Qué es un acuerdo de trabajador independiente: guía completa

Entre todos los cambios que se están produciendo en la mano de obra moderna; como el trabajo a distancia y la economía colaborativa, la contratación de trabajadores independientes también está aumentando. Los trabajadores independientes, a veces también llamados freelancers, brindan bienes y servicios a otras entidades o al público en general como no empleados. Muchos servicios que podrían resultar vitales para tu negocio, como el desarrollo de aplicaciones, la ingeniería de software, la redacción de contenidos o el diseño gráfico, pueden obtenerse contratando a trabajadores independientes, en lugar de empleados a tiempo completo.

Se trata de profesionales con experiencia cuyas credenciales y portafolios puedes revisar antes de decidirte a concederles el trabajo. Encontrar trabajadores independientes es una tarea fácil, con cientos de sitios web disponibles para navegar. Hoy en día, puedes contratar en el extranjero y asegurarte de que obtienes el mejor talento posible para tu proyecto, independientemente de la ubicación del trabajador.

Recientemente hemos tratado en profundidad el tema de los trabajadores independientes, pero hoy queremos centrarnos en los acuerdos de trabajador independiente: qué son, qué deben transmitir y cómo crear uno.

¿Qué es un acuerdo de trabajador independiente?

Es un documento que describe la relación comercial entre una empresa contratante y un trabajador indendiente (o, en casos, un freelancer). Se trata de un acuerdo escrito y legalmente vinculante que permite a ambas partes implicadas cubrir la base de su relación laboral, evitar malentendidos y gestionar las expectativas. El acuerdo debe cubrir el alcance del trabajo, los resultados, los pagos, los plazos, la información confidencial y cualquier otro detalle de la relación. Las empresas contratantes no pueden supervisar sus horas de trabajo, la forma en que realizan el trabajo o impedir que acepten otros clientes.

¿Necesito un acuerdo de trabajador independiente?

Si eres un trabajador independiente que trabaja para clientes, o una empresa que contrata freelancers para servicios de corta duración, necesitas un acuerdo. Es especialmente beneficioso si emplea a trabajadores independientes internacionales. El acuerdo sirve para proteger los intereses comerciales de ambas partes, asegurándose de que el cliente obtiene el servicio que pidió y el trabajador recibe el pago según el acuerdo.

El propósito del acuerdo de trabajador independiente

Tener un contrato por escrito es obligatorio a efectos contables y fiscales. A diferencia de un contrato de trabajo, el acuerdo de trabajador independiente debe especificar los servicios o proyectos que el trabajador realiza para ti y la duración, el plazo y el resultado deseado de dichos servicios. Por ejemplo, supongamos que contratas a un diseñador gráfico freelancer para crear el sitio web de tu empresa. El acuerdo de contratación debe especificar el plazo de finalización, la tasa de pago, los productos a entregar, sus fechas de vencimiento, así como las directrices sobre el aspecto que debe tener el sitio web.

Dicho esto, asegúrate de añadir una sección en la que se indique que el trabajador independiente no recibirá prestaciones de los empleados, como por ejemplo:

• Seguro de salud.
• Seguro de indemnización.
• Indemnización por desempleo.
• Cobertura de seguro, etc.

Además, el cliente no pagará los impuestos sobre los pagos, ya que la persona contratada no es un empleado.

Los acuerdos para trabajadores independientes no siempre son fáciles de hacer, pero pueden ahorrar a ambas partes dolores de cabeza legales, materiales y laborales. Hay que entender los entresijos de las leyes y normativas laborales locales, especialmente si se contratan trabajadores independientes extranjeros. Debes invertir tiempo y redactar un acuerdo a medida para cada proyecto que emprendas o contrates.

¿Qué debe incluirse en un acuerdo de trabajador independiente?

