Plantilla de facturas para freelancers

Como freelancer o dueño de una pequeña empresa, lo más probable es que seas el único responsable de ocuparte de todos los aspectos de tu negocio, incluida la forma de facturar a los cliente para recibir pagos. Sigue las instrucciones a continuación para optimizar tu sistema de facturación:

Paso uno: consultar el acuerdo de trabajador independiente para conocer las condiciones de pago

Antes de crear una factura, asegúrate de redactar un acuerdo de trabajador independiente que describa tu tarifa, el cronograma y el método de pago deseado, tú y tu cliente deben estar de acuerdo y ambos deben firmarlo. Algunos prefieren pagos por adelantado, pagos fraccionados o pagos al finalizar un hito/proyecto, mientras que otros prefieren pagos por hora, semanales, quincenales o mensuales.

Una vez que hayas decidido el cronograma de pagos que más se acomode, puedes generar tus facturas de acuerdo a este.

Paso dos: reúnir la información necesaria

El siguiente paso en el proceso de facturación consiste en recopilar toda la información necesaria sobre los servicios realizados, la cantidad de horas dedicadas si se factura por horas y el subtotal de estos servicios. Obtener esta información correctamente requiere de time-tracking y record-keeping efectivos, esto lo explicaremos con más detalle a continuación.

Time-tracking

La información de time-tracking suele ser necesaria para calcular el precio por servicio a indicar en tus facturas. Ya sea que cobres a los clientes por hora, proyecto, etapa, unidad o palabra, necesitarás saber el tiempo que dedicas para calcular tus ingresos por períodos específicos, mejorar la eficiencia y diseñar tus tarifas en función del costo de vida.
 
Si estás facturando por adelantado o solicitando un anticipo, necesitarás un archivo de esta información recopilada a lo largo del tiempo para facturar con precisión.

Hay muchas herramientas y apps gratuitas de time-tracking disponibles, que incluyen: 

• Clockify
• Toggl
• MyHours
• Harvest

Además de las funciones simples de inicio/fin, el software de time-tracking puede recopilar datos que te muestran dónde estás gastando más tiempo y dónde eres más eficiente.

Record-keeping

Mantener registros actualizados es otra parte integral de la facturación si necesitas respaldar tus costos. Un buen record-keeping también es esencial cuando se trata de declarar impuestos, crear presupuestos y gestionar el compliance, por lo que es crucial mantener los siguientes documentos en un lugar seguro:

• Acuerdos de trabajadores independientes
• Gastos comerciales y recibos
• Ganancias
• Registros del proyecto
• Declaraciones de impuestos
• Licencias y certificaciones profesionales

Sugerencia: almacena tus registros en Google Drive, esta es una solución de almacenamiento de archivos cloud-based que garantizará que tus documentos y registros digitales estén en un solo lugar y accesibles desde múltiples dispositivos en todo momento.

Google Sheets y Docs también son más fáciles de compartir y editar que los documentos de Microsoft Word y Excel que necesitas descargar a tu pc y volver a guardar cada vez que realizas una actualización. Puedes encontrar plantillas de facturas genéricas directamente en Drive o descargar nuestras plantillas gratuitas de facturas profesionales que encontrarás más adelante.

Paso tres: crear la factura

Puedes personalizar tus facturas de la forma que elijas; sin embargo, debes incluir los siguientes elementos clave para mantener una buena imagen profesional y evitar errores, problemas legales y malentendidos más adelante:

• Nombre del documento: etiqueta el documento de la factura dentro del encabezado con letras en negrita.
• Logotipo de la empresa: si tienes un logo, inclúyelo en el encabezado para agregar un toque de personalización y credibilidad.
• Número/código de factura: asigna números dedicados a cada factura para facilitar el mantenimiento de registros. Los números simples de varios dígitos servirán o crearán un sistema de código único que contenga la fecha de la factura y el nombre del cliente. Este sistema es más complicado, pero puede ayudarte a encontrar rápidamente la factura exacta que necesitas si hay muchas.
• Fecha de la factura: incluye la fecha de envío para evitar pagos atrasados y otros errores de cálculo.
• Los detalles de tu empresa: nombre de la empresa, tu nombre e información de contacto (e-mail, número de teléfono y quizás dirección)
• Información de contacto del cliente: la misma información que en el paso anterior, pero incluye el contacto o departamento de facturación.
• Lista de servicios: enumera individualmente cada servicio que brindaste, junto con una breve descripción de tu trabajo, la cantidad de horas dedicadas a este (o el número de palabras, para escritores), la tarifa por hora (o el precio por palabra, para escritores) y el subtotal de cada servicio.
• Costo total: de los servicios enumerados anteriormente; puedes agregar el impuesto aplicable y la tarifa fija si es necesario
• Condiciones de pago: indica el método de pago que aceptas (PayPal, Payoneer, cuenta bancaria, crypto, etc). Para obtener más información sobre las opciones de pago, consulta nuestro artículo sobre cómo cobrar como trabajador independiente.
• Fecha de vencimiento del pago: incluye una fecha límite de pago específica para evitar la confusión que puede ocurrir si escribes algo ambiguo, como "15 días desde la fecha de recepción de la factura".

