Guia de configuração de entidade jurídica para PMEs

Abrir uma empresa é um projeto empolgante e cheio de possibilidades. No entanto, em meio aos sonhos de sucesso, surge uma tarefa às vezes necessária, mas assustadora: a configuração da entidade jurídica.

Em termos simples, a configuração da entidade jurídica é o processo de estruturar sua empresa em conformidade com os requisitos legais.

Para muitos proprietários de PMEs, a simples menção de aspectos legais pode ser assustadora. As complexidades envolvidas, aliadas aos altos custos e ao investimento de tempo, podem parecer desafios significativos.

Além disso, há alternativas a serem consideradas, como usar um Employer of Record (EOR) para contratar funcionários localmente e no exterior em conformidade.
Felizmente, o processo se torna mais fácil com a orientação correta.

Compreendendo a configuração de uma entidade jurídica tradicional

O registro da sua entidade comercial pode indicar estabilidade e crescimento, mas também é bastante complexo e caro.

Esteja preparado para o seguinte:

1. Análise de custos

O estabelecimento de uma entidade jurídica envolve algumas despesas. Você precisará pagar por coisas como taxas de registro e consultorias jurídicas. Talvez até mesmo contratar advogados ou contadores para garantir que tudo seja feito corretamente.

Use nossa calculadora de configuração de entidade para determinar seus custos totais.

🌎Veja também: Expansão internacional: 6 dicas para empresas brasileiras

2. Complexidade das exigências legais

O cenário jurídico pode ser um labirinto, especialmente para proprietários de empresas iniciantes. Países e regiões diferentes têm regras e normas diferentes com relação às estruturas de negócios.

3. Investimento de tempo

Não se pode apressar todo o processo de configuração da entidade jurídica.

Há muito a ser feito: pesquisar, preencher a documentação necessária e lidar com os processos governamentais. Os períodos de espera para aprovações ou registros também podem aumentar o cronograma geral.

4. Riscos e problemas de conformidade

Garantir a conformidade é outro aspecto crucial. Deixar de fazê-lo pode resultar em multas, disputas legais ou até mesmo na dissolução de sua empresa. Certifique-se de não deixar nenhuma ponta solta para evitar problemas.

💡 Se você ainda não estiver pronto para entrar de cabeça na configuração de uma entidade jurídica, use o Deel EOR para contratar talentos em conformidade, testar novos mercados e criar uma presença local onde quiser.

Veja o que Joey Leung, Diretor de Alianças Estratégicas da BBMSL, tem a dizer sobre a parceria com a Deel:

Como estabelecer uma estrutura jurídica para sua empresa

A formação de uma entidade comercial envolve várias etapas, que podem variar de acordo com o país ou a jurisdição.

Aqui está um resumo rápido:

1. Escolha um local

Você quer uma entidade em um local físico específico? Em caso afirmativo, onde está pensando em estabelecê-la?

Leve o tempo necessário para considerar isso com cuidado, pois pode ter um grande impacto em suas vendas.

Dependendo de onde você decidir se instalar, poderá precisar de licenças e autorizações adicionais, autorização de zoneamento e muito mais. Cada jurisdição tem suas próprias regras para diferentes tipos de negócios, portanto, verifique as diretrizes específicas do local escolhido.

Talvez também seja necessário registrar artigos de incorporação e criar estatutos para sua empresa.

Aproveite essa oportunidade para elaborar um plano de negócios. Ele o ajudará a delinear sua empresa e a definir suas metas e planos de longo prazo.

2. Escolha uma estrutura jurídica

Ao iniciar seu negócio, uma das etapas iniciais e cruciais é selecionar a estrutura de negócios apropriada.

