Terceirizar folha de pagamento: otimizar e reduzir custos

A terceirização da folha de pagamento tem sido um caminho cada vez mais procurado pelas empresas no Brasil – independente do porte ou do setor. Basicamente, terceirizar a folha envolve parcerias com fornecedores externos especializados, que administram todos os processos e burocracias, de forma automatizada e centralizada.

É um modelo de gestão de folha de pagamento que permite uma visualização clara e completa da folha, garantindo conformidade e segurança operacional ao mesmo tempo em que libera o RH e gestores para tarefas mais estratégicas. Acima de tudo, permite otimizar processos, reduzir custos, e aprimorar a eficiência organizacional.

Em um cenário de mudanças regulatórias complexas e constantes, terceirizar a folha de pagamento consiste em um recurso ainda mais promissor. E, por isso, é um movimento crescente em nível global. Neste artigo, entenda como funciona a terceirização da folha de pagamento, os principais benefícios, as etapas cruciais que sua empresa deve cumprir, e como a Deel pode ajudar o seu RH nessa demanda.

Benefícios da terceirização da folha de pagamento

Dentre os principais benefícios de terceirizar a folha de pagamento, estão:

• Reduzir custos: a terceirização da folha reduz a necessidade de pessoal dedicado à gestão de pagamentos, além de diminuir os custos internos com as tecnologias e a conformidade trabalhista e fiscal, fatores essenciais em todo o processo. Ao terceirizar a folha, a organização consegue visualizar e controlar melhor as despesas – por vezes, reduzindo até os custos ocultos – o que contribui significativamente para a saúde financeira do negócio.
• Otimizar processos e mitigar riscos de erros humanos: se é lógico que “errar é humano”, é possível mitigar esse risco. Preenchimentos manuais e documentação de processos vêm sendo otimizados com softwares de RH cada vez mais modernos, ágeis e de fácil implementação. Com isso, o ganho em eficiência geral é altamente perceptível nas organizações que terceirizam a folha de pagamento.
• Garantir conformidade e gestão de riscos legais 100% confiável: a terceirização da folha com fornecedores especializados, que asseguram uma atualização constante e fiel às mudanças regulatórias de cada país, minimizam riscos de compliance e permitem uma gestão da folha de pagamento totalmente confiável.
• Elevar experiência do colaborador, clima positivo e employer branding: é consenso que a gestão da folha de pagamento impacta na percepção dos colaboradores sobre a empresa. Erros geram descontentamento e, mais do que isso, podem levar a implicações legais, com multas e penalidades a partir de processos movidos por funcionários prejudicados ou órgãos de fiscalização. E mesmo com a terceirização, dependendo da forma como é feita, pode deixar a desejar em termos de eficiência. Garantir que o RH consiga desempenhar a melhor gestão da folha mantém uma cultura organizacional de confiança e motivação.

Como funciona a terceirização da folha de pagamento

Uma das práticas de terceirização do RH mais comuns em nível global é relacionada à folha de pagamento. Organizações que expandem fronteiras e contratam profissionais em diferentes países optam por terceirizar a folha por ser uma forma ágil e segura de calcular e emitir os pagamentos.

Isso porque os serviços terceirizados mais qualificados hoje em dia funcionam com a automação da folha de pagamento. São softwares especializados que só precisam de algumas informações de entrada. A partir delas, a folha de pagamento automatizada garante todos os cálculos da remuneração – como horas trabalhadas, salário devido, benefícios e deduções fiscais.

Além disso, a automação da folha garante a integração de dados, o preenchimento das documentações obrigatórias, o acompanhamento da conformidade legal, o gerenciamento dos contratos, a execução dos pagamentos, a geração de relatórios, a declaração de impostos, e a emissão dos comprovantes para todos os colaboradores.

Portanto, o time recebe o holerite online, com acesso fácil e sempre em dia. E os responsáveis pela gestão da folha conseguem centralizar e otimizar os processos da folha com segurança. Importante destacar que a terceirização da folha pode estar atrelada a outros serviços de RH terceirizados com um mesmo fornecedor, mas não necessariamente. Ela também pode ser contratada em separado, como uma solução isolada.

Etapas fundamentais para terceirizar a folha de pagamento

A prática de terceirizar folha de pagamento no Brasil tem crescido ao longo dos últimos anos. Esse movimento ocorreu principalmente em função do aumento do trabalho remoto e da expansão internacional das empresas, além da modernização do RH de uma forma geral, e das novas tecnologias a serviço da gestão de folha.

Para que a terceirização da folha de pagamento seja bem-sucedida, considere as seguintes etapas cruciais:

1. Avalie as necessidades do negócio

É essencial analisar todas as demandas relacionadas à gestão de folha de pagamento. Essa avaliação serve para identificar com clareza como o software terceirizado agrega valor – as áreas beneficiadas e os custos otimizados, por exemplo.

Assim, você consegue pontuar as principais dores que a solução vem para resolver, e validar como a terceirização da folha estará alinhada aos objetivos estratégicos da organização.

2. Escolha um fornecedor confiável

Depois de entender as necessidades da sua empresa, identifique os requisitos específicos que o fornecedor terceirizado precisa cumprir. Isso vale tanto para critérios relacionados à política de fornecedores da organização, quanto para outros pontos fundamentais na terceirização da folha, como:

• Experiência do parceiro no mercado
• Suporte oferecido
• Capacidade de automação de folha de pagamento
• ​​Garantia de atualização das leis relacionadas à remuneração, que variam de país a país, e, às vezes, também em cada estado ou município. Relacionam-se com regras sobre classificação trabalhista (CBO), prazos de pagamento, e deduções como seguro-saúde e previdência social, entre outros fatores.

3. Estabeleça uma comunicação clara

A comunicação clara e ágil sobre a gestão da folha de pagamento é essencial na terceirização. Para isso, estabeleça canais de compartilhamento de dados e atualizações em tempo real. Além disso, priorize um suporte terceirizado eficiente e contínuo.

Esse cuidado ajuda a evitar inconsistências nas informações, garantindo que todas as partes estejam alinhadas e que seu time interno seja atendido de forma personalizada.

Simplifique a folha de pagamento e ganhe eficiência

Os ganhos com a terceirização da folha de pagamento têm ficado cada vez mais conhecidos entre as empresas brasileiras. Entre os principais, está a possibilidade de reduzir custos e otimizar processos, com garantia de conformidade e centralização da gestão.

Com a ferramenta digital Deel Global Payroll, diversas empresas têm encontrado uma solução abrangente para terceirizar a folha de pagamento.

Nossa plataforma integra e simplifica o gerenciamento da folha local ou internacional, e garante todos os requisitos e benefícios comentados acima. Além disso, o Deel Global Payroll é fácil de implementar e usar no dia a dia, levando para a sua equipe um gerenciamento contínuo e em conformidade, com total eficiência e segurança.

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