Guide 2025 för att anställa och leda distansarbetare

Trots att många företag kräver att deras anställda återvänder till kontoret verkar det som att distansarbete är här för att stanna. Cirka 35 procent av anställda inom olika branscher i USA har möjlighet att jobba på distans all dagar i veckan. Enligt Forbes är distansarbetare med flexibla scheman generellt mer produktiva än medarbetare som arbetar 9–5 på centraliserade kontor, och dessutom ungefär 20 procent lyckligare.

Distansarbete är dock inte nödvändigtvis en enkel övergång från traditionellt arbete. Att leda ett distansteam skiljer sig markant från traditionell teamledning. Det kräver nya kommunikationssätt, tekniker och processer. I vår ultimata guide om distansteam kommer du att få lära dig om distansarbetets för- och nackdelar samt strategier för att rekrytera och leda distansteam.

Vad är ett distansteam?

Ett distansteam består av anställda och fristående konsulter som arbetar från olika platser. Teammedlemmarna kan vara utspridda över städer, regioner, länder och olika tidszoner.

Distansteam, även kallat virtuella team, är inget nytt fenomen. Men övergången till molnbaserad teknik och utvecklingen av verktyg för distansarbete har gjort det enklare för företag att rekrytera team globalt.

Är det någon skillnad mellan remote-friendly och remote-first?

Även om termerna ibland används synonymt, betyder de faktiskt inte samma sak.

Remote-first företag är utformade för att ge anställda full frihet att arbeta hemifrån utan krav på regelbundna besök på kontoret. Dessa företag bygger system och processer från grunden för att skapa en sömlös arbetsupplevelse på distans. De kan dock ordna kvartalsvisa eller årliga sammankomster där medarbetare från hela världen samlas för att samarbeta ansikte mot ansikte.

Remote-friendly företag tillåter medarbetare att jobba hemifrån vissa dagar eller större delen av tiden, men kräver däremot viss närvaro på kontoret. Dessa företag, som också kallas för hybrida team, måste skapa processer och regler som fungerar både för arbete på distans och på plats för att säkerställa likvärdiga förhållanden mellan de två arbetssätten.

Läs mer om skillnaden mellan remote-first och remote-friendly team.

Fördelar med distansteam

Ett distansteam är bara så bra som dess kultur, processer och ledarskap. De bästa distansteamen får njuta av följande fördelar:

Gladare och mer produktiva medarbetare på distans

Den största fördelen med distansteam är möjligheten till verkligt flexibelt arbete. Medarbetare som arbetar hemifrån (eller från andra platser utanför kontoret) slipper pendla och ofta strikta scheman.

Även om distansarbetare ibland har specifika arbetstider eller skift, exempelvis inom kundservice, kan många distansarbetare själva bestämma sina arbetstider. De kan anpassa arbetsdagen efter sitt liv – istället för tvärtom. Detta bidrar till en bättre balans mellan arbete och fritid och leder till en gladare och mer produktiv arbetsstyrka.

Tillgång till en bredare talangpool

Distansarbete gör det möjligt att anställa de bästa talangerna, inte bara de som finns närmast. Många företag som arbetar på distans rekryterar över hela landet – eller till och med världen – för att hitta den absolut bästa kompetensen. Företag kan också ofta hitta kvalificerade medarbetare i regioner med lägre levnadskostnader och därmed anställa talanger som annars hade varit för dyra i mer kostsamma områden.

Kostnadsbesparingar på fysiska kontor

Många företag med distansarbetande team väljer att helt avstå från kontorsutrymmen, vilket sparar tiotusentals – om inte hundratusentals kronor varje månad i hyres- och underhållskostnader.

När företag väljer den vägen kan de istället erbjuda sina distansteam förmåner som till exempel bidrag för hemmakontor, vilket gör det möjligt för medarbetarna att utrusta sina arbetsplatser hemma.

