9 Vorteile der vereinheitlichten Gehaltsabrechnung für globale Teams

Heutzutage können kleine, mittelständische und große Unternehmen Mitarbeitende aus fast jedem Land der Welt einstellen – und sie tun es auch.

Unser aktueller State of Global Hiring Report zeigt, dass 89 % der Deel-Verträge für Remote-Positionen gelten.

Die Verwaltung der Gehaltsabrechnung für internationale Teams wird beim Wachstum eines Unternehmens immer komplizierter. HR-Teams müssen die Währung, den Wechselkurs und die Steuervorschriften für jeden einzelnen Mitarbeiter berücksichtigen. Dies führt zu einer höheren Fehlerrate und Verzögerungen im Arbeitsprozess.

Die Vereinheitlichung der Lohn- und Gehaltsabrechnung auf einer zentralen Plattform ist für die globale Expansion unerlässlich. Erfahren Sie, wie sich Kosteneinsparungen, zusätzliche Effizienz und eine gesteigerte Arbeitsmoral mit einem Wechsel zu einer zentralisierten Lösung wie Deel realisieren lassen.

Wann sollte man eine vereinheitlichte Gehaltsabrechnung in Betracht ziehen?

Wenn es um die Entscheidung geht, eine zentrale oder dezentrale Lohn- und Gehaltsabrechnung zu nutzen, müssen Unternehmen abwägen, welche Lösung sich für ihr Team am besten eignet. Kleine Unternehmen mit einer geringen Präsenz im Ausland ziehen es möglicherweise vor, die eine oder andere Lösung zu verwenden, um Kosten zu sparen.

Die meisten Unternehmen stellen schnell fest, dass eine dezentrale Lohn- und Gehaltsabrechnung bei der Expansion in neue Länder zu komplex wird und überfordert. Wenn das Unternehmen in einen neuen Markt eintritt, muss die Lohnbuchhaltung einen passenden Anbieter finden und die Anwendung erlernen, was wiederum den Verwaltungsaufwand erhöht. Anstatt den technischen Aufwand zu steigern, könnten sie sich auch dafür entscheiden, die globale Gehaltsabrechnung zu vereinheitlichen und ihre Abläufe dadurch erheblich zu vereinfachen.

Idealerweise sollten Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung zentralisieren, bevor größere Probleme entstehen. Ein vorausschauender Ansatz ist es, dass Sie Probleme wie Zahlungsverzögerungen und Fehler in der Gehaltsabrechnung von vornherein vermeiden, da diese sich negativ auf die Belegschaft auswirken.

Im Folgenden finden Sie einige Gründe, warum Unternehmen eine vereinheitlichte Gehaltsabrechnung in Betracht ziehen sollten:

• Verwaltung einer breit aufgestellten Belegschaft: Wenn die Personalabteilung (HR) die Zahlungen für Angestellte, Freelancer:innen und EOR-Arbeitskräfte abwickeln muss, kann der zusätzliche Arbeitsaufwand die Teams von ihren eigentlichen Prioritäten abhalten.
• Negatives Feedback von Mitarbeitenden: Die Arbeitszufriedenheit kann leiden, wenn die Mitarbeitende mit Stress durch verspätete oder ungenaue Zahlungen zu kämpfen haben, weil die Lohnbuchhaltung mit überlasteten Systemen arbeiten muss.
• Bedarf an mehr Datenkontrolle: Ohne einfachen Zugang zu relevanten Informationen sind Führungsteams eventuell nicht in der Lage, schnelle und fundierte Entscheidungen zu treffen und Wachstumschancen zu ergreifen.
• Umstrukturierung: Der Erfolg von Projekten wie Fusionen und Übernahmen im Ausland hängt oft davon ab, wie schnell sich Unternehmen mit neuen Vorschriften vertraut machen und ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozesse anpassen können.
• Neue Herausforderungen im Hinblick auf die Compliance: Sich ändernde Gesetze und Vorschriften können dazu führen, dass Unternehmen flexiblere Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozesse einführen müssen, um die Compliance einzuhalten.
• Branchentrends: Unternehmen stellen unter Umständen fest, dass direkte Konkurrenten durch Einführung vereinheitlichter Lohn- und Gehaltsabrechnungstechnologien im Wettbewerb an ihnen vorbeiziehen

