Como converter um prestador de serviços em funcionário

Uma empresa pode querer transformar um prestador de serviços em funcionário por vários motivos. Neste artigo, nós abordamos as etapas que possibilitam a conversão de um prestador de serviços e por que este pode ser um passo essencial para sua empresa.

As principais razões para converter um prestador de serviços em funcionário

• Seu prestador de serviços quer se tornar um funcionário: O prestador de serviços pode querer se beneficiar da segurança extra e da proteção proporcionada por empregadores. Enquanto muitos prestadores de serviços gostam da flexibilidade e liberdade do trabalho terceirizado, outros desejam mais estabilidade em sua renda a longo prazo. Funcionários também têm direito a benefícios obrigatórios, auxílio para equipamentos e frequentemente são protegidos por leis referentes a salário mínimo e hora extra.
• Você quer um acordo mais permanente: Na maioria das vezes, prestadores de serviços ficam com uma empresa por um tempo limitado, seja até finalizarem um projeto ou até atingirem um orçamento específico. Mas, se seus prestadores de serviços estiverem se destacando, você pode oferecer a eles uma posição de tempo integral na empresa.
• Você quer ter mais controle sobre a relação de trabalho: Um prestador de serviços independente é um profissional autônomo. Isso significa que a empresa não tem controle sobre a carga de trabalho, o horário e a localização. Se você quer estabelecer as horas de trabalho e ditar a carga de trabalho diária, o equipamento e o local de trabalho do prestador de serviços, você precisará transformá-lo em um funcionário. Tratar um prestador de serviços como funcionário é contra a lei e pode significar que o profissional foi classificado incorretamente. Fazer uma transição legal completa é a opção mais segura. Saiba mais sobre a diferença entre funcionários e prestadores de serviços independentes.
• Você quer que o prestador de serviços desempenhe um papel mais proeminente em sua empresa: Prestadores de serviços podem fazer seu trabalho com pouco envolvimento no resto da sua organização. A conversão de um prestador de serviços em funcionário demonstra que você está investido. Isso ajuda a incorporá-lo à cultura organizacional, proporcionando uma melhor experiência de funcionário e levando a um envolvimento maior.
• Seu contrato com o profissional está desatualizado: É um erro comum continuar trabalhando com um prestador de serviços sem atualizar ou renovar seu contrato. Esses contratos antigos podem não estar de acordo com as mudanças nas leis trabalhistas, o que pode gerar riscos de erro de classificação. Converter um prestador de serviços em funcionário é um ótimo jeito de atualizar o acordo de trabalho se o profissional desejar fazer a transição.
• Você quer reter os melhores talentos e evitar perdê-los para a concorrência: Prestadores de serviços podem ter vários clientes e podem trabalhar para seus concorrentes. Isso pode levá-los a aceitar uma oferta de emprego de outra empresa. Suponha que você queira que as habilidades de seu prestador de serviços sejam exclusivas de sua empresa. Nesse caso, convertendo-os em funcionários e proporcionando-lhes benefícios como plano de saúde, previdência social, aposentadoria privada e férias ilimitadas (PTO), garantirá sua lealdade.
• Você quer economizar dinheiro a longo prazo: Enquanto ter prestadores de serviços é uma alternativa a ter funcionários, já que eles não exigem benefícios por lei, profissionais autônomos têm pagamentos mais altos já que precisam arcar com seus impostos e devem pagar por seus próprios benefícios. Dependendo da duração do acordo de trabalho, isso pode custar o mesmo que contratá-los como funcionários e tê-los como recursos a longo prazo.
• O contrato do seu prestador de serviços não está em conformidade com leis internacionais: Se você contratou um prestador de serviços de outro país, as leis trabalhistas provavelmente serão diferentes, o que significa que seu acordo de trabalho pode não ser legítimo e pode resultar em multas. Converter um prestador de serviços em funcionário pode ser uma oportunidade excelente de atualizar o acordo de trabalho e garantir que a documentação esteja em conformidade.
• Você quer uma proteção mais consistente para a propriedade intelectual (PI) da sua empresa: Prestadores de serviços são suas próprias entidades, o que significa que eles podem obter certos direitos ao trabalho que produzem. Alguns países priorizam direitos de propriedade intelectual aos prestadores de serviços ao invés das empresas. Claro que você pode solicitar que o prestador de serviços assine um contrato de propriedade intelectual. Entretanto, você terá uma proteção melhor se converter o prestador de serviços em funcionário.

