Como fazer avaliação de desempenho com base em competências

Suas avaliações de desempenho estão falhando em contribuir com o desenvolvimento dos funcionários? Pode ser a hora de dar uma chance à avaliação de desempenho com base em competências.

Executar um processo de avaliação de desempenho com base em competências, de forma eficiente, exige preparação meticulosa, comunicação clara, treinamento completo e melhoria contínua.

Seguindo as etapas deste guia, você pode garantir uma implementação tranquila do novo sistema, o alinhamento com os objetivos comerciais e o desenvolvimento pessoal e melhoria do desempenho dos funcionários.

Além disso, nossas perguntas e templates de avaliação, exemplos de avaliação e dicas ajudarão você em cada etapa do processo.

1. Prepare a base: desenvolva sua estrutura de competências

Identifique habilidades, comportamentos e atributos específicos que os funcionários precisam para atingir seus objetivos.

As principais perguntas a serem respondidas nesta etapa são:

• Que tipos de competências você deve avaliar em seus funcionários?
• Quais motivações, traços, valores, atitudes, conhecimentos e habilidades seus funcionários devem desenvolver para ter um desempenho eficiente?

Essa etapa preparatória exigirá a colaboração entre os recursos humanos, a liderança da equipe e a equipe executiva da sua organização.

Selecione todas as competências relevantes para sua empresa

Defina competências específicas para todos os departamentos ou funções em sua empresa.

Você deve buscar uma combinação entre habilidades técnicas e soft skills:

• As competências essenciais são a combinação exclusiva de conhecimentos, habilidades e aptidões de uma organização, que proporcionam uma vantagem competitiva e contribuem para o seu sucesso. Exemplos: conhecimento de produto e conhecimento específico do setor.
• As competências de liderança são os conhecimentos, capacidades e habilidades essenciais para uma liderança eficaz em qualquer organização. Exemplos: gerenciamento de mudanças organizacionais, desenvolvimento de outras pessoas, treinamento, definição de expectativas de desempenho.
• As competências técnicas são os conhecimentos e hard skills exigidos para desempenhar um papel específico dentro da empresa. Exemplos: conhecimento especializado no assunto, como otimização de rotas em logística ou criação de pesquisas em RH, ou capacidade de usar ferramentas técnicas, como ferramentas de desenvolvimento de software, SIRH e CMS.
• As competências comportamentais são as atitudes individuais que afetam colegas de trabalho, equipes e a organização. Exemplos: a capacidade de criar um relacionamento com os clientes ou a capacidade de aprender ou adquirir novas habilidades.

Uma forma de conduzir essa atividade é começar com descrições de cargos para cada função e mapear as competências para tarefas. No entanto, você deve garantir que elas permaneçam atualizadas e reflitam as funções atuais.

Você pode usar nosso template de mapeamento de competências para simplificar esta atividade.

Crie definições para cada competência

Assim que você tiver identificado todas as competências relevantes para sua organização, é hora de desenvolver definições claras e coesas para cada uma delas.

Por exemplo, defina a comunicação escrita como "a capacidade de transmitir ideias, informações e mensagens de forma eficaz por meio da linguagem escrita. Isso inclui clareza, coerência, concisão e correção em documentos escritos, e-mails, relatórios e outras formas de comunicação escrita."

Identifique os comportamentos e ações que mostram domínio da competência

Por fim, identifique comportamentos e ações específicos que demonstrem cada competência na prática.

Descreva claramente os comportamentos e as habilidades associados a cada nível para proporcionar esclarecimento aos funcionários e avaliadores.

Por exemplo, um domínio básico da comunicação escrita implicaria em escrever mensagens simples e claras com gramática básica e precisão ortográfica. Em contrapartida, um especialista definiria padrões para a comunicação escrita em toda a organização, garantiria a consistência e a qualidade de todos os materiais escritos e desenvolveria diretrizes para práticas eficazes de comunicação escrita.

A última etapa garante que os avaliadores tenha referências e objetivos claros, e um critério de avaliação mensurável.

2. Desenhe o processo de avaliação de desempenho

A principal questão a se considerar nesta etapa é: Como avaliaremos as competências dos funcionários?

Métodos de avaliação

Escolha o(s) método(s) para avaliar competências. Escolha entre autoavaliações, avaliações de colegas e avaliações de gerentes. Como alternativa, combine vários métodos de avaliação para obter uma compreensão mais completa de cada funcionário.

Avaliações qualitativas ou quantitativas? Ou ambas?

Em seguida, decida entre avaliações qualitativas e quantitativas ou uma combinação das duas.

