Was ist ein Vollzeitäquivalent?

Mithilfe der Kennzahl des Vollzeitäquivalents (full-time equivalent, FTE) können Arbeitgeber die Anzahl der Arbeitsstunden aller in ihrem Unternehmen beschäftigten Mitarbeiter berechnen.

Berechnung des FTE

Zur Berechnung des Vollzeitäquivalents müssen Sie die Gesamtzahl der Arbeitsstunden Ihrer Beschäftigten ermitteln, diese durch 40 Stunden dividieren und das Ergebnis auf zwei Dezimalstellen aufrunden.

[Gesamtzahl der Arbeitsstunden aller Beschäftigten] / 40 Stunden = FTE-Wert

Nehmen wir an, Sie haben zwei Vollzeitkräfte, die 40 Stunden pro Woche arbeiten, drei Teilzeitkräfte, die jeweils 20 Stunden pro Woche arbeiten, und zwei Mitarbeiter mit flexiblen Arbeitszeiten, die durchschnittlich 15 Stunden pro Woche arbeiten.

Sie haben also sieben Beschäftigte, die insgesamt 170 Stunden pro Woche arbeiten.

[170] / 40 = 4,25

Damit Ihr Unternehmen in der Praxis funktioniert, benötigen Sie 4,25 Beschäftigte.

Wofür nutzt man das Vollzeitäquivalent?

Arbeitgeber nutzen das Vollzeitäquivalent als Richtschnur zur Ermittlung ihres Personalbedarfs und der entsprechenden Budgetierung und Projektplanung sowie zur Gestaltung unterschiedlicher Arbeitszeitmodelle. Auch Regierungen nutzen diese Personalkennzahl häufig, um zu bestimmen, wer Anspruch auf bestimmte Leistungen hat.

Die Einstellung von Mitarbeitenden für ein Projekt oder ein neues Unternehmen planen

Personalabteilungen nutzen das Vollzeitäquivalent als Kennzahl für Personalentscheidungen und die Personalplanung im gesamten Unternehmen. Nehmen wir an, Sie müssen die Gesamtmenge der Stunden, der Zeit und der finanziellen Aufwendungen berechnen, die für den erfolgreichen Betrieb Ihres Unternehmens erforderlich sind. Das Vollzeitäquivalent hilft Ihnen dabei.

Beim Projektmanagement dient diese Personalkennzahl auch als Prognoseinstrument für die erforderliche Anzahl der Mitarbeiter:innen und der Mitarbeiterkapazität. Wenn ein Projekt beispielsweise 600 Stunden erfordert, würde ein Vollzeitmitarbeiter (1,0 FTE), der 40 Stunden pro Woche arbeitet, 15 Wochen benötigen, um es abzuschließen. Zwei Vollzeitstellen (2,0 FTE) könnten das Projekt wiederum in 7,5 Wochen abschließen. Bei Teilzeitbeschäftigten, z. B. drei Mitarbeitenden, die jeweils 20 Teilzeitstunden pro Woche arbeiten (1,5 FTE), würde das Projekt etwa zehn Wochen dauern. Der FTE-Wert bestimmt also die erforderliche Mitarbeiterzahl.

Wer gilt als FTE-Beschäftigter?

Wenn Personen die gesamte Arbeitswoche arbeiten – also mit einer Gesamtarbeitszeit von acht Stunden pro Tag an fünf Tagen pro Woche – dann handelt es sich um FTE-Beschäftigte. Die Anzahl der regulären Vollzeitstunden liegt damit bei 2.080 pro Jahr.

Die meisten Unternehmen betrachten eine 40-Stunden-Woche und 160 Stunden pro Monat als Vollzeitbeschäftigung. Die US-Steuerbehörde IRS definiert Vollzeit für bestimmte Zwecke, etwa die Krankenversicherung, allerdings als 30 Stunden pro Woche oder 130 Stunden pro Monat. Bei einer unbezahlten Mittagspause betrachten manche Arbeitgeber sogar 37,5 Stunden als Vollzeitarbeitswoche. Die Anzahl der Stunden hängt also vom jeweiligen Arbeitszeitmodell ab.

Was ist ein 100 %-FTE?

Ein 100 %-FTE ist ein Vollzeitbeschäftigter mit 40 Gesamtarbeitsstunden pro Woche (man nennt dies auch FTE 1,0).

Manchmal kann nur eine Person Ihr 100 %-FTE sein. In anderen Fällen benötigen Sie mehrere Mitarbeitende, um die Quote zu erfüllen - etwa zwei Teilzeitmitarbeiter:innen oder vier Beschäftigte, die nur zehn Stunden pro Woche arbeiten, usw. Je nach Ihren geschäftlichen Anforderungen sind verschiedene Kombinationen möglich.

Nehmen wir einmal an, Sie betreiben pro Woche an vier Tagen und fünf Stunden pro Tag (20 Stunden pro Woche) einen Eiswagen. Sie haben nur einen Wagen, also brauchen Sie nur 0,5 FTE.

Wenn Sie länger und an jedem Tag der Woche geöffnet haben, erhöht sich die Arbeitskapazität und Sie haben 0,875 FTE. Und wenn Sie zwei Lieferwagen mieten, haben Sie 1,75 FTE. Wenn die Transporter die gleichen Öffnungszeiten haben, ändert sich Ihre Personalkapazität, denn für Ihren Betrieb brauchen Sie zwei Personen. Andernfalls kann eine Person Überstunden machen, hätte dann aber auch eine höhere Arbeitsbelastung.