7 passos para converter prestadores de serviços em funcionários

Agora que você conhece as razões para converter um prestador de serviços em funcionário, aqui está o passo a passo do processo de conversão:

1. Calcular a carga tributária total do empregador e outros custos

O primeiro passo é estabelecer se a conversão do prestador de serviços em funcionário é financeiramente viável para a empresa. Ao calcular o valor total das despesas adicionais associadas à contratação de colaboradores, as empresas obtêm uma ideia mais realista do custo total. Para isso, pegue o valor aproximado do salário e subtraia a carga tributária total e outras despesas, como benefícios, bônus e regalias.

Aqui estão alguns dos impostos e outros gastos gerais diretos associados com o custo total dos funcionários:

• A parcela paga pelo empregador dos impostos sobre a folha de pagamento
• Despesas de viagem e reembolsos
• Custos de treinamento
• Investimentos em equipamentos e tecnologia
• Benefícios para a saúde, oftalmologia e odontologia
• Férias remuneradas
• Aposentadoria privada
• Bônus de desempenho ou comissão de vendas
• Benefícios tais como eventos, café e almoços de equipe, e festas de fim de ano ou bônus

Ao estabelecer o novo salário do prestador de serviços, converter diretamente a remuneração dele como profissional autônomo em salário de funcionário dificilmente será financeiramente viável, uma vez que os prestadores de serviços normalmente cobram uma taxa mais alta para cobrir suas despesas e impostos.

Há algumas maneiras de desenvolver uma estrutura de remuneração justa. Uma maneira é determinar o valor cobrado por hora pelo prestador de serviços e multiplicá-lo por 2.080 horas, o número total de horas que um funcionário em tempo integral geralmente trabalha anualmente.

Alternativamente, use a calculadora de custos da Deel

2. Verificar a viabilidade legal

Uma vez que você confirmar que a conversão é financeiramente viável, você precisará determinar se o prestador de serviços pode se tornar um funcionário legalmente. O órgão dirigente de cada país tem seus próprios testes para determinar se a nova função constitui ou não emprego.

A Receita Federal dos Estados Unidos (IRS ) segue as regras da Common Law para fazer esta distinção. Recursos como este podem ajudar a determinar a classificação legal dos profissionais e se eles podem ou não se converter ao status de funcionário.

Observação: Se o prestador de serviços mora em outro país, você deve assegurar-se de que pode contratá-lo legalmente. Isto pode envolver a abertura de uma entidade local, também conhecida como uma subsidiária estrangeira, ou tomar o caminho fácil e contratá-lo através de um Employer of Record (EOR).

Um EOR é uma organização que ajuda as empresas a contratar e pagar funcionários locais e internacionais sem abrir uma subsidiária. Eles assumem total responsabilidade legal pelos profissionais da empresa, assinam e rescindem contratos, pagam seus salários, administram seus benefícios e benefícios obrigatórios aos funcionários, coletam documentos fiscais, e muito mais.

Enquanto o EOR administra os aspectos técnicos de seu novo relacionamento comercial, você ainda está no controle da carga de trabalho de seu funcionário, do horário de trabalho e de decisõe similares. A contratação através de um EOR é mais rápida e simples, especialmente se você tiver vários prestadores de serviços de vários países para os quais você deseja oferecer posições permanentes.

3. Negociar um novo contrato de emprego

Uma vez que você tenha feito todas as verificações e esteja confiante de que a conversão é viável e faz sentido comercialmente, é hora de abordar o prestador de serviços para negociar os termos do novo acordo.

