Comunicación asincrónica: la clave para equipos remotos

Según HBR, la mayoría de los empleados pasan el 80% de su día en reuniones, en el teléfono y respondiendo correos electrónicos… Pero si su equipo está siempre disponible, ¿cómo pueden concentrarse en un trabajo profundo?

La comunicación asincrónica permite a los equipos optimizar el tiempo que pasan trabajando.

¿Qué es la comunicación asincrónica?

La comunicación asincrónica es un tipo de comunicación que tiene la particularidad por el envío de mensajes sin que se espere por una respuesta de forma inmediata; lo que, en otras palabras, implica una comunicación diferida en el tiempo entre las personas.

En contraste, la comunicación sincrónica funciona en tiempo real. Esto significa que las personas envían un mensaje y reciben una respuesta al instante. Un claro ejemplo son las aplicaciones de mensajería instantánea como WhatsApp o herramientas de comunicación organizacional como Slack.

Si quieres saber más sobre las diferencias entre comunicación sincrónica y asincrónica, te invitamos a que le eches un vistazo a este otro artículo, en el que también podrás conocer las ventajas y desventajas de cada uno.

Los 5 elementos de la comunicación asincrónica

Para tener un panorama mucho más clarificador acerca de la comunicación asincrónica o forma asincrónica, es importante conocer sus elementos. Veamos cuáles son:

• Emisor: desde luego, el emisor es quien envía el mensaje. El emisor de la comunicación asincrónica sabe que no recibirá una respuesta inmediata sobre la información que transmitió, o sea, le va a llegar de una manera diferida.
• Receptor: quien recibe el mensaje, en el marco de la comunicación asincrónica, ocupa el lugar del receptor en esta interacción.
• Canal o medio: es la vía por la cual el emisor y el receptor se comunican.
• Código: hace referencia al lenguaje utilizado.
• Contexto: son los factores circunstanciales sobre los que se produce la comunicación asincrónica, como puede ser el tiempo.

2 tipos de comunicación asincrónica

Hay dos tipos de comunicación asincrónica que pueden tener lugar en las empresas. Estas son las siguientes:

Comunicación de un usuario a otro usuario

Un tipo de comunicación asincrónica es la que tiene lugar entre un usuario y otro usuario. En este caso, el emisor emite un mensaje hacia un solo destinatario, como puede ser en un correo electrónico privado informando sobre la actualización del estado de negociación sobre un tema puntual que tienen en común.

Comunicación de un usuario a varios usuarios

Otro tipo de comunicación asincrónica parte de un usuario hacia varios usuarios. ¿Qué significa esto? Que un mismo emisor emite un mensaje para varios receptores. Esto puede ocurrir cuando un líder de equipo envía un correo electrónico a todos los colaboradores de su sector o compañeros de equipo, para mantenerlos informados sobre cambios en algunos productos o servicios que comercializan.

¿Por qué usar la comunicación asincrónica en el trabajo remoto?

La comunicación asincrónica es importante para que los equipos remotos puedan trabajar cómodamente y estén alineados en los proyectos en los que participan: cuestión muy importante si el horario de trabajo o el lugar de trabajo son distintos. Entonces, las ventajas de este tipo de comunicación para estos equipos de trabajo son los siguientes:

1. Colaboradores más productivos

Cuando los equipos remotos tienen en claro cuándo mantener comunicación sincrónica, ya sea a partir de reuniones o mensajes instantáneos por WhatsApp, por ejemplo, los miembros del equipo pueden entregar mejores resultados en sus tareas. De esta manera, lo que se prioriza es el hecho de ser productivo, en lugar de estar alerta frente a posibles pedidos de información, por ejemplo.

Muchas veces, los equipos remotos pueden carecer de un buen manejo del tiempo y los recursos, un aspecto que se traduce en una baja calidad del trabajo y que podría resolverse fácilmente dejando en claro cuándo es preferible aplicar cierto tipo de comunicación y a través de qué canal.

Por eso es importante que los compañeros de trabajo puedan discernir cuándo es realmente necesario que se realice una reunión y cuándo no es imprescindible. Así, la comunicación asincrónica hace que el trabajo remoto resulte mucho más provechoso y productivo, porque los colaboradores pueden adelantar tareas en base a la priorización de las mismas, al mismo tiempo que contribuye a que ahorren tiempo.

2. Las posibilidades del síndrome del burnout se reducen

Entre tantos desafíos, objetivos y nuevas tareas, el síndrome del burnout puede aparecer en los equipos y afectar el propio ritmo del colaborador. La fatiga y el estrés pueden estar a la orden del día si no hay un orden en el aspecto comunicacional.

