Compliance mit lokalen gesetzlichen Vorschriften zu gewährleisten. Durch diese Automatisierung können sich Payroll-Fachkräfte auf strategische Aufgaben konzentrieren, statt zeitaufwendige Routinearbeiten zu erledigen.

Optimiertes Rechnungsmanagement

Das manuelle Abstimmen von Rechnungen mit unabhängigen Freelancer:innen kann für HR- und Payroll-Teams ein zeitaufwendiger und frustrierender Prozess sein. Mit Deel können Sie Zahlungen an Freelancer:innen sowie Rechnungserstellung, Lohnabrechnung und Steuern automatisieren und alles mit Ihren bevorzugten Buchhaltungstools synchronisieren.

Verbesserte Compliance

Fortlaufendes Compliance-Monitoring

Der Compliance Hub von Deel integriert KI, um Änderungen der Arbeitsgesetze und Steuervorschriften in verschiedenen Ländern kontinuierlich zu überwachen. Payroll-Abteilungen können sich somit darauf verlassen, dass sie von allen relevanten Änderungen erfahren und ihre Payroll-Prozesse den sich ändernden Gesetzen anpassen können, was das Risiko mangelnder Compliance minimiert.

Monatliche Personaleinblicke

Unser Monthly Workforce Insights-Tool hilft Ihnen mit maßgeschneiderten Informationen zu Ihren internationalen Angestellten, der lokalen Gehaltsabrechnung und dem Freelancer:innen-Management, Compliance-Risiken zu reduzieren. Der Bericht mit proaktiven Warnungen zu ablaufenden Visa, Scheinselbstständigkeitsrisiken und Compliance-Problemen wie Mindestlöhnen und Benefits steht auf der Plattform für Sie bereit und wird Ihnen jeden Monat per E-Mail gesendet.

Compliance-Monitor

Der Compliance-Monitor vereinfacht die globale Compliance, indem er relevante rechtliche Änderungen in 150 Ländern automatisch verfolgt und zusammenfasst, etwa zu Löhnen, Pensionen, Steuern und mehr. Sie bekommen klare und kurz gefasste Updates direkt gesendet und können so leichter die Compliance mit sich wandelnden Gesetzen sicherstellen, ohne sich mühsam durch komplizierte Rechtstexte kämpfen zu müssen.

KI-gestützter Schutz vor Scheinselbstständigkeit**

Der KI-gestützte Worker Classifier basiert auf Forschung der Queen's University und wurde für 15 Länder lokalisiert. Er klassifiziert Arbeitskräfte mit einer Genauigkeit von 90 % anhang von lokalen Gesetzen und Rechtsfällen. Mit diesem Tool können Sie Scheinselbstständigkeitsrisiken verhindern, indem Sie während des Onboardings und der gesamten Vertragslaufzeit genaue Prüfungen nutzen, die für eine fortlaufende Compliance sorgen.

KI-gestützte Entscheidungsfindung

Datengestützte Erkenntnisse

Deel AI bietet Datenanalysen und Einblicke basierend auf Payroll-Daten und unterstützt Manager dabei, fundierte Entscheidungen zu Budgetierung und Ressourcenallokation zu treffen. Dieser datengesteuerte Ansatz verbessert die strategische Planung, indem er einen klareren Überblick über Payroll-Trends und -Muster bietet.

Deel AI nutzt maschinelles Lernen, um Erkenntnisse aus unserer Global Knowledge Base (rechtlich geprüft von unseren Teams), unserem Global Hiring Toolkit (verifiziert von realen Arbeitgebern und Angestellten) und Ihren eigenen Personaldaten (nur für Sie verfügbar) zu gewinnen.

Prädiktive Analysen

Machine Learning-Algorithmen können vergangene Payroll-Daten analysieren, um Prognosen für zukünftige Payroll-Ausgaben und den Cashflow-Bedarf zu erstellen. Diese Prognosefunktionen helfen Unternehmen, ihre Finanzen zu planen und Ressourcen effektiver zuzuweisen.

Kommunikation und Zusammenarbeit verbessern

Integration mit Kommunikationstools

Deel AI lässt sich in Plattformen wie Slack integrieren, was Payroll-Manager:innen eine optimierte Kommunikation innerhalb ihrer Teams erleichtert. Die Integration bietet Echtzeit-Updates und -Warnungen bei Payroll-Problemen oder nahenden Fristen und fördert so die Zusammenarbeit zwischen den HR-Teams.

Personalisierter Support für Mitarbeitende

KI-gestützte Chatbots liefern sofortige Antworten auf Payroll-Fragen von Angestellten, sodass Payroll-Manager:innen keine Zeit durch die Beantwortung ständig wiederkehrender Fragen verlieren. Der personalisierte Support verbessert die Mitarbeiterzufriedenheit und ermöglicht es Manager:innen, mehr Zeit für komplexe Payroll-Probleme aufzuwenden.

Die Employee Experience verbessern

Self-Service-Portale

Deel stellt Self-Service-Portale zur Verfügung, über die Mitarbeitende ihre Payroll-Informationen abrufen, persönliche Daten aktualisieren und Gehaltsabrechnungen einsehen können. Diese Funktion reduziert den administrativen Aufwand für Payroll-Manager:innen und verbessert durch eine stärkere Transparenz und Zugänglichkeit das gesamte Mitarbeitererlebnis.

Aufgaben beim Onboarding von Mitarbeitenden

Die Automatisierungsfunktionen von Deel senken den manuellen Arbeitsaufwand von HR- und Payroll-Expert:innen und reduzieren damit die Onboarding-Zeit um mehr als 50 %. Sie können Hintergrundprüfungen durchführen, Geräte und App-Zugang bereitstellenund Onboarding-Aufgaben und E-Mails mit nur wenigen Klicks direkt über die Plattform automatisieren.

