De bästa verktygen för att jobba med frilansare globalt

Den ökade distansarbets- och frilanskulturen har förändrat hur företag rekryterar. Under 2024 beräknas 76,4 miljoner arbetare i USA ha varit verksamma som frilansare, en del av en växande global trend.

Med rätt verktyg blir det enklare att jobba med frilansare, så att företaget kan fokusera på resultatet.

Dessa verktyg gör det lättare att jobba med frilansare – från tidrapportering och rekrytering till betalningar och kommunikation. Mindre administration, smidigare processer och koll på regler i olika länder.

Vad är programvara för hantering av frilansare?

Programvara för hantering av frilansare (CMS) är ett molnbaserat verktyg som automatiserar anställning, administration och betalningar av frilansare. Med en centraliserad plattform kan företag effektivisera onboarding, hantera uppdrag och sköta betalningar på ett säkert sätt.

Fördelar inkluderar:

• Enklare att hitta kvalificerade frilansare med rätt kunskap och erfarenhet
• Smidigare onboarding där frilansare själva hanterar dokument och inställningar
• Snabbare sätt att få in rätt personer i projekten, vilket ökar effektiviteten
• Smidigare hantering av både uppdrag på plats och på distans
• Enkla och flexibla betalningslösningar för frilansare världen över
• Bättre kontroll över kostnader för frilansare, med verktyg för prognoser och regelefterlevnad
• Förbättrad kommunikation och engagemang med frilansare genom uppdateringar i realtid

Dessutom säkerställer CMS efterlevnad av skatteregler och arbetslagar genom att skapa granskningsbara register, vilket minskar risken för felklassificering och rapporteringsfel.

Bästa verktygen för att hantera frilansare 2024

Att hantera frilansare smidigt blir allt viktigare när företag förlitar sig mer på global och remote talang. Under 2024 finns det smarta verktyg som gör det enklare att sköta anställning, betalningar, regelefterlevnad och HR, så att allt flyter på oavsett var folk jobbar. Här är några av de bästa verktygen för att hantera frilansare just nu.

Deel Frilansare

Deel Frilansare är en kraftfull plattform som förenklar anställning, hantering och betalning av frilansare globalt, med fokus på regelefterlevnad och flexibla betalningsalternativ. Den hjälper företag att snabbt ta in frilansare från över 150 länder och hanterar allt från internationella regelverk till betalningar och HR-administration.

• Enkel och säker onboarding: Frilansare i över 150 länder kan enkelt onboardas via Deels system, som ser till att alla nödvändiga dokument är på plats och följer lokala arbetslagar.
• Globala betalningar: Deel erbjuder 8 olika betalningsalternativ, inklusive lokala valutor och krypto. Frilansare kan ta ut sina intäkter via tjänster som Wise, Revolut och Deel Card. Arbetsgivare kan göra en samlad betalning för alla frilansare, vilket sparar mycket administrativ tid.
• Utgifter och fakturahantering: Frilansare kan automatiskt skapa fakturor via plattformen, och kunder kan godkänna utgifter. Alla betalningar synkas med bokföringssystem, vilket gör det enkelt att hålla koll på ekonomin.
• Tidsspårning för PAYG-frilansare: Frilansare med PAYG kan enkelt registrera sina timmar via en smidig plattform med funktioner som start- och sluttider, pauser och en tydlig tidrapport. De kan skicka in timmar i bulk eller använda en klocka in/ut-funktion, där arbetstiden automatiskt räknas om till betalning baserat på godkända timmar. Allt synkas med betalnings- och lönesystem, så faktureringen blir korrekt och utbetalningarna sker i tid.
• Global HRIS-integration: Deel samlar HR-uppgifter på ett ställe, inklusive ledighetshantering, dokumenthantering och automatiserad onboarding för både anställda och frilansare.