Auch wenn Sie aktuell noch nicht vor einer dieser Herausforderungen stehen, sollten Sie Ihren Ansatz für die globale Gehaltsabrechnung regelmäßig überprüfen. Beobachten Sie genau, ob Ihre aktuelle Lösung funktioniert. Kennzahlen wie die Dauer der Gehaltsabrechnung und Fehlerquoten sollten Sie dabei unbedingt im Blick behalten.

Optimierte Gehaltsabrechnungsprozesse

Durch die Nutzung eines einzigen Anbieters wird die Lohn- und Gehaltsabrechnung erheblich vereinfacht und effektiver. Anstatt mit mehreren Plattformen zu jonglieren, kann die Lohnbuchhaltung ihre Aufgaben bequem an einem zentralen Ort erledigen. So kann Zeit dafür verwendet werden, Lohn- und Gehaltsabrechnungsprozesse zu verbessern und Strategien zu implementieren, die zu fortlaufenden Optimierungen führen.

Die Lohn- und Gehaltsabrechnung über eine globale Plattform zu steuern, ist schneller als die Verwendung mehrerer Systeme. Mit der globalen Gehaltsabrechnung von Deel beispielsweise können Sie Ihre Mitarbeitenden in nur wenigen Schritten bezahlen:

• Prüfen und genehmigen Sie das Gehaltsabrechnungspaket
• Wählen Sie aus, wer bezahlt werden soll
• Bezahlen Sie Ihre Gehaltsabrechnung
• Deel verarbeitet und übermittelt die Gehaltsabrechnung

Mitarbeitende verbringen bis zu 60 % ihrer Zeit mit überflüssigen Aufgaben. Dies verdeutlicht, dass Sie durch die Vereinfachung der Gehaltsabrechnung viel Zeit und Ressourcen einsparen können. Somit könnten Sie nicht nur jedes Teammitglied effizienter arbeiten lassen, sondern auch eine schlankere Buchhaltungsabteilung aufstellen.

Der Deel-Kunde Yodo1 beispielsweise konnte durch die Zentralisierung der Gehaltsabrechnung für Mitarbeitende in über 30 Ländern mehr als 100 Stunden pro Monat einsparen.

Größere Kosteneinsparungen

Durch die Vereinheitlichung von Prozessen können Sie Personal einsparen und Gehaltsabrechnungskosten senken, die durch die Nutzung mehrerer Anbieter entstehen. Im Folgenden finden Sie eine Aufschlüsselung der Kosten, die entfallen, wenn Sie zu einer zentralisierten Lösung wechseln:

• Körperschaftsteuer: Nutzen Sie die Expertenberatung des Anbieters, um sich mit Steuerverträgen vertraut zu machen und Ihren Anspruch auf verschiedene Vergünstigungen und Abzüge zu prüfen.
• Kosten für die Einstellung eines neuen Lohnbuchhalters: Sparen Sie Gehälter für interne Buchhalter:innen, indem Sie stattdessen die Dienste des externen Dienstleisters in Anspruch nehmen.
• Management: Durch den geringeren Überwachungsbedarf in ausländischen Niederlassungen können Sie auch weniger Geschäftsführer für die Beaufsichtigung ausländischer Tochtergesellschaften einplanen.
• Gebühren für Zahlungsverzug: Stellen Sie sicher, dass Sie Löhne und Steuern innerhalb der von den örtlichen Steuerbehörden gesetzten Fristen zahlen, um zusätzliche Gebühren zu vermeiden.
• An- und Abmeldung von Mitarbeitenden: Machen Sie die Einrichtung der Gehaltsabrechnung effizienter, um weniger Verwaltungskosten zu zahlen.
• Rechtskosten: Ein zentralisiertes System senkt die Kosten, da es eine einheitliche Compliance mit den Gesetze und Vorschriften an mehreren Standorten gewährleistet. Somit wird das Risiko kostspieliger Fehler, Strafen und Rechtsstreitigkeiten verringert.
• Kalkulierbare Preise: Durch die Bindung an einen einzigen Anbieter erhalten Sie einen besseren Überblick über die Abonnementkosten für die Gehaltsabrechnung und sehen, wo Sie Ihre Ausgaben senken können.