Fatores que influenciam sua escolha

A determinação da entidade comercial correta depende de vários fatores adaptados às suas necessidades específicas:

• Implicações fiscais: estruturas diferentes têm obrigações fiscais variadas. É fundamental entender como cada estrutura afeta suas obrigações fiscais
• Dinâmica operacional: pense em como sua empresa funciona. Considere aspectos como o nível de controle que deseja, a estrutura de gerenciamento e como planeja levantar capital
• Proteção contra riscos: verifique o quanto seus bens pessoais estão protegidos. Algumas estruturas protegem melhor seus bens de problemas comerciais do que outras (por exemplo, Sociedades Anônimas)
• Preferências do investidor: alguns tipos de entidades podem parecer melhores para os investidores porque parecem mais estáveis e organizadas (por exemplo, LTDA)

Principais tipos de entidades

• Empresário Individual: ideal para pequenas empresas com um único proprietário que busca simplicidade e custos iniciais mínimos. No entanto, a responsabilidade pessoal é uma preocupação.
• Sociedade: formada quando duas ou mais pessoas se unem para administrar um negócio. Os sócios compartilham lucros, perdas e responsabilidades.
• Empresa Individual de Responsabilidade Limitada (EIRELI) e Sociedade Limitada (LTDA): oferecem um equilíbrio entre proteção de responsabilidade e flexibilidade na gestão. Os sócios ou membros também não são tributados duas vezes como em algumas outras estruturas.
• Sociedade Anônima (S/A): proporciona o mais alto nível de proteção de responsabilidade, mas há mais formalidades e requisitos administrativos.

Diferentes países oferecem vários tipos de entidades, o que significa que nem todos os conceitos acima podem estar disponíveis em todos os lugares.

Por exemplo, as s-corporations são uma estrutura empresarial disponível especificamente nos Estados Unidos. Outros países podem ter estruturas semelhantes, mas a designação específica de uma “s-corporation” é exclusiva dos EUA.

3. Escolha um nome

O nome da sua empresa deve refletir seu status ou os produtos/serviços que você oferece.

Aqui está o que você precisa saber, dependendo do tipo de negócio:

• Para Empresário Individual: você pode usar seu próprio nome ou escolher um nome fantasia. Se optar por um nome fantasia, será necessário registrar um Nome Empresarial (antigo DBA - Doing Business As) para operar com esse nome.
• Para EIRELIs e Sociedades Limitadas (LTDA): o nome da sua empresa deve terminar com “Empresa Individual de Responsabilidade Limitada” ou “EIRELI” para EIRELIs, e “Limitada” ou “LTDA” para Sociedades Limitadas. Você também pode usar abreviações como “Cia.” ou “Ltda.”.
• Para Sociedades Anônimas (S/A): as regras de nomenclatura para Sociedades Anônimas variam conforme o país. Normalmente, o nome deve incluir termos como “Sociedade Anônima” ou “S/A” para indicar que é uma corporação.

Antes de finalizar o nome, verifique em um banco de dados oficial de nomes empresariais registrados para garantir que ele não esteja em uso. Considere registrar uma marca federal para proteger o nome da sua empresa.

4. Preencha a documentação

Em seguida, é hora de lidar com a documentação, que varia de acordo com o tipo e a localização de sua empresa.

Veja a seguir o que você pode precisar fazer:

• Registro: esse é o processo de registro oficial da sua empresa junto às autoridades competentes
• Licenciamento: algumas empresas precisam de licenças específicas para operar legalmente. Essas licenças garantem que sua empresa atenda a determinados padrões e regulamentações
• Autorizações: dependendo das atividades e do local da sua empresa, você pode precisar de licenças para coisas como construção, sinalização ou saúde e segurança
• Autorização de zoneamento: isso garante que o local da sua empresa esteja em conformidade com as leis e regulamentos de zoneamento locais

Em determinadas jurisdições, talvez seja necessário criar documentos adicionais, como contratos de parceria, artigos de incorporação ou contratos operacionais.

Por exemplo, na Europa, você terá de apresentar artigos de associação (ou memorando de associação) descrevendo o objetivo, a estrutura e as regras de operação da empresa. Da mesma forma, nos EUA, você pode precisar de um Employer Identification Number (EIN), número de identificação de empregador, do Internal Revenue Service (IRS), serviço de receita interna.

