Dezentralisierte vs. zentralisierte Gehaltsabrechnung: Pro und Kontra

Wenn Unternehmen wachsen, benötigen Sie häufig Personal in den verschiedensten Ländern. Ganz gleich, ob in Deutschland, dem europäischen Ausland (Frankreich, Schweiz etc.) oder in den USA: Je mehr globale Arbeitskräfte Sie in Ihre Organisationsstruktur einbinden, desto deutlicher werden die Vorteile einer einfachen, kosteneffizienten und akkuraten Lösung zur Gehaltsabrechnung. Aber wie sieht diese aus und wie können Sie diese nutzen, um Ihre Mitarbeitenden zu bezahlen?

Eine zentrale Gehatsabrechnung kann gesamtwirtschaftlichen Nutzen bringen, da sie die Lohnverhandlungen vereinheitlicht und die Verwaltungskosten senkt. Eine dezentrale Gehaltsabrechnung ermöglicht dagegen individuellere Lohnverhandlungen und Anpassungen, was zu einem höheren Maß an Flexibilität führt, jedoch möglicherweise auch höhere Verwaltungskosten verursacht.

Empirische Studien zeigen, dass eine effiziente Verwaltung der Gehaltsabrechnung die Produktivitätsentwicklung in Unternehmen signifikant beeinflussen kann. Durch präzise und pünktliche Gehaltsabrechnungen können Mitarbeiterzufriedenheit und Arbeitsmotivation gesteigert werden, was sich wiederum positiv auf die Gesamtproduktivität auswirkt.

Für die meisten globalen Unternehmen stellt sich also die Frage, ob sie besser mit einer zentralen oder dezentralen Gehaltsabrechnung arbeiten sollten.

Eine Option ist es, mehrere lokale Anbieter für die Gehaltsabrechnung zu nutzen, um den Bedürfnissen der Mitarbeitenden an verschiedenen Standorten gerecht zu werden. Eine andere Möglichkeit ist ein vereinheitlichtes Gehaltsabrechnungssystem für alle Mitarbeitenden, wie es z. B. Deel anbietet.

Unsere globale Lösung zur Gehaltsabrechnung ist weltweit verfügbar, und im Gegensatz zu unseren Mitbewerber:innen verfügen wir über ein internes Expertenteam, das einen besseren Überblick über sämtliche Einstellungen von Mitarbeitenden im Ausland, kürzere Reaktionszeiten bei der Beantwortung von Fragen und eine einheitliche Nutzererfahrung bietet.

In diesem Artikel erfahren Sie mehr über die Vorteile und Herausforderungen der beiden Gehaltsabrechnungsoptionen, damit Sie die optimale Lösung für Ihr Unternehmen wählen können.

Was ist eine zentralisierte Gehaltsabrechnung?

Die zentralisierte Gehaltsabrechnung ist eine Art von Gehaltsabrechnungssystem, mit dem Sie alle Schritte der Gehaltsabrechnung auf einer Plattform verwalten können. Bei dieser Methode befolgen alle Lohnbuchhalter:innen die gleichen Prozesse, unabhängig davon, wo die Mitarbeitenden arbeiten und bezahlt werden.

Da die Verwaltung aller Aufgaben und Daten in einem System eine bessere Kontrolle über den gesamten Gehaltsabrechnungsprozess ermöglicht, bevorzugen viele interantional aufgestellte Unternehmen den zentralisierten Ansatz für ihre globale Gehaltsabrechnung.

In diesen Unternehmen gibt es in der Regel ein gut aufgestelltes Lohnbuchhaltungsteam, das für die Entscheidungsfindung im gesamten Unternehmen zuständig ist. Sie stimmen die Prozesse der Gehaltsabrechnung mit sämtlichen lokalen Anbietern ab, mit denen das Unternehmen möglicherweise zusammenarbeitet.

Vorteile einer zentralisierten Gehaltsabrechnung

Sowohl kleine als auch wachstumsorientierte Unternehmen benötigen eine gut dokumentierte, formalisierte Strategie für Ihre Gehaltsabrechnung. Dies gilt insbesondere, wenn sie Mitarbeitende auf internationaler Ebene einstellen. Mit dieser Strategie können Unternehmen potenzielle Compliance-Risiken bei der Gehaltsabrechnung vermeiden und ein nachhaltiges und skalierbares Gehaltsabrechnungsmodell aufbauen.Wenn Sie sich für ein zentralisiertes System entscheiden, profitieren Sie von folgenden Vorteilen:

• Verfügbarkeit
• Verbesserte Kontrolle
• Schlanke Prozesse
• Sichere gemeinsame Nutzung von Daten

Verfügbarkeit

Als globales Unternehmen verfügen Sie wahrscheinlich über mehrere Payroll-Teams, die in verschiedenen Ländern arbeiten und mehrere Währungen verwenden. Wenn Sie ein zentrales System zur Speicherung und Verwaltung Ihrer Gehaltsabrechnung verwenden, können diese Teammitglieder bei Bedarf problemlos auf die Daten zugreifen, unabhängig von ihrem Standort. Benötigen dagegen andere Abteilungen, z. B. die Personalabteilung, Zugriff auf die Gehaltsabrechnungsdaten, können die Mitarbeitenden diese in einer zentralen Plattform leicht auffinden, anstatt mehrere Plattformen und Datenbanken durchsuchen zu müssen.

