Guide de requalification d’un freelance en CDI

Une entreprise peut vouloir requalifier un freelance en salarié pour de nombreuses raisons. Dans cet article, nous passons en revue les étapes pour rendre cette conversion possible et expliquer pourquoi cela pourrait être crucial pour votre entreprise.

Requalification du contrat de travail : les principales raisons de convertir un freelance en salarié

• Votre prestataire freelance souhaite devenir salarié. Le travailleur indépendant peut vouloir bénéficier de l’ensemble des avantages sociaux offerts aux employés, comme les congés payés, la protection sociale (complémentaire santé) et les indemnités de licenciement. Bien que beaucoup apprécient la flexibilité du travail indépendant, d’autres recherchent une plus grande stabilité de revenus à long terme. Les salariés reçoivent des équipements nécessaires, obtiennent le remboursement des frais professionnels et sont aussi protégés par les lois sur le salaire minimum et les heures supplémentaires.
• Vous souhaitez un arrangement plus permanent. Les freelances travaillent souvent pour une durée déterminée, jusqu’à la fin d’un projet ou d’un budget spécifique. Si la prestation de travail du freelance vous sied et que votre relation contractuelle peut évoluer, vous pourriez lui proposer un poste permanent dans votre entreprise. Le statut de salarié est sûrement un de ses objectifs de carrière.
• Vous souhaitez avoir plus de contrôle sur la relation de travail. Un travailleur indépendant est autonome et contrôle son emploi du temps et son lieu de travail. Si vous désirez définir des horaires de travail fixes ou encadrer la charge de travail quotidienne, l’équipement et le lieu de travail du freelance, il est nécessaire de le requalifier en salarié. Traiter un indépendant comme un salarié est illégal en France et pourrait entraîner une requalification ainsi que des sanctions pénales pour les cas les plus graves. Il est plus sûr de procéder à une requalification contractuelle complète. En savoir plus sur la différence entre les employés et les entrepreneurs indépendants (en anglais).
• Vous voulez que le travailleur indépendant joue un rôle plus important dans votre entreprise. Convertir un indépendant en salarié montre que vous êtes investi dans son intégration. Ce qui améliore l’expérience employé et augmente son implication.
• Votre contrat de travail avec le micro-entrepreneur est obsolète. Continuer à travailler avec un contrat de prestation de services non actualisé peut ne pas être conforme aux changements du droit du travail, ce qui peut engendrer des risques de conformité. Requalifier un freelance en salarié est un excellent moyen d’actualiser l’arrangement.
• Vous souhaitez conserver les talents et éviter le départ vers la concurrence. Les freelances peuvent travailler pour plusieurs clients, y compris vos concurrents. Requalifier un freelance en salarié et lui proposer des avantages tels qu’une assurance santé et des congés payés sont susceptibles de garantir sa fidélité.
• Vous voulez économiser à long terme. Bien que les freelances semblent moins chers initialement, leurs tarifs élevés pour couvrir leurs impôts et charges peuvent être équilibrés avec les coûts d’un salarié sur le long terme.
• Le contrat de votre freelance n’est pas conforme au droit international. Si vous avez embauché un freelance à l’international, les lois du travail peuvent être différentes, ce qui signifie que votre arrangement peut ne pas être légitime et entraîner des pénalités. La requalification d’un freelance en salarié est une excellente occasion de s’assurer que tous les documents sont conformes.
• Vous voulez des protections plus solides pour la propriété intellectuelle de votre entreprise. Les indépendants peuvent obtenir certains droits sur le travail qu’ils produisent. Convertir un indépendant en salarié offre une protection juridique accrue.

Requalifier un freelance en salarié (CDI) en 6 étapes

Maintenant que vous connaissez les principales raisons de requalifier un freelance en un salarié avec un lien de subordination juridique explicite, voici les étapes du processus à suivre pour y parvenir.

