Was sind Lohnnachzahlungen?

Unter einer Lohnnachzahlung versteht man das Geld, das ein Arbeitgeber einem Arbeitnehmer für bereits geleistete, aber noch nicht bezahlte Arbeit schuldet.

Leider ist unbezahlte Arbeit keine Seltenheit. Menschen machen manchmal Fehler oder verstoßen vorsätzlich gegen gesetzliche Bestimmungen. Wenn Arbeitnehmer:innen der Lohn oder das Gehalt nicht ordnungsgemäß gezahlt wird, haben sie Anspruch auf eine Lohnnachzahlung. Etwa dann, wenn ein Arbeitgeber es versäumt, Überstunden zu bezahlen, oder wenn einer angestellten Person zu Unrecht gekündigt und sie für ihre geleistete Arbeit nicht entlohnt wird.

Eine Lohnnachzahlung ist eine Form der unbezahlten Vergütung und soll die Differenz ausgleichen zwischen dem Betrag, den ein Arbeitgeber an eine angestellte Person gezahlt hat, und dem Betrag, zu dem er vertraglich oder gesetzlich verpflichtet ist. Lohnnachzahlungen decken in der Regel finanzielle Abweichungen gegenüber dem Mindestlohn und Überstundenregelungen sowie alle geschuldeten Leistungen oder Vergütungen.

In den meisten Fällen werden Lohnnachzahlungen pauschal entrichtet. Bei einem Zahlungsverzug können dem Arbeitgeber Strafen auferlegt werden. Je nach Land gibt es unterschiedliche gesetzliche Regelungen für Lohnnachzahlungen – die folgenden Informationen beziehen sich auf die Vorschriften und Anforderungen in Deutschland und den USA.

Nachzahlung oder rückwirkende Bezahlung?

Nachzahlungen und rückwirkende Bezahlungen ähneln sich zwar, sind aber nicht dasselbe. Sie unterscheiden sich hauptsächlich durch den Grund der Zahlung.

Eine Nachzahlung ist die Vergütung nicht gezahlter Löhne, z. B. für unbezahlte Überstunden. Eine rückwirkende Bezahlung bekommen Arbeitnehmer:innen, wenn sie zu wenig Geld erhalten haben oder als Ausgleich für die Differenz zwischen dem, was sie erhalten haben, und dem, was sie hätten erhalten müssen.

Wenn ein Arbeitgeber zum Beispiel feststellt, dass er jemandem aufgrund eines Verwaltungsfehlers zu wenig gezahlt hat, etwa weil er Überstunden falsch berechnet oder eine Gehaltserhöhung nicht berücksichtigt hat, dann handelt es sich um eine rückwirkende Bezahlung.

Bei einer rückwirkenden Bezahlung korrigiert der Arbeitgeber den Fehler und zahlt die Differenz zwischen dem, was die Person zuvor erhalten hat, und dem, was sie hätte erhalten müssen, unter Berücksichtigung einer rückwirkenden Lohnerhöhung oder von Überstunden.

Gesetzliche Regelungen in Deutschland

In Deutschland gibt es für Lohnnachzahlungen klare gesetzliche Regelungen, die sowohl Arbeitnehmer:innen als auch Arbeitgeber betreffen. Hier sind die wichtigsten Punkte:

Anspruch auf Lohnnachzahlung

Arbeitnehmer:innen haben Anspruch auf eine Nachzahlung von Lohn oder Gehalt, wenn:

• der Arbeitgeber den Lohn verspätet oder gar nicht gezahlt hat.
• der Arbeitgeber Fehler in der Lohnabrechnung gemacht hat.
• tarifvertragliche oder gesetzliche Lohnerhöhungen nicht berücksichtigt wurden.

Gesetzliche Verjährungsfrist

• Gemäß § 195 BGB verjährt der Anspruch auf Lohnnachzahlung grundsätzlich nach drei Jahren. Die Frist beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem der Anspruch entstanden ist.
• Achtung: In Arbeits- oder Tarifverträgen können kürzere Ausschlussfristen (z. B. drei bis sechs Monate) festgelegt sein. Ist die Frist abgelaufen, verfällt der Anspruch.

Vorgehen bei Lohnnachforderung

• Mündliche oder schriftliche Nachfrage beim Arbeitgeber.
• Schriftliche Mahnung mit Fristsetzung.
• Einschaltung des Betriebsrats (falls vorhanden).
• Klage beim Arbeitsgericht, falls der Arbeitgeber nicht reagiert.

Verzugszinsen bei verspäteter Zahlung

• Wenn der Arbeitgeber in Zahlungsverzug ist, kann ein:e Arbeitnehmer:in laut § 288 BGB Verzugszinsen in Höhe von 5 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz verlangen.

Gesetzliche Regelungen in den USA

In den USA sind Lohnnachzahlungen vor allem im Gesetz über faire Beschäftigungsstandards (Fair Labor Standards Act, FLSA) geregelt. Daraus ergeben sich verschiedene mögliche Situationen. Im Folgenden sind die häufigsten Gründe und Beispiele für Lohnnachzahlungen aufgeführt:

Falsche Einstufung als außertariflicher Angestellter

Laut FLSA haben Tarifangestellte Anspruch auf die Vergütung aller Überstunden, die über 40 Stunden pro Arbeitswoche hinausgehen. Wenn Arbeitnehmer:innen fälschlicherweise als außertariflicher Angestellte eingestuft und ihre Überstunden nicht vergütet werden, haben sie möglicherweise Anspruch auf eine Nachzahlung unbezahlter Überstunden.

