6 raisons d’adopter l’externalisation de la paie en 2024

Payer vos salariés, qu’ils soient embauchés localement ou à l’international, ne se réduit pas à leur verser un salaire en fin de mois. Aujourd’hui, les processus de paie peuvent s’avérer particulièrement chronophages et stressants. C’est pourquoi, selon le cabinet Deloitte, 73 % des entreprises optent pour l’externalisation de la paie.

L’externalisation peut faciliter et optimiser les déclarations sociales, l’édition des bulletins de salaire et d’autres tâches liées à la paie, et ce que vous soyez à la tête d’une petite entreprise (TPE) ou bien gestionnaire de paie au sein d’une grande société.

Grâce à Deel, vous pouvez unifier les paiements de prestataires externes, de vos employés portés (EOR) et gérer efficacement la gestion de la paie sur une seule et même plateforme.

Dans cet article, nous explorons les avantages de l’externalisation de la paie et expliquons comment choisir le bon prestataire de services de paie afin de rendre le traitement de la paie plus avantageux et plus simple pour votre équipe

Gestion RH : qu’est-ce que l’externalisation de la gestion de la paie ?

L’externalisation de la paie consiste à faire appel à un prestataire pour gérer les fonctions de paie de votre entreprise. Un prestataire de services de paie s’assure que :

• les salaires sont virés à temps et conformément aux accords conclus avec les employés ;
• les paiements sont effectués avec précision et dans le respect des lois locales, telles que les déclarations sociales et les conventions collectives ;
• les documents relatifs à la paie et les informations sur les salariés sont gérés en toute sécurité, conformément aux normes RGPD.

Les prestataires de paie prennent en charge le traitement complet de la paie, y compris l’édition des bulletins de salaire, la gestion des éléments variables et la déclaration sociale nominative (DSN). Cela inclut également la mise à jour des données de paie, le paramétrage du logiciel de paie, et l’administration du personnel.

Il est important de noter que l’externalisation de la gestion de la paie ne couvre pas les services de ressources humaines. Certains croient à tort que l’externalisation des services de paie comprend l’embauche de nouveaux employés et la gestion des contrats de travail. Que nenni. Ce n’est pas le cas. Ces tâches (embauche et gestion des contrats) relèvent du service RH et non du service en charge de la paie. Si certaines entreprises, comme Deel, proposent à la fois des solutions de paie et des services RH, un gestionnaire de paie ordinaire se contentera bien souvent de gérer la paie des salariés.

Quels sont les avantages de l’externalisation de la gestion de la paie ?

Pourquoi externaliser les services de paie ? Confier tout ou partie de vos fonctions de paie à un prestataire peut aider à rationaliser vos processus de paie, réduire le risque de non-conformité, et garantir l’exactitude des paiements et des bulletins de paie. Examinons de plus près les avantages de cette solution.

Réduction du risque de non-conformité

Que vous gériez la paie au niveau national ou international, vous devez respecter les lois relatives à la paie des salariés. Les lois sur la paie varient d’un pays à l’autre, et parfois d’une région à l’autre. Ces lois régissent la rémunération des employés, les délais de paiement et les retenues salariales, telles que l’URSSAF en France, l’assurance maladie et les charges sociales.

Si votre équipe n’est pas familiarisée avec les lois locales en matière de classification du travail, vous risquez de commettre des erreurs de classification. Travailler avec un prestataire de paie ayant une expertise en droit social international réduit ce risque et vous protège contre d’éventuelles amendes et pénalités pouvant atteindre plusieurs centaines de milliers d’euros.

Mettre en place une veille juridique pour garder un œil sur la réglementation propre à chaque région demande beaucoup de temps et d’expertise. Si votre entreprise se développe à l’international, cette charge de travail s’intensifie à mesure que vous vous étendez. En confiant cette veille à un prestataire de services disposant de spécialistes juridiques locaux, vous avez l’assurance de respecter toutes les lois en vigueur en matière de paie et d’emploi.

Réduction des coûts

En règle générale, l’externalisation de la paie coûte moins cher que son internalisation. Les économies rendues possibles par l’externalisation de la paie sont particulièrement importantes pour les entreprises implantées dans des régions où le coût de la vie est élevé, régions où le recrutement d’une équipe dévolue à la paie peut représenter un investissement conséquent.

L’externalisation de la gestion de la paie permet également aux entreprises à visée internationale d’économiser en recourant à un seul et unique prestataire de paie. Une solution unifiée vous évite d’avoir à trouver un gestionnaire de paie et un juriste dans chaque pays où vous versez des salaires, ce qui vous permet de réaliser de belles économies d’échelle en retour.

L’utilisation d’une solution complète qui intègre la paie, les ressources humaines et d’autres services sur une même plateforme — comme le propose Deel — ajoute encore plus de valeur.