As avaliações quantitativas com escalas de classificação facilitam a análise e a comparação dos resultados dentro das equipes e entre elas. Crie escalas de classificação que sejam consistentes, fáceis de entender e que reflitam com precisão os diferentes níveis de competência. Certifique-se de que os critérios de avaliação sejam objetivos, relevantes e aplicáveis a cada função.

Por outro lado, as avaliações qualitativas coletam informações mais detalhadas sobre cada funcionário, permitindo mais espaço para sugerir melhorias e compartilhar feedback construtivo.

Formulários de avaliação

Agora, é hora de criar seus formulários de avaliação de competências. Eles devem ser fáceis de usar e estar alinhados com a estrutura de competências.

Dica: adicione algumas instruções para avaliadores e exemplos de avaliação e fornecimento de feedbacks sobre as competências.

3. Selecione as ferramentas de avaliação de competências:

• Como estamos implementando o novo processo?
• Podemos automatizar tarefas?
• Quais ferramentas nos darão suporte em cada etapa da implementação?

Você pode realizar uma avaliação de desempenho baseada em competências com discussões individuais, ferramentas convencionais como Google Docs ou Forms, ou uma solução tecnológica especializada em RH. De qualquer forma, você deve fazê-lo:

• Crie e atualize regularmente um banco de dados de competências e combine-as com as funções
• Defina níveis e indicadores comportamentais para cada competência
• Prepare questionários de avaliação
• Documente o processo e treine os stakeholders relevantes
• Escreva, armazene e compartilhe feedbacks (de colegas, gerentes, etc)
• Disponibilize os materiais de treinamento e desenvolvimento profissional
• Elabore planos de desenvolvimento de competências como acompanhamento das avaliações
• Com o auxílio de um software de RH, você pode otimizar todos os processos acima.

Se você precisar automatizar esta etapa, soluções baseadas em IA como o Deel Engage podem ajudar a garantir que você não precise começar do zero ao criar modelos detalhados de competências.

4. Comunique a mudança à sua organização

Seu sistema está pronto, então é hora de trazer sua organização para a mudança.

A principal pergunta a ser feita aqui é: Como podemos garantir que todos os stakeholders tenham expectativas claras sobre o que precisam fazer e quando?

Comece com um plano de comunicação que descreva o objetivo, os benefícios e o cronograma de implementação do novo sistema de avaliação.

Dica: use vários canais, como e-mails, reuniões, intranet e boletins informativos, para garantir que a mensagem chegue a todos. Além disso, certifique-se de que seus executivos defendam o novo sistema.

Crie meios para que os funcionários façam perguntas e forneçam feedback durante todo o processo de implementação. Esse feedback será útil no final do ciclo de revisão, quando for o momento de analisar a eficácia desse novo sistema de avaliação.

5. Treine gerentes e funcionários

Como em qualquer outra mudança organizacional, você pode encontrar resistência, confusão e dúvidas por parte de líderes e funcionários.

Ofereça aos gerentes, supervisores e outros avaliadores treinamento sobre como avaliar as competências de forma eficaz. Esse treinamento deve incluir orientações sobre como usar o sistema de avaliação, interpretar os níveis de competência, fornecer feedback, conduzir discussões sobre desempenho e planejar o desenvolvimento de competências.

Não se esqueça também de seus funcionários. Treine os funcionários sobre a estrutura de competências, o processo de avaliação e como se envolver em autoavaliações.

Ofereça recursos como guias, perguntas frequentes e exemplos de cenários para ajudar os funcionários e gerentes a entender o novo sistema.

6. Realize um teste piloto antes da implementação completa

É hora de implantar o sistema de avaliação baseado em competências. Antes de uma implementação global, comece com um teste piloto em um departamento para identificar quaisquer problemas ou áreas de melhoria. Com base no feedback do piloto, faça os ajustes necessários no processo, nos formulários e nas ferramentas.

7. Dê início ao primeiro ciclo de avaliação baseado em competências

Toda a sua preparação levou a esta etapa: dar início ao primeiro ciclo de avaliação baseado em competências. Reúna dados de desempenho por meio dos métodos e ferramentas de avaliação escolhidos. Convide os avaliadores para avaliar o desempenho de cada funcionário em relação às competências e aos indicadores comportamentais definidos.

Verifique regularmente o processo de implementação e resolva prontamente quaisquer problemas. Esteja pronto para responder a perguntas e compartilhar recursos relevantes para os stakeholders que precisarem de ajuda para navegar no novo processo.

8. Acompanhe os funcionários quanto aos resultados de competência e desempenho e planeje melhorias

As principais perguntas a serem feitas:

• Como você comunicará os resultados aos seus funcionários?
• O que acontece em seguida? Como você pode apoiar o desenvolvimento dos funcionários?