Crear un documento claro, conciso y mutuamente beneficioso significa prestar atención al contenido de todo el acuerdo. Es una buena idea considerar el alcance del trabajo y las necesidades que tienes como cliente y medirlas con los intereses y la carga de trabajo del trabajador independiente. El acuerdo debe cubrir los siguientes aspectos:

Información general sobre el cliente y el proveedor de servicios

Debe tener un párrafo introductorio en el que se describa la persona o empresa que contrata a alguien para una tarea y la persona o entidad que la presta. Este párrafo también debe contener la información de ambas partes, como los nombres y direcciones legales.

Alcance del trabajo

La siguiente cláusula del documento es la descripción detallada del servicio, la tarea o el producto que se contrata. El funcionamiento suele ser algo parecido a "el trabajador independiente dara los siguientes servicios:", seguido de la lista de servicios que se acuerdan.

Por parte del cliente, es necesario crear un buen briefing para este paso. Con un briefing sólido en el que se detallen las expectativas del trabajador independiente y el producto del trabajo, los malentendidos serán mínimos, y la velocidad y la calidad del trabajo aumentarán.

Compensación por el servicio prestado

El acuerdo debe especificar cuánto se pagará al trabajador independiente, si los pagos se harán a plazos y los detalles sobre la frecuencia de los pagos. Por ejemplo, si el pago depende de los resultados, el contrato debe indicarlo, así como las fechas de entrega de dichos resultados.

Fecha de entrada en vigor del acuerdo

La fecha efectiva es la fecha de inicio del acuerdo y del trabajo en cuestión. Es una parte integral del documento, ya que aclara el inicio real de la relación comercial y las disposiciones del contrato.

Beneficios y exclusión de responsabilidad

Aunque parezca evidente que el trabajador independiente no es un empleado del cliente, siempre hay que señalar en el contrato que los trabajadores independientes no tienen las ventajas habituales de los empleados. En este apartado, puedes indicar que el cliente no paga la seguridad social, el seguro médico, la indemnización por accidente laboral, la licencia de enfermedad, vacaciones, pensión, etc. El trabajador independiente es responsable del pago de sus impuestos estatales y federales, de los impuestos sobre la renta, de los impuestos sobre el trabajo por cuenta propia y de otros gastos en cumplimiento de la ley.

Permiso para contratar subcontratistas

Esta parte del acuerdo debe especificar si el trabajador independiente tiene derecho a contratar asistentes como subcontratistas para sus servicios. El cliente debe dar su consentimiento previo por escrito para dicha contratación. Esta cláusula también debe señalar que el trabajador independiente es responsable de pagar a los asistentes y sus impuestos, liberando al cliente de cualquier responsabilidad financiera. Básicamente, esta es la parte del contrato que subraya que, aunque el cliente acepte que el trabajador independiente tenga asistentes, estos son responsabilidad exclusiva del trabajador independiente. El cumplimiento del acuerdo debe extenderse también a los subcontratistas, y esa cláusula debe figurar claramente en el documento.

Terminación del acuerdo

Aunque el acuerdo suele basarse en que el trabajador entregue un producto específico al cliente, la terminación del acuerdo estará probablemente vinculada a la finalización de los entregables. Sin embargo, a veces se contrata a un trabajador independiente a largo plazo y, en este caso, el documento debe establecer las condiciones para la terminación de este acuerdo, junto con los días de aviso por escrito para la terminación.

Cláusula de indemnización

La cláusula de indemnización cubre la responsabilidad del cliente por los honorarios, costos y juicios contra el trabajador independiente. Establece que el colaborador se compromete a indemnizar al cliente por todas las pérdidas y reclamaciones que resulten de las acciones del colaborador. La cláusula sirve principalmente para proteger al cliente de las consecuencias legales de los actos de su trabajador independiente.

Divisibilidad

La cláusula de separabilidad debe decir que si alguna de las disposiciones de este acuerdo resulta inaplicable o inválida, no influye en el resto del contrato. Esto significa que ambas partes protegen su acuerdo a través de esta sección, asegurándose de que sigue siendo válido aunque algunas partes del mismo dejen de serlo.