Verbessertes Compliance-Management

Weltweit operierende Unternehmen stehen vor der schwierigen Aufgabe, komplexe Gesetze und Vorschriften in den verschiedenen Ländern einzuhalten. Da sich diese Vorschriften ständig ändern, müssen auch die HR-Teams ihr Wissen laufend aktualisieren.

Standard-Gehaltsabrechnungsdienste können Sie eventuell bei lokalen rechtlichen Fragen und Compliance-Aufgaben unterstützen. Sie verfügen jedoch nicht unbedingt über das nötige Fachwissen, um Ihnen bei internationalen Herausforderungen wie Steuerverträgen oder Verrechnungspreisstrategien zu helfen.

Darüber hinaus müssen Sie sicherstellen, dass alle Plattformen im Einklang mit den lokalen Vorschriften agieren, da Sie letztlich für deren Fehler haften. Wenn Ihr Unternehmen gegen ein Gesetz verstößt, ist mit Tausenden von Euro Strafzahlung zu rechnen. Die US-Steuerbehörde IRS berechnet internationalen Unternehmen beispielsweise bis zu 20 % der nicht ordnungsgemäß eingereichten Steuern.

Mit einem globalen Anbieter für Gehaltsabrechnungen, der über ein eigenes Expertenteam verfügt, können Sie alle Herausforderungen im Hinblick auf die Compliance meistern. Sie profitieren dabei von der Beratung auf lokaler oder internationaler Ebene, ohne verschiedene Plattformen selbst überprüfen zu müssen. In unserer Checkliste zur Einhaltung von Vorschriften für die globale Gehaltsabrechnung finden Sie eine vollständige Aufschlüsselung der Compliance-Anforderungen – vor, während und nach der Abwicklung der Gehaltsabrechnung.

Im Gegensatz zu anderen Payroll-Anbietern, die global gesehen nur begrenzte Abdeckung bieten, können Sie Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungen mit Deel weltweit durchführen. So können Sie unabhängig davon, wo Sie Mitarbeitende einstellen, auf Know-how und Unterstützung zurückgreifen.

Umfassende Datentransparenz

Durch die Vereinheitlichung der Lohn- und Gehaltsabrechnung können Sie alle Mitarbeiterdaten an einem zentralen Ort aufbewahren, so dass das Management schnelle und effektive Entscheidungen treffen kann.

Bei dezentralen Systemen müssen Sie Daten aus verschiedenen Softwareprogrammen zusammenstellen. Jede Plattform verwendet höchstwahrscheinlich andere Metriken, was bedeutet, dass Sie die Daten neu formatieren müssen, ehe Sie sie zusammenführen. So müssen z. B. auch verschiedene Währungen in Euro umgerechnet werden.

Ein weiterer Vorteil der zentralen Lohn- und Gehaltsabrechnung gegenüber der dezentralen besteht darin, dass sich durch die Datenkonsolidierung Muster und Trends leichter erkennen lassen. Wenn Sie feststellen, dass in einer Tochtergesellschaft mehr Überstunden anfallen als in anderen, können Sie direkt reagieren, mehr Mitarbeitende einstellen oder sie dorthin versetzen.