Scheinselbständigkeit bzw. falsche Einstufung als unabhängige Auftragnehmer:innen

Es kommt vor, dass Unternehmen ihre Beschäftigten fälschlicherweise als Freelancer:innen einstufen, sodass es zu einer Scheinselbständigkeit kommt. Die Beschäftigten haben dann keinen Anspruch auf bestimmte Sozialleistungen, Mindestlohn und Überstundenvergütung, obwohl sie diese eigentlich erhalten müssten. Sie können in diesem Fall eine Nachzahlung nicht erhaltener Löhne, Leistungen oder Vergütungen während des Arbeitsverhältnisses geltend machen. Gleichzeitig riskieren Arbeitgeber bei Vorliegen einer Scheinselbständigkeit Strafzahlungen und rechtliche Konsequenzen. Deel hilft Ihnen, Freelancer:innen international rechtskonform zu beauftragen und dabei genau zu prüfen, ob das Risiko einer Scheinselbständigkeit besteht und Sie dementsprechend eine Person in ein Angestelltenverhältnis überführen sollten.

Nicht gezahlte Provisionen und Boni

Bei Unternehmen mit einer Vergütung auf Provisionsbasis kann der Arbeitgeber eine Nachzahlung schulden, wenn er Provisions- oder Bonuszahlungen einbehält oder verwehrt. Wenn dies mit Absicht geschieht, kann der Arbeitgeber dazu verpflichtet werden, den vollen Betrag sowie Strafen oder Zinsen zu zahlen.

Keine Zahlung des Mindestlohns oder des Überstundentarifs

In den USA haben Tarifangestellte Anspruch auf den bundesweiten Mindestlohn und einen Überstundentarif in Höhe des Anderthalbfachen des Normallohns für alle Arbeitsstunden, die über die 40-Stunden-Woche hinausgehen. Wenn der Arbeitgeber den Mindestlohn oder die Überstunden nicht bezahlt, können Arbeitnehmer:innen eine Nachzahlung des geschuldeten Gesamtbetrags geltend machen.

Keine Bezahlung von geleisteter Arbeit außerhalb der Arbeitszeit

Arbeitnehmer:innen, die nach der vereinbarten Arbeitszeit Aufgaben erledigen und an arbeitsbezogenen Besprechungen oder Schulungen teilnehmen, müssen hierfür bezahlt werden. Wenn ihnen diese Zeit nicht vergütet wird, haben sie möglicherweise Anspruch auf eine Lohnnachzahlung.

Fehler in der Gehaltsabrechnung

Manchmal kommt es tatsächlich vor, dass die geleistete Arbeit aufgrund von Fehlern nicht bezahlt wird, zum Beispiel durch Fehler in der Gehaltsabrechnung und eine falsche Berechnung des Lohns und der Abzüge eines Arbeitnehmers. So kann es etwa vorkommen, dass bei der Gehaltsabrechnung die Überstunden falsch berechnet werden. Arbeitgeber müssen in diesem Fall eine Lohnnachzahlung durchführen.

Habe ich Anspruch auf Lohnnachzahlung?

Wenn ein Arbeitgeber seine Arbeitnehmer:innen für ihreArbeit nicht entsprechend entlohnt, dann verstößt er gegen Gesetze und geht ein rechtliches Risiko ein.

Die Einzelheiten eines Nachzahlungsanspruchs hängen ab von den jeweiligen besonderen Umständen. In der Regel geht es dabei um nicht gezahlte Löhne, Leistungen oder Vergütungen, die Arbeitnehmer:innen laut Arbeitsvertrag, der Unternehmenspolitik oder den vor Ort geltenden gesetzlichen Regelungen zustehen.

Jeder Fall muss im Einzelnen geprüft werden. Beachtet werden müssen etwa die Bedingungen des Arbeitsvertrags oder der Vereinbarung, die einschlägigen Gesetze und Vorschriften und alle anderen Richtlinien oder Verfahren, die missachtet wurden.

Wenn sich herausstellt, dass ein:e Arbeitnehmer:in Anspruch auf eine Lohnnachzahlung hat und der Arbeitgeber die Zahlung verweigert oder unrechtmäßig kündigt, hat die Personverschiedene rechtliche Möglichkeiten, um den Nachzahlungsanspruch geltend zu machen.

All das macht deutlich, dass es sich für Unternehmen lohnt, die Notwendigkeit von Lohnnachzahlungen von vornherein zu vermeiden: Damit sorgen sie für ein gutes Verhältnis zu ihren Angestellten, stärken deren Vertrauen und verbessern ihren Ruf als Arbeitgeber. Eine robuste und zuverlässige Software für Gehaltsabrechnungen kann dabei eine große Hilfe sein: Sie optimiert den Prozess und reduziert Fehler bei Gehaltsabrechnungen von Unternehmen jeder Größe, sodass sich fehlerbedingte Nachzahlungsansprüche weitgehend vermeiden lassen.

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