Heeft een niet-Amerikaans bedrijf een W-8 & W-9 formulier nodig?

De trend van wereldwijde werving wint steeds meer aan populariteit. Hierdoor heb je als organisatie de mogelijkheid om buiten je standaard talentenpool te kijken en expertise van over de hele wereld in te zetten.

Maar met internationale werving komen ook allerlei belastingverplichtingen om de hoek kijken. Dit kan voor zowel werkgevers als voor (vaste) werknemers en freelancers behoorlijk verwarrend zijn. Wie is waarvoor verantwoordelijk? Welke belastingen moeten betaald worden?

Zeker als je mensen inhuurt in de Verenigde Staten is een veelvoorkomende vraag welke belastingformulieren je moet verzamelen, en in welke situatie. In dit artikel kom je alles te weten over je belastingverplichtingen als je met Amerikaanse freelancers werkt of als niet-Amerikaan in de VS wordt ingehuurd.

Wat is een W-8 formulier en wat is een formulier W-9?

Het W-8 formulier is bedoeld voor mensen die niet Amerikaans zijn, maar wel inkomsten ontvangen uit de Verenigde Staten – bijvoorbeeld omdat ze daar werken voor een Amerikaans bedrijf. Het wordt gebruikt om aan te tonen dat iemand geen Amerikaans staatsburger is en om (indien van toepassing) aanspraak te maken op verlaagde belastingtarieven of vrijstellingen. Het is met name van belang voor buitenlandse werknemers of freelancers die betalingen ontvangen vanuit een Amerikaanse bron.

Aan de andere kant wordt een W-9 formulier gebruikt door in de VS gevestigde zelfstandig ondernemers en freelancers om hun belastinginformatie aan hun werkgevers/opdrachtgevers te verstrekken. Dit formulier bevestigt hun naam, adres en Taxpayer Identification Number (TIN) en zorgt ervoor dat de juiste belasting wordt ingehouden van hun inkomen. Het wordt hoofdzakelijk gebruikt om informatie te verstrekken aan een derde partij die verplicht kan zijn om informatie over inkomsten te rapporteren aan de IRS (Internal Revenue Service).

Dus, even op een rijte:

Kenmerken van het W-8 formulier:

• Bedoeld voor niet-Amerikaanse burgers of entiteiten die in de VS werken
• Verzamelt informatie over de buitenlandse status
• Bevestigt dat de persoon of entiteit geen Amerikaanse belastingplichtige is
• Geeft mogelijk recht op verminderde belastingtarieven of vrijstellingen op basis van belastingverdragen tussen de VS en andere landen

Kenmerken van het W-9 formulier:

• Bedoeld voor Amerikaanse staatsburgers die hun inkomen verdienen buiten traditionele loondienst, zoals freelancers
• Verzamelt informatie zoals naam, adres en TIN
• Verstrekt informatie aan derde partijen die mogelijk belastinginformatie aan de IRS moeten rapporteren
• Bevestigt dat de persoon of entiteit correct is geïdentificeerd en daarom niet onderworpen is aan ‘backup withholding’, een proces waarbij een deel van de betalingen direct aan de IRS wordt overgedragen om onbetaalde belastingen te dekken

Beide formulieren hebben hun eigen specifieke doeleinden en zijn onmisbaar voor het correct naleven van je belastingverplichtingen, of je nou als niet-Amerikaan in de Verenigde Staten werkt, of juist als Amerikaans staatsburger actief bent als freelancer. Het is dan ook belangrijk om het W-8 formulier of het W-9 formulier zorgvuldig in te vullen. Zo voorkom je toekomstige problemen met de Amerikaanse belastingdienst.

Belastingformulieren voor freelancers: algemene regels

Alleen in de VS gevestigde bedrijven moeten de formulieren W-8BEN-E of W-9 verzamelen. Is jouw bedrijf buiten de VS gevestigd? Dan is het niet nodig deze te formulieren te verzamelen. Desondanks moet je alle regels rondom belastingennaleving altijd zorgvuldig checken en afhandelen, conform de wetgeving van het land waar jouw bedrijf is gevestigd.