Skalierbarkeit und globale Reichweite

Die Plattform von Deel unterstützt die globale Payroll-Verarbeitung in mehreren Ländern mit unterschiedlichen Währungen und Compliance-Anforderungen. Payroll-Manager:innen können ihre Tätigkeit weltweit ausweiten, ohne die übliche Komplexität internationaler Lohn- und Gehaltsabrechnung bewältigen zu müssen.

Wenn Unternehmen wachsen, können Prozessautomatisierungstools die wachsenden Payroll-Anforderungen managen, ohne dass auch der Personalbedarf gleichermaßen steigt. Dank dieser Skalierbarkeit können Unternehmen wachsen, ohne die korrekte Lohn- und Gehaltsabrechnung oder die Compliance zu gefährden.

Herausforderungen und Lösungen bei der Implementierung von KI in der Gehaltsabrechnung

Implementierungskosten

Die Einführung von KI in der Payroll bringt oft hohe Anfangsinvestitionen mit sich. Zum Preis der Software selbst kommen Kosten für die Integration in bestehende Systeme und eventuelle Hardware-Upgrades. 

Auch die langfristigen Wartungskosten sollten Unternehmen im Blick behalten, etwa für Abonnementgebühren, Software-Updates und technischen Support. Unternehmen müssen unbedingt ihr Budget genau im Blick behalten und langfristige Ausgaben bedenken, um sicherzustellen, dass sie diese Investitionen aufrechterhalten können, ohne andere Betriebsbereiche zu belasten. Deel AI wird aktuell kostenlos zur Verfügung gestellt: Unsere Kund:innen können es im Rahmen unseres Betaprogramms testen.

Schutz sensibler Mitarbeiterdaten

Payroll-Systeme verarbeiten hochsensible Informationen wie Gehälter, Sozialversicherungsnummern und Bankdaten, die zwingend perfekt geschützt werden müssen. Unternehmen müssen robuste Sicherheitsmaßnahmen wie Verschlüsselung, Zugriffskontrollen und regelmäßige Sicherheitsüberprüfungen implementieren, um sicherzustellen, dass Mitarbeiterinformationen vor Verstößen und unbefugtem Zugriff geschützt sind.

Deel schützt die Informationen Ihres Teams mit mehreren Schutzebenen. Unsere APIs sind durch robuste Authentifizierungsmaßnahmen geschützt. Der Zugriff auf die KI und die Datenbank ist auf unsere Virtual Private Cloud-Umgebung (VPC) begrenzt, was sicherstellt, dass die Daten nicht öffentlich zugänglich sind. Zusätzlich garantieren Zugriffskontrollen für Deel AI, dass der Datenzugriff auf Nutzer:innen mit den entsprechenden Berechtigungen beschränkt ist.

Compliance mit Datenschutzrichtlinien

Außerdem müssen Unternehmen Datenschutzgesetze einhalten, etwa die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung), die für alle Unternehmen gilt, die in oder mit der Europäischen Union agieren. Diese Verordnungen legen strikte Richtlinien dafür fest, wie personenbezogene Daten erfasst, verarbeitet und gespeichert werden dürfen.

Mangelnde Compliance kann zu hohen Strafzahlungen und rechtlichen Problemen führen. Daher müssen Unternehmen unbedingt durchdachte Datenverarbeitungsstrategien umsetzen und sicherstellen, dass ihre KI-gestützten Payroll-Systeme alle relevanten Vorschriften einhalten.

Mitarbeiterschulungen für die erfolgreiche Nutzung neuer KI-Technologien

Die Einführung von KI in Payroll-Prozessen sollte von Schulungen begleitet werden, damit alle Mitarbeiter die neuen Tools effektiv nutzen können. Workshops, praktische Übungen und eine fortlaufende Unterstützung sind sinnvoll, um das Personal mit der Technologie vertraut zu machen. Gut gestaltete Schulungen befähigen die Mitarbeiter, das volle Potenzial von KI auszuschöpfen und ihre Produktivität zu steigern.

Den Widerstand gegenüber Veränderungen in Unternehmen überwinden

Häufig werden Veränderungen erst einmal skeptisch betrachtet: Angestellte haben Angst um die Arbeitsplatzsicherheit oder fühlen sich mit neuen Technologien schlicht und einfach unwohl. Um dem entgegenzuwirken, sollten Unternehmen die Vorteile von KI klar kommunizieren, etwa eine höhere Effizienz und reduzierte Arbeitsbelastung.

Wenn sie die Mitarbeitenden in den Wandel miteinbeziehen, ihre Bedenken ernst nehmen und ihnen aufzeigen, wie KI ihren Arbeitsalltag verbessern kann, schaffen Unternehmen eine positivere Atmosphäre und tragen zur Akzeptanz neuer Tools bei.

Mit Deel Global Payroll Ihre Prozesse optimieren

Durch die Nutzung von KI-Tools können Payroll-Fachkräfte leichter Daten validieren, Betrugsfälle erkennen und die Entscheidungsfindung verbessern, was die gesamten Payroll-Prozesse solider macht und eine bessere Reaktion auf Probleme ermöglicht.

Wenn Sie die KI- und Automatisierungsprozesse von Deel in Ihren Payroll-Management-Prozess implementieren, können Sie Ihre Effizienz, Genauigkeit und Compliance erheblich steigern. Die Tools optimieren nicht nur die Payroll-Verarbeitung, sondern liefern auch wertvolle Erkenntnisse und verbessern insgesamt das Mitarbeitererlebnis. Damit bieten sie Unternehmen die optimalen Voraussetzungen für ein nachhaltiges Wachstum und Erfolg.

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