Prestador de serviço: como gerenciar clientes e evitar caos

Você está lutando para dar conta da sua carga de trabalho e satisfazer as demandas de seus clientes? Você acha desafiador conciliar vários projetos enquanto mantém um trabalho de alta qualidade e evita o esgotamento?

Gerenciar relacionamentos com clientes, mitigar riscos de conformidade, garantir um fluxo de trabalho estável e receber pagamentos em dia pode ser uma tarefa árdua. Mas não se preocupe, este artigo está aqui para oferecer conselhos, ferramentas e técnicas especializadas para ajudá-lo a gerenciar sua carga de trabalho de maneira eficaz, ao mesmo tempo que mantém relacionamentos positivos com seus clientes. Então, sente-se, relaxe e vamos lá.

Por que trabalhar com vários clientes?

Envolver diferentes clientes oferece várias vantagens:

• Maior potencial de ganhos: Aumenta seu potencial de ganhos, proporcionando mais oportunidades de gerar renda de vários clientes
• Distribuição de risco: Ajuda a distribuir o risco e cria mais estabilidade, como diversificar os investimentos em uma carteira, reduzindo a exposição a contratempos financeiros se um cliente se distanciar
• Rede expandida: Ter uma clientela variada permite que você construa uma rede ampla e potencialmente proteja colaborações futuras. Entregar consistentemente um trabalho de alta qualidade para vários clientes melhora sua reputação na comunidade profissional
• Conjunto aprimorado de habilidades: Diversificar seus clientes também aprimora suas habilidades, o que te torna mais adaptável, bem informado e atraente para potenciais empregadores ou parceiros
• Trabalho capacitado: fortalece sua alavancagem de negociação, permitindo que você negocie com confiança termos, taxas e condições com múltiplas fontes de receita, destacando sua demanda e concedendo-lhe a liberdade de escolher projetos alinhados com seus interesses ou valores, e não apenas por necessidade financeira.

Que desafios você pode esperar?

No entanto, gerenciar vários clientes também traz vários desafios:

• Gestão do tempo: A gestão adequada do tempo é fundamental no atendimento a múltiplos clientes, pois envolve o acompanhamento de tarefas, prazos e reuniões de cada um deles, garantindo a organização pessoal para evitar sobrecarga
• Equilíbrio entre vida profissional e pessoal comprometido: Existe o risco de burnout ao lidar com vários projetos, o que pode levar a horas de trabalho prolongadas e à diminuição da qualidade do trabalho, afetando a sua reputação profissional. A comunicação clara e a gestão das expectativas do cliente são vitais para evitar promessas excessivas e entregas insuficientes, uma vez que cada cliente naturalmente considera o seu projeto uma prioridade máxima
• Preocupações com a conformidade: Lidar com múltiplos contratos, especialmente com clientes internacionais, pode gerar preocupações e restrições contratuais, tais como diferentes termos do prestador de serviço, critérios de classificação e leis trabalhistas, levando a mal-entendidos e disputas legais entre os clientes. Estar ciente e preparado para essas restrições é essencial para equilibrar compromissos e manter relacionamentos sólidos com os clientes

Considerando as vantagens e os desafios, é hora de nos aprofundarmos em como você pode gerenciar vários clientes como contratado.

1. Use um gerador de contrato para acordos de prestador de serviços em conformidade

Ao lidar com vários clientes, o primeiro passo é delinear claramente o acordo de trabalho e proteger seus interesses assinando um contrato de prestador de serviço. Ao interagir com clientes de vários países e jurisdições, é importante estabelecer qual sistema judicial e legal de cada país irá lidar com eventuais disputas, garantir que o contrato esteja alinhado às leis locais que se aplicam a você, e definir detalhes importantes como:

• Escopo do trabalho
• Requisitos de tempo
• Preço, forma de pagamento e moeda de pagamento
• Confidencialidade
• Propriedade intelectual
• Uso de equipamentos
• Exclusividade
• Conflitos de interesse
• Responsabilidade e indenização
• Mecanismos de resolução de disputas
• Lei aplicável e jurisdição

2. Implemente software de gerenciamento de projetos desde o início

As coisas podem ficar desorganizadas mesmo com apenas alguns clientes ativos. É uma boa ideia colocar sua carga de trabalho em um sistema de gerenciamento de projetos para ter uma visão holística de todas as suas atividades em uma única plataforma.

Ferramentas de gerenciamento de projetos, como Jira, Trello e Hive, podem auxiliar no gerenciamento e priorização de tarefas e prazos com base na urgência e importância, técnicas de agendamento podem garantir atenção equilibrada a todas as necessidades do cliente e canais de comunicação ajudam na colaboração, comunicação e feedback.

3. Estabeleça expectativas e não tenha medo de dizer não (mas também não tenha medo de dizer sim)

Ao aceitar vários clientes, é importante saber quanto trabalho você pode realizar e quando pode estar se comprometendo demais. Estabeleça expectativas claras e cronogramas realistas com seus clientes e pratique recusar trabalho adicional enquanto estimula o potencial para envolvimento futuro. Não tenha medo de propor prazos futuros ou perguntar se o cronograma deles é flexível. Se gostarem do seu trabalho, vão esperar.

