Från frilansare till anställd: En övergångsguide

Att anställa en frilansare är ett viktigt beslut som kan vara fördelaktigt för både företaget och frilansaren.

Frilansare erbjuder flexibilitet och specialiserade färdigheter för specifika projekt, men ibland behövs en mer permanent och strukturerad anställningsform. Oavsett om det handlar om att säkerställa efterlevnad av arbetslagstiftning, behålla talang på lång sikt eller få bättre kontroll över arbetet kan en övergång från frilansare till anställd effektivisera verksamheten och stärka teamet.

Denna process kräver dock noggrann hänsyn till juridiska, ekonomiska och praktiska faktorer för att säkerställa en smidig och regelrätt övergång.

I den här guiden går vi igenom de viktigaste skälen till att omvandla en frilansare till en anställd, beskriver stegen i processen och ger insikter som hjälper dig att fatta det bästa beslutet för ditt företag.

Viktiga skäl att omvandla en frilansare till en anställd

Att göra en frilansare till en anställd kan vara fördelaktigt för båda parter. Här är de främsta skälen att överväga en sådan övergång.

• Din frilansare vill bli anställd: Frilansaren kan vilja dra nytta av den extra trygghet och de skydd som en anställning innebär. Även om många uppskattar flexibiliteten med frilansarbete, finns det de som föredrar en mer förutsägbar inkomst på lång sikt. Anställda har också rätt till obligatoriska förmåner, får ofta utrustning från arbetsgivaren och omfattas av lagar om minimilön och övertid.
• Du vill ha en mer permanent lösning: Frilansare arbetar ofta för ett företag under en begränsad tid, tills ett kortsiktigt projekt är slutfört eller en viss budget har nåtts. Men om dina frilansare har levererat enastående resultat kan det vara läge att erbjuda dem en fast anställning.
• Du vill ha mer kontroll över arbetsrelationen: En frilansare är egenföretagare och styr själv över sin arbetsbelastning, arbetstid och arbetsplats. Om du vill bestämma fasta arbetstider eller ha inflytande över deras dagliga uppgifter, utrustning och arbetsplats, behöver du göra dem till anställda. Att behandla en frilansare som en anställd utan att ändra deras anställningsstatus är olagligt och kan leda till att de anses vara felklassificerade. Att genomföra en formell övergång är det säkraste alternativet. Läs mer om [skillnaden mellan anställda och frilansare] (https://www.deel.com/blog/independent-contractor-vs-employee).
• Du vill att frilansaren ska ha en större roll i företaget: Frilansare fokuserar ofta enbart på sina uppdrag och har begränsad kontakt med resten av organisationen. Att göra en frilansare till en anställd visar att du satsar på dem. Det hjälper dem att bli en del av företagskulturen, skapar en bättre medarbetarupplevelse och leder till större engagemang.
• Ditt avtal med frilansaren är föråldrat: Det är vanligt att fortsätta arbeta med en frilansare utan att uppdatera eller förnya avtalet. Gamla avtal kanske inte följer den senaste arbetslagstiftningen, vilket kan innebära risker för regelefterlevnad. Att göra frilansaren till en anställd är ett bra sätt att förnya arbetsrelationen, förutsatt att de vill ta steget.
• Du vill behålla toppkompetens och undvika att konkurrenter rekryterar dem: Frilansare kan arbeta för flera kunder samtidigt, inklusive dina konkurrenter, vilket ökar risken att de accepterar en anställning hos ett annat företag. Om du vill att deras kompetens ska vara exklusiv för ditt företag kan du göra dem till anställda och erbjuda förmåner som sjukförsäkring, social trygghet, pensionssparande och betald ledighet (PTO) för att stärka deras lojalitet.
• Du vill spara pengar på lång sikt: Även om frilansare på papper kan verka billigare än heltidsanställda (eftersom de inte har lagstadgade förmåner), kräver de ofta högre ersättning eftersom de betalar mer i egenföretagarskatter och själva står för sina förmåner. Beroende på hur länge samarbetet varar kan det kosta ungefär lika mycket att anställa dem och samtidigt behålla dem som en långsiktig tillgång för företaget.
• Frilansarens avtal följer inte internationell lagstiftning: Om du har anlitat en frilansare i ett annat land kan arbetslagarna skilja sig åt, vilket innebär att ert arbetsupplägg kanske inte är giltigt och kan leda till sanktioner. Att göra frilansaren till en anställd är ett bra tillfälle att uppdatera arbetsrelationen och säkerställa att all dokumentation är i linje med gällande regler.
• Du vill ha starkare skydd för företagets immateriella rättigheter (IP): Frilansare är egna juridiska enheter, vilket innebär att de kan ha vissa rättigheter till det arbete de utför. I vissa länder tillfaller IP-rättigheter som standard den enskilda skaparen snarare än företaget. Du kan naturligtvis be frilansaren att underteckna ett avtal om immateriella rättigheter, men du får ett starkare skydd om du gör dem till en anställd.

