Como contratar e regularizar prestadores de serviços globais

As empresas de hoje têm um acesso sem precedentes aos melhores talentos do mundo. Graças à tecnologia remota (e à normalização do trabalho remoto), as empresas podem contratar prestadores de serviços e gerenciar trabalhadores remotos em todo o mundo: uma empresa nos EUA pode ter parcerias com freelancers na Argentina, Japão, África do Sul ou Espanha. E, recrutar de um banco de talentos internacional pode transformar sua empresa, não importa seu setor.

Sites que divulgam vagas de emprego como LinkedIn e Upwork simplificam a busca de profissionais. Mas muitos empresários não percebem as complicações legais e os riscos de contratar prestadores de serviço, especialmente além das fronteiras. Sem a devida documentação e compliance, você pode enfrentar consequências graves como, por exemplo, ser acusado de evasão fiscal pelo serviço de receita do Governo Federal.

Este guia é para qualquer empresa no mundo que queira contratar internacionalmente. Seja você proprietário de uma pequena empresa ou esteja contratando em nome de uma startup ou empresa, este guia o ajudará a entender como contratar prestadores de serviços. Muitas seções se dirigem a empresas americanas, mas muitas regulamentações e sugestões podem ser aplicadas em outros países.

Entenda a diferença entre prestadores de serviços e colaboradores

A diferença entre colaboradores e prestadores de serviços nem sempre é perceptível, mas aprender a distingui-los é legalmente e financeiramente importante. Governos ao redor do mundo ficam de olho em erros de classificação de empregos. Mas, voltaremos a falar disso mais tarde.

Porém, antes de aprender como contratar um prestador de serviços, reserve um momento para determinar se ele realmente se qualifica como um profissional independente. Se você quiser contratar um web designer para criar uma nova landing page para seu site corporativo, você buscará um prestador de serviços. Mas, e se você quiser que essa pessoa forneça atualizações no site consistentemente ao longo de vários anos? E se você for a única empresa para a qual ela trabalha? É aqui que as linhas começam a ficar tênues.

Quem é o prestador de serviços?

Prestadores de serviços são trabalhadores que oferecem seus serviços profissionais a clientes como não-empregados, geralmente com base em projetos ou por um período pré-determinado. Eles são autônomos, o que significa que têm um alto grau de controle sobre como e quando eles trabalham. Eles também são responsáveis pelo pagamento de impostos de trabalho autônomo e não recebem benefícios de colaboradores das empresas para as quais trabalham. Eles normalmente (embora nem sempre) trabalham para várias empresas, em tempo parcial e a curto prazo para cada uma delas.

Fora dos EUA, os termos das relações contratuais podem variar. Mas nos EUA, a IRS alega que os prestadores de serviços têm "o direito de controlar ou direcionar apenas o resultado do trabalho e não o que será feito e como será feito".

Já os colaboradores são profissionais que recebem benefícios obrigatórios e devem completar o trabalho de acordo com as preferências da empresa. Quando dizemos que "devem concluir o trabalho de acordo com as preferências da empresa", queremos dizer que eles participam obrigatoriamente de treinamentos de onboarding, reuniões e acompanhamentos de desempenho.

Em troca, a empresa reembolsa despesas relevantes, fornece ferramentas, investe no aprendizado e desenvolvimento dos colaboradores e oferece férias remuneradas e benefícios.

Confira nosso post no blog sobre a diferença entre prestadores de serviços e colaboradores para maiores esclarecimentos.

Determine se a renda de seu prestador de serviços é proveniente dos EUA

Outra linha tênue é se a renda é de origem norte-americana ou não: você segue a cidadania do profissional? A localização do profissional? A localização da empresa? De acordo com a IRS (serviço de receita do Governo Federal dos EUA), a fonte de renda paga aos prestadores de serviços é determinada pelo local onde os profissionais executam o serviço. Em outras palavras, a localização do profissional autônomo determina oficialmente de onde vem sua renda, não a localização da empresa.