No mundo do freelancer, não é incomum que os clientes te procurem intensamente em um minuto e depois sumam totalmente no minuto seguinte, portanto, não recuse novas oportunidades de clientes com base na premissa de que um cliente existente pode "entrar em contato com você a qualquer momento".

Se um cliente enfrentar atrasos ou decidir fazer uma pausa, você não vai querer ficar com grandes lacunas em sua carga de trabalho e pagamento. Mantenha o trabalho fluindo e, se você estiver preocupado com o esfriamento do relacionamento com o cliente, peça feedback. Leva alguns segundos para enviar um feedback ou pesquisa de pulso e você receberá informações valiosas em troca.

4. Mantenha todos informados, sempre

Uma grande parte do seu tempo como prestador de serviço será gasta comunicando-se com seus clientes (certifique-se de cobrar por isso). E assim como quando um cliente fica quieto com você e você fica se perguntando o que pode ter dado errado, seu cliente também começa a se perguntar quando as coisas serão feitas quando você fica quieto. Você pode resolver facilmente essa incerteza com uma comunicação consistente e transparente.

Aqui estão algumas dicas para garantir que você mantenha todos informados:

• Agende resumos semanais: Quer o seu cliente solicite ou não, fornecer um resumo semanal na tarde de sexta-feira sobre o que foi concluído, o que vem a seguir e sua disponibilidade para tirar dúvidas será sempre uma surpresa agradável.
• Explore formas alternativas de comunicação: Ferramentas de gravação de vídeo como o Loom são uma ótima maneira de dar a um cliente o que parece ser sua atenção total, mas no momento que mais lhe convier. Em vez de atender uma chamada sempre que quiser compartilhar o progresso ou ideias do projeto, grave um vídeo rápido com compartilhamento de tela e envie o link para que eles possam responder quando convier a eles.
• Não se intimide com formas instantâneas de comunicação: é uma desculpa comum ouvir prestadores de serviços (especialmente aqueles em setores mais tradicionais) desconsiderarem os aplicativos de mensagens instantâneas em favor do e-mail porque “não querem que seus clientes estejam nas suas costas”. O problema é que o e-mail é ineficiente, é fácil perder as coisas nele e ele pode deixar você e seus clientes no escuro por mais tempo do que o necessário.
  Com ferramentas de mensagens instantâneas como Google Chat, Slack ou Microsoft Teams, é mais fácil participar de discussões, colaborar em vários projetos para o mesmo cliente e manter uma trilha de comunicação organizada. Isso não significa que você precisa responder instantaneamente. Simplesmente reagir com um check ✅ é uma maneira rápida e fácil de confirmar o recebimento ou reconhecer a solicitação de alguém e, ao mesmo tempo, construir confiança.

5. Automatize o faturamento e as retiradas de pagamentos

Receber o pagamento é sempre uma boa perspectiva, mas ao lidar com vários clientes com taxas, métodos e cronogramas de pagamento variados, solicitar e receber o pagamento pode rapidamente se tornar um trabalho por si só.

Softwares de contabilidade oferecem modelos e geradores de faturas para agilizar e automatizar seu processo de faturamento. Vários métodos de pagamento também estão disponíveis para prestadores de serviços, oferecendo pagamento rápido, acessível e conveniente para clientes locais e internacionais.

6. Simplifique a gestão fiscal e a manutenção de registros

Ahhhh, o passatempo favorito de todo prestador de serviço… impostos.

Esperamos que agora você já tenha aberto uma conta em um banco comercial para diferenciar claramente entre seu trabalho e suas finanças pessoais quando chegar a temporada de impostos. Mas você também armazenou com segurança todas as suas faturas, formulários fiscais e recibos para poder relatar com precisão suas receitas, deduções e créditos, evitar perda de prazos, responder a consultas ou auditorias das autoridades fiscais e realizar um bom planejamento financeiro para o ano à frente? Não, eu também não.

Ao gerenciar vários clientes, a carga administrativa durante a temporada fiscal pode ser demorada e estressante, portanto, ao usar um software de contabilidade que colete e armazene com segurança esses registros para todos os seus clientes em um local central ou contratar um consultor fiscal para fazer isso por você, você economizará uma quantidade considerável de tempo e energia.

Gerencie vários clientes com a Deel

Muitos prestadores de serviços hoje optam por acordos de trabalho com clientes usando a plataforma de RH, conformidade e pagamentos Deel para gerenciar a relação de trabalho. Eles preferem este acordo porque permite contratos de trabalho conformes, faturamento automatizado, pagamentos mais rápidos, métodos de pagamento flexíveis, menos taxas, pagamentos adiantados e acesso aos mesmos benefícios e vantagens que os funcionários diretos, tudo a partir de uma única plataforma.

Se você deseja gerenciar melhor o relacionamento com seus clientes, inscreva-se na Deel e desbloqueie a experiência de prestador de serviço mais tranquila do planeta.