Optimierte Gehaltsabrechnung: Diese Vorteile bringt das automatisierte Payroll-Management mit Deel

Erfahren Sie, wie die automatisierte Payroll-Lösung von Deel Payroll-Prozesse beschleunigt, kostspielige Fehler reduziert und die Employee Experience für Ihr globales Team verbessert.

Mehr als 33 % der Unternehmer:innen haben im Jahr 2020 die Gehaltsabrechnung immer noch manuell mit Tabellenkalkulationen verwaltet. Dabei benötigten mehr als 40 % von ihnen über eine Woche, um die Berechnungen vorzubereiten.

Falls Sie dies an die Situation in Ihrem eigenen Unternehmen erinnert, lohnt es sich, einen Blick auf die Payroll-Automatisierung zu werfen, um Ihre Lohnabrechnung effizienter zu gestalten und leichter zu bewältigen.

Die automatisierte Payroll-Software von Deel für globale Teams berechnet die Löhne und Steuern von Mitarbeitenden und verwaltet Ihre Payroll-Dokumente an einem zentralen Ort, sodass Sie mehr Zeit gewinnen, in der Sie sich auf Ihr Kerngeschäft, das Unternehmenswachstum und strategische Themen konzentrieren können.

Dieser Leitfaden liefert Ihnen einen Crashkurs für die Automatisierung der Gehaltsabrechnung. Sie erfahren, was die Payroll-Automatisierung ist, warum sie für die meisten Unternehmen unabhängig von ihrer Mitarbeiterzahl zum Standard geworden ist und wie das Payroll-System von Deel Sie unterstützen kann.

Worum geht es bei der Automatisierung der Gehaltsabrechnung?

Bei der Payroll-Automatisierung wird eine Softwarelösung genutzt, um die Lohnbuchhaltung durchzuführen, Zahlungen und Boni zu berechnen und Zahlungen durchzuführen, statt diese Prozesse manuell durchzuführen. Häufig hilft künstliche Intelligenz, HR-Prozesse zu optimieren. Die Software berechnet auf Basis der Arbeitsstunden jedes Mitarbeiters und der geltenden Steuersätze, welche Löhne ausgezahlt und welche Abzüge für Steuern einbehalten werden sollen, und sendet die Zahlungen als Direktüberweisungen oder Schecks.

Gleichzeitig können Unternehmen mit der globalen Payroll-Automatisierungssoftware von Deel alle Payroll-Dokumente und die persönlichen Daten von Mitarbeitenden sicher, DSGVO-konform und strukturiert speichern, Zusatzleistungen verwalten und Berichte erstellen.

Da der manuelle Verwaltungsaufwand entfällt, können Löhne schneller und mit geringerer Fehlerquote ausgezahlt werden. Doch dies sind nur einige der Vorteile: In unserem Video erfahren Sie noch mehr über die Global Payroll-Plattform von Deel.

7 Funktionen, auf die Sie bei Payroll-Software achten sollten

Bevor Sie sich für Payroll-Services und eine Software für die Lohnabrechnung entscheiden, sollten Sie versuchen, Ihren künftigen Bedarf vorauszusehen. Die Skalierbarkeit ist ein wichtiges Thema: Viele Unternehmen machen den Fehler, sich für eine Lösung zu entscheiden, die zu ihrem aktuellen System passt, aber nicht mit ihrem Team mitwachsen kann, sodass sie schon nach kurzer Zeit zu einem anderen Anbieter wechseln müssen. Achten Sie daher auf Folgendes:

1. Integrationen: Ihre Payroll-Software sollte Integrationen mit Ihren bereits genutzten Tools wie Zeiterfassungs-Tools, Ihrem HRIS, cloudbasierten Lösungen für die Finanzbuchhaltung oder anderen im HR-Bereich genutzten Systemen bieten, damit Sie Ihre ganze Belegschaft an einem zentralen Ort verwalten können.
2. Automatische Steuererklärungen: Payroll-Systeme sollten Steuerdokumente automatisch einsenden, damit Sie sich keine Gedanken um Steuersätze und Fristen verschiedener Länder und Regionen machen müssen.
3. Verschiedene Zahlungsmethoden: Die Payroll-Software Ihrer Wahl sollte verschiedene Zahlungsoptionen wie Überweisungen, Schecks und Zahlungskarten unterstützen, da nicht alle Zahlungsmöglichkeiten in allen Ländern verfügbar sind.
4. Datensicherheit: Achten Sie darauf, dass Ihre Payroll-Lösung eine hohe Datensicherheit bietet, einschließlich, Verschlüsselung, DSGVO- und SOC2-Compliance sowie Single-Sign-on.
5. Internationale Payroll: Ihre Payroll-Lösung sollte die globale Gehaltsabrechnung unterstützen, damit Sie sie weiter nutzen können, falls Sie beginnen, weltweit Personal einzustellen.
6. Unkomplizierte Dashboards: Die beste Payroll-Software bietet eine einfache Benutzeroberfläche und Dashboards, in denen Sie Ihre Daten mühelos überblicken können.
7. Zahlungen an unabhängige Freelancer:innen: Stellen Sie sicher, dass Ihre Payroll-Lösung sowohl lokale Zahlungen in Deutschland als auch internationale Zahlungen an Freelancer:innen – und nicht nur an Angestellte – ermöglicht.

12 Vorteile der automatisierten Payroll-Services von Deel

Die Zeitersparnis ist der größte Vorteil der Automatisierung, doch Payroll-Services wie Deel bieten noch zahlreiche weitere Vorteile für Ihre Payroll-Prozesse.

1. Weniger Stress und Arbeit für Ihre HR-Abteilung

Mit der automatisierten Payroll-Software von Deel können HR-Abteilungen manuelle Lohnberechnungen hinter sich lassen und sich auf strategische Themen und menschenorientierte Aufgaben konzentrieren. Sobald Sie Ihre Mitarbeiterdaten und Arbeitszeiten eingeben, berechnet die Software die Löhne mit nur wenigen Klicks.

Wer im Personalwesen arbeitet, möchte sich gerne mit interessanteren Aufgaben beschäftigen als ständig die Zeiterfassung zu verfolgen, Abwesenheiten im Blick zu behalten und Stundenlöhne in jeder Zahlungsperiode neu zu berechnen. Herannahende Fristen machen diese Aufgaben umso stressiger. Die Automatisierung der Entgeltabrechnung sorgt dafür, dass Mitarbeitende pünktlich bezahlt werden und HR-Teams sich auf andere, wichtigere Verantwortlichkeiten konzentrieren können.

2. Niedrigere Kosten für das Payroll-Management

Der American Payroll Association zufolge können Sie mit einer automatisierten Lösung wie Deel Ihre Kosten um ganze 80 % senken: Sie müssen kein internes Personal für Lohnbuchhaltung und Finanzbuchhaltung einstellen und bezahlen und können beispielsweise als Kleinunternehmer:in die Payroll in Minutenschnelle erledigen. Auch die Fehlerquote, die durch manuelle Gehaltsberechnungen entsteht und kostspielige Folgen haben kann, wird reduziert.

3. Schnellere Payroll-Verarbeitung

Mit Deel werden Gehaltsabrechnungen sehr viel schneller verarbeitet und Ihre Teammitglieder erhalten ihre Zahlungen jedes Mal pünktlich, selbst wenn beispielsweise Mitglieder Ihrer Personalabteilung krankgeschrieben sind.

Bei der Auslagerung der Lohn- und Gehaltsabrechnung an Deel als externen Dienstleister stellen unsere Expert:innen sicher, dass die Zahlungen korrekt und pünktlich gemäß den Arbeitsverträgen und in Übereinstimmung mit den lokalen Gesetzen erfolgen. Sie zahlen einfach Geld auf Ihr Konto ein und wir erledigen die Zahlung für Sie. So funktioniert es:

1. Wählen Sie eine Niederlassung mit dem Status „Awaiting Funding“ („Zahlung ausstehend“).
2. Klicken Sie auf „Pay Funding“ („Zahlung leisten“).
3. Wählen Sie Ihre Zahlungsmethode und befolgen Sie die Anweisungen für den Zahlungsablauf. Je nach Ihrer gewählten Zahlungsmethode kann diese Phase zusätzliche Schritte umfassen.
4. Überprüfen Sie die Zahlungsübersicht und bestätigen Sie die Zahlung.

