Gestión de equipos de trabajo remotos: top consejos 2024

Mientras trabajar a distancia resulta efectivo para muchos equipos, a otros les resulta difícil cumplir con los requisitos y los plazos. Entonces, ¿qué es lo que diferencia a los equipos remotos que tienen éxito de los que no lo pasan tan bien? La respuesta es sencilla: la gestión de equipos de trabajo remotos.

Un equipo de trabajadores remotos bien gestionado puede ofrecer resultados que superan con creces a sus homólogos locales. Con el tipo de liderazgo adecuado, y con la ayuda de las herramientas de comunicación apropiadas, se puede sacar el máximo partido de los miembros del equipo remoto y crear un entorno de trabajo remoto estable, sin importar el proyecto o la zona horaria.

La importancia del trabajo remoto en el mundo actual

Aparte de las obvias ventajas del trabajo a distancia, los demás beneficios del teletrabajo son muchos, tanto para los trabajadores como para los empresarios. Y aunque trabajar desde casa solía considerarse una ventaja, cada vez es más popular.

Muchas empresas están tratando de convertir el trabajo a distancia en un acuerdo permanente porque ofrece muchas soluciones a los problemas con los que se encuentran los empresarios.

• Es más barato para los empresarios - No tener que alquilar una oficina y compensar a tus trabajadores por los desplazamientos a las oficinas supone una gran reducción de los costos empresariales.
• Es más eficiente - No perder tiempo en llegar al trabajo significa que la gente empezará su trabajo con un mejor estado de ánimo y más productivo.
• Un mejor equilibrio entre la vida laboral y personal - El personal remoto suele tener más tiempo para equilibrar su vida personal y profesional.
• Más trabajo realizado - Las personas que trabajan a distancia tienden a trabajar en las tareas hasta que las terminan, y no hasta el final de la jornada laboral.

En definitiva, hay muchas más razones por las que el teletrabajo es una buena idea para muchos empresarios que buscan reducir sus costos de operación y ayudar a que el negocio crezca.

Identificando los retos comunes de la gestión de los trabajadores a distancia

Aunque una política de trabajo a distancia puede permitir a una empresa ampliar su ámbito de negocio y mejorar sus cifras, solo tendrá un efecto positivo si se hace correctamente. Y, para asegurarte de que todo va según lo previsto con estos acuerdos de trabajo a distancia, tendrás que entender los obstáculos a los que te enfrentarás como líder de equipos remotos.

Saber a qué te vas a enfrentar te permitirá preparar soluciones para superar los problemas incluso antes de que lleguen.

Falta de comunicación adecuada

Este es uno de los retos más importantes a los que se enfrentará un líder de equipo remoto. Claro, hay un montón de herramientas y software de comunicación y colaboración por ahí que podrían ayudarte. Sin embargo, a través de las llamadas telefónicas o de Slack, es difícil entender cómo se siente la gente y qué es exactamente lo que están tratando de decir.

Esto puede dar lugar a graves malentendidos que tendrán un efecto perjudicial tanto para el negocio como para el ambiente de la empresa.

Contratar los recursos adecuados

Otro reto al que se enfrentan los empresarios cuando planifican equipos remotos es la contratación. Aunque el teletrabajo ha facilitado al departamento de recursos humanos la realización de entrevistas en línea y la contratación virtual de cualquier persona en cualquier parte del mundo, no todos los aspectos son buenos.

Es muy difícil hacerse una buena idea de cómo es alguien solo a través de medios online. Esto hace que el proceso de adquisición de talento sea especialmente difícil. Por no hablar de que las personas que contrate también tendrán su onboarding en línea. Lo que hará mucho más difícil la adaptación a un nuevo puesto y a todas las responsabilidades que conlleva.

Sincronización de horarios

En los negocios es muy importante respetar el tiempo de todos. Aunque cualquier equipo puede tener problemas de horarios, es crucial para los equipos remotos trabajar para superarlos. Dado que no todos los miembros del equipo están disponibles o son fácilmente localizables en sus oficinas, es de gran importancia mantenerse en contacto mediante reuniones. Asimismo, dado que muchos equipos remotos se componen de personas que trabajan en diferentes zonas horarias y culturas, es imprescindible respetar los horarios de todos y cumplir con la hora establecida para las reuniones.