1. Calculer le coût total pour l’employeur

La première étape consiste à déterminer si la requalification du travailleur indépendant en salarié est financièrement viable pour l’entreprise. En calculant le montant total des dépenses supplémentaires associées à l’embauche d’employés, les entreprises obtiennent une idée plus réaliste du coût total. Pour ce faire, prenez la fourchette salariale approximative et soustrayez la charge fiscale totale. Sans oublier les autres dépenses telles que les avantages, les primes et les gratifications.

Voici quelques taxes et autres frais généraux directs associés au coût total des employés :

• la part des charges sociales payée par l’employeur ;
• frais de déplacement et remboursements ;
• coûts de formation ;
• investissements en équipement et technologies ;
• complémentaire santé ;
• congés payés et jours fériés ;
• épargne salariale ;
• primes de performance ou commission sur ventes ;
• avantages tels que team buildings, café et déjeuners, fêtes ou primes de fin d’année.

Lors de l’estimation de la rémunération proposée au freelance requalifié en salarié, il est peu probable que le salaire horaire du nouvel employé puisse être égal à son ancien taux horaire de freelance, pour des raisons budgétaires. En effet, les freelances facturent généralement un taux horaire plus élevé pour couvrir leurs frais d’auto-entrepreneur et leurs impôts personnels.

Il existe plusieurs façons de développer une structure de rémunération équitable. Une méthode consiste à déterminer le taux horaire du freelance et le multiplier par 1 607 heures, le nombre total d’heures qu’un employé à temps plein travaille traditionnellement chaque année. Alternativement, utilisez le calculateur de coût employé de Deel (disponible en anglais).

2. Vérifier la viabilité légale

Une fois que vous êtes satisfait et que la conversion est financièrement viable, vous devrez déterminer si le freelance peut légalement devenir salarié. Chaque pays dispose de ses propres tests pour déterminer si le nouveau rôle constitue un emploi.

En France, la distinction entre travailleur indépendant et salarié repose sur le Code du travail, notamment sur l’existence d’un lien de subordination juridique. Des ressources telles que les décisions de la Cour de cassation et les avis du Conseil de prud’hommes peuvent vous aider à déterminer la classification légale des travailleurs et à évaluer s’ils peuvent être requalifiés en salariés.

Note : si le freelance réside dans un autre pays, vous devez vous assurer que vous pouvez légalement l’embaucher. Cela peut impliquer d’ouvrir une entité locale, également connue sous le nom de filiale étrangère, ou de prendre la voie facile en l’embauchant via un employeur de référence (EOR), autrement dit du portage salarial.

Un employeur de référence est une organisation qui aide les entreprises à embaucher et à payer des employés locaux et internationaux sans ouvrir une filiale. Ils assument l’entière responsabilité légale des travailleurs de l’entreprise, signent et résilient des contrats, paient leurs salaires, encadrent leurs avantages obligatoires et leurs gratifications, collectent les documents fiscaux, et plus encore.

Bien que l’EOR dirige les aspects techniques de votre nouvelle relation d’affaires, vous gardez le contrôle sur la charge de travail de votre employé, son emploi du temps et des décisions similaires. Embaucher au travers d’un EOR est à la fois plus rapide et plus simple, surtout si vous souhaitez proposer des postes permanents à plusieurs freelances dans plusieurs pays.

3. Négocier le nouveau contrat de travail

Après avoir effectué toutes les vérifications en coulisses, assurez-vous que la conversion est viable et bénéfique pour l’entreprise. Il est alors temps d’approcher le freelance pour négocier les termes du nouvel arrangement.

Grâce à la fourchette salariale approximative et le package d’avantages, proposez une offre d’emploi attrayante. N’oubliez pas, si un freelance commence à travailler à temps plein pour votre entreprise, il devra probablement abandonner d’autres projets et clients. Cela affectera ses finances. Ainsi, proposer un salaire annuel compétitif et un package d’avantages attractifs est essentiel pour le faire adhérer.

