Så skapar du en strukturerad IT-onboardingprocess

Har du någonsin börjat första dagen på ett jobb, bara för att upptäcka att din utrustning saknas? Att du inte har tillgång till de system eller program du behöver?

Brist på IT-beredskap kan vara det vanligaste sättet att förstöra det första intrycket av ett företag.

Självklart, ju mer komplex arbetsrollen är, desto mer omfattande måste din IT-onboarding vara. Få ordning på din IT-onboardingprocess med våra tips och bästa praxis, samt vår IT-onboardingchecklista.

Vad är IT-onboarding?

IT-onboardingprocessen är en avgörande del av hela onboardingprogrammet. I grunden handlar det om att:

• Skapa företagskonton
• Utrusta den nyanställda med ny teknik och hårdvara
• Utbilda dem i hur de använder dessa verktyg
• Säkerställa att de är väl insatta i säkerhetsriktlinjerna för både konton och enheter

Varför är IT-onboarding viktigt?

Det finns få saker som är mer frustrerande än att börja ett nytt jobb utan en laptop, utan tillgång till e-post och utan att veta var inloggningsinformationen till nödvändiga verktyg finns.

Så, ja, onboarding är viktigt. Men hur är det med IT-onboarding? Utan tvekan är det minst lika viktigt. För om dina nya medarbetare inte kan arbeta, vad gör de då? De känner sig förmodligen obekväma, pressade av bristande produktivitet och frustrerade eftersom du inte gett det stöd de behövde från början.

Statistik visar att nästan en tredjedel av anställda slutar inom de första 90 dagarna på grund av en dålig onboardingupplevelse.

Din onboardingupplevelse bör vara väl genomtänkt, och IT-onboarding är utan tvekan en kritisk del av pusslet. Din nya medarbetare vill känna sig välkommen, men de vill också känna sig användbara, och om du inte ger dem de rätta verktygen kommer de att känna sig bortglömda. Och en vattentät onboardingprocess gör mycket för att förbättra anställdas bibehållande.

Bästa praxis för IT-onboarding

Först och främst är den bästa onboardingprocessen för IT en konsekvent och strukturerad metod som fungerar över alla team.

Alla medarbetare som är involverade i processen bör ha tillgång till en checklista eller mall som beskriver vad som behövs och när. Denna transparens bör också omfatta den nya medarbetaren. De ska från start veta vilka utbildningssessioner de kommer att delta i.

Genom att aktivera automatiserade onboarding-system från den dag din nya medarbetare skriver på sitt kontrakt kan du effektivt undvika dessa förseningar.

Använd en IT-onboardingchecklista

En IT-onboardingchecklista är en definitiv lista över alla åtgärder som behövs för att få din nyanställda att komma igång med de verktyg de kommer att använda i sin position. Checklistan bör vara tillgänglig för alla parter involverade i processen.

Tips: Se till att alla kan uppdatera checklistan så att varje intressent kan se vilka åtgärder som är slutförda och vilka som återstår.

Skapa en e-postmall för att introducera IT-system.

En dedikerad e-postmall kan introducera nya anställda till den teknologi och de enheter de behöver för jobbet. E-posten bör lista alla enheter och inloggningar de bör ta emot.

Med en automatiserad IT-onboardingprocess är detta lätt att genomföra.

Tips: Varje position kommer att kräva olika plattformar och inloggningar, så vi rekommenderar att ha en specifik e-postmall för IT-onboarding för varje avdelning eller team.

Här är ett exempel som vi har skapat för vår egen IT-onboardingprocess för en medlem i marknadsföringsteamet:

Schemalägg onboardingmöten live för din nya anställda

Digitala eller fysiska evenemang är fortfarande viktiga, särskilt för engångsutbildningar. När du börjar onboarda nya medarbetare i grupper kan du planera in återkommande utbildningstillfällen där du går igenom grunderna i IT-säkerhet, statiska bostadsproxies och liknande. Det är också ett perfekt tillfälle att svara på frågor och förstärka innehållet i dina skriftliga guider.