Dificultad para hacer un seguimiento del rendimiento de los trabajadores

Otro reto que puedes encontrar al gestionar un equipo remoto es averiguar cuánto trabajo se ha hecho y quién lo ha hecho. Con los trabajadores remotos, no podrás seguir el progreso en una tarea específica, en tiempo real. Todo lo que podrás ver es el producto terminado, con poca información sobre el proceso de trabajo de los colaboradores o los desafíos relacionados con el trabajo que tuvieron que afrontar.

Falta de cohesión del equipo

Es difícil involucrar a todo el equipo y promover un trabajo en equipo adecuado cuando el equipo solo se comunica a través de canales en línea. Aunque hay muchas herramientas online disponibles hoy en día, nada es mejor que una reunión cara a cara con los miembros de tu equipo. Sin embargo, esto no significa que estas herramientas no ayuden al compromiso de los trabajadores.

Hacer que todos se sientan parte del equipo es otro reto cuando tu equipo solo tiene reuniones virtuales. Tendrás que encontrar la mejor manera de organizar las reuniones de tu equipo para sacar el máximo provecho de todos y mejorar la cohesión del equipo. Además, deberás reservar algo de tiempo para organizar actividades de team building.

Consejos para gestionar adecuadamente a los trabajadores remotos

Gestionar cualquier equipo es un reto suficiente incluso cuando todos los miembros del equipo están en las oficinas, gestionar equipos remotos abre horizontes de dificultad totalmente nuevos. No solo es más difícil conseguir la atención a través de los canales en línea, sino que también coordinar y sincronizar un equipo remoto puede ser problemático cuando los trabajadores remotos están dispersos o tienen diferentes hábitos de trabajo. He aquí algunos consejos para gestionar con éxito un equipo virtual y lo que puedes hacer para que funcione a largo plazo.

Establece expectativas y objetivos claros desde el principio

Establecer expectativas claras y cuantificables de tu equipo es la tarea más importante de un directivo, y es especialmente importante cuando se trabaja con colaboradores remotos. Dado que la comunicación adecuada del equipo será más difícil, es esencial que tus trabajadores sepan qué esperar y cómo esperarlo.

Además de mejorar las relaciones dentro de tu equipo, establecer objetivos claros te ayudará a hacer un seguimiento más eficiente del progreso de tus trabajadores remotos.

Haz reuniones uno a uno periódicas 

Para asegurarte de que tu equipo funciona correctamente y de que todos están satisfechos y son productivos, tendrás que dedicar algo de tiempo a cada uno de tus trabajadores remotos. Los chequeos individuales son excelentes para establecer relaciones sólidas en el equipo, conocer mejor lo que están viviendo tus colaboradores y hacer un seguimiento de su progreso.

Además, los chequeos individuales son perfectos para una pequeña charla, siempre y cuando no permitas que la reunión se convierta únicamente en eso. Por pequeña y poco importante que parezca, la conversación casual es esencial para un buen equipo. Y puesto que no se puede reunir casualmente por café y hablar de la vida cotidiana durante una pausa en el trabajo, tendrás que crear "artificialmente" esas oportunidades para una pequeña charla.

Mantente disponible para tu equipo

Al principio cuéntale a tus trabajadores remotos de que estás a su disposición si necesitan hablar de cualquier cosa relacionada con el trabajo o de otro tipo. Esto, por supuesto, no significa que debas convertirte en su terapeuta o confidente, sino que debes ayudarles a facilitar el trabajo a distancia y ayudarles a encontrar un buen equilibrio entre la vida laboral y la personal. Aunque solo sea para darles consejos para trabajar desde casa o para ayudarles a montar una oficina en casa correctamente.

Encuentra la mezcla perfecta de organización y flexibilidad

El trabajo a distancia consiste en encontrar las mejores condiciones tanto para los trabajadores como para la empresa. Si bien esto significa hacer algunas concesiones, como el horario de trabajo, debería haber cosas que no estén en discusión.

Por desgracia, no hay una solución clara para este reto, y tendrás que averiguar el equilibrio perfecto por ti mismo. Asegúrate de no ser demasiado estricto con tus trabajadores remotos y de darles cierto margen de maniobra. Por otro lado, asegúrate de que tus colaboradores entienden que se trata de una relación comercial y que algunas cosas, debido a la política de la empresa, no se pueden negociar.

Dale a tus colaboradores las herramientas adecuadas

No hay oficio sin las herramientas adecuadas y, si quieres que tu equipo remoto funcione, tendrás que darle a tus colaboradores las mejores herramientas y software de trabajo remoto para sus necesidades. Con los equipos tradicionales, ubicados en el mismo lugar, los trabajadores tienen todas las herramientas que necesitan para realizar su trabajo desde las oficinas. En el caso de los equipos remotos, las cosas funcionan de forma diferente, y tendrás que darle a tus colaboradores remotos el equipo adecuado para realizar su trabajo.

