Was ist unbezahlter Urlaub?

Unbezahlter Urlaub ist die Abwesenheit eines Angestellten von der Arbeit, die von Arbeitgeber:innen nicht vergütet wird. Dieser Urlaub ist genau genommen eine unbezahlte Freistellung von der Arbeit und kann, abhängig vom individuellen Fall, einen kurzen oder längeren Zeitraum umfassen. Arbeitnehmer:innen können sich aus verschiedenen Gründen für eine unbezahlte Freistellung entscheiden, z. B. zur Genesung von einer Krankheit, zu einer Beerdigung, für Arzttermine oder aus anderen persönlichen Gründen.

Was ist eine unbezahlte Freistellung?

Es gibt keinen Urlaubsanspruch für den unbezahlten Urlaub, er ist eine freiwillige Vereinbarung zwischen Arbeitnehmer:in und Arbeitgeber:in. Ein:e Arbeitnehmer:in wird für einen bestimmten Zeitraum von der Arbeit freigestellt, ohne dass die Person währenddessen ein Gehalt oder einen Lohn erhält. Das Arbeitsverhältnis bleibt in dieser Zeit bestehen, jedoch fallen die gegenseitigen Hauptleistungspflichten in diesem Zeitraum weg. Die angestellte Person muss keine Arbeit leisten und die Arbeitgeber müssen kein Entgelt zahlen.

Entgeltfortzahlungen im Krankheitsfall sowie Sonn- und Feiertagszuschläge sind davon auch betroffen. Die durch das Beschäftigungsverhältnis entstandenen Nebenpflichten, wie der Kündigungsschutz, Wettbewerbsverbot oder Fürsorgepflicht, gelten jedoch weiterhin. In der Regel legt der Arbeitsvertrag eine bestimmte Anzahl von Stunden fest, die Arbeitnehmer:innen im Laufe des Jahres als bezahlten Urlaub nehmen können. Wenn diese Tage bereits verwendet sind, kann ein Arbeitnehmer den Sonderurlaub beantragen.

Häufige Gründe für die Inanspruchnahme von unbezahltem Urlaub sind:

• Betreuung eines Angehörigen odervon Familienangehörigen oder eines Familienmitglieds
• Elternzeit
• Medizinische Termine
• Genesung von einer Krankheit oder einem schweren Gesundheitszustand
• Karrierepause oder Sabbatical
• Urlaub aus familiären Gründen
• Trauerfall naher Angehöriger
• Ehrenamtliche Arbeit
• Weiterbildungen
• Öffentliche Aufgaben
• Verlängerter Urlaub

Beispiel: Anspruch auf unbezahlten Urlaub

Eine angestellte Person beantragt zwei Wochen unbezahlten Urlaub, um im Ttechnischen Hilfswerk nach einer Naturkatastrophe zu helfen. Da der Arbeitgeberder/die Arbeitgebende den vorübergehenden Arbeitsausfall kompensieren kann und das soziale Engagement unterstützt, wird der Antrag bewilligt.

Beispiel: Kein Anspruch auf unbezahlten Urlaub

Ein:e Mitarbeiter:in möchte sechs Wochen unbezahlten Urlaub nehmen, um an einem Yoga-Retreat im Ausland teilzunehmen. Da dies keinen notwendigen persönlichen oder sozialen Grund darstellt, kann der Arbeitgebernde den Antrag ablehnen.

Gesetzliche Regelung der unbezahlten Freistellung

Grundsätzlich gibt es im deutschen Arbeitsrecht keinen rechtlichen Anspruch auf unbezahlten Urlaub. Allerdings existieren bestimmte Ausnahmen, die eine Freistellung ohne Entgelt rechtfertigen. Ansprüche auf einen Sonderurlaub können zudem im Vorhinein durch Sonderregelungen in einem Arbeitsvertrag oder einer Betriebsvereinbarung festgehalten werden. Der Arbeitgebernde ist in bestimmten Situationen aufgrund seiner Fürsorgepflicht verpflichtet, unbezahlten Urlaub zu gewähren, wenn ein wichtiger Grund besteht.

