Vertragsende: Der ultimative Leitfaden für Unternehmen

Das Ende von Verträgen kann für Unternehmen eine komplexe Angelegenheit sein. Dabei müssen sie unbedingt die gesetzlichen Vorschriften und Fristen beachten. Das richtige Vorgehen ist entscheidend, um rechtliche Risiken zu minimieren, den Übergang reibungslos zu gestalten und Chancen optimal zu nutzen. Denn Fehler bei der Beendigung von Verträgen können zu finanziellen Einbußen oder juristischen Auseinandersetzungen führen.

In diesem Artikel haben wir das Wichtigste zum Thema Vertragsende für Sie zusammengefasst. Lesen Sie weiter und verschaffen Sie sich einen Überblick!

Unterschiedliche Vertragsarten

Je nach Branche und Tätigkeitsbereich schließen Unternehmen eine Vielzahl verschiedenster Verträge ab. Diese können auf unterschiedliche Weise enden:

• Befristete Verträge: Enden automatisch zum vereinbarten Zeitpunkt.

• Unbefristete Verträge: Müssen aktiv gekündigt werden.

• Aufhebungsverträge: Beenden ein bestehendes Vertragsverhältnis durch eine gegenseitige Vereinbarung.

Aber unabhängig von der Art des Vertrags müssen Sie als Unternehmen bei einem Vertragsende stets umsichtig vorgehen, um etwaige Probleme zu vermeiden.

Strategien für den Umgang mit dem Ende von Verträgen

Prüfen und planen Sie ein bevorstehendes Vertragsende frühzeitig. Erstellen Sie eine Vertragsübersicht mit den Fristen, Verlängerungsoptionen und Kündigungsbedingungen. Die rechtzeitige Prüfung von Fristen ist entscheidend, um automatische Verlängerungen oder unerwartete Kosten zu vermeiden. Nutzen Sie digitale Vertragsmanagement-Tools, um Kündigungsfristen zu überwachen und rechtzeitig Maßnahmen einzuleiten.

Auch die klare und zeitnahe Kommunikation zwischen Vertragspartnern ist wichtig. Stellen Sie sicher, dass alle Beteiligten über das bevorstehende Vertragsende informiert sind. Dokumentieren Sie alle relevanten Schritte und Vereinbarungen schriftlich, damit es später keine Missverständnisse gibt.

Führen Sie auch rechtzeitig Gespräche mit Lieferanten, Partnern oder Kunden, um Alternativen zu finden oder bessere Konditionen auszuhandeln. Ein Vertragsende kann die Chance bieten, bessere Preise, Leistungen oder Bedingungen zu erhalten.

Stellen Sie sicher, dass alle finanziellen Verpflichtungen erfüllt sind. Hierzu zählen ausstehende Zahlungen, Abrechnungen und eventuelle Vertragsstrafen. Eine sorgfältige finanzielle Abwicklung kann zukünftige Rechtsstreitigkeiten vermeiden.

Ein strukturierter Übergangsprozess ist wichtig, um den reibungslosen Fortgang des Geschäftsbetriebs zu gewährleisten. Hierzu gehört auch die Übergabe von Dokumenten, Zugängen und Verantwortlichkeiten. Und eine gründliche Nachbereitung hilft dabei, wertvolle Erkenntnisse für zukünftige Vertragsabschlüsse zu gewinnen.

Die vorzeitige Kündigung von Verträgen

Und wenn Sie einen Vertrag vor dem regulären Vertragsende kündigen wollen? Dann gibt es grundsätzlich zwei Möglichkeiten:

• Ordentliche Kündigung: Erfolgt unter Einhaltung vertraglich oder gesetzlich festgelegter Fristen.

• Außerordentliche Kündigung: Bei dieser Art der Kündigung muss ein wichtiger Grund vorliegen, der eine sofortige Beendigung des Vertrags rechtfertigt (zum Beispiel eine schwerwiegende Vertragsverletzung durch den Vertragspartner, die Insolvenz des Vertragspartners, gesetzliche Änderungen, die den Vertrag unwirksam machen).

Vor allem müssen Sie auf die geltenden Kündigungsfristen achten. Je nach Art des Vertrags können unterschiedliche Kündigungsfristen gelten. Sie sind entweder gesetzlich geregelt oder im Vertrag individuell festgelegt.