Sin embargo, dentro del área de recursos humanos pueden desarrollarse distintas estrategias para evitarlo. Una forma es estableciendo las bases de la comunicación organizacional, cómo se harán los intercambios de información a partir de entonces. Esto evita que los colaboradores estén a la expectativa de nuevos mensajes y así puedan tener un mayor dominio sobre sus tiempos, para priorizar tareas y organizar su agenda.

3. Los proyectos se mejoran

Cuando la comunicación es clara, se eleva la calidad de la misma y esto tiene sus efectos en los resultados durante y al final de los procesos y proyectos. Una de las ventajas de esta forma de comunicación es que permite tomarse el tiempo necesario para la reflexión.

En cambio, frente a la comunicación o forma simultánea, la necesidad y urgencia de responder de manera inmediata puede dar lugar a más “idas y vueltas” por intercambios de mensajes sobre los que no se reflexionaron demasiado desde un primer momento.

Por consiguiente, gracias a la comunicación asincrónica, las discusiones son de una calidad superior y pueden aportar mucho más valor que si fuera de otra forma.

4. Los procesos se pueden documentar

Mientras que en la comunicación sincrónica todo sucede al instante y la información puede perderse, lo que a su vez puede generar más confusiones en equipos remotos de muchos colaboradores sin coincidencia temporal, por ejemplo, todo queda registrado por escrito en la comunicación asincrónica.

Por lo tanto, esto ayuda a que los equipos puedan tener acceso a cómo han ido evolucionando los procesos, qué fue lo que se descartó y los motivos, sobre qué se avanzó y en qué hay que hacer ajustes.

De alguna manera, el hecho de que se puedan documentar los procesos por la comunicación asincrónica garantiza una mayor transparencia en los intercambios y permite consultar más rápido la información, ¡porque todo está en un solo lugar!

Ahora bien, un punto esencial que no se puede dejar de lado es la relevancia de las habilidades esenciales de liderazgo virtual para equipos remotos. Ya que entre los desafíos principales del liderazgo virtual se encuentran menos reuniones cara a cara, el burnout, entre otros.

Las herramientas de comunicación asincrónica

Hay muchas herramientas de comunicación asincrónica que los equipos remotos pueden aprovechar para maximizar su tiempo y alcanzar mejores resultados:

Herramientas de gestión de proyectos

La transformación digital y las nuevas tecnologías de los procesos y empresas supuso la implementación de plataformas y herramientas virtuales que permiten tener un registro de los procesos y hacer un buen seguimiento sobre el estado y/o progreso de los proyectos.

Tal es el caso de plataformas como Trello, Asana o ClickUp que permiten estar al día con las tareas y que los colaboradores estén sincronizados. Con tan solo ingresar a esas plataformas, si los proyectos están cargados y todos participan activamente en los mismos, se puede visualizar qué se agregó, qué se quitó, qué está en progreso, qué tarea se finalizó, entre otros estados de situación.

Entre las herramientas de equipo remoto que nunca deben faltar está Google Drive o Dropbox. ¿Qué mejor que los colaboradores puedan acceder a la información que necesitan cuando lo deseen y puedan editarla sin mayores inconvenientes? Eso se resuelve fácilmente con la ayuda de estas herramientas. Como se menciona en una publicación de Venngage, un software compartido puede ser el secreto para una buena colaboración entre múltiples usuarios.

Medios y aplicaciones de comunicación

¿De qué forma puede mantenerse comunicada una organización sin la espera de una respuesta inmediata? Algunos ejemplos son los correos electrónicos, mensajes vía grupos informativos de Slack (no chats privados que están más orientados al intercambio comunicacional en tiempo real), Workplace de Facebook, publicaciones en LinkedIn para empleados, entre otros.

¿Qué te parecieron estos ejemplos de comunicación asincrónica? Como notaste, priorizar la comunicación es uno de los consejos que debes tener en cuenta para una correcta gestión de equipos remotos o equipos híbridos. No solo mejora la competitividad sino que también motiva a los empleados, como se explica en un artículo de Grupo Femxa.

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El paradigma de trabajo tradicional está perdiendo más fuerza que nunca con el advenimiento de la pandemia por Covid-19 y los desafíos actuales requieren una buena dosis de adaptación para que los equipos aumenten su productividad.

Sin embargo, trabajar en la comunicación organizacional asincrónica es tan solo uno de los primeros pasos para alcanzar la meta del éxito.

Si te interesa saber más sobre trabajo remoto, quédate en nuestro blog:

• Comunicación sincrónica y asincrónica: qué es y sus diferencias
• Cómo gestionar equipos remotos de forma efectiva