Expansion till nya regioner, språk och tidszoner

Ett distansteam – särskilt ett globalt sådant – gör det möjligt att erbjuda tjänster dygnet runt på nya språk och i nya regioner. Detta är särskilt värdefullt för försäljnings- och kundserviceteam eftersom det hjälper dem att bygga bättre relationer med kunder och klienter.

Unika utmaningar för internationella distansteam

Att rekrytera distansteam blir mer utmanande när kandidater från andra länder blandas in. Här går vi igenom några av de största utmaningarna med global rekrytering.

Efterlevnad av lokala arbetslagar

När du anställer medarbetare från andra länder måste du följa lagarna i medarbetarens hemland, inte företagets hemland. Verkligt globala företag upprättar avtal och genomför arbete i enlighet med en rad olika arbetsrättsliga krav, såsom betald ledighet och skattedokumentation.

Global lönehantering och skatteefterlevnad

Global lönehantering är betydligt mer komplex än lokal lönehantering – särskilt om du anställer medarbetare från flera olika länder. Föreställ dig till exempel att du anställer personer från Nederländerna, Colombia och Nigeria. Dessa länder har olika lagar om minimilön, tillgängliga betalningsmetoder, skattelagar, krav på korrekt klassificering av anställda och mycket mer. Sanktionerna för bristande regelefterlevnad kan vara kännbara, så många företag väljer att outsourca global lönehantering för att spara tid, pengar och resurser som annars skulle krävas för att hantera detta internt.

Hur man anställer ett distansteam

Fysiska och virtuella arbetsintervjuer har samma syfte: att avgöra om en kandidat och ett företag passar ihop. Men även om tillvägagångssätten är ganska lika kräver en intervju för att anställa en distansmedarbetare mer uppmärksamhet på tekniken.

Använd distansteknik för att förbättra den virtuella rekryteringen

En intervju på distans kräver en uppsättning specifika verktyg. Många företag har redan använt sådana verktyg under pandemins övergång till distansarbete, men om ditt företag inte gjort det behöver du använda vissa hjälpmedel för att kompensera för bristen på fysiska möten – som Zoom eller andra videokonferensverktyg.

Förbered dig för tekniska problem under distansintervjuer

Din professionalism och kandidatens första intryck beror på en stabil internetanslutning och båda parters förmåga att hantera oväntade tekniska problem och distraktioner som kan uppstå.

Som intervjuare är det i ditt bästa intresse att minska eventuell stelhet genom att försäkra kandidaten om att tekniska problem och distraktioner är en naturlig del av distansintervjuer och inte kommer att påverka deras chans att få jobbet. För att hantera tekniska svårigheter:

• Skicka ett mejl till kandidaten med all information om intervjun i förväg
• Ha en reservplan ifall tekniken eller internetanslutningen skulle fallera
• Inled intervjun med småprat för att bryta isen

Hur man betalar distansarbetare

Betalning av distansarbetare beror på deras klassificering och geografiska placering. Om dina anställda bor i samma land eller region som ditt företag är det relativt enkelt eftersom du kan använda samma process som för kontorsbaserade anställda. Du bör:

• Lägga till den anställda i ditt lönesystem
• Betala lokala avgifter och bidrag
• Dra av relevanta skatter från deras lön

Det finns tre alternativ för att betala internationella distansarbetare:

Etablera ett utländskt dotterbolag och hantera lön lokalt: Att öppna ett utländskt dotterbolag är en komplex process, men det är den mest permanenta och omfattande lösningen för företag som vill expandera till ett annat land. När du har etablerat dotterbolaget kan du driva verksamheten som ett fullt fungerande företag i det landet och hantera löneutbetalningar för alla anställda som du anställer där.

