Glossaire : qu'est-ce qu'une date butoir ?

Une date butoir est le dernier jour pour enregistrer les transactions dans un état financier pour une période donnée, généralement à la fin de la journée ouvrable, à 17 heures. Dans le contexte de la comptabilité, elle marque la fin d'une période financière ou de reporting, comme un mois, un trimestre ou une année fiscale.

Dates butoirs : bonnes pratiques

Fixer une date butoir claire garantit que toutes les transactions sont enregistrées dans la période financière appropriée, ce qui maintient la précision des états financiers et aide à une budgétisation fiable et à la prise de décision.

Des dates butoirs appropriées s'alignent sur les cycles d'affaires et les obligations fiscales, optimisant ainsi les flux de trésorerie en gérant les dépenses et les revenus de manière opportune, et en évitant les écarts qui pourraient affecter les obligations fiscales.

Les entreprises peuvent mettre en œuvre des dates butoirs par divers moyens, tels que l'alignement sur les cycles d'exploitation, la fixation de dates mensuelles spécifiques, l'utilisation de périodes glissantes, ou une combinaison de ces méthodes, afin de répondre à leurs besoins opérationnels et d'assurer un reporting financier cohérent et précis.

La Déclaration Sociale Nominative (DSN)

La Déclaration Sociale Nominative ou DSN correspond à la déclaration des salaires et des cotisations de l’entreprise.

La DSN est une déclaration qui concerne tous les employeurs du secteur privé, quelle que soit la taille de l’entreprise. Elle contient les cotisations URSSAF, l’attestation employeur, DOETH (Déclaration obligatoire d'emploi des travailleurs handicapés), ou encore la DSIJ (Déclaration de salaire pour le versement des indemnités journalières).

Il est obligatoire de la transmettre tous les mois. Cette échéance doit donc figurer dans le calendrier RH de l’entreprise.

Si l’entreprise emploie moins de 50 salariés, la DSN doit être faite au plus tard le 15 du mois.

Pour 50 salariés et plus, la date butoir est fixée au 5 du mois.

Pourquoi la date butoir est-elle importante ?

• Précision : la date butoir permet aux entreprises de comptabiliser et d'enregistrer toutes les transactions dans la période correcte.
• Timing : la date limite peut également affecter les revenus et les dépenses. Si une entreprise enregistre une transaction après la date butoir, elle sera reportée dans la prochaine période comptable. Ceci peut entraîner des fluctuations dans le compte de résultat et rendre difficile la comparaison des performances financières d'une période à une autre. Cela affectera la précision des états financiers, car ils ne refléteront pas les informations les plus récentes.
• Conformité : la date butoir affecte également la responsabilité fiscale d'une entreprise. Si une entreprise choisit une date butoir trop tôt, elle peut manquer des déductions qui pourraient réduire sa facture fiscale. Si une entreprise choisit une date butoir trop tard, elle peut finir par payer des impôts sur des revenus qu'elle n'a pas encore gagnés.
• Réputation : Enfin, choisir la bonne date butoir peut avoir un impact sur les relations commerciales. Les fournisseurs peuvent ne pas accorder de crédit ou offrir des réductions si une entreprise choisit une date butoir trop tôt, car ils pourraient encore attendre d'être payés. Si une entreprise choisit une date butoir trop tard, les clients pourraient ne pas être satisfaits des produits ou services reçus, car ils seraient basés sur des informations obsolètes.

Quels sont les avantages d'une date butoir ?

Une date butoir présente plusieurs avantages. Elle peut :

• Assurer l'enregistrement des transactions dans la période financière correcte. Ce système aide les entreprises à suivre leurs finances avec précision, à créer des budgets réalistes et à prendre des décisions éclairées sur l'allocation des ressources.
• Aider les startups et les entreprises à mieux gérer leur flux de trésorerie en s'assurant qu'elles paient leurs dépenses à temps et collectent les revenus rapidement.
• Aider les entreprises à éviter la fraude : en obligeant les employés à compléter la documentation des transactions avant la fin de la période.
• Garantir que les entreprises respectent toutes leurs échéances et complètent les transactions à temps, évitant ainsi les précipitations ou retards de dernière minute.
• Aider les entreprises à rester organisées : les dates butoirs garantissent que toutes les tâches sont accomplies à temps, ce qui permet d'éviter la confusion ou les chevauchements de tâches.

Comment mettre en place une date butoir ?

Il existe plusieurs méthodes pour mettre en place des dates butoirs dans la comptabilité d'une entreprise :

Cycles d'exploitation :

Une des meilleures pratiques pour choisir une date limite est de l'aligner avec les cycles d'exploitation de l'entreprise. Par exemple, pour les entreprises avec des stocks, il peut être judicieux de choisir une date butoir qui se situe après la réception des stocks, mais avant leur vente. Cela garantit que l'inventaire est comptabilisé dans la bonne période lors du comptage des stocks.

Date butoir mensuelle :

Les entreprises peuvent également choisir un jour spécifique du mois comme date butoir. Par exemple, si l'exercice fiscal de l'entreprise se termine le 31 décembre, la date de clôture serait le 31 décembre. L'entreprise enregistrerait toutes les transactions effectuées avant ou à cette date dans les états financiers de l'année en cours. Les transactions après cette date seraient enregistrées dans les états financiers de l'année suivante.

Date butoir glissante :

Cela signifie qu'une date butoir est toujours fixée à un certain nombre de jours après la fin de la période précédente. Par exemple, si l'exercice fiscal de l'entreprise se termine le 31 décembre, il pourrait y avoir une date butoir glissante de 30 jours. Ainsi, l'entreprise enregistrerait toutes les transactions effectuées avant ou le 30 janvier dans les états financiers de l'année en cours et enregistrerait les transactions après le 30 janvier dans les états financiers de l'année suivante.

Combinaison mensuelle et glissante :

L'entreprise pourrait avoir une date butoir mensuelle fixée au dernier jour du mois, avec une date butoir glissante de 30 jours. Cela signifierait que l'entreprise enregistrerait toutes les transactions effectuées avant ou le dernier jour du mois dans les états financiers du mois en cours et enregistrerait les transactions effectuées après le dernier jour du mois, mais avant ou le 30e jour après la fin du mois dans les états financiers du mois suivant.

Les propriétaires d'entreprises peuvent choisir la méthode qui convient le mieux à leur entreprise tant que la date butoir reste cohérente pour assurer l'exactitude des états financiers.