Als je een bedrijf runt dat in de VS is gevestigd en je huurt Amerikanen in, dan is het belangrijk dat je aan de binnenlandse belastingregels voldoet. Dat is ook het geval wanneer je buitenlandse freelancers inhuurt.

Dit betekent concreet dat je de volgende formulieren moet verstrekken als je bedrijf in de VS is gevestigd:

• W-9 formulier: dit formulier gebruik je voor alle Amerikaanse staatsburgers die als freelancer voor je werken (dus niet in traditionele loondienst zijn)
• W-8-BEN formulier: dit formulier verstrek je aan buitenlandse individuen die inkomsten ontvangen vanuit jouw bedrijf, zoals freelancers
• W-8BEN-E formulier: dit formulier is bedoeld voor buitenlandse bedrijven die inkomsten ontvangen vanuit een Amerikaans bedrijf

Samenvattend:

• Gebruik het W-9 formulier voor Amerikaanse individuen en entiteiten
• Gebruik het W-8-BEN formulier voor buitenlandse individuen
• Gebruik het W-8-BEN-E formulier voor buitenlandse entiteiten (zoals een bedrijf)

In het deel hieronder zullen we dieper ingaan op de details van deze formulieren om je een duidelijker beeld te geven.

Waarom is een formulier W-9 belangrijk?

Het formulier W-9 wordt gebruikt voor het verzamelen en bevestigen van gegevens van freelancers die in de VS zijn gevestigd. Als het belastingseizoen eraan komt, zorgen werkgevers ervoor dat dit formulier door hun freelancers en zelfstandige medewerkers wordt ingevuld en bewaard.

Belangrijk om te weten:

Hoewel werkgevers het ingevulde W-9 formulier niet aan de IRS hoeven te sturen, is het wel noodzakelijk dat ze dit goed bewaren.

Formulier W-9 vraagt om verschillende belangrijke informatie van de freelancer, waaronder hun naam, huidig adres, en ook hun TIN (Tax Identification Number) of Social Security nummer. Dit nummer bestaat uit negen cijfers en moet op het formulier worden vermeld om mogelijke boetes van de IRS te voorkomen.

Wie vult het W-9 formulier in?

Dit formulier is alleen bestemd voor Amerikaanse freelancers. Ben je in loondienst als parttime of fulltime werknemer? Dan vul je het W-4 formulier in. Als je twijfelt over jouw status, overleg dan met je werkgever of controleer je contract.

Het W-9 formulier is er dus om je te identificeren en je persoonlijke informatie vast te leggen. Om aan te tonen aan de IRS dat jij als freelancer of zelfstandige de juiste belastingen betaalt, moet er ook nog 1099-NEC formulier ingevuld worden. Daarin wordt je inkomen gerapporteerd.

Lees ook: gemiddeld salaris per land & aantal vakantiedagen per land in beeld.

Waarvoor is een formulier W-8BEN bedoeld?

Formulier W-8 is noodzakelijk voor alle buitenlandse freelancers die werk verrichten voor in de VS gevestigde werkgevers. Als jij geen volledig ingevuld formulier tijdig indient of ongeldige informatie verstrekt, loop je het risico dat je het volledige belastingtarief over je inkomen betalen, wat 30% is. Je Amerikaanse werkgever moet het formulier aan je verstrekken, maar is niet verplicht het in te dienen bij de IRS. Er zijn verschillende typen W-8 formulieren:

• Formulier W-8BEN wordt ook wel het Certificaat van Buitenlandse Status van Gerechtigde Eigenaar voor Amerikaanse Belastinginhouding en Rapportage genoemd. Het is bedoeld voor niet-Amerikanen die geld verdienen uit de VS. Met dit formulier kunnen ze laten zien dat ze geen Amerikaanse staatsburger zijn. Vaak betalen ze minder belasting, zeker als er belastingafspraken zijn tussen de VS en hun eigen land
• Het andere type formulier W-8, namelijk formulier W-8BEN-E, is specifiek bedoeld voor buitenlandse zakelijke entiteiten die inkomsten ontvangen uit de Verenigde Staten. Een buitenlandse zakelijke entiteit kan bijvoorbeeld een bedrijf of een organisatie zijn die gevestigd is buiten de VS. Dit is dus anders dan het W-8BEN formulier dat bedoeld is voor individuen, zoals freelancers, die geen Amerikaanse burgers zijn. De overeenkomst is dat je met dit formulier eveneens kunt profiteren van lagere belastingtarieven wanneer er een belastingverdrag is tussen de VS en het land waar de entiteit is gevestigd.