Legislación aplicable

La ley vigente o aplicable es el párrafo que establece que las leyes del estado o país elegido se aplicarán al acuerdo si surgen problemas legales durante la vigencia de este acuerdo. Se trata de un elemento importante, sobre todo si las partes implicadas no se encuentran en el mismo país y no pueden resolver un problema mediante el arbitraje. Aunque la ley que rige suele ser la misma de la parte contratante, las partes podrían decidir conjuntamente qué leyes serán aplicables en caso de problemas legales.

Cláusula de renuncia

La cláusula de renuncia sirve como prueba de la liberación de cualquier derecho en la relación comercial entre la empresa contratante y el trabajador independiente. Aunque es una práctica habitual, debe hacerse por escrito.

Seguro de responsabilidad civil

En este apartado se debe indicar que el trabajador independiente está obligado a tener su propio seguro de responsabilidad civil para la empresa y que el cliente no es responsable de cubrir al trabajador con su póliza de seguro.

Garantías y capacidad profesional

Cuando contratas a un trabajador independiente, debes poder contar con su capacidad y habilidad para realizar el trabajo que le ha encomendado con sus propios equipos y medios. La sección de garantías y capacidad es una de las disposiciones esenciales en los acuerdos de trabajadores independientes. El colaborador se compromete a tener la capacidad, los métodos y el equipo que garantizan que cumplirá la tarea.

Propiedad intelectual y titularidad

Trabajar con trabajadores independiente o freelancers implica la necesidad de tener límites claros sobre quién es el dueño del resultado final del proyecto. Si la propiedad intelectual desarrollada por el colaborador para el cliente pertenece al cliente, debe quedar reflejada en el contrato para evitar cualquier batalla legal, ya que las leyes al respecto difieren según el país.

Confidencialidad

Siempre que contrates a un trabajador externo para que trabaje para ti, es probable que tengas que compartir con él alguna información empresarial confidencial. Para mitigar este riesgo, asegúrate de incluir una cláusula de confidencialidad (un acuerdo de no divulgación/NDA) en tu acuerdo.

En esta sección, debes aclarar qué constituye información confidencial; algunos ejemplos son los derechos de patente, los derechos de autor, los secretos comerciales, los planes de marketing, la estrategia empresarial, las bases de datos de clientes, etc. Después de definir y perfilar lo que consideras confidencial, el trabajador independiente debe comprometerse a no divulgar o revelar esta información a terceros.

El incumplimiento de un acuerdo de confidencialidad puede ser causa de finalización del contrato.

¿Un trabajador independiente puede tener un acuerdo de no competencia?

Sí, se puede pedir a un trabajador independiente que firme un acuerdo de no competencia.

Un acuerdo de no competencia es un documento vinculante que impide a un trabajador independiente trabajar con la competencia de su cliente durante la duración del contrato y, a veces, durante un periodo de tiempo determinado después. Sin embargo, no todos los países permiten la protección de la no competencia cuando se trata de trabajadores independientes.

Tener una cláusula de no competencia puede ser una buena manera de proteger al empleador y el trabajo que está haciendo, pero no siempre es la mejor manera de hacerlo. Si el país o el Estado en el que operas no permite un acuerdo de no competencia, opta por una cláusula de confidencialidad o de no captación en su lugar.

¿Cómo llenar un acuerdo de trabajador independiente?

Es crucial asegurarte de que los datos y la información sobre el empleador, así como el trabajador independiente es correcta.

Comienza por llenar la información básica sobre el trabajador independiente y el cliente, como el nombre legal, el nombre comercial (o DBA) si es aplicable, y otra información como una dirección comercial, número de registro y detalles de contacto.

A continuación, toma cada elemento del acuerdo y llene los datos necesarios.

¿Cómo negociarlo?

Si eres un trabajador independiente con experiencia o el propietario de una pequeña empresa, lo más probable es que tengas la oportunidad de negociar tu acuerdo. Estos son algunos de los elementos que suelen negociarse:

• Detalles como el alcance del trabajo, los productos a entregar, los plazos.
• Términos de finalización.
• Condiciones de pago: cuándo y cómo se le pagará por sus servicios.
• Cláusulas de confidencialidad y de no competencia..

¿Con qué frecuencia debe renovarse?

