Devenir freelance au Canada : notre guide complet

Le Canada est un pays attractif pour les freelances, avec un environnement propice à l'entrepreneuriat. Que vous veniez de France ou d’ailleurs, il est essentiel de connaître les étapes pour devenir travailleur autonome. Et si vous cherchez à recruter des freelances au Canada, Deel vous facilite la tâche en assurant une conformité optimale à chaque étape.

Devenir freelance au Canada

Le Canada est non seulement le deuxième plus grand pays au monde, mais c’est aussi une destination idéale pour lancer une activité en freelance. D’ailleurs, selon le classement 2018 Doing Business de la Banque mondiale, le Canada figure parmi les meilleurs pays pour créer une entreprise, avec un taux d’imposition des sociétés allant jusqu’à 15 % pour les petites entreprises et une fiscalité favorable aux travailleurs indépendants.

De plus en plus de personnes choisissent le statut de travailleur autonome lorsqu’elles s’installent au Canada. Ce guide vous explique les étapes essentielles pour devenir freelance et vivre au Canada.

Bien que la création d’une entreprise individuelle, comme une entreprise à propriétaire unique, suive des règles globales communes à tout le pays, chaque province a ses spécificités. Par exemple, au Québec et en Ontario, certaines activités, comme celles liées aux technologies à zéro émission, bénéficient de taux d’imposition réduits.

Comment créer une entreprise individuelle

L’entreprise individuelle est une structure juridique simple qui permet à une personne de créer une entreprise seule. L’entreprise est exploitée par une seule personne, souvent appelée « travailleur autonome » ou « indépendant », qui gère son activité sans être incorporée.

Dans ce type de structure, le propriétaire de l’entreprise n’a pas de statut juridique distinct de celui de son entreprise. Le travailleur indépendant assume donc tous les risques liés à l’activité et prend l’entière responsabilité des décisions, des pertes éventuelles et des bénéfices réalisés. Le revenu de l’entreprise doit également être déclaré dans la déclaration de revenus du propriétaire, qui inclut les revenus d’entreprise dans sa déclaration d’impôts.

1. Enregistrer l’entreprise

En règle générale, la première étape pour enregistrer une entreprise au Canada en tant qu’auto-entrepreneur consiste à enregistrer le nom de l'entreprise dans le Registre des entreprises, à moins que vous ne souhaitiez exercer sous votre propre nom.

De plus, les propriétaires d’entreprise doivent s’enregistrer en tant que travailleurs autonomes dans les provinces et territoires où ils souhaitent opérer (voir le paragraphe ci-dessous), car l’enregistrement des noms commerciaux relève de la responsabilité des provinces/territoires. Vous devez donc vous adresser au registre de la juridiction où vous envisagez de faire affaire.

Il est recommandé de consulter le site officiel de votre gouvernement provincial ou territorial pour obtenir les informations et exigences spécifiques.

Voici un aperçu des procédures d’enregistrement dans chaque province :

• Alberta (en Alberta, l’enregistrement d’un nom commercial ne peut pas se faire en ligne)
• Colombie-Britannique (Approbation de nom)
• Manitoba (Enregistrement du nom commercial)
• Nouveau-Brunswick (Enregistrement d’un nom commercial)
• Territoires du Nord-Ouest (Enregistrement de nom commercial)
• Nouvelle-Écosse (Réservation d’un nom commercial)
• Nunavut (Enregistrement d’une entreprise)
• Ontario (Enregistrement d’un nom commercial)
• Île-du-Prince-Édouard (Enregistrement d’un nom commercial)
• Québec (Enregistrement d’une entreprise)
• Saskatchewan (Réservation de nom)
• Yukon (Noms commerciaux).

Il existe une exception à l’obligation d’enregistrer le nom d’une entreprise. En effet, si les travailleurs autonomes utilisent leur nom complet sans y ajouter quoi que ce soit pour exercer leurs activités, ils ne sont pas tenus de procéder à l'enregistrement du nom ni de suivre les formalités comme la déclaration initiale ou les mises à jour. Toutefois, veillez à ne pas utiliser d’ajouts tels que « Inc. », « Co. », « et Associés/Fils », car cela est considéré comme un véritable nom commercial !

