Workation: Arbeiten, wo andere Urlaub machen

Surfen an der Algarve, Wandern in den Alpen, Ausspannen in der Toskana: All das kennen viele nur aus dem Urlaub. Aber seit der Coronapandemie arbeiten immer mehr Menschen im Homeoffice. Und wenn man zum Arbeiten nur ein Laptop und eine gute Internetverbindung braucht, geht das bei vielen auch an Orten, an denen andere Urlaub machen. Sie nehmen die Arbeit mit auf Reisen, kombinieren sie stressfrei mit etwas Erholung und machen Workation.

Für viele ist das ein Traum. Aber was genau ist mit diesem Kofferwort aus „work“ und „vacation“ eigentlich gemeint? Und ist es wirklich so traumhaft, wie es auf den ersten Blick scheint? In diesem Artikel erklären wir, worum es bei Workation eigentlich geht. Und Sie erfahren, was dabei zu beachten ist und wie am besten damit umgeht.

Workation - was bedeutet das eigentlich?

Sehen wir uns zunächst einmal an, was Workation nicht ist:

• Workation ist nicht das gleiche wie Urlaub. Man muss keinen Urlaub nehmen, in dem man dann komplett von der Arbeit abschaltet. Stattdessen arbeitet man wie gewohnt weiter, nimmt an Besprechungen teil, schreibt E-Mails und liefert Arbeitsergebnisse ab. Nur eben an einem schöneren und attraktiveren Ort, als in den eigenen vier Wänden oder im Büro der Firma.
• Workation ist auch nicht zu verwechseln mit Bleisure, einem weiteren Kofferwort aus „business“ und „leisure“. Dabei hängt man vor oder nach einer Geschäftsreise noch ein paar Tage dran, um sich etwa die Sehenswürdigkeiten der Gegend anzusehen, in der man unterwegs ist. Und wenn diese Tage nicht gerade auf ein Wochenende fallen, muss man sich hierfür Urlaub nehmen oder sich zumindest bei seinem Unternehmen abmelden.
• Auch mit digitalemn Nomadentumen ist etwas anderes gemeint, nämlich Menschen, die ständig von wechselnden Orten aus mobil arbeiten. Auch wenn Mitarbeitende und ihr Unternehmen bei einer Workation selbst entscheiden, wie lange sie dauert, ist der Zeitraum dieses Arbeitsmodells begrenzt. Und digitale Nomad:innen arbeiten auch nicht zwangsläufig an touristisch attraktiven Orten.
• Ebenfalls etwas anderes als eine Workation ist ein unbezahlter Urlaub, wie etwa in Form eines Sabbaticals. Dabei handelt es sich um eine komplette, kürzere oder längere Auszeit vom Job, an deren Ende man wieder an den alten Arbeitsplatz zurückkehrt, oder sich unter Umständen auch beruflich neu orientiert.
• Und schließlich ist eine Workation auch keine klassische Entsendung von Beschäftigten. Dabei schickt ein Unternehmen Mitarbeitende in der Regel für einen bestimmten Zeitraum in ein anderes Land, und zwar mit einem konkreten Arbeitsauftrag, der vor Ort ausgeführt werden soll.

Bei einer Workation erledigen Menschen ihre beruflichen Aufgaben also für einen kürzeren Zeitraum von einem attraktiven Reiseziel aus, etwa am Strand, in den Bergen oder in einer pulsierenden Metropole. Es ist kein reiner Urlaub, sondern eine Kombination aus produktivem Arbeiten und erholsamen Freizeitmomenten. Infrage kommt eine Workation seit der zunehmenden Verbreitung von Remote-Arbeit nicht mehr nur für Soloselbstständige und Freelancer:innen, sondern auch für fest angestellte Arbeitnehmer:innen. Einzige Voraussetzung ist, dass man die jeweilige Tätigkeit ortsunabhängig ausführen kann.

Gute Gründe für eine Workation

Workations werden immer beliebter: Einer Studie der Unternehmensberatung PwC zufolge würden 30 % der Beschäftigten ein Stellenangebot ausschlagen, wenn das betreffende Unternehmen diese Form der mobilen Arbeit ausschließt. Arbeitgebenden ohne Workation-Angebot entgeht also ein Drittel des potenziellen Talentpools. In der Altersgruppe der 18-–29-Jährigen liegt der Anteil sogar bei 45 %. Aber was genau ist es, was Jobbewerber:innen bei der Entscheidung für eine Stelle an diesem „weichen Faktor“ besonders schätzen? Und warum lassen sich Unternehmen in zunehmendem Maße darauf ein?

