Tout ce que vous devez savoir avant d’embaucher un indépendant à l'international de manière légale

Embaucher des indépendants est plus compliqué qu'il n'y paraît, surtout lorsqu'il s'agit d'indépendants étrangers. Voici tout ce que vous devez savoir pour y parvenir en toute conformité.

Les entreprises d'aujourd'hui ont un accès sans précédent aux meilleurs talents du monde entier. Grâce à la technologie et à la normalisation du travail à distance, les entreprises peuvent embaucher des indépendants et gérer des travailleurs à distance partout dans le monde : une entreprise aux États-Unis peut collaborer avec des freelances en Argentine, au Japon, en Afrique du Sud ou en Espagne. Et puiser dans un vivier de talents internationaux peut transformer votre entreprise, quel que soit votre secteur d'activité.

Les sites d'emploi comme LinkedIn, Malt et Upwork simplifient la recherche de prestataires. Mais beaucoup de chefs d'entreprise ne réalisent pas les considérations légales lorsqu'ils embauchent des travailleurs indépendants, surtout à l'international. Sans documentation et conformité adéquates, vous risquez de faire face à de lourdes conséquences comme des accusations d'évasion fiscale de la part des autorités fiscales.

Ce guide Deel est destiné à toute entreprise dans le monde qui souhaite embaucher à l'international. Que vous soyez un petit entrepreneur ou que vous recrutiez pour le compte d'une startup ou d'une grande entreprise, ce guide vous aidera à naviguer dans le processus d'embauche d'indépendants. De nombreuses sections s'adressent aux entreprises américaines, mais de nombreuses réglementations et suggestions s'appliquent également à d'autres pays.

Comprendre la différence entre les travailleurs indépendants et les employés

La différence entre les employés et les travailleurs indépendants n'est pas toujours évidente... mais cette distinction est juridiquement et financièrement importante. Les gouvernements du monde entier surveillent de près la classification des contrats de travail – nous en reparlerons plus tard.

Mais avant d'apprendre comment embaucher un travailleur indépendant, prenez un moment pour déterminer s'il remplit réellement les critères d'un travailleur indépendant. Si vous voulez embaucher un webdesigner pour créer une nouvelle landing page pour votre site web, vous avez besoin d'un travailleur indépendant. C'est simple. Mais que se passe-t-il si vous voulez que cette personne fournisse des mises à jour régulières sur plusieurs années ? Et que se passe-t-il si vous êtes la seule entreprise pour laquelle elle travaille ? Les lignes commencent à devenir floues.

Définition du travailleur indépendant ?

Les travailleurs indépendants sont des professionnels qui offrent leurs services à des clients en tant que non-employés, généralement sur une base de projet ou à durée déterminée. Ils sont autoentrepreneurs, ce qui signifie qu'ils ont un contrôle élevé sur la manière et le moment de leur travail. Ils sont également responsables du paiement des impôts sur le travail indépendant et ne reçoivent pas les avantages statutaires des employés des entreprises pour lesquelles ils travaillent. Ils collaborent généralement (mais pas toujours) avec plusieurs entreprises, travaillant à temps partiel et à court terme pour chacune d'elles. En dehors des États-Unis, les termes des relations avec les travailleurs indépendants peuvent varier légèrement, notamment dans l’Union européenne. Mais aux États-Unis, l'IRS (Internal Revenue Service, ou me service des impôts américain) déclare que les travailleurs indépendants ont "le droit de contrôler ou de diriger uniquement le résultat du travail et non ce qui sera fait et comment il sera fait."

Les employés, en revanche, sont des travailleurs qui reçoivent des avantages statutaires et doivent accomplir leur travail selon les préférences de l'entreprise. Lorsque nous disons "doivent accomplir leur travail selon les préférences de l'entreprise", nous entendons qu'ils participent à des formations d'intégration obligatoires, à des réunions et à des évaluations de performance.

En contrepartie, l'entreprise rembourse les dépenses pertinentes, fournit les outils nécessaires, investit dans l'apprentissage et le développement des employés, et offre des congés payés, une couverture sociale et des avantages sociaux.

Zoom Etats-Unis : déterminez si le revenu de votre travailleur indépendant est d'origine américaine

Une autre zone floue concerne la détermination de l'origine du revenu : doit-on suivre la citoyenneté du travailleur ? L'emplacement du travailleur ? L'emplacement de l'entreprise ? Selon l'IRS, la source du revenu versé aux travailleurs indépendants est déterminée par l'endroit où ces derniers exécutent le service. En d'autres termes, c'est l'emplacement du travailleur indépendant qui détermine l'origine officielle de son revenu, et non l'emplacement de l'entreprise.