De plus, les entreprises individuelles sont régies par les législations provinciales et territoriales au Canada, donc la procédure peut varier légèrement d’une région à l’autre.

Par exemple, à Terre-Neuve-et-Labrador, il n’est pas nécessaire d’enregistrer le nom d'une entreprise individuelle ou d'une société de personnes. Les taxes peuvent également varier d'une région à l'autre. Néanmoins, dans chaque province ou territoire, les travailleurs autonomes doivent remplir un formulaire et payer des frais pour enregistrer leur entreprise.

2. Ouvrir un compte bancaire professionnel

Avant de commencer vos activités, il est recommandé d’ouvrir un compte bancaire dédié à votre entreprise. Bien que cela ne soit pas obligatoire dans tous les cas, séparer vos finances personnelles de celles de votre entreprise vous aidera à gérer plus facilement vos transactions, surtout si votre chiffre d’affaires dépasse 30 000 dollars canadiens.

Cela facilitera aussi les démarches administratives et le suivi de vos revenus et dépenses, ce qui est crucial au moment de remplir votre déclaration de revenus.

3. Déclaration de revenus en tant que travailleur autonome

D’un point de vue fiscal, les revenus générés par une entreprise individuelle sont considérés comme des revenus personnels. Le travailleur autonome paie ses impôts en déclarant ses revenus ou ses pertes sur une déclaration de revenus T1. Comme vos revenus personnels et ceux de votre activité professionnelle sont regroupés, vous devez remplir le formulaire T2125, « Déclaration des activités professionnelles et d’entreprise ».

En plus des impôts fédéraux, vous êtes également soumis aux impôts provinciaux, selon votre lieu de résidence au Canada, comme au Québec ou en Ontario.

Par ailleurs, vous devez déposer une déclaration si vous demandez un remboursement d'impôt, un crédit d’impôt remboursable, ou un crédit pour la TPS/TVH. Il est également recommandé de déclarer vos revenus si vous avez droit à des crédits d’impôt provinciaux.

Numéro d’entreprise et Agence du revenu du Canada

L'Agence du revenu du Canada (ARC) utilise généralement un numéro d’entreprise (NE) pour communiquer avec les entreprises canadiennes.

Qu'est-ce que le numéro d’entreprise (NE) ?

Le NE est un identifiant fiscal composé de neuf chiffres que l'ARC attribue à votre entreprise. Il est unique et vous l’utiliserez pour interagir avec les gouvernements fédéral, provincial ou local.

Quand avez-vous besoin d'un numéro d’entreprise ?

L'ARC attribue un NE à votre entreprise si vous vous enregistrez pour l'un des quatre comptes de programme principaux requis pour exploiter une entreprise :

• La taxe sur les produits et services / taxe de vente harmonisée (TPS/TVH) si votre entreprise perçoit ces taxes ;
• Les retenues sur la paie si votre entreprise emploie des salariés ;
• L'impôt sur le revenu des sociétés si votre entreprise est incorporée ;
• Les privilèges d'import/export si votre entreprise importe des biens ou vend des biens ou services à l’étranger.

L'enregistrement à l’un de ces programmes de l'ARC vous permet d'obtenir un numéro d’entreprise. Si vous avez déjà un NE, le compte du programme sera ajouté à celui-ci.

Si vous n’entrez pas dans l'une des catégories mentionnées, vous n’avez pas besoin de numéro d’entreprise. De plus, si vous êtes travailleur autonome et que vous êtes considéré comme un petit fournisseur (c'est-à-dire que vous générez moins de 30 000 $ par an avec toutes vos activités), vous pouvez exercer sans numéro d’entreprise.