Les freelances sont habitués à une grande liberté dans leur travail. Il peut donc être judicieux de les aider à s’adapter au statut de salarié à temps plein en proposant des arrangements flexibles, comme le travail à distance, des congés illimités et des horaires de travail flexibles. Vos employés à temps plein actuels apprécieront également cette flexibilité.

Conseil important : avoir une politique de requalification de freelance en salarié peut réduire l’incertitude au sein de votre équipe lorsque vous envisagez d’embaucher des talents à temps plein. Le modèle gratuit (en anglais) de Deel pour requalifier un travailleur indépendant en salarié est spécialement conçu pour les équipes internationales ayant des freelances dans plusieurs pays.

4. Signer un contrat de travail

Une fois que le travailleur a accepté de passer à un emploi salarié au sein de l’entreprise, la prochaine étape consiste à créer un contrat de travail. Alors qu’un contrat de freelance définit la portée du travail, un contrat de travail liste les fonctions et responsabilités requises pour le poste.

Il doit également inclure des informations sur les éléments suivants :

• horaires de travail et emploi du temps ;
• rémunération et avantages ;
• congés, arrêts de travail, et politique de vacances ;
• durée du contrat ;
• résiliation et indemnité de licenciement ;
• confidentialité et vie privée.

5. Collecter les informations du salarié

Il est probable que vous ayez déjà certaines informations sur vos freelances à partir de leurs factures. Cependant, il y a des formulaires fiscaux supplémentaires et d’autres documents à compléter avec l’emploi. Par exemple, les employeurs aux États-Unis exigent que les employés remplissent et soumettent les formulaires fiscaux W-4 et W-2.

Vous pouvez également avoir besoin de collecter des informations concernant les avantages sociaux. En particulier, si vous offrez une aide pour la garde d’enfants, il est important de connaître le nombre d’enfants de votre nouvelle recrue. Si vous proposez des remboursements de prêts étudiants, vous devez connaître le montant de leur dette. Si vous offrez des packages de santé privés, vous devrez peut-être connaître le nombre de membres de la famille de l’employé à assurer.

De plus, certains employeurs soumettent leurs employés à une vérification des antécédents approfondie pour confirmer qu’ils ont un casier judiciaire vierge.

6. Ajouter le nouveau salarié au système de paie de l’entreprise

La manière de payer un salarié diffère de celle permettant de payer un freelance, car le versement d’un salaire implique des déductions fiscales et des retenues. La première tâche consiste à ajouter les données de l’employé à votre logiciel de gestion de la paie. Si l’employé est considéré comme un résident d’un autre pays, vous devrez mettre en place une paie internationale pour encadrer les conversions de devises, les frais de virements bancaires et le taux de change. Votre service RH devrait également inscrire l’employé à tout programme d’avantages sociaux en fonction de ses droits.

7. Commencer l’onboarding

Maintenant que votre freelance a officiellement rejoint l’équipe comme salarié, il peut être approprié de le présenter aux autres membres de l’équipe et d’expliquer les nouvelles responsabilités quotidiennes. Par exemple, il peut avoir besoin d’assister à des réunions spécifiques, de rencontrer quelques clients, ou d’actualiser son statut Slack s’il est en pause déjeuner. Un appel de présentation est un moyen efficace de mettre le nouvel employé au courant de vos activités quotidiennes tout en l’intégrant dans l’entreprise.

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Deel facilite l’embauche de salariés à temps plein et de travailleurs indépendants, ainsi que la conversion simple entre les deux statuts.

Notre solution tout-en-un offre également les services suivants :

• Des contrats conformes au droit du travail local, respectant le Code du travail et l’existence d’un lien de subordination.
• Une gestion de la paie mondiale, comprenant divers modes de paiement et devises.
• La collecte et le dépôt électronique des formulaires fiscaux, en conformité avec l’URSSAF.
• Une documentation de conformité pour éviter les risques de requalification du contrat et les sanctions pénales dans le monde entier.
• L’embauche partout dans le monde et l’emploi international, respectant le statut de non-salariat et les conditions de travail.

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