• Steigerung der Produktivität: Ein Tapetenwechsel bringt frische Perspektiven und eine inspirierende Umgebung. Das kann die Kreativität von Mitarbeitenden fördern und ihre Motivation erhöhen. Wenn sie es schaffen, am neuen Ort einen strukturierten Tagesablauf zu organisieren, können sie ihre Arbeitszeit effizienter nutzen und produktiver werden, auch wenn viele Unternehmen anderer Ansicht sind. Mithilfe spezieller Tools wie etwa Deel Engage sorgen Sie dafür, dass Ihre Angestellten selbst in Flipflops mit Blick auf den Pool Leistung auf Höchstniveau abliefern.
• Bessere Work-Life-Balance: Die Kombination aus Arbeit und Freizeit an einem reizvollen Reiseziel kann für mehr Mitarbeiterzufriedenheit, weniger Stress und bessere mentale Gesundheit sorgen. Dies wirkt vorbeugend gegen einen möglichen Burnout und kann Berufs- und Privatleben besser miteinander in Einklang bringen. Mitarbeitende schätzen die damit einhergehende Flexibilität und die Möglichkeiten der Anpassung an individuelle Bedürfnisse.
• Employer Branding: Eine attraktive Workation-Strategie stärkt das Ansehen von Unternehmen bei Jobsuchenden. Vielen von ihnen nehmen sie dann als attraktiven Arbeitgebenden wahr. Besonders junge Generationen legen großen Wert auf Flexibilität und Abwechslung. Daher bietet das Anbieten Angebot von Workations Unternehmen einen Wettbewerbsvorteil gegenüber der Konkurrenz, die dieses Arbeitsmodell ausschließt. Außerdem bieten sich hierdurch zahlreiche Möglichkeiten der positiven Außendarstellung in Form von Geschichten über Workation-Mitarbeitende in verschiedenen Formaten (soziale Netzwerke, Blogs, Newsletter).
• Persönliche Weiterentwicklung: Bei einer Workation lernt man neue Kulturen und Umgebungen in einem anderen Land kennen. Deshalb kann diese Arbeitsform das eigene Denken erweitern und die Anpassungsfähigkeit fördern. Mitarbeitende können auf diese Weise Kompetenzen und neue Ideen entwickeln und diese im Arbeitsalltag umsetzen.
• Vernetzung: Remote-Work von anderen Orten aus ermöglicht es, neue Kontakte zu knüpfen und sich zu vernetzen, etwa durch die Teilnahme an lokalen Veranstaltungen oder die Arbeit in einem Coworking-Büro. Sowohl Beschäftigte als auch Unternehmen können von diesen neuen Kontakten profitieren. Die Teams der Nutzer:innen von Deel beispielsweise haben durch die Zusammenarbeit mit dem Coworking-Anbieter WeWork von überall aus Zugang zu einem Arbeitsplatz.
• Teambuilding: Einige Unternehmen führen auch gemeinsame Workations mit allen oder einem Teil ihrer Beschäftigten durch. Bei einer Teamworkation begegnen sich Teammitglieder auf andere Weise als im Büroalltag. Wenn sie gemeinsame Erlebnisse an anderen Orten machen, kann dies die Beziehungen untereinander stärken und das Gruppengefühl und die Arbeitsatmosphäre verbessern.

Herausforderungen einer Workation und wie man sie bewältigt

Zwar wünschen sich immer mehr Beschäftigte die vorübergehende Arbeit unter Palmen -– bei vielen Firmen ist dieser Wunsch aber weit entfernt von der Realität. Laut einer Umfrage des Instituts der deutschen Wirtschaft erlauben nur 15 % der deutschen Unternehmen ihren Mitarbeitenden mobiles Arbeiten im Ausland. Woran das liegt? Ähnlich wie beim Homeoffice gibt es von Seiten der Unternehmen zahlreiche Bedenken. Denn trotz der vielen Vorteile gibt es auch Schattenseiten. Bei aller Begeisterung für Remote-Arbeit an Urlaubsorten muss man auf dem Weg dorthin einige Herausforderungen bewältigen.