Formale Anforderungen an Kündigungen

Damit eine Kündigung rechtlich gültig ist und Bestand hat, ist in vielen Fällen eine schriftliche Kündigung erforderlich. Nutzen Sie bevorzugt folgende Methoden:

• Einschreiben mit Rückschein: So haben Sie einen rechtssicheren Nachweis der Zustellung.

• Persönliche Übergabe mit Empfangsbestätigung: Diese Methode ist besonders bei Arbeitsverträgen empfehlenswert.

• Kündigung per E-Mail oder andere elektronische Verfahren: Geht nur bei Verträgen, die dies ausdrücklich erlauben.

Und diese Angaben sollte Ihr Kündigungsschreiben enthalten:

• Name und Adresse Ihres Unternehmens und des Vertragspartners

• Vertragsnummer oder Kundennummer

• Klare Formulierung der Kündigungserklärung

• Kündigungsdatum oder Hinweis auf eine fristgerechte Kündigung

• Aufforderung zur schriftlichen Bestätigung

• Unter Umständen eine Begründung der Kündigung

• Unterschrift einer autorisierten Person

Vermeiden Sie bei Kündigungen folgende häufige Fehler:

• Fristversäumnisse: Wenn Sie die Kündigungsfrist verpassen, kann es passieren, dass sich ein Vertrag automatisch verlängert oder zusätzliche Kosten entstehen.

• Unzureichende Begründung: Bei außerordentlichen Kündigungen ist eine fundierte Begründung essenziell, um eine Anfechtung zu vermeiden.

• Keine Kündigungsbestätigung: Ohne Bestätigung kann es schwierig werden, eine Kündigung im Streitfall zu belegen

Unterschiedliche Regelungen je nach Vertragsart

Je nach Vertragsart gibt es in Bezug auf das Vertragsende unterschiedliche Regelungen. In der folgenden Übersicht finden Sie genauere Informationen zu verschiedenen Vertragsarten.

Arbeitsverträge

Befristete Arbeitsverträge enden automatisch zum vereinbarten Ablaufdatum. Eine Kündigung ist dann nicht erforderlich, aber möglich. Unbefristete Arbeitsverträge haben eine unbestimmte Laufzeit. Sowohl Angestellte als auch Arbeitgeber können sie unter Einhaltung bestimmter Fristen kündigen. Arbeitgeber können dies nur aus folgenden Gründen tun:

• Betriebsbedingte Kündigung: Wenn eine Weiterbeschäftigung wegen betrieblicher Erfordernisse nicht möglich ist. Beispiele sind Betriebsschließungen, Umstrukturierungen oder wirtschaftliche Schwierigkeiten des Unternehmens.

• Verhaltensbedingte Kündigung: Wenn Beschäftigte gegen arbeitsvertragliche Pflichten verstoßen, etwa durch unentschuldigtes Fehlen, Verstöße gegen die Betriebsordnung oder strafbare Handlungen im Zusammenhang mit dem Arbeitsverhältnis. In der Regel ist vor einer solchen Kündigung eine Abmahnung erforderlich.

• Personenbedingte Kündigung: Wenn Angestellte aufgrund gesundheitlicher oder anderer persönlicher Einschränkungen nicht mehr arbeitsfähig sind oder ihre Arbeit nicht mehr ausführen können. Der Arbeitgeber muss in diesem Fall nachweisen, dass die Fortsetzung des Arbeitsverhältnisses nicht zumutbar ist.

• Außerordentliche Kündigung: Wenn ein wichtiger Grund vorliegt, der eine sofortige Beendigung des Arbeitsverhältnisses rechtfertigt. Das kann zum Beispiel bei schwerwiegenden Pflichtverletzungen oder Vertrauensbrüchen der Fall sein.

Bei der Kündigung von Angestellten müssen Unternehmen weiterhin beachten, dass bestimmte Beschäftigte unter einem besonderen Kündigungsschutz stehen. Schwangere, Menschen mit Behinderungen oder Betriebsratsmitglieder können beispielsweise nicht ohne Weiteres entlassen werden.

Darüber hinaus müssen Unternehmen bei der Kündigung von Arbeitsverträgen mit folgenden rechtlichen Risiken rechnen:

• Entlassene Angestellte können die Kündigung anfechten und eine Kündigungsschutzklage einreichen.

• In bestimmten Fällen können gekündigte Beschäftigte Abfindungsansprüche stellen und eine Abfindung fordern.

• Bei betriebsbedingten Kündigungen müssen Unternehmen nach bestimmten sozialen Kriterien entscheiden, welche Mitarbeiter sie entlassen.

