Cómo cobrar a clientes como un experto + Plantilla

Cobrar a clientes por los servicios prestados es un aspecto fundamental del entorno empresarial.

No obstante, en ocasiones se requiere de un esfuerzo adicional para motivar a ciertos clientes a cumplir con este compromiso. Esto no necesariamente refleja una falta de profesionalismo de su parte, sino más bien una distracción debido a las demandas de su propio negocio. Mediante una comunicación efectiva y bidireccional, los freelancers tienen la oportunidad de simplificar el proceso de facturación y convertir los pagos atrasados en un asunto del pasado.

Descubre cómo solicitar el pago de manera cortés y profesional con nuestras plantillas diseñadas para tal fin.

Cómo cobrar a clientes y tener una estrategia de cobranza efectiva

Cobrar por tus servicios debería ser la norma universal para hacer negocios. Sin embargo, algunos clientes necesitan un empujón extra para recordárselo. No por mala intención, sino porque están preocupados por su negocio.

Con una comunicación adecuada de ambas partes y orrectas estrategias de cobro, los freelancers pueden hacer que la facturación sea un juego de niños y que las facturas atrasadas sean historia. Echa un vistazo a nuestras plantillas y descubre cómo cobrar a clientes sin parecer exigente y manteniendo la profesionalidad.

¿Cuándo solicitar el pago a los clientes?

Deberías enviar a tus clientes dos correos electrónicos sobre el pago antes de la fecha de vencimiento. Con suerte, no será necesario más que eso, pero, en caso de que lo sea, lo tenemos cubierto.

El correo electrónico de solicitud de pago

Una vez que hayas terminado con lo contratado, debes enviarles a tus clientes un correo electrónico de solicitud de pago con la factura. El pago debe realizarse no antes de dos semanas ni después de un mes desde la fecha de finalización. Esta es la primera vez que vas a pedir el pago a un cliente.

Adjunta dentro del correo electrónico tu invoice o cuenta de cobro con todos los detalles de los servicios prestados y a dónde deben realizar el pago.

A continuación, te compartimos dos ejemplos de correos para solicitar tu pago: 

Asunto: Finalización de [Servicio/Productos] - Solicitud de pago

Estimado/a [Nombre del Cliente],

Espero que este correo te encuentre bien. Me complace informarte que hemos completado con éxito los servicios acordados, según el contrato [Referencia del Contrato] finalizado el [Fecha de Finalización]. Ha sido un verdadero placer colaborar contigo y espero que estés satisfecho/a con el resultado.

Adjunto a este correo, encontrarás la cuenta de cobro número [Número de Factura], que detalla todos los servicios dados junto con las instrucciones para el pago. Según nuestros términos acordados, agradeceríamos el pago antes del [Fecha Límite de Pago], que es dos semanas después de la fecha de finalización, para mantener todo en orden.

Si tienes alguna pregunta sobre la factura o necesitas aclaraciones adicionales, no dudes en contactarme directamente. Estoy aquí para ayudarte.

Gracias por tu pronta atención a este asunto. Estoy deseando continuar nuestra colaboración en el futuro.

Cordialmente,

[Tu Nombre]
[Tu Cargo]
[Tu Número de Contacto]
[Tu Correo Electrónico]

El correo electrónico de seguimiento al pago

Después de esto, deberás recordarle a tu cliente el día en que vence el pago. Esto es solo un correo electrónico de seguimiento y no debería ser demasiado largo.

Con suerte, esto será todo y poco después del segundo correo electrónico, recibirás la confirmación de tu cliente y los fondos en tu cuenta.

Sin embargo, a veces las cosas no van tan bien. En caso de que tu cliente aún no te haya pagado una semana después de la fecha de vencimiento, debes enviarle otro correo electrónico de recordatorio de pago. Asegúrate de ser educado y profesional. Ya que puede haber alguna complicación imprevista, hazlo más bien como un recordatorio amistoso.

Aquí un ejemplo para este correo electrónico recordatorioi del pago

Asunto: Recordatorio: Pago pendiente factura N° [Número de Factura]

Hola, [Nombre del Cliente],

Espero estés bien. Te escribo para recordarte que la factura N° [Número de Factura] vence el [Fecha de Vencimiento]. Adjunto encontrarás la factura y detalles para el pago.

Si ya has realizado el pago, puedes omitir este mensaje. De lo contrario, agradecemos tu pronta acción en este asunto.