• Technische Voraussetzungen und Infrastruktur: Ein Arbeitslaptop und eine gute Internetverbindung sind in der Regel zwingende Voraussetzungen. Deshalb muss man darauf achten, wie die Lage vor Ort ist und ob man geeignete Arbeitsmittel nutzen kann. Unter Umständen muss man sich auch darum kümmern, dass ein spezieller Arbeitsbereich, etwa in Form eines Coworking-Space, zur Verfügung steht. Unternehmen können Ihre Mitarbeitenden hier organisatorisch unterstützen.
• Zeitmanagement: Grundsätzlich gilt: Je stärker mehr Beschäftigte dazu in der Lage sind, eigenverantwortlich zu arbeiten und sich selbst zu organisieren, desto eher kommt eine Workation für sie in Frage. Man muss die richtige Balance finden zwischen Arbeit und Freizeit, möglicherweise bestimmte Arbeitszeiten festlegen und seine eigenen Arbeitsroutinen finden. Auch den Faktor Zeitzone sollte man nicht unterschätzen, denn bei vielen Jobs ist Erreichbarkeit besonders wichtig. Wenn man in einer anderen Zeitzone ist als die Kolleg:innen, ist es schwieriger, mit ihnen zu kommunizieren und Termine für Besprechungen zu finden. Unter Umständen muss man wegen der Zeitverschiebung auch zu ungewohnten Tageszeiten arbeiten, was nicht immer einfach ist. Klare Absprachen mit dem Unternehmen zur Erreichbarkeit und den Arbeitszeiten sind wichtig, um die Zusammenarbeit nicht zu beeinträchtigen. Unternehmen können die Kommunikation in einzelnen Teams aber zusätzlich fördern, etwa mit den Tools von Deel, bei denen sie Zugriff haben auf die speziellen HR-Plugins von Slack haben..
• Produktivitätsrisiken: Eine Workation kann die Produktivität sowohl steigern als auch reduzieren. Denn an Urlaubsorten stellt sich oft auch schnell eine Füße-hoch-Mentalität ein: Man ist abgelenkt durch eine besonders schöne Landschaft oder verschiedenste Freizeitaktivitäten, die sich Zuhause nicht bieten. Hinzu kommen fehlende Arbeitsroutinen in ungewohnter Umgebung. All dies kann die Arbeitseffizienz beeinträchtigen und die Grenzen zwischen Arbeit und Freizeit verschwimmen lassen –- stärker als im Homeoffice. So mancher fragt sich dann wohl: Arbeite ich noch, oder urlaube ich schon? Es besteht also die Gefahr, zu viel zu arbeiten und sich nicht genug zu erholen. Oder umgekehrt. Und was eigentlich als Maßnahme für eine bessere Work-Life-Balance gedacht war, kann sich schnell ins Gegenteil verkehren.
• Isolation: Bei längeren Workation-Phasen kann ein fehlender Austausch mit Kolleg:innen und dem Freundeskreis zuhause zu einem Gefühl der Isolation führen. Das gilt vor allem dann, wenn man alleine reist oder wenn man am Zielort niemanden kennt. Oder wenn man dort viel arbeitet und keine Möglichkeit hat, neue Leute kennenzulernen. Auch hier kann es hilfreich sein, bestimmte Routinen festzulegen, etwa regelmäßige Gespräche mit Kolleg:innen und Freund:innen oder der Kontaktden Kontakt zu suchen mit anderen Menschen vor Ort, zum Beispiel in einem Coworking-Büro.
• Kosten: Transport, Unterkunft und etwaige Zusatzkosten für technische Ausstattung oder Coworking-Büros sorgen unter Umständen für eine finanzielle Mehrbelastung. Das hängt auch stark davon ab, an welchen Ort man reist. Eine Ski-Workation in den Schweizerschweizer Alpen ist vermutlich sehr viel teurer als eine Strand-Workation auf den Kanarischen Inseln. Einige Arbeitgebende erklären sich dazu bereit, Mitarbeitende teilweise finanziell zu unterstützen, wenn sie vorübergehend von einem anderen Ort aus arbeiten möchten.
• Rechtliche Aspekte: In Deutschland besteht nur dann ein gesetzlicher Anspruch auf Workation, wenn die rechtlichen Grundlagen hierfür in einer Betriebsvereinbarung oder Zusatzvereinbarung vertraglich geregelt sind. Ansonsten müssen Arbeitgebende und Beschäftigte dies von Fall zu Fall individuell aushandeln. Dabei ist zu beachten, dass je nach Zielland unterschiedliche rechtliche und steuerliche Regelungen gelten, etwa zu Aufenthalts- und Arbeitserlaubnis oder Visabestimmungen. Auch die arbeitsrechtlichen Regelungen können anders sein als nach deutschem Arbeitsrecht, etwa in Bezug auf Arbeitszeiten, Urlaubstage und Sozialversicherungsbeiträge. Auch iInternationale Steuerfragen sollten ebenso im Vorfeld geklärt werden. Andernfalls können schnell Probleme auftreten. Beschäftigte sind beispielsweise dort steuerpflichtig, wo sie ihrer Tätigkeit nachgehen. Das gilt allerdings erst ab einem Aufenthalt von mindestens 184 Tagen. Weiterhin besteht das Risiko, dass Steuerbehörden von der GBegründung einer Betriebsstätte im Ausland ausgehen –- mit den entsprechenden steuerlichen Folgen. Auch der Krankenversicherungsschutz im Ausland muss sichergestellt sein.
• Datenschutz: Zu beachten ist außerdem, dass Unternehmen bei der Arbeit aus dem Ausland oder in öffentlich zugänglichen Netzwerken häufig Bedenken haben wegen unterschiedlicher gesetzlicher Datenschutzregelungen außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums (EWR) oder der Offenlegung sensibler Daten haben. In diesem Fall sollten sie Richtlinien für den Umgang damit bereitstellen. Denn im Falle von Datenschutzverstößen haften sie weiterhin als Datenverantwortliche. Mithilfe der Lösungen von Deel IT gewährleisten Sie beispielsweise, dass die Geräte Ihres Unternehmens über geeignete Sicherheitskontrollen und Sicherheitseinstellungen verfügen.

