Protección de datos y privacidad: cumplimiento legal global

A medida que las empresas se vuelven remotas y se expanden a nivel global, cumplir con las leyes de protección de datos se vuelve más exigente. Los encargados de RR.HH tienen que atravesar un laberinto de regulaciones que están en constante cambio y sujetas a diferentes interpretaciones legales mientras mantienen las operaciones funcionando sin problemas.

Hay mucho en juego: las empresas que violan las leyes de protección de datos pueden enfrentar multas millonarias.

Nuestra plataforma global Deel HR te ayuda a salir de ese laberinto. Descubre cómo nuestras sólidas funciones de seguridad y compliance te permiten crear procesos eficientes y escalables para proteger los datos de tu empresa.

Entendiendo los desafíos regulatorios de los múltiples países

Las nuevas preocupaciones sobre la seguridad llevan a las autoridades de protección de datos a revisar y actualizar constantemente sus directrices. Sin embargo, son las empresas quienes deben mantenerse al día con estas complejas reglas.

Descuidos como olvidarse de informar a los colaboradores sobre sus derechos o cómo utilizarás sus datos personales pueden generar multas importantes. Por ejemplo, el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) cobra a las empresas que operan dentro de la Unión Europea hasta el 4% de su facturación global por infracciones, y las regulaciones estatales de EE. UU., como la Ley de Privacidad del Consumidor de California (CCPA) permiten a los ciudadanos reclamar hasta 750 dólares por violaciones de datos individuales.

La protección de datos se vuelve más compleja a medida que más países participan. Por ejemplo, América del Norte y Europa tienen leyes diferentes con respecto a datos biométricos como huellas dactilares y escaneos faciales.

Con todas las dificultades y los altos riesgos de gestionar el compliance internacional, los equipos de recursos humanos necesitan una solución que ofrezca claridad y simplificación a nivel global.

Las plataformas globales de HR como las de Deel automatizan las operaciones de RR.HH., como la recopilación de datos, la recopilación de documentos de compliance y la presentación de impuestos, por lo que hay menos posibilidades de error humano.

Las funciones de compliance, como las casillas de verificación de consentimiento y las notas de privacidad, garantizan que tus procesos cumplan con los estándares de protección de datos más estrictos.

Además, la plataforma cuenta con funciones especializadas de compliance para la contratación y el onboarding en 100 países para superar las complejidades de las leyes laborales internacionales.

Por ejemplo, el flujo de trabajo de contratos te permite crear contratos de acuerdo con los requisitos legales locales, que luego nuestros expertos legales internos revisan y actualizan según las leyes aplicables.

También puedes realizar verificaciones de antecedentes automáticas y seguras de candidatos en 200 países, desde Reino Unido hasta Japón. Los candidatos pueden verificar su identidad a través de un dispositivo móvil o de escritorio, hacer seguimiento al estado de su solicitud y acceder a soporte en la aplicación. Los resultados se guardan de acuerdo con estrictos estándares de seguridad y privacidad de datos.

Descubre cómo la empresa de software Mixtiles se mantiene al día con el compliance a nivel global con Deel.

Solicitando y gestionando acuerdos de compliance

RR.HH. no solo debe garantizar que sus procesos sigan las regulaciones, sino también asegurarse de mantener el compliance en toda la empresa. Si los colaboradores provocan violaciones de datos, ya sea de forma accidental o maliciosa, tu empresa puede enfrentar sanciones y cargos penales.

Garantizar el compliance es un desafío mayor para los equipos distribuidos. Las culturas tienen diferentes expectativas y actitudes hacia la ciberseguridad y la privacidad. Y con una supervisión física limitada, los gerentes pueden tener dificultades para monitorear el uso de datos de cada informe.

La gestión segura de documentos de RR.HH de Deel facilita el compliance. El almacenamiento centralizado de la plataforma te permite visualizar todos tus archivos para facilitar el acceso y la supervisión. Podrás:

• Limitar el acceso a datos sensibles y confidenciales
• Establecer permisos granulares para el acceso
• Gestionar la retención y eliminación de datos
• Ver quién vio, editó y descargó archivos
• Cifrar archivos para evitar que usuarios no autorizados los lean
• Hacer un seguimiento de los documentos y ver su estado.
• Presentar automáticamente impuestos en lugar de depender de hojas de cálculo.