4. Geringere menschliche Fehlerquoten

Die Automatisierung von Deel verringert das Risiko, dass HR-Mitarbeiter:innen bei der Berechnung Fehler unterlaufen – schließlich wird ein Computer nicht müde und vergisst nicht, eine Ziffer zu übertragen.

Eine einzige falsche Ziffer kann bei der manuellen Gehaltsabrechnung zu falschen Auszahlungen oder kostspieligen steuerrechtlichen Fehlern führen. So führte etwa ein einzelner Schreibfehler dazu, dass Citigroup 900.000 Millionen Dollar an einen Kreditgeber überwies, der eigentlich nur ein Zehntel des Geldes erhalten sollte.

5. Automatisierte Lohnsteuerberechnungen

Solange Ihr Team klein ist, ist die manuelle Berechnung der Lohnsteuer kein Problem. Je mehr Mitarbeitende Sie haben, desto zeitaufwendiger und komplexer wird sie jedoch, vor allem, wenn Sie weltweit Personal einstellen.

Lohnsteuern variieren nicht nur von Land zu Land, sondern ändern sich auch von Jahr zu Jahr. Wenn Sie nicht nur in Deutschland, sondern auch in anderen Ländern einstellen, müssen Sie die Steuergesetze jedes Landes kennen und einhalten.

In den automatisierten Payroll-Systemen von Deel sind alle Steuersätze und -regeln bereits integriert und Abzüge etwa für Lohnsteuer und Sozialleistungen erfolgen automatisch..

6. Höhere Datensicherheit

Die automatisierte Payroll-Software von Deel bietet Verschlüsselung, sichere Passwörter, zweistufige Authentifizierung und mehr, um sicherzustellen, dass Ihre vertraulichen Payroll-Daten nicht in die Hände Unbefugter gelangen.

Manuelle Gehaltsabrechnungen bieten nahezu keine Sicherheitsfunktionen. Papierausdrucke Ihrer Lohn- und Gehaltsabrechnungen sind nicht sicher, und das Vernichten oder Verstecken gedruckter Informationen im Falle eines Sicherheitsverstoßes ist viel schwieriger als das Ändern des Passworts in Ihrer Payroll-Software.

7. Optimierte Payroll-Dokumentation

Automatisierte Buchhaltungssoftware wie Deel vereinfacht die Steuerablage und Buchführung. Alle Gehaltsabrechnungen, Berichte und Tabellen werden automatisch an einem Ort gespeichert, sodass Sie nicht befürchten müssen, wichtige Informationen zu verlieren.

Mit der Online-Gehaltsabrechnung können Sie zudem sämtliche Unterlagen in elektronischer Form statt in Papierform aufbewahren. Papierausdrucke nehmen in Ihrem Büro viel Platz weg und können leicht verlegt oder beschädigt werden. Das kann zu Problemen führen, da Sie alle Steuerunterlagen eine bestimmte Zeit lang aufbewahren müssen.

8. Einfaches Aktualisieren der Dokumentation

Mitarbeiterdaten wie Anschriften und Kontodaten ändern sich häufig. In der Payroll-Software von Deel können Sie diese Änderungen mühelos nachverfolgen: Wenn Sie die neuen Informationen an einer Stelle eingeben, werden sie automatisch auch überall sonst angezeigt.

Solche Änderungen können beispielsweise Folgendes umfassen:

• Lohnerhöhungen aufgrund einer Gehaltserhöhung
• Namensänderungen
• Aktualisierungen von IRS-Steuerformularen
• Neue Bankkontoinformationen für Beschäftigte, die Direktüberweisungen nutzen
• Neue Adressen oder Wohnorte
• Änderungen im Personalbestand (Neueinstellungen und Entlassungen)

9. Vereinfachte Payroll und HR-Berichterstattung

Mit einer Software zur Automatisierung der Lohn- und Gehaltsabrechnung können Sie das Reporting optimieren und so einen besseren Einblick in Ihre Lohn- und Gehaltsabrechnungsdaten und Ihren Cashflow erhalten. Die meisten Lösungen zur Payroll-Automatisierung ermöglichen Ihnen die Erstellung von Berichten wie den folgenden:

Anwesenheits- und Abwesenheitsberichte für einzelne Mitarbeitende und die gesamte Belegschaft

• Verdienstberichte für Mitarbeiter
• Berichte zur Lohnsteuer
• Zertifizierte Lohnsteuerberichte
• Berichte zum Liquiditätsbedarf
• Berichte zu Payroll Protection Programs (PPP)

Im folgenden Video erfahren Sie, wie Sie einen Payroll-Bericht im Deel-Dashboard bearbeiten und einreichen können.