All diese Aspekte müssen Sie im Rahmen einer sorgfältigen Planung berücksichtigen, bevor Sie sich begeistert in eine Workation stürzen. Wenn Arbeitgebende und Beschäftigte es schaffen, die jeweiligen Bedürfnisse in Einklang zu bringen und die kritischen Punkte abzuklären, steht einer erfolgreichen Workation aber nichts mehr im Weg. Im Blog von Deel finden Sie weitere praktische Informationen zu vorübergehenden oder längerfristigen Ortswechseln ins Ausland, etwa nach Spanien.

Workation - – aber wo?

Die Optionen für den Ort einer Workation sind nahezu endlos. Ausschlaggebend sind am Ende wohl die individuellen Vorlieben. Etwas Orientierung bietet etwazum Beispiel der Touristikkonzern TUI. In diesem Jahr ermittelte er einen Index mit den 50 beliebtesten Reisezielen für Remote-Arbeit. Ganz oben stehen Städte in westeuropäischen EU-Ländern mit guter Infrastruktur wie Lissabon. Aber auch osteuropäische Destinationen wie Bukarest, Budapest oder Krakau schneiden gut ab, sie punkten mit geringen Kosten.

Wen es eher aufs Land oder in abgelegene Regionen zieht, muss stets berücksichtigen, ob eine gute Internetverbindung und sonstige Infrastruktur wie etwa Coworking-Büros vorhanden sind. Auch eine gute Verkehrsanbindung muss gegeben sein. Schließlich muss man auch irgendwie dorthin kommen. Und die jeweilige Zeitzone sollte sich eignen, damit die Arbeit hierdurch nicht zu sehr beeinträchtigt wird. Attraktiv sind aus all diesen Gründen Reiseziele wie zum Beispiel die Kanarischen Inseln, Madeira oder Estland.

Wer bei seiner Workation lieber in Deutschland bleibt, findet in den Badeorten an Nord- und Ostsee sicherlich ideale Bedingungen. Und die bayerische Alpenregion bietet sich an als Arbeitsort mit reizvollem Bergblick. Zahlreiche Reise-Blogger und Social-Media-AccountsSocial Media Accounts liefern interessierten Beschäftigten und Unternehmen Inspiration für die Traumdestination einer Workation –- ob alleine oder im Team.

Schwieriger als die Auswahl des Reiseziels ist aber letztlich die richtige Vorbereitung. Denn auch wenn vieles für eine Workation spricht, sollte man die Herausforderungen nicht unterschätzen. Wägen Sie sorgfältig die Vor- und Nachteile ab und sorgen Sie dafür, Durchführbarkeit und Ablauf im Vorfeld genau zu planen. Berücksichtigen Sie auch die rechtlichen Folgen. Unterstützung hierbei bietet zum Beispiel der leistungsstarke Deel Compliance Monitor. Er zeigt automatisch Änderungen der geltenden Gesetze an und empfiehlt Ihnen entsprechende Maßnahmen. Das komplette HR-Paket von Deel mit integrierten Lösungen für Steuern und Compliance ist auf die Bedürfnisse von global und dezentral operierenden Unternehmen zugeschnitten. Damit wickeln Sie problemlos die Personalverwaltung für Ihre Mitarbeitenden in mehr als 100 Ländern ab.

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