Diese Nebenpflicht der Fürsorge gilt insbesondere, wenn der Mitarbeitender unverschuldet in eine Notsituation geratengerät, beispielsweise durch eine plötzliche Erkrankung und Pflege von Angehörigen. Hierfür existiert ein Freistellungsanspruch von bis zu zehn Arbeitstagen aufgrund „kurzzeitiger Arbeitsverhinderung“. Dies gilt auch für die Mitarbeitenden, die sich in der Pflegezeit um ihre kranken Kinder sorgen müssen. Weitere Regulierungen in ähnlichen Fällen bestimmt das Pflegezeitgesetz, das in diesen Fällen mit seinen gesetzlichen Vorgaben greift.

Zu den besonderen Situationen, die einen Anspruch rechtfertigen, gehören:

Familiäre Notfälle:

• Plötzliche Erkrankung oder Unfall eines nahen Familienmitglieds
• Pflege von Angehörigen oder eigenen Kindern unter 12 Jahren

Unvorhergesehene Notsituationen:

• Akute Ereignisse wie ein Wohnungsbrand oder ein Wasserschaden

Vertragliche Regelungen:

• Unbezahlter Urlaub kann im Tarifvertrag, Arbeitsvertrag oder durch eine Betriebsvereinbarung festgelegt sein
• Anspruch aus betrieblicher Übung (wiederholt gewährter unbezahlter Urlaub in der Vergangenheit)

Rechtlich geregelte Freistellungen:

• Elternzeit
• Engagement in Ehrenämtern wie THW, Freiwillige Feuerwehr, DRK, Gemeinderat, Jugendverbände oder Prüfungsausschüsse
• Betriebsratsarbeit

Akademische oder berufliche Weiterqualifizierung:

• Beispielsweise für eine Promotion oder vergleichbare wissenschaftliche Projekte

Enthält die Vereinbarung zwischen Arbeitgeber:in und Arbeitnehmer:in ein einseitiges Beendigungsrecht, können die Arbeitnehmer:innen den unbezahlten Urlaub vorzeitig beenden – die Arbeitgebenden können dies hingegen nicht. Ist ein solches Recht nicht vorgesehen, sind beide Parteien grundsätzlich an die vereinbarte Dauer des unbezahlten Urlaubs gebunden.

Wie lange ist unbezahlter Urlaub möglich?

Die Dauer des unbezahlten Urlaubs ist von der Absprache zwischen Arbeitgeber:innen und Angestellten abhängig. Ist der bezahlte Jahresurlaub bereits verwendet worden oder nicht ausreichend, liegt die Zahl Länge der Urlaubstage im Ermessen ders Arbeitgebenden. Denn diese ist im Bundesurlaubsgesetz (BUrlG) nicht explizit geregelt. Unternehmenr müssten bezüglich der Gewährung von unbezahltem Sonderurlaub den arbeitsrechtlichen Gleichbehandlungsgrundsatz beachten. Wird einer Person aus der Belegschafteine:r Mitarbeiter:in eine unbezahlte Freistellung gewährt, muss diese Möglichkeit grundsätzlich auch allen anderen Mitarbeitenden offenstehen, sofern keine sachlichen Gründe dagegen sprechen. Bestehen betriebliche Gründe, etwa ein urlaubsbedingter Personalmangel oder ein wichtiges termingebundenes Projekt, die einer Freistellung entgegenstehen, kann ein Antrag auf unbezahlten Urlaub prinzipiell auch abgelehnt werden.

Umgekehrt kann sich der Sonderurlaub auch auf den Erholungsurlaub auswirken. Befindent sich ein Arbeitnehmer:innennder im Jahr des Urlaubs ganz oder teilweise im unbezahlten Urlaub, muss dies bei der Berechnung der Dauer des bezahlten Urlaubs berücksichtigt werden. Daher besteht für ein Kalenderjahr, in dem eine Personder Arbeitnehmer durchgehend unbezahlten Urlaub nimmt, mangels Arbeitspflicht kein Anspruch auf Erholungsurlaub.

Ist eine Person während des unbezahlten Urlaubs versi­chert?

Krankenversicherung

Sind Sie als Arbeitnehmer:in oder Arbeitnehmerin pflichtversichert, bleibt im ersten Monat des unbezahlten Urlaubs alles unverändert und Sie erhalten weiterhin den Versicherungsschutz. Spätestens am letzten Tag dieses Monats muss der Arbeitgeber die Arbeitnehmer:innennde den Arbeitnehmenden bei den Sozialversicherungen abmelden. Die Abmeldung ist notwendig, da ohne Verdienst nach spätestens einem Monat im Sinne der Sozialversicherung kein Beschäftigungsverhältnis mehr vorliegt. Die bBeschäftigte Person ist dann verpflichtet, sich selbst zu versichern – entweder durch eine private oder eine freiwillige gesetzliche Krankenversicherung, vorausgesetzt eine beitragsfreie Familienversicherung ist nicht möglich.

