Gestión de zonas horarias en un equipo remoto global

La pandemia hizo que el mundo laboral se volviera cada vez más remoto y no parece que esto vaya a cambiar. Adoptar el trabajo remoto y la colaboración global es esencial para las empresas modernas que quieren crecer. Sin embargo, trabajar con equipos en diferentes zonas horarias conlleva sus propios desafíos.

Sin experiencia, la capacidad de trabajar con éxito con un equipo global en diferentes formatos y formas complejas puede resultar intimidante. Afortunadamente, nuestra guía paso a paso está aquí para ayudarte a superar estos desafíos.

Nuestro equipo en Deel tiene mucha experiencia directa con el trabajo remoto y los equipos internacionales, así que hemos transformado nuestra experiencia en una serie de consejos y pasos para ayudar a los gerentes a tener éxito con sus equipos remotos y mejorar la colaboración a nivel global.

Desafíos de los equipos distribuidos globalmente

¿Te resulta abrumador todo lo que implica liderar un equipo disperso y lo complejo que esto puede llegar a ser? Esto le pasa a cualquiera: la experiencia de liderar un equipo remoto puede ser difícil si no se aborda adecuadamente desde el principio.

Los siguientes desafíos son comunes entre los nuevos líderes que enfrentan la incertidumbre del trabajo remoto. Si reconoces tu experiencia en alguno de estos puntos, no te preocupes, tenemos soluciones para ti.

• Desafíos de comunicación debido a las zonas horarias y las barreras del idioma
• Falta de cohesión y sinergia del equipo
• Choques culturales y de diferentes prácticas laborales
• Dificultad para coordinar y programar reuniones
• Falta de interacción cara a cara
• Problemas de conectividad y tecnología fallida
• Dificultad para mantener la confianza y la responsabilidad

Errores comunes al trabajar con equipos en diferentes zonas horarias

Para superar estos desafíos, muchos líderes recurren a técnicas de gestión tradicionales que pueden resultar efectivas cuando se está en la oficina, pero que no siempre funcionan para el trabajo remoto.

Algunas malas prácticas comunes para la gestión remota (y sus posibles efectos negativos) incluyen:

1. Descuidar el conocimiento de la zona horaria: ignorar las diferencias de zona horaria al planificar reuniones o asignar tareas puede provocar irritación, molestias y resultar en burnout.
2. Descuidar los cambios de zona horaria: no tener en cuenta los cambios de zona horaria es un descuido común con consecuencias frustrantes que provocan el incumplimiento de reuniones y plazos.
3. Mala comunicación: la falta de una comunicación clara sobre los horarios de trabajo, la disponibilidad y las expectativas contribuye a un mal liderazgo.
4. Pasar por alto las diferencias culturales: muchos hábitos culturales, como la duración de las pausas para el almuerzo y los métodos de comunicación, pueden tener muchos matices. Considera estas diferencias culturales para fomentar la comprensión y la productividad.
5. Subutilizar la comunicación asincrónica: lass diferencias de zona horaria hacen que la comunicación sincrónica sea un desafío, pero adoptar la comunicación asincrónica permite una colaboración global, una mayor autonomía y una mejor eficiencia.
6. Distribución desigual de la carga de trabajo: a medida que los jefes colaboran de manera más directa con algunos miembros del equipo, esto puede agregar presión innecesaria a la carga de trabajo del individuo y contribuir al burnout.
7. Uso inadecuado de las herramientas de colaboración disponibles: con tantas herramientas de gestión y RR.HH en el mercado, es importante elegir las mejores herramientas para tu equipo y utilizarlas correctamente.
8. Falta de iniciativas de team-building: aunque es probable que no se pueda reunir a todos a la vez, llevar a cabo actividades de team-building facilita la confianza y el compañerismo entre los miembros del equipo remoto.
9. Dependencia excesiva de las reuniones por video llamada: el uso excesivo de video chats en tiempo real a través de Zoom anula los beneficios de la colaboración remota al reducir la eficiencia e interrumpir el trabajo.

Una vez que se reconocen estos desafíos y errores comunes, resulta más fácil abordar estos obstáculos con soluciones innovadoras.