Usando o valor aproximado do salário e o pacote de benefícios, proponha uma oferta de emprego convincente. Lembre-se, se um prestador de serviços começar a trabalhar em tempo integral para sua empresa, provavelmente precisará abandonar quaisquer outros projetos e clientes. Isso afetará suas finanças, portanto, oferecer um salário anual competitivo e um pacote de benefícios atraente é a chave para que eles se juntem a você.

Os prestadores de serviços estão acostumados à liberdade dentro de seu trabalho, por isso pode ser uma boa ideia proporcionar a ele, como funcionário em tempo integral, alguns esquemas flexíveis, tais como trabalho remoto, PTO (férias ilimitadas) e horário de trabalho flexível. Seus atuais funcionários em tempo integral também apreciarão esta flexibilidade.

Dica principal: Ter uma política de conversão de prestadores de serviços pode reduzir a incerteza entre sua equipe ao considerar a possibilidade de trazer talentos em tempo integral. O template gratuito de conversão de prestador de serviços em funcionário da Deel é especialmente adaptado para equipes internacionais com prestadores de serviços em mais de um país.

4. Assinar um contrato de emprego

Uma vez que o profissional tenha concordado com a transição para um emprego em tempo integral na empresa, o próximo passo é criar um contrato de trabalho. Enquanto um contrato de prestação de serviços define o escopo do trabalho, um contrato de trabalho lista as tarefas e responsabilidades necessárias envolvidas na função. Ele também deve incluir informações sobre o seguinte:

• Carga e horário de trabalho
• Remuneração e benefícios
• Política de folga, atestado e férias
• Período de emprego
• Demissão e rescisão
• Confidencialidade e privacidade

Observação: O contrato deve atender às exigências da legislação trabalhista local se o novo funcionário for residente de outro país.

5. Coletar informações do funcionário

Provavelmente, você já terá algumas informações sobre seus prestadores de serviços a partir de suas faturas. Entretanto, há formulários fiscais adicionais e outros documentos a serem preenchidos com o emprego.
 
Por exemplo, os empregadores exigem que os funcionários preencham e apresentem os formulários de impostos W-4 e W-2 nos EUA.
 
Você também pode precisar coletar informações sobre os benefícios dos funcionários. Por exemplo, se você fornece assistência aos filhos, você precisa saber quantos filhos seu novo contratado tem. Se você oferecer reembolsos de empréstimo estudantil, você precisará saber qual é a dívida que ele tem. Se você fornecer pacotes particulares de assistência médica, talvez você precise saber quantos membros da família o funcionário tem para assegurá-los.
 
Além disso, alguns empregadores exigem que todos os funcionários sejam submetidos a uma verificação minuciosa de seus antecedentes para confirmar que têm um registro criminal limpo.

6. Adicionar o novo funcionário à folha de pagamento da empresa

Pagar a fatura do seu prestador de serviços é diferente de pagar um salário já que envolve dedução e retenção de impostos sobre a folha de pagamento.

A primeira tarefa é adicionar os dados dos funcionários que você coletou na etapa anterior ao seu software de folha de pagamento. Se o funcionário for residente de outro país, você precisará configurar a folha de pagamento internacional para lidar com conversões de moeda, taxas de transferência bancária e taxas de câmbio.

Seu departamento de RH também deve incluir o funcionário em qualquer programa de benefícios, dependendo de seus direitos.

7. Começar o onboarding

Agora que seu prestador de serviços entrou oficialmente na equipe como funcionário, pode ser apropriado apresentá-los a outros membros da equipe e explicar quaisquer novos compromissos do dia a dia. Por exemplo, eles podem precisar participar de reuniões específicas, acompanhar o tempo do cliente ou atualizar seu status de folga se estiverem fora para o almoço.

Uma call de orientação é uma maneira eficaz de colocar o novo funcionário a par de suas operações diárias enquanto o integra à empresa.

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