Aunque la mayoría de la gente conoce las herramientas básicas de trabajo a distancia, como Skype para las videollamadas y Slack para la mensajería instantánea, no tengas miedo de experimentar con algunas otras herramientas y, si ves que funcionan, puedes presentarlas a tus trabajadores remotos.

Combate las distracciones

Si quieres que tus colaboradores remotos sean más productivos, tendrás que empezar por limitar las distracciones a las que se enfrentarán mientras trabajan fuera de las oficinas. La clave para afrontar este reto es configurar adecuadamente un espacio de trabajo productivo en casa, con distracciones limitadas o completamente ausentes.

Esto no es una tarea fácil en sí misma y se hace más difícil por el hecho de que cada persona tiene un proceso de trabajo diferente. Lo que un miembro de tu equipo considera un espacio de trabajo perfecto y sin distracciones, otro puede verlo como "una prisión" sin salidas cuando se toma un descanso o se encuentra con un muro.

Hablar con tus trabajadores remotos es el primer paso para resolver este problema. Tendrás que entender su proceso de trabajo y ayudarles a encontrar un lugar en su casa donde puedan trabajar sin ser molestados por ningún factor. Este proceso llevará algún tiempo, así que asegúrate de estar abierto a tus colaboradores remotos y de comunicarte bien con ellos.

Fomenta el uso de video durante las reuniones

El video es uno de los aspectos más importantes de la gestión de los trabajadores remotos. Asegurarse de que todo el mundo se comunica con video es una gran manera de mejorar tanto la productividad como la interacción social con tu equipo remoto.

Ver a tus compañeros de equipo te permitirá saber qué opinan de lo que estás hablando. Definitivamente brinda más información que una voz inmaterial a través de Zoom. Además, saber que podrás verlos significa que tus trabajadores prestarán más atención a lo que estás hablando durante las videollamadas. Dado que la mayoría de los trabajadores remotos prefieren evitar las videoconferencias por diversas razones, hacer que esto funcione puede llevar algo de tiempo y esfuerzo. Sin embargo, al final, merece la pena.

Construye una cultura de conferencias telefónicas

Las videoconferencias son una forma estupenda de comunicarse y resolver problemas dentro de un equipo. Por eso, un buen gestor de equipos remotos no debe tener miedo de utilizarlas. No te prives de hacer videoconferencias más largas de vez en cuando o incluso de añadir personas a mitad de camino. Si empiezas una videoconferencia con uno de tus trabajadores remotos y te das cuenta de que vas a necesitar la experiencia de otra persona en la llamada, añádela a la conferencia. Esto no solo mejorará la gestión del tiempo, sino que facilitará el intercambio de ideas y la toma de decisiones.

Este método funciona especialmente bien en proyectos en los que el tiempo es un factor importante y en los que la dirección del proyecto debe estar en constante comunicación con los equipos y coordinarlos para que trabajen juntos.

GIF Fantásticos

Utiliza memes y gifs para comunicar tus emociones con mayor claridad. Aunque no son los medios más profesionales para transmitir el mensaje, nadie te culpará por utilizarlos.

Al emplear gif en tu comunicación diaria, no solo harás que tu mensaje sea más comprensible, sino que también contribuirá a crear un ambiente de trabajo más relajado.

Ten en cuenta la trayectoria profesional de tus colaboradores

Otra cosa importante que cualquier persona que gestione trabajadores remotos debe recordar es que tus colaboradores tienen una trayectoria profesional. Querrás apoyar el desarrollo profesional de los miembros de tu equipo.

Esto significa que, además de trabajar para ti, cada uno de ellos busca mejorar personal o profesionalmente trabajando para tu empresa. Como jefe de equipo o de proyecto, tu trabajo consiste en ofrecerles las mejores oportunidades de trabajo que se adapten a sus necesidades y capacidades. Además, algunos de tus colaboradores pueden necesitar ayuda u orientación en su autorrealización profesional. Como gestor de trabajadores remotos, tendrás que esforzarte un poco más para ayudar a tus colaboradores en esto.

Envía regalos de la empresa para aumentar el compromiso de tu equipo remoto

Tus equipos remotos siguen siendo tus colaboradores, pero, debido a la naturaleza de sus condiciones de trabajo, es probable que lo olviden. Por ello, asegúrate de enviarles algún regalo para recordarles que forman parte del equipo. Una camiseta con el logotipo de la empresa o una taza de café pueden servir para recordarles que aprecias todo lo que hacen.