1. Respeta los límites entre el trabajo y la vida personal

Si quieres aprovechar los beneficios de un equipo distribuido, debes saber cuales son las necesidades, preferencias y situaciones de cada miembro del equipo. Un estilo de gestión flexible puede ayudarte a maximizar el potencial de tu gente.

Anima a los colaboradores a compartir contigo sus horas de trabajo preferidas

Las personas hacen su mejor trabajo en diferentes momentos del día y trabajar en diferentes zonas horarias agrega aún más horas a la jornada laboral general del equipo. Esto debería verse como una oportunidad más que como un desafío.

Anima a los colaboradores a compartir su estructura de jornada laboral preferida de las siguientes maneras:

• Preguntas a cada nuevo colaborador su horario de trabajo preferido y registra sus preferencias en un documento o calendario (como Google Calendar) para mapear la disponibilidad de tu equipo.
• Haz seguimientos con tu equipo periódicamente y actualiza sus preferencias durante las reuniones 1 a 1 programadas.
• Solicita a los miembros del equipo que comuniquen los cambios de preferencias importantes con anticipación para que todo el equipo pueda estar actualizado.

Evita una mentalidad "always-on"

Crear una cultura de disponibilidad permanente conduce al burnout. Un equipo distribuido puede cubrir muchas horas y aparecer siempre online. Sin embargo, si bien esto puede funcionar para el equipo en general, una mentalidad de “always-on” no debería imponerse de manera individual. En lugar de esto, deberías fomentar un equilibrio saludable entre el trabajo y la vida personal, contribuyendo a una salud mental positiva.

Establece mejores prácticas implementando lo siguiente:

• Anima a los miembros del equipo a desconectarse a una hora específica y a no iniciar sesión en cuentas relacionadas con el trabajo fuera del horario laboral.
• Recuerdale al equipo que esté atento para detectar síntomas "always-on", como burnout, estrés, disminución de la concentración e ineficiencia.
• Garantiza una buena planificación de la cobertura utilizando herramientas como el plugin Deel Engage Time Off.
• Programa mensajes y anuncios para cuando una persona esté online en lugar de enviarlos por capricho en tiempo real, especialmente cuando se comunican entre zonas horarias.

2. Establecer pautas de comunicación y colaboración

Si los límites claros son la base de las operaciones de un equipo, entonces la colaboración eficaz y escalable es el marco a través del cual se logra el éxito.

Establecer pautas de comunicación y colaboración de las siguientes maneras:

• Establece políticas de comunicación claras para garantizar interacciones consistentes y efectivas dentro del equipo.
• Centraliza conversaciones y recursos utilizando herramientas online como Google Docs, Notion o Miro.
• Establece procesos claros de intercambio de conocimientos para minimizar malentendidos y conflictos.

3. Adopta la comunicación asincrónica

Si estás acostumbrado a la comunicación en tiempo real, pasar a la comunicación asincrónica puede resultar difícil de asimilar. Sin embargo, cambiar las suposiciones y los procesos es esencial para que los equipos globales prosperen y obtengan los mejores resultados.

Dominar la comunicación asincrónica ofrece mayor flexibilidad, mejor enfoque, mejor colaboración global y participación inclusiva, ya que permite que los colaboradores remotos hagan su trabajo en sus propios tiempos. También crea espacio para la autonomía, reduce la presión y mejora el equilibrio entre la vida laboral y personal de los equipos globales.

Considera los siguientes consejos para optimizar la comunicación asincrónica:

• Planificar con anticipación.
• Comunicar de forma clara los plazos.
• Redactar mensajes bien escritos y completos para reducir el intercambio de e-mails.
• Sustituir las reuniones presenciales sincrónicas por vídeos grabados de Loom cuando sea posible.
• Usar herramientas colaborativas de gestión de proyectos para trabajar en equipo, como Miro, Figma, Trello, Asana y documentos compartidos.
• Fomentar el trabajo por adelantado para evitar plazos ajustados y la urgencia para obtener respuestas.
• Evaluar los procesos del equipo y considerar mejoras async-friendly.
• Utilizar herramientas para llevar a cabo evaluaciones periódicas para obtener retroalimentación y conocer la experiencia de los colaboradores.