Ainsi, même si un travailleur indépendant étranger travaille pour une entreprise américaine, le revenu qu'il perçoit n'est pas considéré comme un revenu d'origine américaine tant que chaque aspect du service est effectué en dehors des États-Unis. Dans ce cas, une entreprise américaine ne doit ni retenir ni déclarer d'impôts. Si un travailleur indépendant étranger réalise une partie de ses services aux États-Unis, il doit remplir certaines conditions pour éviter l'obligation fiscale :

• Le travailleur était présent aux États-Unis pendant 90 jours ou moins au cours d'une année fiscale ;
• Le paiement au travailleur est inférieur à 3 000 $ ;
• Le paiement au travailleur est effectué pour des services redus à une entité ou un bureau maintenu dans un pays étranger.

Et en France ?

Les travailleurs indépendants et les freelances doivent déclarer leurs revenus à l’Urssaf pour déduire les charges telles que la Sécurité sociale, la retraite, etc., puis une fois par an dans l'« espace particulier » du site impots.gouv.fr. Les revenus à renseigner pour que soient calculées les cotisations sociales sont à inscrire dans le volet « social » de la déclaration, et ce quelle que soit la domiciliation de l’entreprise avec laquelle ils ont collaboré.

Deux autres moyens d'embaucher des travailleurs étrangers

Si vous savez que vous souhaitez recruter des talents étrangers, mais que vous n'êtes pas attaché à l'idée d'embaucher un travailleur indépendant, ce paragraphe est fait pour vous. Il existe deux autres options à connaître : ouvrir une filiale locale et utiliser une PEO ( Professional Employment Organization) ou recruter un employé porté (via un service EOR) à l’international. Ces deux options vous permettent d'embaucher des employés à temps plein à l'étranger.

Ouvrir une filiale locale implique de créer une nouvelle entité juridique dans le pays étranger, qui embauche les travailleurs comme employés locaux. Vous devez ouvrir des comptes bancaires locaux, obtenir des permis d'exploitation et des numéros d'identification fiscale, ce qui implique un travail juridique important.

Ouvrir une filiale locale peut être efficace lorsqu'une entreprise prévoit d'embaucher plusieurs travailleurs dans un pays particulier. Par exemple, Amazon a une filiale appelée Amazon Canada pour embaucher des travailleurs au Canada. Mais pour la plupart des entreprises, cette configuration est trop complexe, surtout si elles veulent recruter dans plusieurs pays (et pas seulement dans un seul pays).

S'associer à un service d’Employer of Record est une meilleure option pour la plupart des entreprises, car elle est moins complexe et permet d'embaucher dans plusieurs pays supplémentaires. Un Employer of Record (EOR) met en place des entités locales dans le monde entier et gère les services d'embauche et de paie tels que les contrats de travail, la paie internationale et les avantages sociaux pour votre entreprise. Ils s'assurent que chaque contrat respecte les lois locales de l'endroit où vous souhaitez embaucher afin que vous puissiez vous concentrer sur d'autres besoins essentiels de votre entreprise, même dans le cas d’une équipe internationale.

Les Employers of Record (EOR) ou plus généralement les sociétés de portage salarial embauchent techniquement des employés en votre nom, ce qui vous permet de travailler légalement avec des employés étrangers sans avoir votre propre filiale étrangère. Ce système de portage salarial international a de nombreux avantages. Cependant, cette configuration n'est pas une option pour l'embauche de travailleurs indépendants : un Employer of Record (EOR) n'embauche que des employés à temps plein. (Cependant, certaines entreprises qui offrent des services d’EOR vous donnent également cette option. Découvrez comment Deel vous aide à embaucher des employés étrangers et des travailleurs indépendants à l’international.)

Les termes "PEO internationale" et "PEO" sont souvent utilisés de manière interchangeable. Cependant, les PEO internationales se rapprochent beaucoup plus des Employers of Record (EOR), qui sont très différents des PEO traditionnelles.

Classifiez correctement vos travailleurs indépendants

Une fois que vous avez déterminé que votre nouvelle recrue est bien un travailleur indépendant et que vous avez déterminé la source de ses revenus dans le monde, vous devez vous assurer de les classer correctement. Plus précisément, vous devez remplir la bonne documentation et les traiter conformément à leur classification. Vous pourriez faire face à des accusations de mauvaise classification des travailleurs indépendants si vous ne le faites pas. Évitez à tout prix la mauvaise classification : les pénalités de mauvaise classification sont sévères, atteignant parfois des dizaines de millions en frais juridiques et arriérés d'impôts.

Pour les entreprises américaines, la manière la plus simple de vérifier comment classer vos employés est d'utiliser le test des 20 facteurs de l'IRS. Si vous avez besoin de clarifications supplémentaires, vous pouvez demander à l'IRS de se prononcer sur la question en remplissant le formulaire SS-8 (Détermination du statut de travailleur aux fins des impôts fédéraux sur l'emploi et de la retenue d'impôt sur le revenu). L'IRS peut prendre au moins six mois pour examiner votre cas et vous fournir une réponse.

Votre meilleure protection contre la mauvaise classification (à part gérer correctement vos travailleurs indépendants et vos employés) est de définir la relation aussi précisément que possible dans un contrat de travailleur indépendant selon son lieu de travail. Ne vous inquiétez pas : nous aborderons les contrats de travailleurs indépendants ci-dessous.