Portanto, mesmo que um prestador de serviços estrangeiro trabalhe para uma empresa americana, a renda que ele recebe não é de origem norte-americana, desde que todos os aspectos do serviço ocorram fora dos EUA. Nesse caso, uma empresa norte-americana não deve reter ou declarar impostos. Se um profissional independente estrangeiro conduz qualquer parte de seus serviços nos EUA, ele deve atender a certas condições para evitar a obrigação fiscal:

• O profissional esteve presente nos EUA por um período inferior a 90 dias em um ano fiscal
• O pagamento ao profissional é inferior a US$3.000
• O pagamento ao profissional é por serviços realizados para uma entidade ou escritório mantidos em um país estrangeiro

Duas outras formas de contratar prestadores de serviços estrangeiros

Se você sabe que quer contratar talentos estrangeiros mas não está necessariamente apegado à ideia de contratar um prestador de serviços, há duas outras opções que você deve conhecer: abrir uma filial local ou utilizar um PEO (Professional Employer Organization) - ou EOR (Employer Of Record) - global. Ambas as opções permitem que você contrate colaboradores full-time no exterior.

A abertura de uma subsidiária local envolve o estabelecimento de uma nova entidade jurídica no país estrangeiro, que contrata os profissionais como colaboradores locais. Você deve estabelecer contas bancárias locais, autorizações de operação e identificações fiscais, o que envolve um trabalho legal substancial.

A abertura de uma subsidiária local pode ser eficiente quando uma empresa planeja contratar vários profissionais em um determinado país. Por exemplo, a Amazon tem uma subsidiária chamada Amazon Canada para contratar profissionais no Canadá. Mas para a maioria das empresas, esta configuração é muito complexa, especialmente se elas quiserem contratar de vários países (e não apenas entrar em um outro país).

A parceria com um Employer Of Record (ou uma organização internacional de empregadores profissionais) é uma opção melhor para a maioria das empresas porque é menos complexa e permite contratar em vários outros países. Um EOR estabelece entidades locais em países ao redor do mundo e depois trata da contratação e serviços de folha de pagamento como contratos de trabalho, folha de pagamento internacional e benefícios de colaboradores, para sua empresa. Elas garantem que cada uma delas esteja em conformidade com as leis locais de onde quer que você queira contratar para que você possa gastar seu tempo concentrando-se em outras necessidades centrais do negócio.

Os EORs tecnicamente contratam funcionários em seu nome, o que lhe permite trabalhar legalmente com funcionários estrangeiros sem sua própria subsidiária estrangeira. Esta configuração não é uma opção para a contratação de prestadores de serviços: o EOR contrata apenas colaboradores em tempo integral. No entanto, algumas empresas que oferecem serviços EOR também lhe dão essa opção. Saiba como a Deel ajuda você a contratar colaboradores estrangeiros e contratar prestadores de serviços estrangeiros.

As pessoas frequentemente usam "PEO internacional" e "PEO" de forma intercambiável. Mas os PEO internacionais são muito mais próximos dos EORs, que são bem diferentes das PEOs regulares. Saiba mais sobre as diferenças em nosso guia sobre EOR vs. PEO.

Classifique corretamente seus prestadores de serviços

Uma vez que você compreendeu que seu novo contratado é de fato um prestador de serviços e tenha determinado de onde vem sua renda no mundo, você tem que garantir uma classificação de acordo. Especificamente, você deve armazenar a documentação correta e tratá-los de acordo com sua classificação. Você poderá ser cobrado pelo erro de classificação de um prestador de serviços se não o fizer. Evite a todo custo a classificação errada: as penalidades por erro de classificação são severas, chegando às vezes a dezenas de milhões em taxas legais e impostos retroativos.

A maneira mais fácil de verificar como classificar seus funcionários é usar o teste de 20 fatores do IRS. Se precisar de esclarecimentos adicionais, você pode pedir à IRS para ponderar sobre o assunto, preenchendo o Formulário SS-8 (Determination of Worker Status for Purposes of Federal Employment Taxes and Income Tax Withholding). A IRS pode levar pelo menos seis meses para analisar seu caso e fornecer-lhe uma determinação.

Sua melhor proteção contra erros de classificação (além de tratar seus prestadores de serviços e colaboradores adequadamente) é delinear o relacionamento da forma mais precisa possível em um contrato de profissional independente. Não se preocupe: abordamos os contratos de prestadores de serviços abaixo.