Skapa en IT-onboardingchecklista som en mall för din process

Att ha en IT-onboardingchecklista som är lättillgänglig och synlig för alla nyckelpersoner förenklar IT-onboardingen.

Alla intressenter kan kontrollera vilket steg din nya medarbetare är i. Till exempel, har de redan mottagit utrustningen?

Tips: Genom att följa dessa steg skapar du en smidig IT-onboardingprocess för både dig och din nya medarbetare.

Koordinera med rekryterande chef för att se vilken programvara/utrustning den nya medarbetaren behöver

Varje ny medarbetare behöver tillgång till olika verktyg och plattformar, så se till att stämma av med deras rekryterande chef vilka som är nödvändiga.

För vissa roller, som försäljning eller kundsupport, är det extra viktigt med en specifik checklista över vad som krävs och vilken åtkomst de behöver.

Sätt upp användarkonton och programvarulicenser

Efter att ha koordinerat med rekryterande chef kan du börja skapa konton och inloggningar för den nya medarbetaren.

Varje person behöver vanligtvis åtminstone en e-postadress kopplat till företaget, telefon och/eller telefonnummer samt ett Teams- eller Slack-konto.

Tips: Lägg till denna information i en lista och automatisera Slack-meddelanden till den nya medarbetaren med deras inloggningsuppgifter och åtkomst på deras första dag.

Beställ utrustning

Eventuella förseningar från din sida innebär minskad produktivitet för den nya medarbetaren. Detta är särskilt kritiskt eftersom det ofta tar tid för en ny medarbetare att börja prestera på full kapacitet.

Schemalägg möten för att hjälpa till med uppsättningen av nya konton

På den nya medarbetarens första dag, boka in möten med relevanta kollegor för att hjälpa dem att sätta upp och använda nya konton och program. Ett av mötena kan vara med IT-administratören som ansvarar för felsökning eller säkerhet.

Se också till att de nya anställda har fått all nödvändig utrustning.

Tips: Använd dessa möten för att bedöma hur bekanta de är med de verktyg de ska använda. Notera eventuella utmaningar och boka in uppföljningsmöten vid behov.

Ge tillgång till interna träningsdokument eller manualer för programvara och system

Som en del av IT-onboardingen, ge tillgång till träningsdokument och manualer för de system de ska arbeta med.

Många företag har exempelvis manualer eller videor för programvara. Om ditt företag också har det, sätt en påminnelse om att dela materialet med din nya medarbetare vid rätt tidpunkt.

Ge instruktioner för säkerhetsriktlinjer och IT-efterlevnad

Säkerhet och regelefterlevnad är avgörande, men dessa ämnen är ofta komplexa och detaljerade. De kan inkludera områden som öppen källkod och dataövervakning. Automatisera att skicka små träningssessioner om säkerhet och regelefterlevnad så att den nya medarbetaren kan ta till sig informationen i lagom portioner.

Tips: Använd en gamifierad träningsstrategi för att underlätta inlärning av komplexa ämnen som säkerhet och regelefterlevnad.

Checka in i slutet av första veckan för att säkerställa att de förstår hur man använder den relevanta programvaran

Alla dina onboardinginsatser med inloggningar, teknik och programvara är meningslösa om den nya medarbetaren inte förstår hur verktygen används.

Flödesschema för IT-onboarding

Preboarding

• Koordinera med rekryterande chef för att ta reda på vilken programvara och utrustning den nyanställda behöver.
• Sätt upp användarkonton och programvarulicenser.
• Beställ material (laptop, monitor, kablar, telefon).
• Skicka material om den nya anställda är en distansarbetare.