Le processus de classification pour les travailleurs indépendants étrangers

Comme nous l'avons déjà mentionné, les lois de chaque pays déterminent différemment la relation entre le payeur et le prestataire de services. Le fait qu'une personne soit un travailleur indépendant dans un pays ne prouve pas qu'elle le serait dans un autre. Lorsque vous engagez un travailleur indépendant à l'international, prenez des précautions supplémentaires pour vous assurer qu'il ne sera pas considéré comme un employé selon les lois locales.

Chaque pays possède des lois uniques pour déterminer si quelqu'un doit être considéré comme un travailleur indépendant, et de nombreux pays ont révisé leurs politiques ces dernières années.

Certains pays exigent également l'obtention d'une licence de travailleur indépendant, ce qui peut aider à éviter les risques de mauvaise classification. Certains pays n'utilisent pas le terme "travailleur indépendant" et peuvent utiliser des termes et classifications différents, tels qu’entrepreneur, autoentrepreneur, travailleur autonome, freelance, micro-entrepreneur, etc. Assurez-vous d'utiliser les documents de conformité appropriés en fonction de la structure du travailleur.

Nous passons en revue ces différentes exigences pays par pays dans la section de conformité locale de notre guide d'embauche à l’international.

Pour vous assurer de ne pas risquer une mauvaise classification, il peut être judicieux d'investir dans des conseils juridiques locaux qui peuvent vous aider à déterminer comment les lois locales interprètent une relation de travail.

Créer un accord solide pour les travailleurs indépendants

Un accord écrit substantiel est essentiel lors de l'embauche de tout prestataire, surtout un prestataire étranger. Un contrat écrit protégera à la fois votre entreprise et le prestataire, évitera les malentendus et garantira que les deux parties respectent leurs engagements.

Bien que les modèles de contrat gratuits semblent vous faire gagner du temps, il est préférable de les éviter. Ils ne contiennent généralement pas tous les éléments nécessaires et ne s'appliquent qu'aux lois d'un seul pays : ils ne seront pas utiles en cas de litige.

Il n'existe pas d'accord universel pour les travailleurs indépendants, il est donc important de prendre le temps de créer un contrat qui tient compte des réglementations locales du droit du travail des deux pays concernés. Gardez à l'esprit que les réglementations locales déterminent également la durée du contrat, il est donc conseillé de le réviser régulièrement et de l'ajuster si le périmètre du travail change.

Nous avons un guide détaillé sur la rédaction d'un contrat pour travailleur indépendant. Les éléments essentiels à couvrir incluent :

• La portée du travail décrivant les services offerts par le prestataire indépendant ;
• La rémunération (et frais si applicables) ;
• La classification et la relation des deux parties, y compris le statut de chaque partie, les clauses de responsabilité et d'indemnisation ;
• La propriété des travaux (en tenant compte des lois locales sur la propriété intellectuelle, qui varient d'un pays à l'autre) ;
• Les clauses de confidentialité et de protection des données (et une clause de non-divulgation si nécessaire) ;
• Une clause de non-concurrence qui limite le prestataire à travailler pour un concurrent pendant un certain nombre de jours après le contrat ;
• Des clauses de résiliation et de préavis définissant la durée du contrat ;
• Les lois qui s'appliquent en cas de litige juridique.

Comment Deel vous aide pour les visas

Obtenir un visa pour des employés dans un pays où vous ne possédez pas d'entité peut coûter cher et prendre plusieurs mois. Nous sponsorisons les visas et embauchons l'employé pour vous, afin que vous n'ayez pas à vous soucier de la paie, des taxes et d'autres formalités.

Augmentez votre protection avec Deel Shield

Les contrats rigoureux de Deel et ses fonctionnalités avancées de conformité offrent un excellent niveau de protection contre les risques de mauvaise classification. Mais si vous souhaitez éliminer toute responsabilité, découvrez Deel Shield.

C'est notre niveau de sécurité le plus élevé pour l'embauche de freelances, vous protégeant à 100 % des risques de mauvaise classification.

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Il est possible d'embaucher et de gérer des indépendants partout dans le monde. Cependant, cela peut peut vous paraître complexe et risqué. Deel offre une solution simple : nous aidons les entreprises du monde entier à travailler rapidement et légalement avec des indépendants et des employés à l’international. Notre solution tout-en-un propose :

• Des contrats conformes aux lois locales du travail ;
• La collecte et le dépôt électronique de formulaires nécessaires ;
• Une paie à l’international, incluant divers modes de paiement, des paiements locaux et des devises ;
• Des documents de conformité pour éviter les risques de mauvaise classification dans le monde entier ;
• Une embauche simplifiée d'employés à temps plein et de d’indépendants (et une conversion simple entre les deux).

Vous voulez en savoir plus sur comment embaucher et payer des travailleurs à l'étranger ? Réservez une démo aujourd'hui.