Gestionar acuerdos de compliance es especialmente difícil ya que los equipos de RR.HH necesitan equilibrar la minuciosidad con la eficiencia. Necesitas personal para firmar documentos como acuerdos de procesamiento de datos (DPA) y políticas de uso aceptables (AUP). Sin embargo, pueden producirse cuellos de botella si tienes que enviar documentos de un lado a otro entre diferentes zonas horarias.

Es por eso que Deel permite a los equipos gestionar el papeleo y solicitar firmas digitales a través de este sencillo proceso de 5 pasos:

1. Selecciona la pestaña "people" en tu barra lateral y elige las personas que necesitan firmar documentos. 2. Ve a la página del contrato y haz clic en la pestaña "compliance and documents". Elige el documento que quieres enviar. 3. Carga el archivo y haz clic en la barra azul "agree and sign" para agregar tu firma. 4. Envía el documento al colaborador (Deel agregará una nota si el documento es un requisito legal). Luego puedes hacer un seguimiento del estado del archivo en la pestaña "compliance and documents", donde verás el icono verde "activo" cuando el colaborador haya firmado.

Capacitando a los empleados sobre seguridad y privacidad de los datos

Según un informe reciente, alrededor de una de cada cinco infracciones proviene del interior de las empresas y generalmente la culpa la tiene la falta de concientización y formación. Los colaboradores pueden utilizar una contraseña débil, abrir malware en un email o dejar un dispositivo desatendido.

Una formación exitosa en materia de compliance puede empoderar a los equipos. Los colaboradores no solo aprenden a cumplir las normas, sino también a identificar sus derechos y protecciones. También puedes generar confianza entre los equipos si estos conocen los propósitos comerciales detrás de las decisiones y ven con qué seriedad se toma la protección de la información personal.

Deel está comprometido con la capacitación en seguridad y privacidad tanto internamente entre los miembros del equipo de Deel como externamente a través de sus recursos de capacitación. Todos los que manejan datos de clientes y empleados en Deel reciben capacitación complementaria para comprender las amenazas potenciales y cómo prevenirlas.

Deel también ofrece recursos de formación. Nos hemos asociado con Albert, un plugin de Slack que ofrece minicursos sobre varios temas, desde phishing y ransomware hasta seguridad móvil. Las lecciones duran solo cinco minutos cada una, por lo que es más fácil adaptarlas a un horario que las clases o los webinars online.

Todas las estaciones de trabajo de Deel utilizan Jamf, que nos permite registrar dispositivos y borrar datos de equipos perdidos o robados.

Manteniendo políticas de confianza cero

Omitir los beneficios de salud podría costarte entre $100 y $50,000 según HIPAA. Por eso es importante tratar cualquier dispositivo, red o usuario como una amenaza potencial. Exigir verificación para cualquier acceso a los datos reduce el riesgo de que personas equivocadas vean datos confidenciales de RR.HH

Sin embargo, hacer que los colaboradores soliciten acceso a cada archivo o inicien sesión en varias cuentas protegidas con contraseña es ineficiente. La plataforma Deel permite el inicio de sesión único (SSO), la autenticación de dos factores y el control de acceso granular para garantizar la protección sin afectar el flujo de trabajo.

El SSO le da al personal una contraseña para usar en toda la plataforma. Puedes monitorear las identidades de los usuarios más fácilmente en una ubicación centralizada y revocar el acceso al instante. Los colaboradores solo tienen que recordar una contraseña, lo que reduce la tentación de escribir o compartir datos de inicio de sesión.

La autenticación de dos factores (2FA) agrega un paso adicional a las contraseñas para evitar el acceso no autorizado. La 2FA requiere que los usuarios escaneen un código QR e ingresen un código de seis dígitos desde una aplicación de smartphone para cada intento de inicio de sesión. La 2FA de Deel es compatible con las aplicaciones de autenticación de Google, Microsoft y Authy.