O processo de classificação para prestadores de serviços estrangeiros (não americanos)

Como já mencionamos, as leis federais de cada país determinam a relação entre o pagador e o prestador de serviços de forma diferente. Só porque um profissional é visto como um terceirizado em um país não prova que seria o mesmo caso em outro país. Quando você contrata um prestador de serviço independente internacionalmente, tome cuidado extra para garantir que ele não conte como colaborador de acordo com suas leis locais.

Cada país tem leis únicas para determinar se alguém deve ser considerado um prestador de serviços, e muitos países revisaram suas políticas nos últimos anos.

Alguns países também exigem a obtenção de uma licença de profissional independente, o que pode ajudar a evitar riscos de erro de classificação.

Alguns países não utilizam a classificação de "prestador de serviços" para tornar as coisas ainda mais confusas. Eles podem usar termos e classificações diferentes, como empreendedor, auto-empreendedor, comerciante independente, freelancer, etc. Certifique-se de utilizar os documentos de conformidade adequados com base na estrutura que o trabalhador possui.

Analisamos estes diferentes requisitos país por país na seção de compliance local em nosso guia da contratação global. Para garantir que você não esteja correndo o risco de classificação errada, você pode querer investir em assessoria jurídica local que possa ajudá-lo a determinar como as leis locais interpretam uma relação de trabalho. Verifique também nosso guia sobre o que fazer se um prestador de serviços estrangeiro começar a se parecer com um colaborador para determinar o melhor curso de ação.

Crie um contrato válido de prestação de serviços

Um acordo escrito consistente é essencial na contratação de qualquer prestador de serviços, especialmente de um estrangeiro. Um contrato por escrito protegerá tanto você quanto o profissional de mal-entendidos, assegurará que ambas as partes mantenham sua parte no acordo e o protegerá contra erros de classificação.

Embora os modelos gratuitos de contrato possam parecer uma economia de tempo, evite usá-los. Eles normalmente não têm todos os elementos necessários e só se aplicam às leis de um país: eles não serão úteis em caso de um conflito judicial.

Não há um acordo de prestação de serviços que serve para absolutamente todo mundo, portanto, tenha bastante atenção ao criar um contrato que considere as regulamentações locais de leis trabalhistas de ambos os países envolvidos. Tenha em mente que os regulamentos locais também determinam a duração do contrato, portanto, revise-o periodicamente e reveja se o escopo do trabalho mudou.

Guia sobre como redigir um contrato de prestador de serviços, os elementos essenciais a serem cobertos incluem:

• Escopo do trabalho descrevendo os serviços oferecidos pelo profissional independente
• Compensação (e despesas, se aplicável)
• Classificação e relacionamento de ambas as partes, incluindo o status de cada parte, cláusulas de responsabilidade e indenização
• Propriedade do trabalho (considerando as leis locais de propriedade intelectual, que variam de país para país)
• Cláusulas de confidencialidade e proteção de dados (e uma cláusula de acordo de não divulgação se necessário)
• Uma cláusula de não concorrência que limita o profissional de trabalhar para um concorrente dentro de um certo número de dias do contrato
• Cláusulas de rescisão e aviso de rescisão que definem a duração do contrato
• Lei que esclarece quais leis locais se aplicam caso surjam conflitos legais

Apresente as declarações fiscais adequadas exigidas pela IRS

Os prestadores de serviços são responsáveis por seus próprios impostos. As empresas que contratam profissionais independentes não precisam se preocupar com os impostos sobre a folha de pagamento. A responsabilidade de declarar o imposto de trabalho autônomo (e deduções fiscais) recai exclusivamente sobre o prestador de serviço. Mas dependendo do país do profissional, a empresa ainda é responsável por compilar e relatar a remuneração total nas notas fiscais.

Solicite o formulário IRS 1099-NEC para declarar a renda proveniente dos EUA à IRS

Se sua empresa sediada nos EUA contratou profissionais que moram nos EUA e que ganharam mais de US$600,00 dentro de um ano, você precisa informar quanto eles ganharam ao preencher o formulário IRS 1099-NEC (Non-Employee Compensation) para a IRS, a cada ano. O prazo para apresentar o Formulário 1099-NEC é 31 de janeiro referente ao ano fiscal anterior.