4. Garantizar horarios de trabajo justos de acuerdo a las zonas horarias

En equipos distribuidos, algunos miembros pueden estar en desventaja debido a diferencias horarias. Como líder, debes implementar medidas para garantizar que ningún miembro del equipo esté sujeto a presiones innecesarias o expectativas injustas.

Considera los siguientes consejos para implementar y manejar un equipo asíncrono con éxito:

• Permite que los miembros del equipo sigan las reuniones de forma asincrónica a través de una grabación en caso de que el horario de esta no sea apto para alguno.
• Cambia el horario de la reunión de vez en cuando para evitar sobrecargar a los mismos miembros del equipo todo el tiempo.
• Evalúa al equipo de manera integral para comprender qué tareas críticas son urgentes y cuáles se pueden reasignar en el calendario.
• Siempre que sea posible, implementa procesos que no estén sujetos al tiempo y la ubicación.
• Usa calendarios compartidos para mejorar la comunicación y la comprensión entre los miembros del equipo.
• Utiliza la programación si tienes tiempos fijos de entrega, publicación o implementación.

5. Prioriza el tiempo de superposición

Dependiendo de la ubicación de los miembros de tu equipo, el tiempo de superposición puede variar. Usa este tiempo superpuesto para actividades colaborativas y permite que los miembros del equipo trabajen a su propio ritmo durante el resto del día.

Algunas formas prácticas de priorizar el tiempo de superposición incluyen:

• Maximizar las horas de superposición entre los miembros del equipo
• Programar reuniones y debates esenciales del equipo durante los períodos de superposición
• Asegurarse de que los procesos permitan tiempo para la comunicación asíncrona entre todo el equipo
• Establecer expectativas claras durante las horas superpuestas

6. Establecer acuerdos de equipo desde el onboarding

Incluso si tu equipo distribuido trabaja bien de forma asincrónica, es esencial establecer procesos claros y garantizar un entendimiento mutuo a escala. A medida que los equipos cambian y evolucionan constantemente, los acuerdos relacionados con la zona horaria deben comunicarse desde el comienzo de la fase de onboarding.

Ten en cuenta los siguientes consejos al redactar acuerdos de equipo para colaboradores remotos:

• Establece una zona horaria unificada para la comunicación del equipo, teniendo en cuenta los horarios de primera hora de la mañana o tarde en la noche para ciertos colaboradores.
• Crea un documento con información clave para la comunicación del equipo que sea accesible para todos.
• Comunica acuerdos y herramientas relevantes en tu proceso de onboarding de nuevos colaboradores.
• Incluye detalles específicos en tus pautas escritas, como tiempos de respuesta esperados, canales de comunicación preferidos y dependencia de las herramientas de colaboración.

8. Visualiza las zonas horarias

Como lider, es bueno visualizar las actividades de tu equipo en distintas zonas horarias para aclarar los horarios superpuestos e identificar los mejores momentos del día para la colaboración y las reuniones virtuales.

• Utiliza herramientas como Timezone.io y Everytimezone.com, para visualizar las ubicaciones y zonas horarias de los miembros del equipo.
• Aprovecha las ayudas visuales para la planificación, coordinación y supervisión estructural, beneficiándote de la claridad y perspectiva que ofrecen.
• Busca herramientas de conversión de zonas horarias o cheat sheets para convertir rápidamente zonas horarias y encontrar horas superpuestas.
• Utiliza calendarios compartidos para mostrar la disponibilidad de los miembros del equipo en sus respectivas zonas horarias.

Potencia tu trabajo en equipo remoto con Deel

Como líder que se está expandiendo hacia el trabajo remoto, es posible que encuentres algunos desafíos nuevos al administrar equipos distribuidos. Tener en cuenta las diferencias de zona horaria al crear procesos y sistemas contribuirá en gran medida a garantizar la colaboración, la comunicación y la productividad.

El potencial de los equipos globales radica en su capacidad para colaborar en un entorno laboral remoto. Al tener en cuenta los diferentes horarios, utilizar herramientas de automatización y priorizar la comunicación, puedes fomentar una cultura de productividad, progreso y trabajo en equipo.

En Deel, ofrecemos una gran cantidad de conocimientos y herramientas que permiten a los líderes remotos gestionar sus equipos con éxito. Explora las herramientas de Deel Engage y descubre el poder de la colaboración y la conectividad en un entorno de trabajo remoto.