5. Organize as finanças e os impostos

Pense em como você obterá o dinheiro para administrar sua empresa. Saber de onde vem o seu dinheiro (poupança pessoal, empréstimos bancários, investidores ou crowdfunding) é crucial para cálculos precisos de impostos.

Uma vez que tenha recebido o capital, estabeleça processos de pagamento para os clientes, incluindo cartões de crédito ou PayPal, e implemente sistemas de controle de receita.

Você deve criar uma conta bancária comercial separada, mesmo que esteja administrando uma empresa individual sem uma entidade jurídica separada. Isso facilita o controle de suas despesas e receitas comerciais.

E não vamos nos esquecer das implicações fiscais da administração de uma empresa. Pense nos formulários, prazos, deduções e créditos necessários.

Você precisará apresentar declarações de imposto de renda anuais para informar a renda da empresa. Entretanto, as regras fiscais podem variar de país para país, portanto, é importante manter-se atualizado para evitar penalidades.

Por exemplo, a maioria dos Emirados Árabes Unidos não cobra imposto de renda de pessoa jurídica. No entanto, em contrapartida, o Reino Unido tributa os lucros de empresas residentes à alíquota principal de 25% se o lucro for superior a £250.000.

6. Contrate seu seguro

É fácil esquecer o seguro, mas você deve considerar a possibilidade de manter sua empresa, seus ativos e sua reputação seguros.

Aqui estão alguns dos principais tipos de seguro que você pode precisar:

• Seguro de responsabilidade civil geral: ajuda a proteger sua empresa se alguém alegar que ela lhe causou danos, como danos à propriedade ou lesões físicas ou pessoais
• Seguro de propriedade comercial: se você possui ou aluga propriedades ou equipamentos para sua empresa, esse seguro pode ajudar a cobrir qualquer dano a eles
• Seguro de responsabilidade profissional: se alguém alegar que a sua empresa não prestou serviços adequados, esse seguro pode ajudar a cobrir honorários advocatícios e acordos
• Seguro contra acidentes de trabalho: se você tiver funcionários, esse seguro é fundamental. Ele ajuda a cobrir as despesas médicas e os salários perdidos se eles se machucarem no trabalho

7. Contrate e pague os funcionários

Quando começar a contratar e integrar funcionários, você deverá reter e pagar impostos sobre a folha de pagamento. Para evitar esse ônus, considere fazer uma parceria com um serviço de processamento de pagamentos globais como o Deel Global Payroll.

Descubra como o Mynewsdesk economiza 120 horas por mês com o Global Payroll da Deel.

Entidade ou EOR, você pode fazer tudo isso com a Deel

A Deel fornece serviços de configuração de entidades e soluções de folha de pagamento global para pequenas e médias empresas que desejam estabelecer suas próprias entidades jurídicas. E, para aqueles que não estão prontos para dar esse passo, o serviço EOR da Deel oferece uma abordagem simplificada para expansão internacional e contratação global.

Além disso, a Deel oferece a flexibilidade de misturar e combinar seus serviços de acordo com suas necessidades. Você pode aproveitar o modelo EOR da Deel para locais específicos, executar a Folha de Pagamento Global da Deel por meio de suas próprias entidades em outros locais ou até mesmo contratar prestadores de serviços por meio do Deel Contractor of Record para um gerenciamento de prestadores de serviços em conformidade e conveniente.

Além disso, a Deel oferece a flexibilidade de misturar e combinar seus serviços de acordo com suas necessidades. Você pode aproveitar o modelo EOR da Deel para locais específicos, executar a Folha de Pagamento Global da Deel por meio de suas próprias entidades em outros locais ou até mesmo contratar prestadores de serviços por meio do Deel Contractor of Record para um gerenciamento de prestadores de serviços em conformidade e conveniente.

Seja qual for a abordagem escolhida, você nunca fica preso à Deel. Podemos fazer a transição para uma configuração diferente com nossa gama de serviços.

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