Meilleure expérience pour les équipes qui évoluent

Le traitement des salaires et le respect des normes sont difficiles à gérer de front pour les services de paie très sollicités, ce qui est particulièrement le cas si votre organisation grandit vite. Cette surcharge de travail entraîne souvent des retards et des erreurs dans le traitement de la paie.

Si votre entreprise se développe, vous avez besoin d’un prestataire de services de paie capable de grandir avec vous. En confiant ces tâches à un tiers, vous avez la certitude que le versement de vos paies sera traité avec tout le soin que cette opération mérite. De leur côté, vos responsables financiers pourront quant à eux se concentrer sur des tâches à forte valeur ajoutée pour soutenir votre croissance.

Sécurité des données accrue

L’externalisation de la paie garantit une sécurité maximale des données et prévient les détournements de fonds, l’usurpation d’identité et d’autres risques financiers. Lorsqu’un prestataire traite les données de paie des employés en France ou dans l’Union européenne (UE), il doit se conformer aux normes du règlement général sur la protection des données (RGPD). 

Votre prestataire doit également disposer d’un accord de traitement des données (DPA). Ce document décrit comment les données seront traitées et stockées pour assurer une conformité avec le RGPD. Cela comprend la mise en place d’une politique de confidentialité, la généralisation du chiffrement, la protection de vos infrastructures et l’organisation d’audits de sécurité réguliers.

Moins d’erreurs de gestion de paie

Pour les entreprises, l’inexactitude des données constitue un obstacle majeur qui nuit à l’efficacité des opérations de paie. Un prestataire de services de paie s’assure que les paiements sont effectués en temps, en heure, et dans le respect des lois fiscales. Ainsi, les risques d’erreur sont moins élevés qu’avec une équipe comptable interne.

Les erreurs de paie peuvent avoir une incidence négative sur vos salariés, perturbant leur budget, leur vie personnelle, tout en leur causant un stress inutile. Quand le versement de vos salaires est retardé, ou erroné, cela nuit à la confiance que vos employés accordent à votre organisation. S’ils sont répétés, ces désagréments peuvent conduire vos équipes à s’interroger sur vos capacités de gestion et votre solidité financière.

Parfois, les erreurs de paie occasionnent plus que des plaintes de la part de salariés à qui il manque quelques euros ou quelques heures. Une déclaration inexacte des charges sociales peut entraîner des pénalités et des problèmes juridiques avec les autorités locales comme l’URSSAF. Heureusement, il existe des démarches pour demander une remise de majorations de retard.

Gain de temps avec les processus de paie

La plupart des prestataires de services de paie se tiennent au courant des dernières technologies pour offrir le meilleur service à leurs clients. Cela inclut les capacités d’automatisation et d’intelligence artificielle (IA), qui aident les professionnels de la paie à se concentrer sur l’optimisation de votre système de paie, le rendant plus efficace et réduisant les erreurs humaines.

Pour accroître l’efficacité de la gestion de la paie, orientez-vous vers un prestataire de services d’externalisation totale, complet, tel que Deel, qui intègre les dernières avancées technologiques pour une solution de paie globale.

Concentration sur l’essentiel

La gestion administrative d’une entreprise est particulièrement chronophage, ne nous le cachons pas. Arrêtez de jongler avec des virements et focalisez-vous sur votre cœur d’activité en sous-traitant votre gestion de la paie. Pourquoi attendre ?

Comment fonctionne l'externalisation de la paie ?

Faire appel à un prestataire pour la gestion de la paie implique de communiquer des informations sensibles sur vos salariés. Avant d’engager ce genre de prestataire, il est crucial de mettre en place un accord de confidentialité approprié pour éviter tout problème juridique en cas de mauvaise manipulation des données de paie.

Le prestataire de paie aura probablement besoin des informations suivantes sur les employés :

• coordonnées de l’employé ;
• salaire (ou taux horaire) ;
• titre du poste ;
• date d’embauche ;
• type de contrat (CDI, CDD, freelance, etc.).

Vos employés utilisent-ils des cartes de pointage ou des logiciels de suivi du temps de travail ? Le service de paie devra également accéder à ces informations pour calculer et verser les salaires par virement ou par chèque.

Les prestataires de services de gestion de la paie peuvent également s’occuper des charges sociales et veiller à ce que vous respectiez les réglementations fiscales locales, quel que soit le pays d’origine de vos collaborateurs. Vous devrez alors fournir des formulaires fiscaux spécifiques et d’autres informations nécessaires sur les travailleurs, comme leur numéro de sécurité sociale ou leur numéro d’identification fiscale (NIF).

