Din kompletta guide till att skapa en faktura

Att starta ett nytt företag är en spännande resa, fylld med både möjligheter och utmaningar. De flesta småföretagare har många roller samtidigt – från HR och bokföring till försäljning – och behöver därför sätta sig in i viktiga processer, såsom fakturering och lönehantering, för att effektivisera verksamheten.

Oavsett om du behöver fakturera för dina tjänster eller anlita frilansare, kommer du förr eller senare att stöta på en faktura. Vet du hur du fyller i den? Eller hur du skapar en från grunden?

Ingen fara – den här artikeln är din kompletta guide till fakturor. Du får lära dig vad en faktura är och vilken information den ska innehålla.

Vad är en faktura?

En faktura är ett dokument som fungerar som ett kvitto på en transaktion mellan köpare och säljare. Du hittar en fullständig definition och förklaring av fakturans användningsområde i vår ordlista för distansarbete.

Vilka är de viktigaste delarna i en faktura?

En faktura är ett formellt affärsdokument. Även om detaljerna kan variera något, finns det några grundläggande delar som alltid bör finnas med.

• Fakturanummer
• Datum
• Företagsuppgifter
• Beskrivning av varor och tjänster
• Betalningsvillkor

Låt oss titta närmare på dessa delar.

Fakturanummer

Varje faktura har ett unikt fakturanummer som fungerar som en referens. Det finns flera sätt att numrera fakturor, men det är bäst att använda en konsekvent metod (mer om detta senare).

Datum

En faktura måste ha ett datum som visar när den skickades. Det är viktigt att datumet är korrekt för att hålla ordning i bokföringen och enkelt kunna hänvisa till tidigare uppdrag. Fakturan ska också ange en förfallodag för betalning.

Vanligtvis är förfallodatumet 30 dagar efter fakturadatumet (dagen då fakturan skickas). Vissa transaktioner kan dock ha en längre betalningsfrist för att underlätta kassaflödet.

Företagsuppgifter

Fakturan ska tydligt ange kontaktuppgifterna för både köpare och säljare, inklusive kundens namn och telefonnummer. Korrekt kontaktinformation gör det enklare att reda ut eventuella oklarheter eller följa upp en betalning. Företagets kontaktuppgifter säkerställer också dokumentets juridiska giltighet, så det är viktigt att stavning och information är korrekta.

Beskrivning av varor och tjänster

Fakturor består av detaljerade radposter. Varje rad beskriver en levererad vara eller tjänst och inkluderar enhetspris, antal, skattesats och total kostnad. Radposterna kan avse tjänster baserade på timpris eller fysiska produkter.

Totalt belopp att betala

Det totala fakturabeloppet ska spegla samtliga specificerade varor och tjänster. Ange eventuella rabatter samt om moms ingår eller ej.

Betalningsvillkor

Betalningsvillkor anges på fakturan för att undvika missförstånd. Fakturan bör innehålla förfallodatum, eventuella rabatter, villkor för tidig betalning och avgifter vid sen betalning.

Tips! En personlig hälsning kan göra stor skillnad. Tacka till exempel kunden för affären.

Vad är fakturanumret?

Varje faktura har ett fakturanummer som används för både interna och externa referenser. Vanligtvis placeras fakturanumret i det övre högra hörnet av dokumentet.

Vissa företag ber även om att fakturanumret används som referens vid elektroniska betalningar.

Det finns några bästa praxis vid tilldelning av fakturanummer. Till exempel bör du hålla dig till det valda faktureringsformatet, särskilt när du skickar återkommande fakturor.

Det finns flera sätt att tilldela fakturanummer. Här är några exempel.

Sekventiell

Många molnbaserade faktureringsprogram använder sekventiella numreringsformat, vilket gör att många företag väljer att tilldela fakturanummer på samma sätt.

Det första numret börjar med 1, och därefter följer fakturorna i nummerordning. Till exempel blir faktura #001 den första, följt av faktura #002.

Det sekventiella formatet gör det lätt att upprätthålla konsekvens och förhindrar dubbletter av fakturanummer.