Taxe sur les produits et services / Taxe de vente harmonisée (TPS/TVH)

En tant que travailleur autonome, vous devez vous enregistrer pour la TPS/TVH si :

• Vous fournissez des ventes, des locations ou d’autres services imposables au Canada (à moins que les seuls services imposables concernent des biens immobiliers vendus en dehors du cadre d'une activité professionnelle) ;
• Vous n'êtes pas considéré comme un petit fournisseur (voir ci-dessous).

Pour plus d’informations sur la TPS/TVH, vous pouvez consulter le site du gouvernement canadien.

Certaines provinces canadiennes ont harmonisé leurs taxes de vente provinciales (TVP) avec la TPS pour former la TVH.

Si le total des ventes et des services facturés par un travailleur autonome est égal ou inférieur à 30 000 $, il est considéré comme un petit fournisseur. Cela signifie qu'il n'est pas obligé de s’enregistrer auprès des autorités fiscales pour percevoir et verser la taxe de vente (TPS et TVQ). Dans ce cas, l'ARC ne lui impose pas forcément d'obtenir un numéro d’entreprise (NE). Le travailleur autonome peut alors utiliser son numéro d’assurance sociale (NAS).

Qu’est-ce qu’un petit fournisseur ?

Selon le gouvernement canadien, une personne est considérée comme un petit fournisseur pendant un trimestre civil donné et le mois suivant si la valeur totale des fournitures taxables mondiales, y compris les fournitures détaxées, effectuées par cette personne (ou une personne associée au début du trimestre concerné), qui sont devenues exigibles ou ont été payées sans devenir exigibles, au cours des quatre trimestres civils précédents, n’excède pas 30 000 $, ou, si la personne est un organisme de services publics, 50 000 $.

Protection sociale

Les travailleurs autonomes ne bénéficient pas des avantages des employés tels que l’assurance-emploi, les cotisations à un régime de pension, les congés payés, un fonds de pension ou les congés maladie.

Néanmoins, ils doivent souscrire à une assurance responsabilité civile pour exercer leur activité.

De plus, il existe des régimes publics auxquels tout travailleur autonome peut participer, comme le Régime de rentes du Québec (RRQ). Il est important de noter que les lois du travail sont gérées au niveau provincial. Par exemple, au Québec, les taux de cotisation à la sécurité sociale et les règles relatives à la cessation d’emploi diffèrent des autres provinces.

Travail indépendant pour des clients dans une autre province

Les lois du travail peuvent varier d'une province à l'autre. Comme il n’existe pas de salaire minimum national, le salaire minimum et la rémunération dépendent de la province où le travailleur à distance réside et exerce son activité.

Mauvaise classification

Certains employeurs font une classification erronée des travailleurs indépendants pour éviter de leur verser des avantages, des congés, etc., alors qu’ils devraient en réalité être considérés comme des employés.

Un recours collectif déposé au nom de 7 000 agents de vente engagés comme travailleurs indépendants pour vendre des produits en porte-à-porte a été certifié par la Cour supérieure de l'Ontario dans l'affaire Omarali c. Just Energy en 2016.

La plainte allègue que ces travailleurs indépendants étaient en fait des employés, ce qui signifie qu'ils auraient dû bénéficier des protections et des droits prévus par la Loi sur les normes d’emploi (LNE). La LNE garantit plusieurs droits aux employés, notamment le salaire minimum, les heures supplémentaires, les congés payés et les jours fériés.

La mauvaise classification peut entraîner une amende de 250 $ pour une première infraction, 500 $ pour la deuxième dans une période de trois ans, et 1 000 $ pour la troisième infraction.

En plus de l’amende, un employé mal classifié peut réclamer des paiements non reçus en vertu de la législation sur les normes d’emploi.

Qui peut devenir freelance au Canada ?

Pour travailler en freelance au Canada, les étrangers, y compris les Français, doivent remplir certaines conditions.