Rentenversicherung

Ab dem zweiten Monat des unbezahlten Urlaubs sollten Beschäftigte auch für ihre Rentenversicherung selbst vorsorgen und freiwillige Beiträge einzahlen. Nach dem Ende des unbezahlten Urlaubs sind Arbeitgeber:innen verpflichtet, die Arbeitnehmer:innen wieder bei den Sozialversicherungen anzumelden.

Worauf sollte man bei einem Antrag auf unbezahlten Urlaub achten?

Es gibt keine festen Vorgaben zur inhaltlichen oder formalen Gestaltung eines Antrags auf unbezahlten Urlaub. Entscheidend ist lediglich, dass der Antrag schriftlich erfolgt. Idealerweise unterzeichnen sowohl Arbeitnehmer:in als auch Arbeitgeber:in ein Dokument, das eine klare und nachvollziehbare Vereinbarung schriftlich festhält. Grundsätzlich kann ein solcher Antrag auch mündlich gestellt und genehmigt werden. In diesem Fall ist es jedoch ratsam, Zeugen hinzuzuziehen, die im Streitfall bestätigen können, dass die Vereinbarung tatsächlich getroffen wurde.

Vorteile der unbezahlten Freistellung

Die Verwaltung der freien Zeit kann in der modernen Arbeitswelt, in der es immer mehr Fernarbeit und flexible Arbeitszeiten gibt, schwierig zu handhaben sein. Die Implementierung von unbezahltem Urlaub in Ihre Richtlinien kann jedoch ein Vorteil bei der Einstellung von Talenten sein und damit dem Unternehmen helfen.

Betrachten wir die folgenden Vorteile:

• Sparen Sie sparen Geld, indem Sie ungenutzte Gehälter für andere Ressourcen und Projekte einsetzen
• Aufbau starker Beziehungen zu den Mitarbeiter:innen
• Flexibilität führt zu geringeren Fehlzeiten und höherer Mitarbeiterbindung
• Verbesserte Arbeitsmoral

Beachten Sie, dass die Richtlinie ordnungsgemäß geregelt sein muss, um zu verhindern, dass Mitarbeiter:innen sie ausnutzen oder es zu Produktivitätseinbußen und finanziellem Schaden kommtführen. Deel unterstützt Führungskräfte bei der Verwaltung von unbezahlter Freistellung in einer globalen Belegschaft.

Unbezahlter Urlaub im Ausland

Dass die Regelungen und Konventionen für unbezahlten Urlaub im Ausland unterschiedlich ausfallen, sollte nicht überraschend sein. Die USA sind etwa die einzige Industrienation der Welt ohne landesweit gültigen Urlaubsanspruch. Dort erhalten 25 Prozent der arbeitenden Bevölkerung keinen einzigen, bezahlten Tag Erholungsurlaub.

Schweden hingegen hat sehr großzügige Regelungen für Elternzeit: bis zu 18 Monate Elternzeit, teilweise bezahlt, danach ist unbezahlter Urlaub möglich. Arbeitnehmer:innen können zudem bis zu sechs Monate unbezahlten Urlaub nehmen, um ein eigenes Unternehmen zu gründen. In Kanada ist die unbezahlte Freistellung in den einzelnen Provinzen unterschiedlich geregelt. Häufig gibt es für Angestellte bis zu 37 Wochen unbezahlten Urlaub für Pflegeaufgaben oder persönliche Notfälle.

Aufgrund der komplexen und stark variierenden Regelungen zum unbezahlten Urlaub weltweit kann es für Unternehmen eine große Herausforderung sein, gesetzliche Vorgaben einzuhalten und gleichzeitig attraktive Arbeitsbedingungen für internationale Mitarbeitender zu schaffen. Ein Employer of Record (EOR) bietet hier die ideale Lösung, da er sich um die rechtskonforme Umsetzung lokaler Arbeitsgesetze kümmert, administrative Hürden minimiert und Unternehmen ermöglicht, global Talente einzustellen, ohne sich mit länderspezifischen Vorschriften auseinandersetzen zu müssen.

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