Essa etapa dependerá muito de seu processo de gerenciamento de desempenho. Entretanto, uma boa regra geral é que os gerentes reservem um tempo individual com suas equipes para compartilhar os resultados de suas avaliações e planejar o futuro. Uma reunião de avaliação de desempenho é o cenário perfeito para compartilhar feedback construtivo com base nos resultados da avaliação. Também é ideal para discutir realizações, desafios, pontos fortes e áreas de melhoria.

A incorporação de conversas sobre crescimento em seus ciclos de gerenciamento de desempenho incentivará sua equipe a aprender e crescer continuamente em suas funções e a progredir em suas carreiras.

9. Analise os dados em nível de equipe/departamento/organização

As principais perguntas a serem feitas são:

• Há alguma tendência ou lacuna a ser abordada em nível de equipe/departamento/organização?
• Que programas poderiam abordar as lacunas críticas?
• Identifique as lacunas de habilidades
• Cada ciclo de avaliação esclarece quais habilidades, conhecimentos e características podem faltar em sua empresa.

Identifique e priorize as lacunas de competência que podem impedir que sua organização atinja suas metas ou aquelas que a manterão preparada para o futuro.

Por exemplo, suas análises baseadas em competências destacam a falta de habilidades de liderança em sua organização, já que a maioria dos funcionários tem um nível médio de senioridade. Você pode recrutar líderes experientes para cobrir as lacunas de competência ou elaborar um programa de treinamento de liderança que permita a progressão interna da carreira e o planejamento da sucessão.

Crie um programa de desenvolvimento de competências

Projete seu processo de desenvolvimento de competências para satisfazer as necessidades de treinamento identificadas anteriormente. Combine os tópicos de treinamento com as competências que estão faltando ou que foram identificadas como insatisfatórias. Adapte os métodos de desenvolvimento ao estilo de aprendizado de cada funcionário.

O desenvolvimento de competências pode exigir que o funcionário busque uma certificação profissional ou se inscreva em um programa de pós-graduação. Também pode envolver métodos de treinamento social, como aprendizagem entre pares, coaching, mentoring e job rotations.

O desenvolvimento de competências não inclui apenas treinamento, embora seja uma parte importante do processo. Ele também inclui a prática das competências recém-aprendidas ou das competências selecionadas para aprimoramento.

10. Revise e aperfeiçoe o sistema, se necessário

Quando o ciclo de avaliação estiver concluído e os funcionários e gerentes tiverem discutido as próximas etapas, é hora de avaliar o novo sistema de avaliação.

As principais perguntas a serem feitas:

• Tudo correu conforme o planejado?
• Os funcionários e os gerentes receberam as informações necessárias para uma avaliação produtiva?
• Há algo que você poderia ter feito de forma diferente ou melhor?
• Coletar feedback dos funcionários e gerentes sobre a eficácia do sistema de avaliação.

Refine a estrutura de competências, os métodos de avaliação e os processos com base no feedback e na análise para aprimorar o sistema e garantir sua relevância e eficácia contínuas.

Por exemplo, o novo processo estava consumindo muito tempo? Em caso afirmativo, a estrutura de competências pode conter um número excessivo de competências. Os avaliadores tiveram dificuldades para avaliar as competências? Talvez você precise oferecer mais exemplos.

11. Monitore e avalie o desempenho

Monitore e avalie continuamente o desempenho do sistema de avaliação baseado em competências.

Acompanhe as principais métricas, como taxas de conclusão, níveis de satisfação e mudanças no desempenho dos funcionários ao longo do tempo.

Use esses dados para avaliar o impacto do sistema e tomar decisões baseadas em dados para aprimoramentos futuros.

Perguntas de avaliação de desempenho com base em competências + Formulário de avaliação gratuito

As perguntas para avaliar as competências não são "tamanho único".

Primeiro, desenvolva perguntas adaptadas ao modelo de competências de sua empresa. Em seguida, adapte cada pergunta de avaliação de desempenho baseada em competências ao funcionário e à sua função.

Use essas perguntas de avaliação como ponto de partida para personalizar seu formulário de avaliação de desempenho baseado em competências. Para algumas perguntas, incluímos variações para autoavaliações, feedback do gerente (para baixo) e dos colegas.

Habilidades técnicas

Você mesmo: com que eficácia aplicou suas habilidades técnicas para cumprir suas responsabilidades profissionais? Forneça um exemplo.

Gerente: com que eficácia o funcionário aplicou suas habilidades técnicas para cumprir suas responsabilidades no trabalho? Forneça um exemplo. (Você também pode adicionar uma escala de classificação aqui)

Colega: em uma escala de 1 a 10, como você classificaria as habilidades técnicas do funcionário em suas responsabilidades de trabalho? Forneça um exemplo.