Schlanke Prozesse

Wenn Ihre Payroll-Prozesse je nach Unternehmen oder Standort unterschiedlich sind, stoßen Sie möglicherweise auf Hindernisse, wenn Sie über Daten berichten oder neue Payroll-Manager einarbeiten müssen. Uneinheitliche Abrechnungsprozesse können zu Fehlern führen, sodass die Personalabteilung Fehler manuell beheben muss.

Durch eine Automatisierung der Payroll-Software, Self-Service--Funktionen und integrierten Systeme, die Gehalts-- und HR-Funktionen kombinieren, kann das Fehlerrisiko verringert werden. Diese Automatisierungen und Arbeitsabläufe werden mit einem zentralisierten Gehaltsabrechnungssystem noch stärker vereinheitlicht.

Mit einheitlichen Prozessen in allen Niederlassungen und Ländern lassen sich neue Mitarbeitende problemlos einstellen und Mitarbeitende dorthin versetzen, wo es nötig ist. Die Folge: mehr Kosten- und Arbeitseffizienz für Ihr Unternehmen.

Sichere gemeinsame Nutzung von Daten

Je größer das Unternehmen, desto größer sind die Risiken im Hinblick auf die Datensicherheit und Datenschutzeinstellungen. Wenn Sie Ihre Gehaltsabrechnung an mehreren Standorten abwickeln, können zahlreiche Personen auf vertrauliche und personenbezogene Daten zugreifen, was die Anfälligkeit Ihrer Datenbank erhöht.

Wenn Sie die Gehaltsabrechnung zentralisieren, haben weniger Personen Zugang zu den Gehaltsabrechnungsdaten. Sie können bessere Sicherheitsmaßnahmen für die Gehaltsabrechnung ergreifen, um diese Daten vor Cyberangriffen zu schützen.

Bessere Kontrolle

Die Vereinheitlichung von Gehaltsabrechnungsdaten ermöglicht es Ihnen, alle Ausgaben (Gehälter, Benefits für Angestellte, Gemeinkosten) über eine zentrale Plattform zu überwachen. So haben Sie mehr Kontrolle über die Gehaltsabrechnung, das Personalwesen, die Mitarbeiterführung und weitere Prozesse. Führungskräfte und Manager können so fundierte Entscheidungen über das Unternehmen und die verfügbaren Ressourcen treffen.

Ein klares Bild davon, wie Ihr Budget im gesamten Unternehmen ausgegeben wird - einschließlich der Niederlassungen im Ausland - ermöglicht es Ihnen, potenzielle Verbesserungsbereiche problemlos zu ermitteln, datengestützte Entscheidungen über Ihr Budget zu treffen und sicherzustellen, dass sämtliche Ausgaben berücksichtigt werden.

What is decentralized payroll?

Decentralized payroll is a payroll model in which companies open new entities or set up multiple payroll teams in all countries.

Early-stage companies often choose decentralization because of cost savings and availability, as outsourcing payroll management is typically faster than building an in-house payroll team.

Decentralized payroll vendors have their own methods of handling payroll operations, use different platforms, and depend on multiple decision-makers, often at a lower level than senior management. Relying on numerous decision-makers can make these teams feel disconnected and their information systems incompatible.

The benefits of decentralized payroll

The decentralized approach also comes with its share of benefits. Small businesses may operate successfully for years while relying on multiple payroll teams with their own autonomy and processes.

Here are the most notable advantages of a decentralized payroll system:

• Affordability
• Flexible and fast decision making
• Local customer service

Was ist eine dezentralisierte Gehaltsabrechnung?

Eine dezentrale Gehaltsabrechnung ist ein Gehaltsabrechnungs-Modell, bei dem Unternehmen neue Niederlassungen eröffnen oder verschiedene Lohnbuchhaltungen in den jeweiligen Ländern einrichten.

Unternehmen, die sich noch in der Startphase befinden, entscheiden sich häufig aus Gründen der Kosteneinsparung und der Verfügbarkeit für die Dezentralisierung, da die Auslagerung der Gehaltsabrechnung in der Regel schneller realisiert werden kann, als der Aufbau eines Buchhaltungsabteilung vor Ort.

Dezentrale Gehaltsabrechnungs-Anbieter arbeiten mit jeweils eigenen Methoden für die Abwicklung von Gehaltsabrechnungen, nutzen unterschiedliche Plattformen und sind von mehreren Entscheidungsträgern abhängig, die sich oft auf einer niedrigeren Ebene befinden als das Senior Management. Die Abhängigkeit von zahlreichen Entscheidungsträgern kann dazu führen, dass sich diese Teams isoliert fühlen und ihre Informationssysteme nicht kompatibel sind.