Los controles de acceso granulares asignan roles a los administradores del sistema según lo que necesitan ver. Estos son los cuatro roles entre los que puedes elegir:

• Organization (Organización): como este rol tiene el más alto nivel de visibilidad y permisos, permite administrar todo, desde documentos e informes hasta software y configuraciones.
• IT developer (Desarrollador de TI): este rol puede configurar y administrar aplicaciones y ver planes de beneficios.
• People integrations (Integraciones de personas): los administradores pueden configurar integraciones de RR.HH, ATP y SSO y administrar subdominios.
• Bookkeeping integrations (Integraciones de contabilidad): esta función puede conectar aplicaciones de contabilidad como Quickbooks y Xero.

Presupuestando costos y recursos

Mantener el compliance requiere experiencia legal y conocimiento local. Por ejemplo, debes considerar todas las leyes laborales relevantes, los requisitos fiscales y los beneficios obligatorios para redactar un contrato.

Sin embargo, crear un equipo jurídico interno o subcontratar asesoramiento jurídico conlleva costos elevados. Entre más países, mayores serán las tarifas.

El uso de proveedores de servicios de RR.HH como Deel reduce la necesidad de un gran apoyo legal internacional. Nuestro equipo revisa los contratos periódicamente y garantiza el compliance de las leyes y regulaciones. También podemos gestionar los impuestos sobre la nómina, las contribuciones a la seguridad social y las tasas estatales para todas tus filiales.

Deel también tiene planes con precios asequibles. A diferencia de muchos proveedores, cobramos una tarifa mensual fija, por lo que sus gastos son fácilmente manejables y predecibles.

Construyendo frameworks impenetrables

Los ciberdelincuentes se están volviendo más sofisticados a medida que las tecnologías cloud-based hacen que las empresas sean más vulnerables a los ataques. La cantidad de filtraciones de datos casi se ha duplicado desde 2019.

Deel adopta un enfoque proactivo para prevenir este tipo de ataques, utilizando un sistema de medidas de seguridad y mejores prácticas para proteger a sus clientes.

Conoce más de cerca nuestro framework:

• Compliance del GDPR: Deel sigue políticas y prácticas estrictas del RGPD para garantizar que tu protección de datos y privacidad cumplan con los más altos estándares. Por ejemplo, hemos desarrollado reglas corporativas vinculantes (BCR) sobre la transferencia de datos personales entre países.
• SSL/HTTPS: procesar el tráfico de red a través de SSL/HTTPS te protege durante la transmisión. Esto es especialmente crítico durante las transferencias de datos transfronterizas donde el país de destino tiene estándares de seguridad débiles, ya que te deja más vulnerable a las infracciones.
• Cifrado de datos: Deel también protege los datos en reposo. Almacenamos información en Amazon Web Services (AWS) y la encriptamos con AES-256 todos los días.
• Pruebas y actualizaciones periódicas: nuestras operaciones de seguridad buscan en el sistema lagunas e interrupciones periódicamente. También hacemos pruebas de penetración para comprobar la adecuación de nuestra protección y mantener el software actualizado.
• Cumplimiento de SOC2: Deel implementa políticas y controles para cumplir con los estándares SOC2, los cuales verificamos mediante auditorías externas.s
• Programa de seguridad basado en ISO 27001: ISO 27001 es otro conjunto de mejores prácticas globales que cubren operaciones como evaluación de riesgos, formulación de políticas y auditorías internas.

Protege los datos y la privacidad a nivel global con Deel

Si bien las complejas leyes de privacidad y seguridad de datos pueden parecer abrumadoras, no tienen por qué ser una carga. Cumplir con las normas puede ser una inversión en el futuro de tu empresa, lo que la hará distinguirse ante los ojos de los clientes y colaboradores.

Deel es tu mejor aliado para garantizar el compliance y la seguridad a nivel global. Con nuestra combinación de funciones, puedes cumplir con los estándares de protección de datos locales e internacionales más estrictos.

Obtén más información sobre la dedicación de Deel a la seguridad y la protección de datos, o programa 30 minutos con un experto en productos para aclarar tus dudas.