Was bedeutet 0,5 FTE?

0,5 FTE ist die Stundenzahl, die für einen Teilzeitbeschäftigten erforderlich ist, also etwa 20 Gesamtstunden pro Woche. 0,5 FTE nutzt man in der Regel für Positionen wie Projektmanager, Vorgesetzte, Gemeinkostenstellen und Strategen. Diese müssen nicht die gesamte Arbeitswoche anwesend sein, da sie die Arbeit in wenigen Stunden erledigen können. Die Anzahl der geleisteten Stunden ist somit geringer.

Regelungen zum Vollzeitäquivalent in Deutschland

In Deutschland gibt es keine direkte gesetzliche Definition des Vollzeitäquivalents, aber es wird in verschiedenen arbeitsrechtlichen Kontexten genutzt und ist in mehreren Gesetzen verankert.

Arbeitszeitgesetz (ArbZG)

Das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) legt die maximale Arbeitszeit für Vollzeitstellen fest.

• Die regelmäßige Wochenarbeitszeit für Vollzeitbeschäftigte variiert je nach Tarifvertrag und Branche, beträgt aber in der Regel 35 bis 40 Stunden pro Woche.
• Diese Zahl dient oft als Grundlage zur Berechnung des VZÄ.

Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG)

Das Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG) regelt die Rechte von Teilzeitbeschäftigten:

• Gleichbehandlung: Teilzeitkräfte dürfen nicht schlechter behandelt werden als Vollzeitkräfte (§ 4 TzBfG).
• Anspruch auf Teilzeit: Arbeitnehmer können unter bestimmten Bedingungen eine Reduzierung der Arbeitszeit beantragen (§ 8 TzBfG).
• Bei der Berechnung des VZÄ wird Teilzeit entsprechend anteilig berücksichtigt.

Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG)

Das Betriebsverfassungsgesetz (BetrVG) nutzt das VZÄ für betriebsverfassungsrechtliche Berechnungen:

• Die Anzahl der Betriebsratsmitglieder hängt von der Anzahl der Beschäftigten ab (§ 9 BetrVG).
• Teilzeitkräfte werden anteilig berücksichtigt, meist anhand des VZÄ.

Sozialversicherungsrecht

Auch in der Sozialversicherung spielt das VZÄ eine Rolle, z. B. bei der Berechnung von Beiträgen zur Kranken-, Renten- oder Arbeitslosenversicherung:

• Geringfügig Beschäftigte (Minijobber) haben ein niedrigeres VZÄ als Vollzeitkräfte.
• Sozialversicherungsbeiträge orientieren sich an der tatsächlichen Arbeitszeit und dem Einkommen.

Regelungen zum Vollzeitäquivalent in den USA

In den USA wird das Vollzeitäquivalent auf Bundesebene bei verschiedenen Programmen und Leistungen genutzt – etwa das Paycheck Protection Program (PPP) – um zu bestimmen, ob Arbeitgeber anspruchsberechtigt sind. Ebenfalls in den USA nutzt man das VZÄ, um zu ermitteln, ob ein Arbeitgeber im betreffenden Steuerjahr ein so genannter ALE (Applicable Large Employer) ist. Und Kleinunternehmer in den Vereinigten Staaten, die wissen wollen, ob sie eine Steuergutschrift in Höhe von 50 % der vom Arbeitgeber gezahlten Krankenversicherungsprämien beantragen können, benötigen diese rechnerische Größe ebenfalls. In den USA berechnet man Vollzeitäquivalente allerdings zu verschiedenen Zwecken unterschiedlich.

Bestimmung des ALE-Status

Um herauszufinden, ob Sie in den USA als ALE gelten, müssen Sie bei Ihrer Berechnung die von der US-Steuerbehörde IRS festgelegte Mindestarbeitszeit von 30 Stunden pro Woche zugrunde legen. Hilfreich bei dieser Berechnung ist das Schätzungs-Tool des IRS Taxpayer Advocate Service.

FTE-Berechnung bei der Steuergutschrift für kleine Unternehmen (Small Business Tax Credit)

Die US-amerikanische Steuergutschrift für kleine Unternehmen ist ein Beitrag zur Deckung der Kosten der Gesundheitsversorgung von Beschäftigten. Wenn Sie weniger als 25 Vollzeitäquivalente haben, sind Sie anspruchsberechtigt. Zu diesem Zweck gibt es drei Methoden der FTE-Berechnung:

1. Berechnung der tatsächlich geleisteten Arbeitsstunden
2. Berechnung des Äquivalents der Arbeitstage (auf Grundlage von acht Stunden pro Arbeitstag)
3. Berechnung des Äquivalents der wöchentlichen Arbeitszeit (40 Stunden pro Woche)

Wenn Sie die Gesamtstundenzahl durch 2080 dividieren, erhalten Sie die Anzahl der Vollzeitäquivalente.

Anspruchsberechtigung für das PPP (Paycheck Protection Program)

Das PPP-Programm der SBA (Small Business Administration) unterstützt den Fortbestand von Unternehmen in Krisenzeiten. Das Darlehen, auf das die Empfänger Anspruch haben, wird berechnet anhand der Gesamtzahl der Vollzeitäquivalente. Zur Berechnung der FTE-Kennzahl muss man die durchschnittliche Anzahl der monatlichen FTE in einem bestimmten Zeitraum ermitteln (15. Februar 2019 bis 30. Juni 2019 oder 1. Januar 2020 bis 29. Februar 2020).

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