Vorteile einer dezentralisierten Gehaltsabrechnung

Der dezentralisierte Ansatz bringt jedoch auch einige Vorteile mit sich. Kleine Unternehmen, die ihre Gehaltsabrechnung dezentralisieren, können jahrelang erfolgreich operieren, wenn sie sich auf mehrere unabhängig arbeitende Lohnbuchhalter:innen mit eigenen Prozessen verlassen.

Die größten Vorteile einer dezentralen Gehaltsabrechnung sind:

• Erschwinglichkeit
• Flexible und schnelle Entscheidungsfindung
• Lokale Kundenbetreuung

Erschwinglichkeit

Dezentrale Gehaltsabrechnung bedeutet häufig, dass ein Unternehmen Gehaltsabrechnung an lokale Anbieter am jeweiligen Standort auslagert. Anstatt eine komplette Lohnbuchhaltungsabteilung mit globalen Teams aus verschiedenen Regionen aufzubauen, zahlen Sie eine monatliche Gebühr (manchmal auf Umlagebasis) für die Abwicklung der lokalen Lohnbuchhaltung.

Ein Mangel an Ressourcen wie Zeit, Geld und Personahindert kleine Unternehmen und Startups in der Anfangsphase häufig daran, ein zentrales Gehaltsabrechnungssystem aufzubauen, weshalb sie sich entscheiden, die Gehaltsabrechnung zu dezentralisieren.

Wenn ein Unternehmen Personal im Ausland einstellt und bezahlt, ist es unter Umständen auch erforderlich, eine Niederlassung vor Ort zu gründen. Dieser Prozess ist zeitaufwendig und kostenintensiv und mit dem Budget eines kleinen Unternehmens oder eines schnell wachsenden Startups, das zeitnah neue Arbeitskräfte einstellen muss, nur schwer zu vereinen. Die Einstellung von Mitarbeiternden über einen Employer of Record (EOR) ist in diesem Fall weitaus kostengünstiger, da dieser in der Regel Ihre komplette Gehaltsabrechnung, Compliance-Angelegenheiten, Verträge und mehr für Sie erledigt.

Flexible und schnelle Entscheidungsfindung

Bei einem zentralisierten Gehaltsabrechnungssystem dauert es seine Zeit, bis die Informationen im Unternehmen ankommen. Wenn Sie jedoch die einzelnen Teams autorisieren, Entscheidungen auf Grundlage ihrer eigenen Prozesse und Daten zu treffen, können die zuständigen Payroll-Manager Probleme vor Ort zeitnah lösen.

Lokale Kundenbetreuung

Lokale Lohnbuchhaltungsteams, die sich auf ihren jeweiligen Markt konzentrieren, können dazu beitragen, die Kommunikationslücke zwischen Ihnen und Ihren globalen Mitarbeitenden zu schließen und die Kundenbeziehungen zu verbessern. Ein hohes Maß an Unabhängigkeit und Flexibilität sorgt dafür, dass die Lohnbuchhalter:innen vor Ort ihre Prozesse an die jeweiligen lokalen Bedürfnisse anpassen und ihren Service in den erforderlichen Zeitzonen und Sprachen erbringen können.

Zentrale vs. eine dezentrale Gehaltsabrechnung: Was passt zu Ihrem Unternehmen?

• Wenn Ihr Unternehmen wächst, stoßen Sie möglicherweise auf folgende Einschränkungen bei der Verwendung dezentraler Gehaltsabrechnungssysteme:
• Mangel an Kontrolle und zentraler Übersicht über die Gehaltsabrechnungsaktivitäten und -daten auf Mitarbeiterebene, insbesondere in einer globalen Umgebung, in der komplexe Compliance-Angelegenheiten eine Herausforderung darstellen
• Mehrere Teams innerhalb des Unternehmens sind aufgrund inkonsistenter Systeme nicht in der Lage, ihre Echtzeitdaten zu konsolidieren.
• Mangelnde Kommunikation zwischen den Teams kann eine Duplizierung von Gehaltsabrechnungsdaten zur Folge haben und Ressourcen oder Speicherplatz verschwenden
• Kumulierte Kosten durch unnötigerweise mehrfach durchgeführte Aufgaben und Fehlberechnungen
• Potenzielle Betrugsversuche aufgrund mangelnder Kontrolle und Transparenz

Ein dezentraler Ansatz bei der Gehaltsabrechnung kann für einige Unternehmen eine geeignete Lösung sein. Dies gilt insbesondere für Unternehmen mit einer kleinen Belegschaft. Wenn Ihr Unternehmen jedoch seinen Betrieb ausweitet und in Bezug auf Mitarbeitende und Märkte expandiert, benötigen Sie ein höheres Maß an Kontrolle und eine konsequente Compliance.

Bei der Auswahl von Anbietern zentral abgewickelter Gehaltsabrechnungen verwenden Unternehmen häufig eine Angebotsanfrage-Matrix (Request For Proposal, RFP), um ihre geschäftlichen Anforderungen zu priorisieren und zu bewerten. Laden Sie die kostenlose RFP-Vorlage von Deel herunter, um maßgeschneiderte, attraktive Pakete für Ihre Bedürfnisse anzufordern.

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