10. Zugang zu professionellem Kundensupport

Falls bei der manuellen Lohnabrechnung ein Problem auftritt, müssen Sie möglicherweise für eine fachkundige Beratung bezahlen, um es zu lösen. Nach dem Kauf einer Lizenz für eine Payroll-Software können Sie sich an die Payroll-Expert:innen des Unternehmens wenden, um Unterstützung zu erhalten.

Mit Deel erhalten Sie einen eigenen Customer Success Manager (CSM) als persönliche Ansprechperson und erreichen den Kundensupport rund um die Uhr direkt in der App. Unser Kundensupport hat eine Reaktionszeit von 1,25 Minuten, um Ihnen schnelle und effiziente Antworten und Lösungen zu bieten.

11. Integration mit HR-Software

Oft überschneiden sich Payroll- und HR-Daten und es ist einfacher, sie an einem zentralen Ort zu verwalten. Payroll-Softwareintegrationen sorgen dafür, dass Ihre Tools miteinander kommunizieren und automatisch Daten mit der HR-Software Ihrer Wahl austauschen.

Deel kann in Quickbooks, Inuit, Netsuite und andere Programme integriert werden.

Die Integration in QuickBooks erfolgt z. B. folgendermaßen:

1. Melden Sie sich bei QuickBooks an und verbinden Sie die Quickbooks-Integration unter „Apps und Integrationen“. Klicken Sie auf „Weiter zur Authentifizierung“.
2. Suchen Sie Ihren Unternehmensnamen und wählen Sie Ihre Niederlassung aus.
3. Wählen Sie „Einrichtung abschließen“ und aktivieren Sie die gewünschten Plug-ins.

Weitere Informationen finden Sie in der QuickBooks Integrationsanleitung.

12. Self-Service-Optionen für Mitarbeitende

Mit Deel müssen Teammitglieder nicht den Umweg über ihre Vorgesetzten gehen, um ihre Informationen zu ändern, sondern können dies im Self-Service-Portal ganz einfach selbst erledigen.

Die Self-Service-Software von Deel bietet den Beschäftigten mehr Flexibilität und bessere Informationen, beispielsweise über Benachrichtigungen, wenn sie eine Zahlung erhalten haben. Die Mitarbeitenden können die gewünschte Zahlungsmethode wählen und das Geld auf ihr Konto überweisen, ohne dass das Management sich um etwas kümmern muss.

Beim Onboarding in der Global Payroll-Plattform von Deel erhalten alle Teammitglieder eine einfache Checkliste wie diese:ed into Deel's Global Payroll platform, they receive a simple checklist to follow, like the one below:

Automatisieren Sie die globale Payroll mit Deel

Globale Gehaltsabrechnungsprozesse sollten keine Herausforderung sein. Mit Deel sparen Sie Zeit, Geld und Ressourcen, indem Sie die globale Payroll ganz einfach automatisiert über unsere Plattform erledigen.

Verwalten Sie all Ihre Arbeitskräfte auf der ganzen Welt an einem zentralen Ort, egal ob Sie mit direkten Angestellten, EOR-Angestellten oder Freelancer:innen arbeiten.

Deel ist eine Full-Service-Payroll-Lösung, die Ihnen Folgendes ermöglicht:

• Das Onboarding neuer Angestellter vereinfachen
• Steuerdokumente automatisch erfassen
• Verträge verlängern oder beenden
• Sammelzahlungen in Sekundenschnelle erledigen
• Benefits für Angestellte verwalten

Andere HR- und Payroll-Aufgaben für eine globale Belegschaft erledigen, etwa die Urlaubsverwaltung All das in einem einzigen zentralen Payroll-System.