Cualquier duda, estoy a tu disposición.

Saludos,

[Tu Nombre]
[Tu Cargo]
[Tu Contacto]

Lo mejor es definir claramente las condiciones de pago, el monto adeudado y el plazo que tienen los clientes para efectuar los pagos antes de empezar a hacer negocios con alguien. Esto debe constar en un acuerdo contractual que firmes con tu cliente. Así no tendrás que preocuparte de ningún malentendido o retraso cuando llegue el momento de realizar la solicitud de pago o el pago en sí.

Cómo cobrar a clientes: mensajes de cobranza

A algunas personas les resulta incómodo pedir que les paguen. Parte del problema podría radicar en el hecho de que "pedir" a veces se siente como una petición que requiere que la otra parte apruebe o esté de acuerdo. Tú y tu cliente ya han acordado "intercambiar valores". Tú prestas el servicio y el cliente debe pagar por él. Recibir un pago como trabajador independiente no debería resultar intimidante.

Sin embargo, esto no significa que debas exigir descaradamente que te paguen lo que te corresponde. Comunicarte de forma correcta y realizar un envío de mensajes acorde no solo puede garantizar que te paguen a tiempo, sino también que consigas más trabajo en el futuro. Cuando pidas a tus clientes que te paguen, recuerda las tres "P" de oro:

• Profesional: ve directamente al grano, no pierdas el tiempo y sé firme cuando hables de pagos atrasados.
• Polite - Educado: mantén la calma, no grites ni acuses a tu cliente.
• Persistente: sigue recordándole a tu cliente con calma y no seas insistente ni agresivo.

Pedir el pago a los clientes por correo electrónico

El correo electrónico es el medio más utilizado para la comunicación profesional. También es la mejor manera de solicitar el pago de tus servicios y/o notificar deudas pendientes. Sé educado pero directo.

Sin embargo, antes de enviar el primer correo electrónico, tendrás que asegurarte de que:

• No te estás dirigiendo a la persona equivocada: debes escribir a la persona responsable de hacer el pago o a la persona con la que acordaste el pago en primer lugar.
• El número de factura es correcto: asegúrate de que es la factura correcta para el cliente correcto.
• El importe total a pagar es correcto: comprueba que los números de la factura y el correo electrónico coinciden.
• Los detalles del proyecto son correctos: qué servicios has prestado al cliente.

Una vez que hayas terminado, repasa todo de nuevo, porque los errores en las facturas pueden causar retrasos y llevar días para solucionarlos. En última instancia, eso es solo más tiempo sin cobrar en tu cuenta.

Pedir el pago a los clientes por teléfono, mensaje de texto o WhatsApp

Los correos electrónicos no siempre funcionan a la hora de iniciar el proceso de cobrar a clientes y a veces se debe recurrir a medios de comunicación más directos, es decir, las llamadas telefónicas, los mensajes de texto y/o WhatsApp.

La mayoría de la gente recurre a la llamada telefónica, envío de SMS o WhatsApp solo después de enviar un par de correos electrónicos de recordatorio. Esto se debe en parte a que es más personal hablar por teléfono que comunicarse por correo electrónico.

Esta es probablemente la forma más rápida de contactar con alguien y puede resultar útil cuando tus clientes no responden por correo electrónico. Te sugerimos que tengas preparado un guión para no confundirte. Hay que tener en cuenta un par de cosas:

• Asegúrate de que hablas con la persona adecuada.
• Preséntate.
• Ten una buena idea de lo que quieres.
• Ve directamente al grano.
• Habla con calma y claridad.
• No te dejes llevar por las emociones.
• Resume todo al final de la llamada.
• Establece claramente la fecha de pago de las deudas.

Debería ser algo parecido a esto:

Hola, [nombre del cliente]. Habla [tu nombre].

Trabajé en el [nombre del proyecto] contigo hace unas [x] semanas. Te he enviado un par de correos electrónicos sobre el pago de [tus servicios/número de factura], y es posible que los hayas perdido. ¿Los has recibido?

Antes de iniciar la conversación, debes tener a mano toda la información relativa al pago (como el importe a pagar, el plazo de pago, el número de factura, etc.) y al proyecto. Es posible que el cliente haga referencia a parte de ella y que tú quieras ver si hay alguna discrepancia que provoque el retraso del pago.