Dag 1

• Tillhandahåll lösenord och inloggningsuppgifter för alla konton.
• Förbered skrivbordet för den nyanställda med all nödvändig utrustning (om de är på kontoret).
• Schemalägg möten för att assistera i uppsättningen av nya konton.
• Ge tillgång till interna träningsdokument eller manualer för programvara och system.
• Förklara hur man använder kontorsutrustning (om de är på kontoret).
• Ge den nyanställda kontaktuppgifter till den person på IT som är ansvarig för felsökning.

Vecka 1 - 4

• Tillhandahåll instruktioner om säkerhetsriktlinjer.
• Kontrollera i slutet av varje vecka att de förstår hur man använder varje programvara.
• Om det behövs, planera utbildningssessioner för ytterligare vägledning.

Automatisering av IT-onboarding

Kombinationen av att sätta upp flera konton för din nya medarbetare och behovet av att bocka av en säkerhets- och efterlevnadschecklista ger stort utrymme för slarvfel.

I en manuell onboardingprocess är det lätt att missa viktiga steg. Till exempel kan det hända att den nya medarbetaren inte får nödvändiga inloggningsuppgifter för sin första arbetsdag.

En otydlig onboardingupplevelse kan leda till att den nya medarbetaren saknar tillgång till viktiga program för att utföra sina uppgifter, vilket kan påverka engagemanget negativt.

Genom att automatisera onboardingprocessen skapar du en strukturerad och transparent process för de nya medarbetarna. För varje punkt på din IT-onboardingchecklista får du eller den ansvariga medarbetaren en påminnelse när det är dags att skicka e-post eller skapa ett konto.

Glöm inte din IT-offboardingchecklista

Offboarding är nästan lika viktigt som onboarding. En noggrann offboardingprocess är avgörande för att säkerställa säkerheten för företagets data, återvinning av utrustning och för att förhindra dataintrång.

Därför behöver du en IT-offboardingprocess, inte bara en IT-onboardingprocess.

Att upprätthålla en god relation med en före detta anställd, avsluta licenser för konton du kanske fortfarande betalar för och säkerställa företagets säkerhet är några av anledningarna till att din IT-offboardingchecklista bör vara lika bra som din onboardingchecklista.

Avsluta alla konton, inloggningar etc.

Sätt en påminnelse för att avsluta licenser och stänga konton för den anställda som ska sluta. Nästan 50 procent av före detta anställda har fortfarande viss åtkomst till sitt gamla företags data, vilket inte är bra för företagets regelefterlevnad.

Återta alla enheter

Upprätta en tydlig plan för att den före detta medarbetaren återlämnar sin laptop, skärm, telefon, osv. Om personen arbetar på distans bär dessa skickas tillbaka, medan de annars kan lämna dem på kontoret. Har du använt en IT-onboardinglista, så finns redan en förteckning över vad som delats ut. Detta gör det enkelt att bocka av vid återlämning.

Automatisera din IT-onboardingprocess och uppgifter med Deel

Med rätt plattform kan du minska manuellt arbete och undvika onödiga misstag, vilket gör att dina medarbetare kan komma igång och vara produktiva redan från dag ett. Onboarding kan vara en rätt komplex och mångsidig process, men med Deel kan du skapa en smidig upplevelse som i princip sköter sig själv. Resultatet? En bättre och mer strukturerad start för både din nya kollega och dig.

Deel Engage ger dig en detaljerad överblick över onboardingprocessen för dina nya medarbetare och deras framsteg under processen.

Alla berörda parter kan enkelt följa vad den nya anställda har lärt sig och vilka utbildningsmoment som återstår – direkt från plattformen. Det minskar också mänskliga fel – genom att använda arbetsflödesbyggaren för att automatisera processen och öka transparensen minskar sannolikheten för misstag.

Deel IT standardiserar hanteringen av utrustning och programvara med en globalt anpassad IT-lösning. Du kan smidigt hantera onboarding, offboarding och allt däremellan med bara några klick, var du än befinner dig.

Effektivisera din globala onboardingprocess med Deel. Boka en demo för att komma igång.