No 1099-NEC, informe o total de pagamentos feitos durante o ano a qualquer prestador de serviços que recebeu mais de US$600. Todas estas quatro condições devem ser aplicadas:

• O pagamento foi feito a alguém que não é seu colaborador
• O pagamento foi feito por serviços dentro de seu comércio ou negócio
• O pagamento foi feito a uma pessoa física, sociedade, patrimônio ou, em alguns casos, a uma corporação
• O pagamento foi feito àquele recebedor, pelo menos US$600 ou mais durante o ano

Observe que o formulário foi alterado no ano fiscal de 2020. O formulário 1099-NEC substitui o formulário 1099-MISC para relatórios de pagamentos a não-empregados. O Quadro 7 no Formulário 1099-MISC tornou-se o Quadro 1 no Formulário 1099-NEC. O formulário 1099-MISC ainda existe, mas informa despesas não salariais, tais como pagamentos de aluguel. Leia mais sobre o formulário 1099-NEC vs. formulário 1099-MISC em nosso blog.

Colete o formulário W-9 da IRS para manter o controle das informações do profissional 1099 (EUA)

As empresas americanas que contratam prestadores de serviços americanos solicitam um formulário W-9 (Request for Taxpayer Identification Number and Certification) para coletar informações fiscais de seus fornecedores.

O formulário W-9 permite aos empregadores coletar o nome, endereço e número de previdência social (ou número de identificação fiscal, conhecido como TIN) do prestador de serviços 1099 em questão. Lembre-se: os prestadores de serviços que trabalham como proprietários de empresas podem, em vez disso, dar-lhe seu Employer Identification Number (EIN). Os empregadores só precisam pedir um Formulário W-9 preenchido aos prestadores de serviços que receberam deles mais de US$600 dentro de um ano. Este formulário não precisa ser submetido à IRS, pois é apenas um pré-requisito para o preenchimento do Formulário 1099-NEC.

Colete do formulário IRS W-8BEN (ou W-8BEN-E) para prestadores de serviços estrangeiros

O equivalente do Formulário W-9 para prestadores de serviços estrangeiros é o Formulário IRS W-8BEN. Ele tem duas variações: Formulário W-8BEN para pessoas físicas e Formulário W-8BEN-E para empresas estrangeiras ou trabalhadores autônomos que operam sob uma entidade comercial.

Estes formulários atestam que uma pessoa (ou entidade) não é, de fato, um cidadão americano. A empresa contratante tem o direito de confiar nas reivindicações feitas nestes formulários para determinar as obrigações relativas à declaração de impostos e retenção na fonte. Se você não cobrar um W-8BEN de seu prestador de serviços, você é obrigado a reter um imposto de renda de 30% de seu salário. Cada empresa americana deve solicitar que seus prestadores de serviços estrangeiros preencham este formulário. Estes formulários são válidos por três anos. Você deve renová-los se a relação de trabalho continuar por mais tempo do que isso. Você pode saber mais sobre os formulários W-8BEN na página W-8BEN da IRS.

Analise como contratar prestadores de serviços com diferentes combinações de nacionalidades.

É impossível cobrir todas as combinações possíveis de nacionalidades entre empresas e prestadores de serviços nesta postagem do blog. É por isso que elaboramos o guia da contratação global. Mas aqui está uma rápida recapitulação de cinco cenários comuns para empresas norte-americanas que contratam prestadores de serviços tanto localmente quanto no exterior.

Empresa americana contratando um cidadão americano residente nos EUA

Da perspectiva de uma empresa norte-americana, esta é a configuração mais simples. O primeiro passo é solicitar ao prestador de serviços que forneça o Formulário W-9. A cada ano, a empresa que contratou o fornecedor emitirá o Formulário 1099-NEC até 31 de janeiro para informar pagamentos superiores a US$600 no ano anterior. A empresa não precisa reter nenhum imposto antes de pagar ao prestador do serviço. Lembre-se de que a empresa não paga nenhum imposto sobre folha de pagamento, plano de saúde, seguro indenização de trabalhadores ou outros impostos FICA (impostos previdenciários e médicos).

Empresa americana contratando um cidadão americano residente no exterior

Os cidadãos americanos estão sujeitos às mesmas regras tributárias, independentemente de sua localização. A IRS ainda considerará um prestador independente como um cidadão americano se ele executar o serviço no exterior, mesmo que o prestador seja tecnicamente um residente fiscal de outro país.