Esto no solo servirá como material promocional para difundir el buen nombre de tu empresa, sino que también demostrará a tus trabajadores que los aprecias. Aumentarás su compromiso, su lealtad y, por tanto, su motivación.

Reúnanse anualmente (al menos)

Dado que no hay muchas oportunidades de disfrutar de esas horas felices después del trabajo, tendrás que asegurarte de organizar una reunión de equipo, al menos una vez al año - preferiblemente, una vez cada tres meses.

Encuentra el tiempo para un fin de semana fuera de la ciudad para tu equipo, y aléjense del trabajo, en un lugar donde puedan relajarse juntos. Esto permitirá a tu equipo remoto conocerse mejor, lo que creará un equipo más unido y eficiente.

Además, tus compañeros de equipo tendrán la oportunidad de salir y divertirse, fomentando así las conexiones personales.

Mantén a tus colaboradores remotos motivados

Todos los directivos saben que un trabajador motivado es al menos el doble de productivo que uno desmotivado. Lo mismo ocurre con los equipos remotos. Algunos directivos creen que, como el trabajo a distancia es tan beneficioso para los colaboradores, no tienen que motivarlos adicionalmente. Esto no podría ser menos cierto.

Los equipos remotos tienden a alejarse del trabajo que se supone que están haciendo, o tardan más tiempo en completar las tareas cuando están desmotivados.

Motivar a los trabajadores remotos es tan importante como motivar a los de la oficina. Y si quieres que tu equipo sea productivo, tendrás que encontrar la manera de asegurarte de que se mantengan motivados.

Escucha atentamente a los miembros de tu equipo

La mejor manera de motivar a cualquier persona es escuchar atentamente lo que dice o prestar atención a sus problemas cuando quiere compartirlos. Por eso las reuniones individuales son tan importantes con los equipos remotos. Pero presentarse a una reunión no es lo mismo que escuchar activamente a tus trabajadores remotos. Si quieres hacer que tus colaboradores se sientan especiales y motivarlos para que trabajen de forma más eficiente, tendrás que prestarles toda su atención.

Confía en tu equipo remoto

Otra gran forma de motivar a tus trabajadores remotos es darles más confianza y más responsabilidad. Es importante mostrar a los miembros de tu equipo que confías en ellos y en su criterio. Esto no es fácil de hacer, ya que puede llevar algún tiempo llegar hasta aquí, e incluso al final, seguirás haciendo un acto de fe, pero si tus trabajadores remotos no te decepcionan, tendrás un aumento de la eficiencia.

Desgraciadamente, esto no siempre los hará más productivos, pero creará una dinámica de equipo más fuerte y un equipo muy unido, en el que los trabajadores experimentan menos estrés por su trabajo y están dispuestos a hacer más para justificar su confianza en ellos.

Involucra a tus trabajadores remotos

Cuando hables con los miembros de tu equipo, hazles preguntas sobre sus vidas, hábitos y planes futuros. Escucha atentamente lo que dicen y sé cortés pero no intrusivo. Hay muchas personas reservadas a las que no les gusta compartir mucho sobre sus vidas y que se sentirán maltratadas por las constantes preguntas.

Además, procura no decirles las cosas a tus trabajadores, sino preguntarles. Así, en lugar de decir: "necesito que esto esté hecho para el viernes", prueba a preguntar "¿podemos tener esto terminado para el viernes?" o "¿qué te parece? ¿es posible tener esto hecho esta semana?".

Por supuesto, estas cosas requerirán que confíes en tu equipo y en sus habilidades. Sin embargo, una vez utilizado correctamente, involucrar a tu fuerza laboral remota de esta manera creará un equipo más motivado y eficiente.

Habla con tus colaboradores sobre su desarrollo

Esto no solo se refiere a su desarrollo profesional. Pregunta a tus trabajadores remotos cómo se las arreglan para trabajar de esta manera y qué hacen para desarrollarse tanto profesional como personalmente. Ofrece ayuda y consejo cuando puedas y cuando no, al menos presta atención.

Construye un equipo remoto fuerte

Esperamos que estos consejos hayan sido suficientes para ayudarte con la gestión de quipos de trabajo remoto. Quién sabe, puede que incluso te acostumbres y sigas gestionando tu equipo a distancia incluso después de que pase la situación.

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