Verbesserte Berichte und Analytik

Ein Vorteil der globalen Gehaltsabrechnung ist die verbesserte Datentransparenz. Entscheider können die aggregierten Daten nutzen, um umgehend aussagekräftige Berichte und Analysen zu erstellen.

Die vereinheitlichte Lohn- und Gehaltsabrechnung liefert sofortige und aktuelle Berichte über Ihr gesamtes Unternehmen. So können Sie sich darauf verlassen, dass Unternehmensentscheidungen auf aktuellem Informationsstand getroffen werden können. Das ist besonders relevant, wenn sich der Markt oder die Unternehmensleistungen über Nacht ändern können.

Im Gegensatz dazu müssen Sie bei einer dezentralen Gehaltsabrechnung die Daten aus verschiedenen Quellen extrahieren. Wenn Sie Ihren Bericht erstellt haben, sind einige der Informationen möglicherweise schon wieder veraltet. Neben der Erstellung von Berichten können Sie zentralisierte Systeme nutzen, um HR-Analysen effektiver durchzuführen. Sie verfügen über präzisere und umfassendere Daten, anhand derer Sie Muster erkennen sowie Ausgaben und Wachstum prognostizieren können. Ein wertvoller Vorteil, mit dem Sie bei der Entwicklung von Strategien weniger Gefahr laufen, relevante Trends zu übersehen.

Die Daten könnten aufzeigen, wie viel die Lohn- und Gehaltsabrechnung anfangs kostet, wenn Sie sich z. B. in Tschechien oder Polen niederlassen. So hätten Sie auch direkt eine solide Schätzung bei einer Expansion in die Slowakei, die eine ähnliche progressive Steuerstruktur hat.

Garantierter Datenschutz

Jedes Unternehmen, das mit Mitarbeiterdaten operiert, muss sich mit Sicherheits- und Datenschutzbedenken auseinandersetzen. Für internationale Unternehmen mit großer Belegschaft sind diese Bedenken noch umfangreicher, da eine Sicherheitsverletzung die sensiblen und finanziellen Daten von Hunderten oder Tausenden Menschen preisgeben könnte.

Folgen von Datenschutzverletzungen sind gravierend und weitreichend. Unternehmen können aufgrund der Datenschutzgrundverordnung mit Geldbußen von bis zu 20 Millionen Euro belegt werden, ihren Ruf schädigen und das Vertrauen von Mitarbeitern und Kunden verlieren.

Wenn Sie mehrere Anbieter von Lohn- und Gehaltsabrechnungen nutzen, sind Sie auch größeren Sicherheitsrisiken ausgesetzt, da die Speicherung von Lohn- und Gehaltsabrechnungsdaten auf verschiedenen Plattformen mehr Angriffspunkte für Cyberangriffe bietet. Auch bei häufiger Übertragung von Dateien steigt die Wahrscheinlichkeit, dass Daten falsch gehandhabt werden oder verloren gehen.

Ein zentralisiertes System speichert Lohn- und Sozialleistungsdaten an einem zentralen Ort, was das Risikomanagement vereinfacht – Sie müssen nur eine Plattform überwachen, schützen und aktualisieren.

Ein konformer globaler Anbieter von Gehaltsabrechnungen wie Deel verfügt über robuste Datensicherheits- und Datenschutzfunktionen. Auf folgende Punkte sollten Sie bei einer Plattform zur Lohn- und Gehaltsabrechnung achten:

• DSGVO- und SOC2-Konformität: Die besten Anbieter halten sich an die strengsten internationalen Richtlinien zur Datenverwaltung und -speicherung.
• Einmalige Anmeldung: Wenn Sie Ihren Mitarbeitenden einen Satz Anmeldedaten für die Unternehmenssoftware geben, minimieren Sie das Risiko, dass sie Passwörter aufschreiben oder weitergeben.
• Verschlüsselung: Die Übertragung über SSL/HTTPS gewährleistet die Sicherheit von Online-Übertragungen und -Kommunikation.
• Sichere Datenspeicherung: Tägliches Sichern und Verschlüsseln von Daten mit einer robusten Cloud-basierten Lösung wie Amazon Web Services (AWS)
• Proaktive Verwaltung: Der Anbieter lässt das System von qualifizierten IT-Fachleuten überprüfen, um potenzielle Schwachstellen zu finden, bevor es zu Datenschutzverletzungen kommt.