Kronologisk

Den kronologiska metoden för fakturering sorterar fakturor efter det datum de skapas. Varje fakturanummer börjar med datumet i ett visst format, följt av ett unikt fakturanummer.

Till exempel, om du skickar en faktura den 31 oktober 2021 och har valt det unika numreringsformatet 001, blir det kronologiska fakturanumret 2021-10-31-001.

Efter kund-ID

Företag som hanterar flera olika klienter på retainer kan välja att använda unika kund-ID:n. Processen liknar kronologisk numrering, med en liten skillnad. I stället för att ange datum före det unika numret lägger du till kund-ID.

Kund-ID kan vara numeriskt (till exempel 240) eller alfabetiskt (till exempel CAN). Fakturanumret kan då se ut som 240-001 eller CAN-001.

Efter projekt-ID

Projekt-ID fungerar på liknande sätt som kund-ID, men numret baseras på projekt i stället för kunder. Vissa företag, till exempel inom byggbranschen, tycker att denna metod är särskilt effektiv.

Projekt-ID kan vara numeriskt eller alfabetiskt och följer samma format som ett kund-ID.

Faktura vs. räkning – vad är skillnaden?

Föreställ dig en födelsedagsmiddag på din favoritrestaurang. Efter en kväll med god mat, fint vin och trevligt sällskap ber du om att få betala. Servitören kommer med notan, och du tar genast fram ditt kreditkort. I det här fallet har servitören gett dig en räkning, inte en faktura.

Många använder termerna faktura och räkning omväxlande. Även om de har vissa likheter finns det en viktig skillnad att känna till.

Både en faktura och en räkning visar hur mycket som ska betalas efter en affärstransaktion. Skillnaden är att en faktura oftast har ett förfallodatum längre fram, medan en räkning kräver omedelbar betalning.

En räkning är en typ av faktura och fungerar som en betalningsbegäran. Trots den lilla skillnaden i betalningsvillkor föredrar vissa branscher att använda termen räkning i stället för faktura.

Faktura vs. inköpsorder – vad är skillnaden?

Vissa blandar också ihop en faktura med en inköpsorder. Det är viktigt att skilja på dessa dokument eftersom de har olika syften. En inköpsorder kommer före ett köp och bekräftar kostnader samt transaktionsdetaljer.

En faktura skapas av säljaren efter köpet, begär betalning och bekräftar villkoren. En inköpsorder skapas av köparen före köpet, bekräftar beställningen och beskriver villkoren.

Bästa praxis för fakturor

Ämnet pengar kan göra vilken diskussion som helst lite obekväm. Att fakturera en kund för stora belopp och be om betalning kan kännas utmanande, men det behöver det inte vara. Det finns professionella sätt att be en kund om betalning.

Här är några tips för att skapa (och skicka) professionella fakturor.

Skapa en tydlig översikt

Vissa affärstransaktioner är enkla. Till exempel kommer en försäljningsfaktura för en bulkbeställning av keramikmuggar att inkludera antal, produktbeskrivning och kostnad per enhet.

Vissa affärsuppgörelser är däremot mer komplexa och består av flera delar. Dessa detaljer bör specificeras för tydlighetens skull. Till exempel kan en bröllopsfotograf ange vad som ingår i ett paket, såsom ett visst antal timmar under dagen, ett bestämt antal bilder osv.

Det är viktigt att specifikationen är detaljerad och innehåller tydliga uppgifter. Om fakturan gäller fysiska varor bör du även inkludera SKU och produkt-ID.

Tips: Ange tydligt på fakturan om skatter ingår i priset eller inte.

Fakturera vid rätt tidpunkt

Send an invoice as soon as services are rendered, or products are delivered. As the work is complete, you can demand payment. Sending a timeous invoice will prevent a delay in payment and help manage cash flow. Any penalty for late payments should be outlined in the terms of payment.

Erbjud onlinebetalningsalternativ

Tidigare betalade företag sina räkningar kontant. I takt med att tekniken har utvecklats har dock internetbank blivit standard. Det gynnar båda parter i affärstransaktionen genom att erbjuda en enkel och smidig betalningsprocess.