Gör frilansare till anställda i 6 steg

Nu när du känner till de främsta skälen att göra en frilansare till en anställd, följer här stegen i processen:

1. Beräkna den totala arbetsgivaravgiften och andra kostnader

Det första steget är att avgöra om det är ekonomiskt hållbart för företaget att göra frilansaren till en anställd. Genom att beräkna de totala extra kostnaderna för en anställning får företaget en mer realistisk bild av den faktiska kostnaden. För att göra detta, ta den ungefärliga lönen och lägg till arbetsgivaravgifter samt andra utgifter som förmåner, bonusar och övriga ersättningar.

Här är några av de skatter och andra direkta omkostnader som påverkar den totala kostnaden för anställda:

• Arbetsgivarens andel av löneskatter
• Resekostnader och ersättningar
• Utbildningskostnader
• Utrustning och teknikinvesteringar
• Sjukvårds-, syn- och tandvårdsförmåner
• Betald semester och ersättning för helgdagar
• Pensionssparande
• Prestationsbonusar eller försäljningsprovision
• Förmåner såsom teambuildingaktiviteter, kaffe och luncher samt firanden eller bonusar vid högtider

När du uppskattar frilansarens nya lön är det sällan ekonomiskt rimligt att rakt av omvandla deras arvode till en månadslön. Frilansare tar ofta ut ett högre pris för att täcka sina egenföretagarkostnader och personliga skatter.

Det finns flera sätt att ta fram en rättvis ersättningsstruktur. Ett sätt är att räkna ut frilansarens timarvode och multiplicera det med 2 080 timmar, vilket motsvarar den årliga arbetstiden för en heltidsanställd.

Ett annat alternativ är att använda Deels kostnadskalkylator för anställda.

2. Kontrollera juridiska förutsättningar

När du har säkerställt att övergången är ekonomiskt hållbar måste du också avgöra om frilansaren lagligt kan bli anställd. Varje land har sina egna kriterier för att bedöma om den nya rollen räknas som en anställning.

USA:s skatteverk, IRS, tillämpar common law-regler för att avgöra denna skillnad. Sådana resurser kan hjälpa dig att fastställa en arbetares juridiska status och om de kan bli anställda.

Observera: Om frilansaren bor i ett annat land måste du säkerställa att du lagligt kan anställa dem. Det kan innebära att du behöver starta en lokal enhet, även kallad ett utländskt dotterbolag, eller välja en enklare lösning genom att anställa dem via en employer of record (EOR).

En EOR är en organisation som hjälper företag att anställa och betala lokala och internationella medarbetare utan att behöva öppna ett dotterbolag. De tar fullt juridiskt ansvar för företagets anställda, hanterar anställnings- och uppsägningsavtal, betalar löner, administrerar lagstadgade förmåner och andra ersättningar, samlar in skattedokument och mycket mer.

Även om EOR hanterar de tekniska aspekterna av anställningen, behåller du kontrollen över medarbetarens arbetsuppgifter, arbetsschema och liknande beslut. Att anställa via en EOR är en snabbare och enklare lösning, särskilt om du har flera frilansare i olika länder som du vill erbjuda en fast tjänst.

3. Förhandla det nya anställningsavtalet

När du har gjort alla nödvändiga kontroller och är säker på att övergången är genomförbar och affärsmässigt fördelaktig, är det dags att ta kontakt med frilansaren för att förhandla villkoren för den nya anställningen.