Además, para no perder el hilo, puedes tener un cuaderno preparado para tomar o leer notas durante la conversación. Debes brindarle a tu cliente el beneficio de la duda, y en caso de que algo realmente haya ido mal con los correos electrónicos, puedan trabajar juntos para solucionarlo.

Ejemplos de mensajes de cobranza para pedir el pago a los clientes

A continuación te damos algunas plantillas de correo electrónico de ejemplos, para que puedas enviar un tipo de mensaje para cada situación particular. Además de enviar recordatorios, también podrás hacer valer tu trabajo y recibir un pago inmediato.

El primer correo electrónico de factura

• Cortés
• Conciso
• Toda la información necesaria

Asunto: Pago de la factura #1234 para el proyecto Diseño del sitio web

Hola Juan Pérez,

Gracias por todos los comentarios creativos para el diseño de la página web. Hizo que el producto final fuera mucho mejor. Ha sido un placer trabajar con ustedes y estoy deseando volver a trabajar juntos.

Te envío la factura #1234 adjunta a este correo electrónico. Según lo acordado, la factura total por mis servicios es de 5.678 USD. La factura se paga a través de PayPal (nombre@email.com) o mediante transferencia directa a la cuenta bancaria (12345667890), antes del lunes 1 de febrero.

No dudes en contactarme si tienes alguna pregunta.

Saludos,

María López

Correo electrónico en la fecha de vencimiento

• Recordatorio
• Directo
• Breve
• Educado
• Profesional

Asunto: Pago de la factura #1234 con fecha de vencimiento

Hola Juan Pérez,

Espero que te vaya bien. Esto es solo un recordatorio de que la factura #1234 por 5.678 dólares vence hoy.

La factura se paga por PayPal (nombre@email.com) o por depósito directo a la cuenta bancaria (12345667890).

Saludos cordiales,

María López

De una a tres semanas de retraso

• Directo
• Pídeles sin ambigüedad que realicen el pago
• Pide confirmación de que han recibido el correo electrónico
• Menciona las posibles tasas por retraso en el pago

Asunto: El pago de la factura #1234 lleva dos semanas de retraso

Hola Juan Pérez

Me pongo en contacto contigo de nuevo para recordarte el pago pendiente de la factura #1234 por mis servicios en el proyecto de DISEÑO DE PÁGINAS WEB. La factura lleva ya dos semanas de retraso. Entiendo que este es un momento de mucho trabajo, pero quería recordarte que hay una cuota de retraso para todas las facturas después de 30 días.

Si tienes alguna duda, por favor infórmame, si no, ten la amabilidad de enviar el pago lo antes posible. Adjunto a este correo electrónico otra copia de la factura por si no ha recibido la original.

Por favor responde a este correo electrónico para informarme de que la has recibido. Gracias.

Saludos cordiales,

María López

Un mes de retraso

• Conciso
• Firme
• Educado
• Pide una respuesta

Asunto: El pago de la factura #1234 lleva 30 días de retraso

Hola Juan Pérez,

La factura #1234 lleva 30 días de retraso. De acuerdo con mis condiciones comerciales, a partir de mañana se cobrará una tasa de 90 dólares por los próximos días de retraso.

Hazme saber si tienes alguna pregunta con respecto a la factura original o a los cargos por demora. Si no es así, te ruego hacer el pago inmediatamente por PayPal (nombre@email.com) o por depósito directo (12345667890). Puedes encontrar otra copia de la factura adjunta al correo electrónico.

Por favor, responde a este correo electrónico para indicarme que la has visto. Gracias.

Saludos,

María López

Software para cobrar a clientes

Si tienes que escribir demasiados correos electrónicos para recordarle a tus clientes morosos los pagos atrasados, y no te gusta hablar de ello por teléfono, puedes solicitar a tus clientes los pagos utilizando herramientas online.

Paypal, Payoneer y Google Pay te permiten enviar automáticamente recordatorios de facturas impagas de forma diaria o semanal.

Asegurarse de que te paguen es importante, pero no debería consumir tanto tiempo. Al usar Deel para trabajar con tus clientes, todo lo que tienes que hacer es pulsar un botón. Elige el tipo de acuerdo que funcione para ambas partes, recibe el pago en una de las más de 100 divisas (incluidas las criptomonedas) y cumple las normas legales.

Conseguir pagos atrasados de los clientes morosos

En algunos casos, por desgracia, nada funcionará. Ni la insistencia, ni los correos electrónicos, ni las llamadas telefónicas pueden obligar a este tipo de clientes a pagar. En caso de que experimentes estas desafortunadas circunstancias, hay un par de maneras de hacerlo.