Outsourca lönehantering till en Employer of Record (EOR): En EOR äger och driver enheter i många länder och anställer medarbetare på andra företags vägnar för att underlätta behovet av att sätta upp utländska dotterbolag. EOR-leverantörer hanterar löneadministration, håller löneregister uppdaterade och kan betala flera internationella distansarbetare i deras lokala valutor i olika länder och regioner. De spårar även löneprestationer och säkerställer efterlevnad av lokala regler. EOR-tjänster är ofta det föredragna alternativet för att betala utländska anställda, eftersom de tar hand om all lokal anställning och automatiserar lönehanteringen, medan du som arbetsgivare kan fokusera på att hantera medarbetarens arbetsuppgifter och schema.

Anställ och betala distansarbetare som fristående konsulter

Företag som behöver kortsiktigt stöd eller projektbaserad hjälp kan anlita fristående konsulter istället för att anställa medarbetare. Som konsultens uppdragsgivare behöver du inte driva ett företag i konsultens hemland för att anställa dem lagligt. Du är ansvarig för att betala fakturan i deras lokala valuta enligt överenskomna villkor och tidsplan, men inte för förmåner och lokala skatter. Konsulten ansvarar själv för att betala skatt och ordna med förmåner. Effektiva verktyg för att betala fristående konsulter inkluderar digitala betalningsplattformar som PayPal och förbetalda kort som Deel Card.

Det är viktigt att notera att anställda och fristående konsulter har olika arbetsrelationer. Anställda måste utföra arbete enligt företagets instruktioner, medan konsulter har stor frihet att själva bestämma hur, när och var de arbetar. Om du behandlar en konsult som en anställd riskerar du sanktioner för felklassificering.

12 tips för att leda ett distansteam och bygga ett produktivt och engagerat team

För att framgångsrikt leda ett distansteam är det viktigt att från början skapa tydliga förväntningar, tillhandahålla rätt verktyg för samarbete och kommunikation samt introducera nya medarbetare på distans till företagets policyer och processer för distansarbete. Detta hjälper dem att lyckas i sina roller.

1. Tänk om kring din onboardingprocess

Effektiv onboarding är avgörande för att ge ett gott första intryck, öka medarbetarnas lojalitet och förbättra prestationen hos nya anställda så att de lyckas i sina roller.

På plats börjar onboarding oftast med en rundtur på arbetsplatsen under den nya medarbetarens första dag. I en distansarbetsmiljö ser processen dock annorlunda ut. Företag måste hjälpa nya medarbetare att komma igång på distans och återskapa dessa "organiska" sociala möten med hjälp av digitala verktyg och teknik.

Även om online-onboarding kan kännas mer framtvingad eller onaturlig är en tillfredsställande distansonboarding möjlig. Många organisationer upptäcker till och med att digital onboarding är mer effektiv och skalbar tack vare avancerad onboardingprogramvara.

Onboarding by Deel är till exempel ett HR-verktyg utformat för distansteam som hjälper företag att automatisera digital onboarding. Verktyget skapar automatiserade arbetsflöden i Slack för att ta nya medarbetare från första dagens introduktion till högpresterande medarbetare. Det tilldelar också automatiskt uppgifter baserat på den nyanställdes plats eller avdelning och minskar den manuella arbetsbördan.

Varje vecka får teammedlemmar ett Slack-meddelande som parar ihop dem med en kollega och ger dem möjlighet att hitta en tid för att träffas virtuellt eller personligen.

Ladda ner en omfattande checklista för asynkron onboarding och förenkla processen att introducera nya medarbetare.

2. Använd distansvänliga kommunikationsverktyg och processer

I en distansarbetsmiljö är effektiv kommunikation beroende av virtuellt ledarskap och rätt uppsättning verktyg.

Medarbetare som arbetar från olika platser och tidszoner är kanske inte alltid tillgängliga samtidigt. Därför måste distansteam använda både synkrona och asynkrona kommunikationsformer för att möjliggöra kommunikation både i realtid och vid tidpunkter som passar teammedlemmarna.