In beide gevallen gaat het dus niet persé om waar het werk wordt verricht, maar om de bron van de inkomsten en de belastingstatus van de ontvanger.

Voorbeeld:

• Als een Amerikaans bedrijf een overeenkomst aangaat met een buitenlands bedrijf (bijvoorbeeld om diensten in te huren), dan zou dat buitenlandse bedrijf een W-8BEN-E formulier moeten invullen
• Als een Amerikaans bedrijf daarentegen een overeenkomst aangaat met een individuele buitenlandse freelancer voor diensten, dan zou die individuele freelancer een W-8BEN formulier moeten invullen

Regel je belastingdocumentatie zonder gedoe met Deel

Het betalen van je internationale personeel zou geen obstakel moeten zijn voor jouw business. Maar het kan soms best overweldigend zijn om uit te zoeken wat de beste betaalmethode is of hoe om te gaan met verschillende valuta's en bankkosten, om nog maar te zwijgen over de belastingen!

Er is echter een oplossing voor jou. Deel.

Deel maakt het betalen van je team én het regelen van de lokale belastingen eenvoudig, ook in de Verenigde Staten. Met één groepsbetaling en een klik kun je je hele wereldwijde team op tijd betalen en dat binnen enkele minuten. Bovendien weten onze experts alles over belangrijke belastingen en belastingformulieren zoals W-8 en W-9.

Veelgestelde vragen over belastingformulieren in Amerika

Vind nog meer informatie over belastingformulieren in Amerika in de veelgestelde vragen hieronder.

Wat is het verschil tussen een W-8BEN en een W-8BEN-E formulier?

• W-8BEN: bedoeld voor individuele buitenlandse freelancers om hun niet-Amerikaanse status aan te geven en eventueel aanspraak te maken op voordelen van belastingverdragen.
• W-8BEN-E: bedoeld voor buitenlandse bedrijven die zaken doen met Amerikaanse bedrijven, om hun niet-Amerikaanse status en eventuele belastingvermindering te bevestigen.

Moet een buitenlandse freelancer die slechts tijdelijk in de VS werkt ook een W-9 formulier invullen?

Nee, een W-9 formulier is bedoeld voor Amerikaanse burgers (resident aliens), en specifieke entiteiten. Buitenlandse freelancers zouden in plaats daarvan een W-8BEN formulier moeten invullen, zelfs als ze tijdelijk in de VS zijn.

Wat gebeurt er als een buitenlandse werknemer of freelancer het W-8 formulier niet op tijd indient?

Als een W-8 formulier niet tijdig wordt ingediend, kan de Amerikaanse belastingdienst (IRS) de betalingen aan de buitenlandse freelancer of werknemer belasten tegen het standaardtarief, en kan de freelancer of werknemer niet profiteren van eventuele belastingverdragen tussen de VS en zijn/haar thuisland.

Zijn er boetes verbonden aan het niet correct invullen of indienen van een W-8 formulier of W-9 formulier?

Ja, het niet correct invullen of niet tijdig indienen van deze formulieren kan leiden tot boetes, sancties, en een hogere belastinginhouding door de IRS.

Hoe vaak moeten buitenlandse werknemers of freelancers hun W-8 of W-9 formulieren vernieuwen of bijwerken?

W-8 formulieren blijven over het algemeen drie jaar geldig. Na deze periode, of wanneer persoonlijke of zakelijke informatie wijzigt, moet een nieuw formulier worden ingediend. W-9 formulieren hoeven in principe niet te worden vernieuwd, tenzij de informatie op het formulier verandert, zoals naam of adres.