Voici les principales étapes et options disponibles :

• Résidence permanente : Si vous êtes résident permanent, vous pouvez travailler en tant que freelance sans restriction, que ce soit à Montréal, Toronto ou ailleurs.
• Permis de travail : Si vous n’avez pas encore la résidence permanente, il est indispensable d’obtenir un permis de travail pour exercer en freelance au Canada. Voici quelques options selon votre situation :
  • Programme Vacances-Travail (PVT) : Ce programme est destiné aux jeunes adultes (18-35 ans) de certains pays, dont la France. Il permet de séjourner au Canada tout en travaillant, notamment en freelance. Ce permis est temporaire (jusqu’à deux ans) et vous pouvez travailler pour plusieurs employeurs ou clients.
  • Mobilité francophone : Ce programme facilite l’accès au marché du travail pour les francophones souhaitant travailler en dehors du Québec. Il s'adresse à ceux qui ont une offre d'emploi qualifiée dans une province anglophone comme l'Ontario ou la Colombie-Britannique. Ce permis est particulièrement utile pour ceux qui veulent s'établir dans des régions où l'anglais est prédominant.
  • Permis de travail ouvert : Ce permis permet de travailler pour différents employeurs sans être lié à un employeur spécifique. Il est souvent accessible aux conjoints de travailleurs qualifiés ou d’étudiants, mais peut aussi s’appliquer dans certains cas d’immigration temporaire.
  • Permis de travail spécifique à un employeur : Si vous avez reçu une offre d’emploi spécifique, un employeur canadien peut vous sponsoriser pour obtenir ce permis. Cependant, ce permis vous lie à cet employeur, et il ne vous sera pas possible de travailler pour d’autres clients sans un nouveau permis.
• Domaines recherchés : Les freelances avec des compétences spécifiques, comme développeur ou expert en Excel, peuvent trouver des opportunités dans des secteurs variés. Les offres d'emploi sont souvent disponibles en ligne, parfois en anglais, selon la région où vous souhaitez travailler.
• Démarches administratives : Une fois installé en tant que freelance, vous devez respecter certaines obligations :
  • Ouvrir un compte bancaire professionnel pour séparer vos finances personnelles de celles de votre entreprise.
  • Gérer votre chiffre d’affaires pour suivre vos revenus et vos dépenses.
  • Cotiser au Régime de pensions du Canada pour bénéficier des avantages sociaux à long terme.

Si vous avez des doutes ou des questions sur les démarches fiscales ou administratives, n’hésitez pas à prendre un rendez-vous avec un expert pour vous assurer de respecter toutes les exigences légales.

Comment embaucher un freelance au Canada avec Deel

Recruter un freelance au Canada peut sembler complexe, notamment en raison des différentes règlementations locales et des spécificités fiscales. Avec Deel, vous pouvez simplifier ce processus et embaucher des freelances en toute conformité, sans avoir à créer d'entité légale au Canada.

Voici comment Deel facilite l’embauche de freelances au Canada :

• Onboarding rapide et conforme : Deel vous permet d’onboarder des freelances partout au Canada en respectant toutes les législations locales grâce à notre solution Continuous Compliance™. De la signature des contrats à la gestion des droits du travail local, tout est automatisé.
• Gestion simplifiée de la paie : Avec Deel, les paiements des freelances sont gérés de manière fluide, peu importe leur emplacement au Canada ou dans le monde. Que vous travailliez avec un développeur à Montréal ou un expert en Excel à Toronto, Deel garantit que les paiements soient effectués dans les délais, en dollars canadiens si nécessaire.
• Conformité en continu : Grâce à notre Compliance Hub, vous êtes toujours informé des derniers changements réglementaires. Deel veille à ce que vos opérations restent conformes aux exigences locales et vous alerte en cas de risques potentiels liés à la requalification d’un freelance en employé.
• Une solution tout-en-un : Deel prend en charge toutes les étapes, de l’onboarding à la gestion des jours fériés, en passant par les contrats, pour vous permettre de vous concentrer sur l’essentiel : le développement de votre activité.