Puedes recurrir a una agencia de cobros para que gestione el cobro a clientes. Tendrás que enviarles todos los documentos relativos a la factura y a los servicios que has prestado y la base de datos y, a cambio de un porcentaje, podrán cobrar los pagos atrasados por ti.

La otra opción es emprender acciones legales. Puedes contratar a un abogado para que emprenda acciones legales contra tus clientes morosos o su empresa. Aunque el proceso puede ser largo, al final valdrá la pena, al menos para garantizar que tus clientes no vuelvan a hacer algo similar. Si piensas demandar a tus clientes, asegúrate de informarles de antemano. A veces, el largo proceso judicial puede evitarse y puedes obtener tu pago con solo mencionar que has presentado cargos.

Futuros trabajos y futuros pagos

Si un cliente se retrasa a menudo en los pagos o simplemente hay que recordárselo cada vez, quizá debas considerar la posibilidad de suspender futuros trabajos para él. Cobrar no debería ser más difícil que el propio trabajo.

Otra cosa que puedes hacer es pedir un depósito de antemano o incluso todo el pago por adelantado. Esto puede dificultar la captación de nuevos clientes, pero una vez que vean que cumples con lo prometido, no deberían tener ningún problema.

Cómo NO cobrar a clientes

Para asegurarte de que no cometes ningún error a la hora de enviar mensajes de cobranza a tus clientes, aquí tienes algunos malos ejemplos y exactamente por qué no tendrían el efecto deseado.

Correo electrónico antes de la fecha de vencimiento

Asunto: Pago por servicios

Hola Juan Pérez,

¿Cómo te va hoy? Espero que estés bien y no cansado como yo. De todos modos, terminé el diseño del sitio web que querías, fue un trabajo realmente duro y me mantuvo despierto hasta tarde anoche.

Te envío la factura #1234 por el trabajo, así que asegúrate de pagarla antes de febrero.

Gracias,

María López

Errores:

• El asunto no está claro.
• No hay información sobre el pago.
• No hay información sobre la factura.
• No hay fecha de vencimiento.
• Demasiado informal.
• Demasiada información innecesaria.

De una a tres semanas de retraso en el pago

Asunto: Un pequeño problema con el pago

Hola Juan Pérez,

Me preguntaba si has visto mis correos electrónicos sobre la factura #1234 y la factura total de 5.678 dólares. El pago debía realizarse el lunes 1 de febrero, y eso fue hace unas dos semanas. Esperaba tener ya los fondos a estas alturas y, si no es mucha molestia, ¿podría hacer el pago pronto?

Odio molestarle en un momento tan emocionante para tu negocio. Así que, si no tienes tiempo para responder ahora, no pasa nada. Solo asegúrate de notificarme cuando hagas el pago, por favor.

Espero que tengas un buen día y que tenga noticias tuyas pronto.

María López

Errores:

• Largo e intrascendente.
• No es directo.
• No hay un llamado a la acción claro.
• No pedir un correo electrónico de confirmación.

Un mes de retraso

Asunto: Tasa de retraso en el pago de la factura #1234

Juan,

Ha pasado un mes y todavía no me has pagado. No lo entiendo. No me retrasé cuando diseñé el sitio web para ti.

Como llevas 30 días de retraso, se añadirán cargos adicionales a la factura. Por cada día, la factura se incrementará en 90 dólares. Págueme lo que me debes a través de PayPal (nombre@email.com) o por depósito directo (12345667890).

Si sigues sin hacer el pago en una semana, me veré obligado a contratar una agencia de cobros y a demandarte.

María López

Errores:

• Exigente.
• Emocional.

Consejos finales y lo que debes tener en cuenta

• El cobro de los pagos no tiene por qué ser terrible, tanto si eres propietario de una pequeña empresa como si trabajas como freelancer. Ser inteligente y educado al respecto y tener un proceso establecido puede hacer las cosas mucho más fáciles y eficientes.
• Asegúrate de tener toda la información sobre el total de tus cuentas por cobrar, así como cualquier otra cosa que te deban por el trabajo como freelancer.
• No dejes que las emociones te superen, mantén la profesionalidad y la concentración en la tarea.
• Ten una contingencia para el peor escenario posible, y cambia tus futuras condiciones comerciales para acomodar a aquellos clientes que tardan mucho en pagar por tus servicios.

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