Um einen Rechtsstreit zu vermeiden, sollten Unternehmen prüfen, ob die Zahlung einer Abfindung sinnvoll ist und versuchen, sich im Rahmen eines professionellen Exit-Managements einvernehmlich zu trennen.

Welche Kündigungsfristen gibt es bei Arbeitsverträgen?

In Deutschland richten sich die Kündigungsfristen bei Arbeitsverträgen nach den gesetzlichen Bestimmungen, tarifvertraglichen Regelungen und individuellen Vereinbarungen im Arbeitsvertrag.

Sind im Arbeitsvertrag keine expliziten Kündigungsfristen genannt, gilt die gesetzliche Mindestkündigungsfrist von vier Wochen zum 15. eines Monats oder zum Monatsende gemäß § 622 BGB. Die Kündigungsfrist verlängert sich mit der Dauer der Betriebszugehörigkeit.

Wenn ein Tarifvertrag auf das Arbeitsverhältnis anwendbar ist, haben dessen Kündigungsfristen Vorrang vor den gesetzlichen Kündigungsfristen. Sie können sowohl kürzer als auch länger sein. Der Arbeitsvertrag kann aber auch hiervon abweichende Kündigungsfristen vorsehen. Sie dürfen aber nicht kürzer sein als die gesetzlichen Mindestfristen.

Und für die Probezeit gilt: Sofern es keine andere vertraglichen Vereinbarungen gibt, beträgt die Kündigungsfrist in der Regel zwei Wochen.

Sonderfall Freelancer:innen

Verträge mit Freelancer:innen sind ein Sonderfall. Es handelt sich dabei nicht um einen klassischen Arbeitsvertrag wie im Falle von Angestellten. In vielen Fällen gibt es für Freelancer:innen auch keine Kündigungsfrist im herkömmlichen Sinne.

Arbeitsverhältnisse mit Freelancer:innen haben häufig die Form von Dienst- oder Werkverträgen. Sie regeln die Bedingungen der Zusammenarbeit einschließlich des Vertragsendes und der Kündigungsmodalitäten. Werkverträge sind in der Regel befristet und enden automatisch zum vereinbarten Ablaufdatum, Dienstverträge können befristet oder unbefristet sein.

Dienst- und Werkverträge können Sie innerhalb der gesetzlichen oder vertraglich festgelegten Frist kündigen. Hierfür reicht eine einseitige Erklärung, es sei denn, der Vertrag sieht etwas anderes vor.

Dienstverträge haben eine gesetzliche Kündigungsfrist von 15 Tagen vor Ablauf des Kalendermonats, falls die Vergütung in Monaten bemessen wird. Bei einer tageweisen Vergütung kann täglich zum Ablauf des Folgetages gekündigt werden. Werkverträge können Auftraggeber jederzeit ohne Angabe von Gründen kündigen. Allerdings müssen sie die bis dahin erbrachte Leistung vergüten.

Auch eine außerordentliche Kündigung aus wichtigem Grund ist möglich. Das kann der Fall sein, wenn schwerwiegende Gründe vorliegen, die eine sofortige Beendigung des Vertragsverhältnisses rechtfertigen. Hier erfahren Sie mehr darüber, wie Sie unabhängigen Auftragnehmern rechtskonform kündigen.

Wenn Sie den Abschluss von Arbeitsverträgen an einen Employer of Record (EOR) wie Deel auslagern, stellen Sie sicher, dass die richtige Art von Beschäftigungsverhältnis vereinbart wird. Unsere Compliance-Experten stufen Ihre Mitarbeiter:innen in diesem Fall in Übereinstimmung mit den Arbeitsgesetzen des Landes entsprechend ein und fertigen regelkonforme Verträge aus.

Verträge mit Lieferanten und Dienstleistern

Bei Verträgen mit Lieferanten und Dienstleistern gibt es keine allgemeinen gesetzlichen Vorgaben für Laufzeiten und Kündigungsfristen. Sie richten sich in der Regel nach den vertraglichen Vereinbarungen. Üblicherweise werden sie also im Vertrag festgelegt und können je nach Vertrag und Branche variieren.

Wenn keine spezifischen Kündigungsfristen vereinbart wurden, können Dienstleistungsverträge oft jederzeit gekündigt werden. Das gilt sowohl für den Dienstleister als auch den Kunden.

Sollten Sie Verträge mit Lieferanten und Dienstleistern nicht rechtzeitig kündigen, sehen diese sie häufig eine automatische Vertragsverlängerung vor. Viele SaaS-Dienste müssen Sie frühzeitig kündigen, um eine automatische Verlängerung des Vertrags zu vermeiden. Die Kündigungsfrist beträgt in solchen Fällen oft einen Monat.