Erhöhte Skalierbarkeit und Anpassungsfähigkeit

Wenn Ihr Unternehmen international expandiert, benötigen Sie eine Gehaltsabrechnungslösung, die mit Ihnen wächst. So können Sie die Chancen auf neuen Märkten noch vor der Konkurrenz nutzen oder bevor sich die wirtschaftliche Lage wieder ändert.

Eine dezentralisierte Gehaltsabrechnung kann Ihr Wachstum behindern. Sie könnten z. B. einen neuen ausländischen Markt erschließen, aber Schwierigkeiten haben, die Lohn- und Gehaltsabrechnung in diesem Land einzurichten. Oder die Lohnbuchhaltung benötigt mehr Zeit als erwartet, um sich mit neuen Gesetzen und Vorschriften vertraut zu machen.

Mit einer vereinheitlichten Lösung für die Lohn- und Gehaltsabrechnung können Sie die Lohn- und Gehaltsabrechnung effizient und einfach einrichten, da sie im Zielland bereits vorhanden sein sollte. Alles, was Sie tun müssen, ist, Mitarbeitende am Standort einzustellen oder sie dorthin zu versetzen.

Mit einem globalen Payroll-Anbieter können Unternehmen auch in mehreren Ländern gleichzeitig expandieren. So nutzte Revolut beispielsweise Deel, um Mitarbeitende in mehrere Länder wie die Vereinigten Arabischen Emirate und die Schweiz zu entsenden.

Prüfen Sie folgende Merkmale, wenn Sie beurteilen wollen, ob ein globaler Anbieter von Gehaltsabrechnungen wirklich skalierbar ist:

• Eine Präsenz in mehreren Ländern: Wählen Sie einen weltweit operierenden Anbieter von Gehaltsabrechnungen, damit Ihren Expansionsplänen keine Grenzen gesetzt sind.
• Umfassendes lokales Fachwissen: Stellen Sie sicher, dass der Anbieter nicht nur in vielen Ländern tätig ist, sondern auch qualifizierte Rechts- und Steuerberater aus diesen Regionen einsetzt.
• Kompatibilität mit verschiedenen Währungen: Bevorzugen Sie eine Gehaltsabrechnung, die es Ihnen ermöglicht, Zahlungen an alle Mitarbeitenden zu senden und zu empfangen, um Komplikationen bei der Umrechnung zu vermeiden.
• 24/7-Kundenbetreuung: Überprüfen Sie den Aufbau und die Abdeckung des Kundensupports, um sicherzustellen, dass Sie umgehend Unterstützung erhalten.
• Eine breite Palette von Integrationen: Wenn sich Ihr Unternehmen weiterentwickelt, sollte es die Flexibilität geben, alle gängigen Plattformen, die Sie benötigen, zu Ihrem Technologiepaket hinzufügen zu können.

Flexible Funktionalität

Lokale Lohn- und Gehaltsabrechnungsdienste bieten in der Regel nur Funktionen und Optionen für ihren jeweiligen Zuständigkeitsbereich. Das bedeutet, dass Ihnen einige der Funktionen oftmals nicht zur Verfügung stehen, die große und international aufgestellte Unternehmen zur Vereinfachung der Gehaltsabrechnung benötigen.