Les étapes clés de la gestion de la paie prise en charge par un prestataire

Le traitement des salaires par un prestataire de services comprend généralement les étapes suivantes :

1. Période d’installation. Cette première étape consiste à fournir à la société de paie choisie toutes les informations nécessaires, comme les taux de rémunération et les heures de travail de chaque salarié. Il est également essentiel de vérifier le paramétrage du logiciel de paie.
2. Pendant la période de paie. Pour entrer les données dans son logiciel de paie et calculer les salaires, la société de paie aura besoin du nombre d’heures travaillées par chaque salarié. Il se peut que vous deviez confirmer ces informations relatives à votre masse salariale.
3. Calcul du salaire brut. Le service de paie effectue les retenues avant et après imposition, telles que les impôts, les charges patronales, et les différents avantages sociaux.
4. Une fois le salaire net calculé, votre prestataire de services de paie effectue les virements ou remet les chèques à vos employés. Votre prestataire s’occupe également des autres paiements nécessaires, incluant les déclarations sociales nominatives (DSN).
5. En tant que dirigeant d’entreprise, vous recevrez des rapports pour chaque cycle de paie, vous aidant à suivre les opérations et les coûts associés à la gestion de la paie.

Quelle solution de gestion de paie répond à vos besoins ?

Lorsque vous choisissez un prestataire de services de paie, tenez compte de votre budget, de vos objectifs d’expansion et des capacités de votre équipe de paie.

Suite complète d’outils de gestion de la paie

Les suites complètes de gestion de la paie possèdent une grande expertise en matière de gestion de la paie et de conformité fiscale des entreprises. Les sociétés qui proposent ces outils ont une grande expérience de la gestion des salaires et de la conformité fiscale des entreprises. Si vous embauchez à l’étranger, recherchez un prestataire de services de paie international comme Deel, qui peut se charger pour vous de garder un œil sur les lois et les meilleures pratiques en matière de paie.

Par rapport à ses concurrents, Deel offre :

• Une plus grande couverture avec la paie disponible dans le monde entier, l’embauche de sous-traitants dans 150 pays et l’embauche d’employés via une infrastructure propre.
• Un service clients rapide et fiable, disponible 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, ainsi qu’un gestionnaire de compte qui suit votre dossier.
• Moins de travail manuel grâce à plus de 11 automatisations, aux paiements et à la facturation automatiques, et aux modifications de contrats sur la plateforme.
• Plus de contrôle et de flexibilité dans les paiements grâce à des options avancées de financement des salaires, des paiements hors cycle, avec plus de 8 options de versement des paiements, des cartes Deel, etc.

Service de PEO (Professional employer organization)

En faisant appel à un PEO, vous bénéficierez également de services de ressources humaines tels que la gestion des avantages sociaux, la conformité et la gestion des risques, en plus de celle du traitement des salaires, des déductions etc. Les PEO conviennent aux entreprises de toutes tailles, car elles disposent de la flexibilité et de l'expertise nécessaires pour gérer les différentes juridictions et législations fiscales.

Le prix d'un service PEO peut être plus élevé que celui des options d'externalisation de la paie classiques. Toutefois, ce coût reflète l'étendue des services RH qu'il propose. Alors qu'un service de paie standard se contente de gérer la paie et les impôts, un PEO négocie également pour vous des tarifs avantageux sur les prestations de santé, s'occupe du traitement des réclamations et gère de nombreuses autres tâches RH qui sont souvent chronophages.

Deel PEO facilite la gestion de votre équipe aux États-Unis. Épargnez-vous les risques liés à la conformité et la gestion RH pour pouvoir vous concentrer sur le développement de votre entreprise dans les 50 États et au-delà.

Logiciel de paie

L’utilisation d’un logiciel de paie n’est généralement pas considérée comme de l’externalisation, car elle nécessite toujours du travail de la part de votre équipe. Mais si votre équipe utilise actuellement un tableur pour gérer manuellement la paie, l’investissement dans un logiciel de paie est un bon premier pas vers l’amélioration de vos processus.

Cabinet comptable

Les petites entreprises peuvent gagner à se rapprocher d’un expert-comptable, car cette solution est souvent moins coûteuse pour elles. Si vous choisissez cette option, veillez à ce que votre contrat avec le cabinet comptable soit limpide. Pourquoi ? Afin d’éviter d’éventuels problèmes de classification erronée des employés.

Simplifier la gestion de la paie à travers le monde avec Deel

Avoir une équipe internationale accroît l’innovation, la créativité et la diversité. Cependant, la gestion des salaires s’en trouve également compliquée. Vous devez jongler entre différentes devises, différents taux de change, différentes banques, tout en respectant les lois locales. Et à mesure que votre équipe s’agrandit, vos besoins en matière de paie augmentent également.

Grâce à la solution Global Payroll de Deel, vous n’avez plus à vous soucier de la gestion de votre paie. Gérez la paie dans le monde entier à partir d’une seule plateforme, rationalisez les opérations internationales et éliminez les contraintes administratives liées à la conformité locale, aux taxes, aux avantages sociaux, etc.