Colaboração

Você mesmo: como contribuiu para o desempenho geral da equipe? Pode citar um exemplo em que sua colaboração levou a um resultado bem-sucedido?

Gerente/Colega: como o funcionário contribuiu para o desempenho geral da equipe?

Adaptação à mudança

Você mesmo: descreva uma situação em que teve de se adaptar a uma mudança em seu ambiente de trabalho. Como você lidou com isso e qual foi o resultado?

Gerente/colega: descreva uma situação em que o funcionário teve de se adaptar a uma mudança em seu ambiente de trabalho. Como ele lidou com a situação e qual foi o resultado?

Habilidades de comunicação

Você mesmo: como você demonstrou habilidades de comunicação com stakeholders internos e externos? Dê um exemplo específico.

Gerente: quais são os três principais pontos fortes do funcionário ao lidar com stakeholders internos e externos?

Colega: como o funcionário demonstrou habilidades sólidas de comunicação com stakeholders internos e externos? Dê um exemplo específico.

Pensamento crítico

Você mesmo: como demonstrou sua capacidade de pensar de forma crítica e estratégica em sua função? Forneça um exemplo específico.

Gerente/Colega: usando as opções "Abaixo das expectativas", "Atende às expectativas" ou "Excede as expectativas", como você classificaria a capacidade do funcionário de pensar de forma crítica e estratégica em sua função? Forneça um exemplo específico.

Gerenciamento de tempo

Você mesmo: pode dar um exemplo de quando teve de gerenciar prioridades concorrentes e como garantiu a conclusão das tarefas em tempo hábil?

Gerente: você pode dar um exemplo de quando o funcionário teve que gerenciar prioridades concorrentes e como ele garantiu a conclusão das tarefas em tempo hábil?

Liderança

Você mesmo: conte-nos sobre uma situação onde você tomou iniciativa para identificar e resolver um problema no trabalho. Qual foi a situação, e que atitudes você tomou?

Gerente: pode compartilhar uma situação onde o funcionário precisou fornecer um feedback construtivo a um colega de trabalho? Como ele conduziu a situação, e qual foi o resultado?

Gerente: como o funcionário demonstrou liderança em sua função ou como parte da equipe? Dê exemplos específicos.

Exemplos de avaliação de desempenho baseada em competências

Este artigo não estaria completo sem mostrar a você como são os exemplos de avaliação de desempenho com base em competências.

Tomada de decisões

Tomador de decisões competente: Jane segue consistentemente um processo estruturado para analisar e resolver problemas. Ela pondera cuidadosamente os aspectos que afetam o resultado de suas decisões e escolhe a melhor maneira de lidar com eles.

Tomador de decisões básico: Alex segue um processo padrão para analisar problemas e busca aconselhamento antes de tomar decisões.

Autonomia

Membro da equipe com autonomia básica: Chris executa as tarefas conforme as instruções, mas frequentemente consulta o gerente para garantir a precisão.

Funcionário altamente autônomo: Mike aplica de forma independente seus conhecimentos e habilidades para concluir as tarefas de forma eficaz, raramente buscando orientação.

Colaboração

Colaborador básico: Sam participa das atividades da equipe e se comunica com os colegas quando necessário.

Colaborador eficaz: Sarah ouve ativamente, discorda de forma construtiva, oferece ajuda e compartilha informações, fazendo com que suas contribuições sejam altamente valorizadas pela equipe.

Colaborador excepcional: David aprimora as competências da equipe e resolve conflitos, promovendo um ambiente de trabalho positivo.

Foco no cliente

Funcionário básico com foco no cliente: Jordan responde às perguntas dos clientes e resolve os problemas com alguma orientação.

Funcionário avançado com foco no cliente: Lisa atende às necessidades do cliente, está sempre disponível para responder às perguntas com precisão e resolve os problemas com eficiência, garantindo alta satisfação do cliente.

Trabalhador especializado com foco no cliente: Tom antecipa as necessidades dos clientes e, de forma proativa, encontra maneiras de atendê-las, melhorando constantemente os processos para aprimorar a experiência geral do cliente.

Flexibilidade e adaptabilidade

Competência básica de flexibilidade e adaptabilidade: Kelly aceita mudanças quando instruída e se esforça para se ajustar a novos métodos.

Competência avançada de flexibilidade e adaptabilidade: Alex aceita mudanças nas tarefas e no ambiente, adaptando-se a novos métodos, processos e procedimentos sem hesitação.

Competência excepcional de flexibilidade e adaptabilidade: Maria percebe a mudança como uma oportunidade de aprender e crescer, incentiva os outros a aceitarem a mudança e desenvolve novas metodologias para executar o trabalho.

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