La duración suele figurar en el propio contrato. Sin embargo, hay algunos casos en los que el acuerdo debe renovarse:

• Si la información sobre la empresa o el trabajador independiente ha cambiado: esto incluye el nombre de la empresa, la dirección o el tipo de entidad de cualquiera de las partes.
• Si el alcance del trabajo ha cambiado: esto es importante, incluso con los cambios menores, como la adición o eliminación de los entregables.
• Si las condiciones de pago o la compensación han cambiado: conviene mantener las condiciones de pago actualizadas, ya que es uno de los elementos más importantes del acuerdo.

¿Cómo terminar un acuerdo de trabajador independiente?

Aunque técnicamente un trabajador independiente no puede ser despedido por su cliente, hay casos en los que la finalización del acuerdo puede ocurrir. Si alguno de los elementos y entregables no fueron respetados por el trabajador independiente o el cliente, el acuerdo puede ser terminado.

Por ejemplo, si el trabajo del trabajador independiente no se ha completado en el plazo acordado o no se han respetado todos los entregables, el empresario puede finalizar el contrato por motivos justificados.

Sin embargo, como cliente, asegúrate de respetar los aspectos legales del acuerdo y de pagar al colaborador por el trabajo realizado, aunque vayas a terminar el contrato.

Contratación de trabajadores independientes para empresas estadounidenses: checklist de las obligaciones

Cuando contrata sa trabajadores independientes o freelancers, a pesar de que son trabajadores por cuenta propia, necesitas cumplir con ciertas obligaciones en caso de una auditoría del IRS.

Formularios y obligaciones fiscales

Si el trabajador independiente tiene su sede en EE.UU., debes llenar el formulario W-9 y enviárselo junto con el acuerdo firmado. Si el trabajador independiente tiene su sede fuera de EE.UU., deberás llenar el formulario W-8BEN para demostrar que no es un contribuyente estadounidense.

Por otro lado, si el cliente paga a un trabajador independiente más de 600 dólares en un año, se necesita un formulario 1099-NEC (que antes formaba parte de la casilla 7 del 1099-MISC). Este formulario se envía al IRS y se comparte una copia con el trabajador independiente.

Mantenimiento de registros

Tus obligaciones también incluyen guardar y conservar todos los documentos y registros, que serán útiles si tienes que demostrar que el trabajador era un trabajador independiente y no un empleado. Esto significa que, además del acuerdo de trabajador independiente, tienes que guardar todas las facturas y la información sobre los pagos.

Si, en algún momento, no estás seguro de si el trabajador independiente que estás contratando podría calificarse como empleado a los ojos del IRS, puedes presentar el formulario SS-8 y determinar el estatus del trabajador.

Plantillas de acuerdos de trabajador independiente: una mala idea

Una búsqueda básica en Internet te dará miles de plantillas gratuitas de acuerdos de trabajadores independientes, pero no siempre debes recurrir a ellas por varias razones. En primer lugar, no todas las plantillas se adaptan a tus necesidades específicas y a las del colaborador. En segundo lugar, los modelos de acuerdos no se consideran la mejor práctica porque las leyes laborales locales difieren en cada país. Tener una plantilla genérica podría exponerte a importantes riesgos de clasificación errónea, lo que daría lugar a sanciones, e incluso a demandas. Lo mejor sería considerar la posibilidad de obtener asesoramiento legal de un bufete de abogados local o de un experto que te ayude a cumplir las leyes adecuadas.

¿Cómo redactar un acuerdo de trabajador independiente? ¡Deel puede hacerlo por ti!

Esperamos que estas pautas hayan sido útiles, y que puedas crear un gran acuerdo, o al menos entender mejor sus elementos. La creación de un contrato robusto puede llevar tiempo, pero sin duda vale la pena la inversión.

Deel es un Employer of Record (EOR): nosotros facilitamos la contratación internacional en más de 150 países asegurando el cumplimiento legal y haciendo realidad pagos globales simples y rápidos. Dejar de preocuparse por la documentación significa una obligación menos en tu lista.