Ein Beispiel dafür ist, dass Standard-Gehaltsabrechnungsdienste nur einige wenige Währungen anbieten. So müssen Sie zusätzliche Arbeitsschritte unternehmen, um Zahlungen ins Ausland zu leisten. Der Mehraufwand und die Komplexität bedeuten, dass die Fehlerquote in der Lohnbuchhaltung steigt und Mitarbeitende eventuell nicht korrekt bezahlt werden.

Lokale Gehaltsabrechnungsanbieter bieten in der Regel nur eine begrenzte Anzahl von Integrationen an. Wenn sich die technischen Anforderungen Ihres Unternehmens ändern, können Sie möglicherweise keine neue Software einbinden. Globale Unternehmen benötigen häufig Tools wie Quickbooks und BambooHR für die Buchhaltung und das Personalmanagement.

Da globale Anbieter auf internationale Überweisungen spezialisiert sind, unterstützen sie in der Regel mehrere Währungen und ermöglichen es Ihnen, Zahlungen an Mitarbeitende in der ganzen Welt schnell und einfach zu senden.

Bei globalen Anbietern ist es auch wahrscheinlicher, dass sie über spezielle Tools verfügen, die die Abwicklung internationaler Zahlungen in großem Umfang unterstützen. Deel beispielsweise verfügt über Automatisierungs- und Sammelbearbeitungsfunktionen, mit denen Sie Aufgaben mit wenigen Klicks erledigen können. Werfen Sie einen Blick auf unsere globale Gehaltsabrechnungsvorlage, um zu sehen, wo Sie mit unseren Tools Sammelbearbeitungen vornehmen und Zeit einsparen können.

Höhere Moral im Team

Da ein verlässliches Gehaltsabrechnungssystem auch Ihren Mitarbeitenden zugute kommt, ist es sinnvoll, ein System zu wählen, das ihre Anforderungen bedingungslos erfüllt. Für internationale Teams ist das mit ziemlicher Sicherheit eine vereinheitlichte Gehaltsabrechnungslösung.

Mit einem zentralisierten Lohn- und Gehaltsabrechnungssystem muss nur eine Plattform erlernt und verwaltet werden, was eine gleichbleibende und reibungslose Benutzererfahrung sichert. Mitarbeitende aus der Personal- oder Buchhaltungsabteilung, die regelmäßig auf das System zugreifen müssen, sind zufriedener mit ihrer Arbeit und können ihre Produktivität steigern.

Dank einer einheitlichen Benutzererfahrung wird auch die Fehlerquote bei der Gehaltsabrechnung minimiert. Gut für Sie, denn verspätete oder nicht korrekte Zahlungen führen zu Frustration – die Arbeitsmoral sinkt um bis zu 41 % und die Fluktuationsrate erhöht sich im Durchschnitt um 38 %. Durch die Investition in eine vereinheitlichte Lohn- und Gehaltsabrechnung investieren Sie so gesehen auch in das Wohlbefinden Ihrer Belegschaft und verbessern die Mitarbeiterbindung.

Vereinheitlichen Sie Ihr weltweit aufgestelltes Team mit Deel

Eine vereinheitlichte Lohn- und Gehaltsabrechnung kann für internationale Unternehmen den Unterschied machen. Vor allem, wenn sie ihre Teams um Mitarbeiter erweitern, die weltweit im Einsatz sind. Ohne Vereinheitlichung entstehen bei den ohnehin schon komplexen Arbeitsprozessen wie Personal- und Rechnungswesen schnell Überforderungen.

Da Unternehmen den Anschluss an den globalen Markt nicht verlieren dürfen, ist der Einsatz einer zentralisierten Lösung ein wichtiger strategischer Schritt. Eine vereinheitlichte Entgeltabrechnung ermöglicht es, sich in neuen Ländern niederzulassen und ausländische Märkte effizient zu erschließen. Mit der vereinheitlichten Zahlungsverarbeitung von Deel und dem robusten Compliance-Management gelingt Ihr Eintritt in neue Märkte reibungslos.

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