De vanligaste exemplen på synkron distanskommunikation:

• Videosamtal via Zoom eller Google Meet
• Enskilda samtal eller konferenssamtal
• Virtuella teammöten och företagsgemensamma möten på videokonferensplattformar som Livestorm

Exempel på asynkron distanskommunikation:

• E-post
• Förinspelade videomeddelanden (via Loom)
• Anteckningar i projektledningsverktyg (som Basecamp, Asana och Trello)

Vissa verktyg, som Slack, kombinerar synkron och asynkron kommunikation. Slack kallar sig själva ett verktyg för realtidskommunikation eftersom användare ofta chattar direkt i appen. Samtidigt möjliggör Slack fördröjda svar, vilket också gör det användbart för asynkron kommunikation.

3. Använd aktiviteter för team-building på distans

När kollegor inte delar samma arbetsplats och saknar ansikte-mot-ansikte-interaktion kan det vara svårt att skapa relationer och en känsla av tillhörighet. Detta kan lösas genom att främja socialt engagemang online och organisera aktiviteter för team-building på distans. Virtuella team-building-evenemang hjälper till att bygga och bevara företagskulturen i distribuerade team, stärka teamets sammanhållning och öka medarbetarnas engagemang.

Ge distansteam möjlighet att skapa Slack-kanaler för gemensamma intressen där medarbetare kan diskutera personliga ämnen. Uppmuntra även till virtuella enskilda "fika-stunder" där medarbetare kan ta en paus och prata under arbetstid. Planera virtuella teamträffar där teamen kan spela spel och diskutera ämnen som inte är relaterade till arbetet.

4. Prioritera inkludering i distansteam

Att skapa en arbetsmiljö som är diversifierad, jämlik och inkluderande är minst lika viktigt för distansteam som för team på kontoret. Företag som inför inkluderande arbetsmetoder hjälper sina distansmedarbetare att känna att de har samma förutsättningar, oavsett bakgrund, plats eller jobbtitel.

Inkluderande arbetsplatsrutiner att börja med:

• Utveckla en policy för jämlikhet, mångfald och inkludering. Dela den internt och externt för att hjälpa dina befintliga distansteam att leva upp till dessa värderingar och attrahera nya medarbetare från olika bakgrunder.
• Främja transparens och ärlig kommunikation. Skapa en trygg miljö där distansarbetare kan dela med sig av sina känslor och erfarenheter utan att mötas av mothugg eller konsekvenser.
• Se över organisationens system och processer för att upptäcka och åtgärda exkluderande strukturer och fördomar. Till exempel kan rekryteringsrutiner justeras för att ta bort diskriminerande krav och könsbundet språk.

5. Följ upp distansarbetarens prestationer

Skapa processer och system för att mäta produktiviteten hos distansarbetare utan att underminera förtroendet eller riskera att bli för kontrollerande. Exempelvis är målsättning, veckovisa enskilda avstämningar och nyckeltal (KPI:er) effektiva sätt att följa upp distansarbetares prestationer samtidigt som deras självständighet respekteras.

Däremot kan metoder som tidsregistrering och programvara för datorövervakning uppfattas som integritetskränkande och skapa onödig stress.

6. Hjälp nya distansarbetare att undvika utmattning

Det är vanligt att distansarbetare utvecklar en vana att låta arbete och fritid flyta ihop, eftersom det ofta saknas fasta kontorstider eller pendling. Detta kan leda till utmattning, vilket påverkar produktiviteten både på organisatorisk och personlig nivå.

För att säkerställa ditt teams välmående och öka deras produktivitet hemma, stöd dina distansarbetare i att upprätthålla en bra balans mellan arbete och fritid. Det kan du göra genom att utbilda dem i hälsosamma arbetsvanor för distansarbete och uppmuntra dem att ta tid för återhämtning och tid med nära och kära.

7. Organisera utbildning för distansarbetare

Nya distansarbetare behöver utbildning och stöd för att lyckas i sina roller.