Använd den uppskattade lönen och förmånspaketet för att lägga fram ett attraktivt anställningserbjudande. Tänk på att om en frilansare går över till en heltidsanställning hos ditt företag, behöver de sannolikt avsluta andra uppdrag och samarbeten, vilket påverkar deras ekonomi. Att erbjuda en konkurrenskraftig årslön och ett förmånligt förmånspaket är därför avgörande för att få dem att tacka ja.

Frilansare är vana vid stor frihet i sitt arbete, så det kan vara en bra idé att underlätta övergången till en heltidsanställning genom flexibla lösningar, såsom distansarbete, obegränsad betald ledighet (PTO) och flexibla arbetstider. Dina befintliga heltidsanställda kommer också att uppskatta denna flexibilitet.

Tips! Att ha en policy för att göra frilansare till anställda kan minska osäkerheten i teamet när ni överväger att anställa på heltid. Deels kostnadsfria mall för övergång från frilansare till anställd är särskilt anpassad för internationella team med frilansare i flera länder.

4. Underteckna anställningsavtalet

När frilansaren har gått med på att övergå till en heltidsanställning är nästa steg att upprätta ett anställningsavtal. Medan ett frilansavtal beskriver arbetsomfattningen, fastställer ett anställningsavtal de specifika arbetsuppgifterna och ansvaret i rollen. Det måste även innehålla information om följande:

• Arbetstider och schema
• Ersättning och förmåner
• Ledighet, sjukdagar och semesterpolicy
• Anställningsperiod
• Uppsägning och avgångsvederlag
• Sekretess och integritet

5. Samla in medarbetarens information

Du har troligen redan viss information om dina frilansare från deras fakturor. Men vid en anställning krävs ytterligare skatteformulär och andra dokument.

Till exempel måste arbetsgivare i USA se till att anställda fyller i och lämnar in skatteformulären W-4 och W-2.

Du kan också behöva samla in information om förmåner för anställda. Om du till exempel erbjuder barnomsorgsstöd behöver du veta hur många barn den nyanställda har. Om du hjälper till med återbetalning av studielån behöver du information om deras skuld. Om du erbjuder privata sjukvårdspaket kan du behöva veta hur många familjemedlemmar som ska omfattas av försäkringen.

Dessutom kräver vissa arbetsgivare att alla anställda genomgår en grundlig bakgrundskontroll för att verifiera att de inte har något brottsregister.

6. Lägg till den nya medarbetaren i företagets lönesystem

Att betala en frilansares faktura skiljer sig från att betala ut lön, eftersom det innebär avdrag för löneskatter och andra skatteavdrag.

Det första steget är att lägga in den insamlade medarbetarinformationen i ditt lönesystem. Om medarbetaren bor i ett annat land behöver du sätta upp ett internationellt lönesystem för att hantera valutaväxling, bankavgifter och växelkursförändringar.

Din HR-avdelning bör även registrera medarbetaren i relevanta förmånsprogram utifrån deras rättigheter.

7. Påbörja onboarding

Nu när din frilasare formellt har anslutit till teamet som anställd kan det vara lämpligt att presentera hen för övriga teammedlemmar och förklara eventuella nya dagliga åtaganden. Till exempel kan hen behöva delta i vissa möten, registrera kundtid eller uppdatera sin Slack-status om hen går på lunch.

Ett introduktionssamtal är ett effektivt sätt att snabbt få den nya medarbetaren att sätta sig in i era dagliga arbetsrutiner och samtidigt integreras i företaget.

Gör din frilansare till anställd med Deel

Deel hjälper företag att smidigt anställa heltidsanställda och frilansare samt enkelt omvandla mellan de två.

Vår allt-i-ett-lösning erbjuder även följande:

• Avtal som följer lokala arbetslagar

• Global lönehantering, inklusive flera betalningsmetoder, lokala utbetalningar och olika valutor

• Insamling av skattedokument och elektronisk inlämning

• Global anställning och internationell arbetskraft

Vill du veta mer om det smidiga sättet att anställa och betala dina medarbetare? Boka en demo idag.