Onlinebetalningsalternativ främjar punktliga betalningar och förbättrar kundupplevelsen.

Det finns flera sätt att underlätta hanteringen av onlinebetalningar. Här är några att börja med:

• Ange bankuppgifter för onlinebetalning (och säkerställ att de är korrekta)
• Begär att betalningsbekräftelse skickas till din e-postadress
• Ange ett enkelt referensnummer som kunden kan använda
• Investera i en onlinebokföringsplattform som effektiviserar ekonomiska processer

Definiera tydliga betalningsvillkor

Vanligtvis får kunder 30 dagar på sig att betala hela beloppet. Betalningsvillkoren kan dock anpassas utifrån vad som fungerar bäst för ditt företag och din relation med kunden.

Oavsett vilka betalningsvillkor du väljer är det viktigt att ange dem tydligt på fakturan. Till exempel kräver många företag att hela beloppet betalas vid ett tillfälle. Vissa begär en deposition eller delbetalning innan tjänster utförs, medan andra tillåter upp till 90 dagar för betalning.

Låt branschens natur och projektets komplexitet styra dina betalningsvillkor.

Använd återkommande fakturering när det är relevant

Om du regelbundet gör affärer med samma kund är det smart att använda ett system för återkommande fakturor. Med bokföringsplattformar blir det enklare att skapa återkommande fakturor, vilket ger fördelar som bättre kassaflöde, mindre administration och automatiserade betalningsprocesser.

Tips: Om du har en retainerkund kan du föreslå autogiro. Kom ihåg att faktureringsprocessen fortfarande måste genomföras för att säkerställa en spårbar betalning.

Skicka fakturan tillsammans med ett e-postmeddelande

Att få en faktura med ett stort belopp utan sammanhang kan kännas överväldigande. Mjuka upp intrycket genom att skicka ett e-postmeddelande tillsammans med betalningsförfrågan.

Ta dig tid att tacka kunden för affären och inkludera eventuell ytterligare information i e-postmeddelandet. Beroende på din relation med kunden kan du till och med lägga till en gnutta humor! Att skicka ett genomtänkt mejl tillsammans med fakturan kan göra det enklare att få betalningen i tid.

Arbeta bara när betalning har gjorts

Var inte rädd för att pausa arbetet eller stoppa projekt om en kund inte betalar i tid. För att skydda dig själv, inkludera en klausul om att arbetet är beroende av att betalning sker enligt överenskommelse. Eftersom en faktura inte är ett juridiskt dokument är det viktigt att tydligt ange alla villkor i förväg.

Så skapar du en faktura

Fakturor har utvecklats från handskrivna dokument till elektroniska fakturor och nu även online- och mobilfakturor. Vissa konventionella företagare föredrar fortfarande att skriva fakturor för hand, medan moderna företag har anammat mer effektiva metoder för att hantera kundfordringar.

I dag är digitala fakturor enkla att skapa, ändra och skicka. Vi rekommenderar att du skapar fakturor online och skickar dem till dina kunder via e-post. Processen är effektiv, kostnadseffektiv och smidig för båda parter.

Att använda en fakturamall är det enklaste sättet att komma igång. Bokföringsprogram erbjuder ofta mallar och fakturageneratorer som du kan anpassa med dina företagsuppgifter. Se till att all nödvändig information finns med när du skapar din faktura.

Om ditt företag inte använder en bokföringsplattform finns det många gratis mallar att ladda ner från internet – en snabb Google-sökning räcker.

Effektivisera din dokumentation med Deel

På Deel förstår vi att företagsekonomi ibland kan vara komplicerat, särskilt när du hanterar ett stort globalt team. Att arbeta med kunder och frilansare över hela världen innebär dessutom en extra utmaning när det gäller att hålla ordning på dokumentationen.

Vår onlineplattform är skapad för dagens arbetsliv och erbjuder smidiga lösningar för lönehantering, regelefterlevnad och HR. Begär en demo för att se hur vi kan hjälpa dig att förenkla regelefterlevnaden.