A empresa deve continuar a emitir um Formulário 1099-NEC (dado que pagaram ao prestador de serviços mais de U$600 dentro de um ano), exatamente como o faria a seus prestadores de serviços residentes nos EUA. Há alguns casos em que as implicações fiscais mudam, portanto aconselhamos que você dê uma olhada na Publicação 54 da IRS, o Tax Guide for US Citizens and Resident Aliens Abroad, ou consulte sua página FAQ sobre International Individual Tax Matters.

Empresa americana contratando um prestador de serviços estrangeiro residente no exterior

A empresa americana não precisa declarar à IRS os pagamentos feitos ao prestador de serviços estrangeiro se eles não forem de origem americana. A empresa também não precisa reter nenhum imposto. Entretanto, a empresa precisa cobrar o W-8BEN(E) como prova da situação do prestador de serviços.

Empresa americana que contrata um prestador de serviços estrangeiro residente nos EUA com um visto

Primeiro, o visto não determina a situação tributária. O local onde o prestador de serviços realiza os serviços determina a fonte da renda. Se o contratante estrangeiro vive e presta seus serviços nos EUA, a renda é proveniente dos EUA, e a empresa deve reter 30% de acordo com as alíquotas de impostos de não-residentes.

Entretanto, estas regras não se aplicam se existir um tratado fiscal entre os países (mencionado anteriormente neste artigo) ou se uma pessoa se tornar um residente.

Além do imposto retido na fonte, a empresa precisa apresentar o Formulário 1042, Annual Withholding Tax Return for US Source Income of Foreign Persons, até 15 de março do ano seguinte. Alguns países têm um tratado fiscal com os EUA. Os prestadores de serviços de uma dessas empresas devem apresentar o Formulário 8233, Exemption From Withholding on Compensation for Independent (and Certain Dependent) Personal Services of a Nonresident Alien Individual.

Empresa americana contratando um prestador de serviços canadense

O Canadá é um dos países mais populares para as empresas americanas contratarem prestadores de serviços por causa da proximidade e do idioma e cultura compartilhados.

Suponhamos que você contrata um fornecedor canadense para prestar serviços à sua empresa remotamente. As regras e regulamentos adicionais vêm do CRA (Canada Revenue Agency). Assim como sua contraparte americana, a IRS, a CRA impõe penalidades por classificação errada de funcionários. Mas nos casos em que as empresas não têm presença no Canadá, as penalidades recaem sobre o prestador de serviços.

Você vai querer cobrar um Formulário W-8BEN para dispensar o imposto retido na fonte do salário do prestador do serviços. Você não precisa fornecer a um contratado independente canadense um Formulário W-2 no final do ano fiscal porque os Formulários W-2 são para relatar a remuneração do colaborador. Você também não precisa fornecer um 1099-NEC porque estes são para os contribuintes americanos. Naturalmente, o prestador de serviços deve informar sua renda ao CRA.

Uma nota extra: os cidadãos do Canadá (e México) também estão autorizados a trabalhar temporariamente nos EUA sem visto. Se uma pessoa faz renda de origem americana como não-residente, a empresa contratante precisará reter 30% antes de fazer o pagamento e apresentar um Formulário 1042 (Annual Withholding Tax Return for US Source Income of Foreign Persons). No caso de um acordo fiscal, o Formulário 8233 (Exemption From Withholding) pode ser usado para solicitar uma isenção de impostos.

Contrate prestadores de serviços no mundo inteiro com a Deel

É possível contratar e gerenciar prestadores de serviços em todo o mundo. Mas também pode ser complicado e arriscado. A Deel oferece uma solução simples: ajudamos empresas em todo o mundo a trabalhar com prestadores de serviços e colaboradores globais de forma rápida e legítima.

Nossa solução tudo-em-um oferece:

• Contratos que estão de acordo com as leis trabalhistas locais
• Coleta de formulários e requerimento eletrônico com a IRS (Formulários W-9, W-9, W-8BEN, e 1099)
• Folha de pagamento global, incluindo múltiplas formas de pagamento, pagamentos locais e 100 moedas cobrindo mais de 150 países
• Documentação de conformidade para evitar riscos de erro de classificação em todo o mundo
• Contratação simplificada de colaboradores em tempo integral e prestadores de serviços (e conversão simples entre os dois)

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