Usa nuestras plantillas gratuitas de facturas

Diseña y redacta tu factura facilmente usando una de nuestras plantillas personalizadas. Edítala para reflejar tu marca y personalidad mientras obtienes todos los detalles necesarios para recibir el pago a tiempo.

Archivo de Google Sheets editable Plantilla de factura

Usa fórmulas integradas para personalizar rápidamente tu factura en la nube desde tu cuenta de Google. Descargar aquí.

Archivo de Google Docs editable Planatilla de factura

Pantilla profesional pero minimalista que es fácil de editar y tiene mucho espacio para la información y comentarios. Descargar aquí.

Sugerencia: agrega tu información básica (como contacto, detalles comerciales, métodos de pago preferidos, reglas y políticas) a la plantilla. Cada vez que envíes una factura, haz una copia de la plantilla y agrega la información restante de acuerdo con cada cliente, mes y lista de tareas. Este enfoque te ahorrará tiempo y garantizará que no copies información incorrecta de una factura de cliente anterior.

Administra tus pagos en segundos con facturas automatizadas

Deel genera automáticamente facturas para cada transacción, ahorrándote horas de trabajo manual.

Paso cuatro: envía la factura en un e-mail de solicitud de pago una semana antes de la fecha de vencimiento de este

Si describiste explícitamente tus términos de pago en el acuerdo de trabajador independiente al comienzo de la relación comercial, tu cliente esperará este e-mail. Debes enviar otro de recordatorio el día de vencimiento del pago.

Si tu cliente no te ha pagado una semana después de la fecha de vencimiento, debes hacer un seguimiento con otro e-mail de recordatorio de pago. Asegúrate de ser educado y profesional, pues es posible que haya habido alguna complicación o imprevisto, así que hazlo a modo de recordatorio amistoso.

Finalmente, comunícate con tu cliente una vez por semana después de la fecha de vencimiento de la factura si aún no has recibido el pago. La mayoría de las personas recurren a una llamada telefónica una vez que han enviado un par de e-mails de recordatorio.

Los sistemas de contabilidad como FreshBooks, QuickBooks y ZipBooks pueden enviar recordatorios de pago automatizados con la programación correcta.

Para obtener más información sobre qué hacer en caso de retraso en el pago y para acceder a nuestras plantillas gratuitas de e-mail de solicitud de pago, consulta nuestro artículo Cómo solicitar pagos a los clientes de manera profesional.

Automatiza la facturación con Deel

Se necesitas tiempo y toda la atención para que la facturación sea correcta en todo momento. Es mucho más fácil cometer errores sin un equipo dedicado a gestionar y supervisar las tareas burocráticas, lo que genera fees, multas y facturas atrasadas que retrasan el pago.
 
La plataforma de Deel tiene integraciones de software de facturación para automatizar esto online y acelerar el proceso de pago. Cada factura de Deel incluye el nombre, la dirección, los detalles de la empresa, el método de pago, los detalles de la transacción y el monto emitido para que siga siendo profesional y transparente. Deel también se ocupa de otros documentos, como recibos y formularios de impuestos, que te ayudan con temas de compliance. 
 
Además de eso, con Deel, tú y tu cliente pueden elegir cómo procesar los pagos. Eso significa que ustedes pueden tener diferentes métodos de pago. Por ejemplo, tu cliente puede pagar con una transferencia bancaria y tu puedes elegir cómo quieres retirar tan pronto como tengas el saldo disponible. Además, puedes decidir cuánto quieres retirar, en qué moneda y a través de qué método (transferencia bancaria, PayPal, Payoneer e incluso cripto).
 
Los usuarios de Deel también pueden obtener la Deel Card para obtener acceso instantáneo a fondos y gastos globales. Deel siempre trata de optimizar pagos locales, lo que minimiza las tarifas y permite retiros en más de 150 monedas. Hacemos que todo el proceso sea favorable para ambas partes.
 
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