In bestimmten Situationen, etwa bei Preiserhöhungen oder einem Umzug, kann ein Sonderkündigungsrecht bestehen. Wenn ein wichtiger Grund vorliegt, der es unzumutbar macht, das Vertragsverhältnis fortzusetzen, können Sie solche Verträge häufig auch fristlos kündigen.

Mietverträge für Geschäftsräume

Das Ende eines Mietvertrags für Geschäftsräume unterliegt spezifischen Regelungen. Sie unterscheiden sich von denen für Wohnräume. Bei befristeten Mietverträgen endet das Mietverhältnis automatisch zum vereinbarten Zeitpunkt, sofern keine Verlängerung vereinbart wurde. Eine ordentliche Kündigung ist in diesem Fall nicht nötig.

Die gesetzliche Kündigungsfrist von Mietverträgen für Geschäftsräume beträgt in der Regel drei Monate und wird zum Quartalsende wirksam. Durch vertragliche Vereinbarungen kann die Kündigungsfrist aber geändert werden und der Vertrag kann kürzere oder längere Kündigungsfristen vorsehen. Diese vertraglichen Regelungen haben Vorrang vor den gesetzlichen Kündigungsfristen.

Und auch bei Mietverträgen für Geschäftsräume gilt: Eine außerordentliche Kündigung ist jederzeit möglich, wenn ein wichtiger Grund vorliegt, wie etwa ein Zahlungsverzug. In diesem Fall müssen Sie die Kündigungsfrist nicht einhalten.

Versicherungsverträge

Auch Versicherungsverträge können befristet oder unbefristet sein. Bei Versicherungsverträgen gelten spezifische Kündigungsfristen. Sie hängen ab von der Art der Versicherung und den vertraglichen Vereinbarungen. Es gibt eine gesetzliche Kündigungsfrist von drei Monaten vor Ablauf des Versicherungsjahres. Die Allgemeinen Versicherungsbedingungen (AVB) oder der Versicherungsvertrag können genaue Kündigungsfristen festlegen. Sie dürfen aber nicht kürzer sein als ein Monat und nicht länger als drei Monate. Bei Prämienanpassungen oder anderen wichtigen Vertragsänderungen haben Sie als Versicherungsnehmer oft ein Sonderkündigungsrecht.

Viele Versicherungsverträge enthalten Klauseln zur automatischen Verlängerung um ein weiteres Jahr, wenn keine Kündigung erfolgt. Das bedeutet, dass der Vertrag sich kontinuierlich verlängert, bis eine der Parteien ihn kündigt.

Kfz-Versicherungen haben häufig eine kürzere Kündigungsfrist von einem Monat zum Ende des Versicherungsjahres. Auch bei Krankenversicherungen gelten spezielle Regelungen: Gesetzliche Krankenversicherungen haben eine reguläre Kündigungsfrist von zwei Monaten zum Monatsende. Und bei privaten Krankenversicherungen beträgt die Kündigungsfrist in der Regel drei Monate zum Ende des Versicherungsjahres.

Fazit

Ob Lieferverträge, Arbeitsverträge oder Versicherungsverträge – jedes Vertragsverhältnis erfordert die rechtzeitige Prüfung von Fristen, Kündigungsbedingungen und möglichen Alternativen. Durch ein effektives Vertragsmanagement, den Einsatz digitaler Tools und eine strategische Verhandlungsführung können Unternehmen unnötige Kosten und Rechtsstreits vermeiden und bessere Konditionen aushandeln. Nutzen Sie die bewährten Verfahrensweisen in diesem Leitfaden als Orientierung für eine strukturierte Vertragsverwaltung und optimieren Sie die effiziente Steuerung Ihrer Geschäftsabläufe.

In komplexen Fällen kann es sinnvoll sein, rechtlichen Rat einzuholen. Deel kann Ihnen helfen, die spezifischen Anforderungen und Risiken Ihres Vertragsendes zu bewerten und entsprechende Maßnahmen zu ergreifen. Als Employer of Record (EOR) kümmert sich Deel um die Compliance Ihrer Verträge und ein regelkonformes Vertragsende. Und der leistungsstarke Deel Compliance Monitor zeigt automatisch Änderungen der lokalen Gesetzgebung an und empfiehlt Ihnen entsprechende Maßnahmen.

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