Förutom att lära sig alla delar av sitt arbete har nya medarbetare på distans nytta av utbildning inom:

• Cybersäkerhet
• Effektiv kommunikation
• Att förebygga utmattning

När du har bestämt vilka ämnen som ska ingå i utbildningen behöver du välja hur den ska genomföras. Du kan hålla instruktörsledda sessioner, använda digitala utbildningsplattformar för att låta nya medarbetare lära sig i sin egen takt – eller kombinera båda metoderna.

8. Minska eller ta bort möten

Känner du igen känslan av att "det här mötet hade kunnat vara ett mejl"? Trots att många tror att möten ökar produktiviteten påverkar de ofta medarbetarnas effektivitet och fokus negativt. När nya medarbetare har gått igenom onboardingprocessen behövs till exempel sällan dagliga avstämningar – en veckovis uppdatering räcker.

För att ge ditt distansteam tid att fokusera på sina uppgifter, eliminera möten som:

• Saknar ett tydligt syfte
• Inte har ett konkret problem att lösa
• Skulle kunna hanteras asynkront

Även om du minskar antalet möten är det viktigt att hålla andra kommunikationskanaler öppna. I en distansarbetsmiljö kan man inte "svänga förbi" en kollegas skrivbord för att ställa en fråga, så det är viktigt att distansarbetare vet att de kan nå ut till kollegor utanför mötestiden.

9. Skapa en policy för distansarbete

Om du implementerar distansarbetsmodellen för första gången kommer du sannolikt att behöva skapa vissa processer från grunden, medan andra behöver anpassas till de nya förutsättningarna. Genom att skapa en policy för distansarbete kan du kommunicera alla regler och processer direkt till hela företaget och ha en referenspunkt för att lösa eventuella utmaningar.

Policyn för distansarbete bör vara en del av onboardingdokumentationen för nya medarbetare, så att de omedelbart kan sätta sig in i företagets rutiner och arbetssätt.

10. Utveckla dina ledarskapsförmågor

En stor del av framgångsrik ledning av distansarbetare handlar om att kontinuerligt arbeta på dina egna ledarskapsförmågor.

Nästan hälften av de anställda som deltog i en undersökning från Ten Spot uppgav att de överväger att säga upp sig på grund av bristfälligt ledarskap från sin nuvarande chef. Detta visar hur stor skillnad goda relationer med medarbetare kan göra.

Precis som du organiserar utbildning för ditt team bör du även fokusera på att utveckla din egen ledarskapsstil. Främja samarbete och andra kärnvärden bland dina medarbetare, fira deras framgångar och milstolpar för att stärka teammoralen och stödja deras karriärutveckling.

11. Uppmuntra effektiv kommunikation

För att säkerställa effektiv kommunikation bland distansteam är det bäst att skapa en guide som beskriver kommunikationsverktyg och processer. Denna guide kan delas med nya medarbetare under onboardingprocessen.

Ge ditt distansteam möjlighet att ge feedback på dessa processer och verktyg för att kontinuerligt förbättra kommunikationen.

12. Investera i verktyg för att förbättra samarbetet i distansteam

Varje organisation har unika behov och mål, men många distansteam använder sig av en teknisk uppsättning som inkluderar:

• Trello
• Asana
• Monday.com
• HubSpot
• Jira
• Slack
• Microsoft Teams
• Basecamp

Dessa verktyg erbjuder funktioner som videokonferenser, snabbmeddelanden och projektledning, vilket gör att teamen kan utföra sina uppgifter så effektivt som möjligt.

Anställ och betala ditt globala virtuella team med Deel

Behöver du anställa snabbt? Med Deel kan du rekrytera talanger från hela världen på bara några minuter – kostnadseffektivt och med minimalt arbete från din sida.

Hela anställningsprocessen hanteras av lokala experter, så att du kan fokusera på att bygga och utveckla ditt företag.