Time Doctor

Time Doctor är ett heltäckande tidsspårningsverktyg som förenklar hanteringen av arbetstimmar och löner för remote- och distribuerade team. Genom att integreras smidigt med Deel säkerställer Time Doctor exakt tidsspårning och automatiserad lönehantering för företag som använder en pay-as-you-go-modell. Dess automatiserade tidrapporter gör att arbetstimmar registreras korrekt, minimerar fel från manuell inmatning och hjälper företag att optimera sina löneprocesser för frilansare och konsulter.

• Automatisk tidsspårning: Time Doctor spårar arbetstimmar automatiskt och ger företag exakta tidsregistreringar för korrekta löneberäkningar.
• Löneintegration: Det kopplas ihop med Deel för att automatisera betalningar och fakturering i stora volymer, vilket gör att du slipper mycket admin genom att enkelt synka tidsregistreringar med lönesystemet.
• Dashboard i realtid: Företag kan följa produktivitet och följsamhet till scheman, vilket ger insikter i frilansarens prestationer samtidigt som ansvar och regelefterlevnad säkerställs.

Hubstaff

Hubstaff är ett verktyg för att registrera tid och personalhantering som främst är byggt för att hantera distans- och distribuerade team. Det hjälper företag att följa medarbetares produktivitet, hålla koll på arbetstimmar och hantera lön för timavlönade. Några av de viktigaste funktionerna är:

• Tidsregistrering: Hubstaff låter medarbetare och frilansare logga sina arbetstimmar antingen automatiskt (med en start/stopp-timer) eller manuellt, vilket säkerställer korrekta register för lön och projektuppföljning.
• Övervakning av produktivitet: Plattformen har valfria verktyg för att följa produktivitet, som skärmdumpar och aktivitetsuppföljning (tangentbords- och musanvändning), vilket ger insikter i hur medarbetare presterar. Du kan också justera inställningarna för att anpassa till integritetskrav eller efterlevnad.
• Platsspårning och geofencing: För fältteam eller distansarbetare kan Hubstaff spåra plats i realtid. Det möjliggör geofencing, vilket automatiskt startar/stannar tidsregistreringen när en arbetare kommer till eller lämnar en arbetsplats.
• Automatiska löneutbetalningar: Hubstaff integreras med betalningsplattformar som PayPal och Wise, vilket automatiserar betalningar till frilansare baserat på de registrerade arbetstimmarna. Du kan också sätta egna löner för varje teammedlem eller projekt och hantera betalningar i flera valutor för globala team.
• Projektledning: Chefer kan tilldela uppgifter, följa tid som lagts på specifika projekt och övervaka uppgiftsslutförande för att säkerställa att teammedlemmarna håller schemat.
• Rapportering: Hubstaff erbjuder detaljerade rapporter om tid som lagts, produktivitet och projektframsteg. Chefer kan också sätta upp budgetar och få aviseringar om timmar eller kostnader överskrider gränser.
• Integrationer: Hubstaff fungerar med projektledningsverktyg som Trello, Jira och Asana, samt redovisningsplattformar som QuickBooks, vilket gör det enkelt att strömlinjeforma arbetsflöden inom företaget.

JazzHR

JazzHR är främst ett rekryteringsverktyg som fokuserar på att effektivisera anställningsprocessen. Det erbjuder verktyg för att publicera jobbannonser, hantera kandidater och automatisera delar av rekryteringsprocessen. Några av de viktigaste funktionerna är:

• Jobbannonsering: JazzHR låter användare publicera jobbannonser på flera jobbportaler från en och samma plattform (som Indeed, Glassdoor, LinkedIn, etc.). Du kan anpassa jobbbeskrivningar med hjälp av mallar, vilket gör det enkelt att uppdatera och ändra annonser.
• Kandidatspårning: Systemet erbjuder en centraliserad dashboard för att hantera kandidater i varje steg av anställningsprocessen. Användare kan spåra kandidater, organisera dem i kategorier (intervjuade, anställda, etc.) och filtrera igenom CV:n med hjälp av automatisk CV-avläsning.
• Samarbetsrekrytering: Du kan involvera ditt team i rekryteringsprocessen genom att dela feedback på kandidater, ge poäng och lämna interna kommentarer. Det gör beslutsfattandet enklare eftersom flera i teamet kan vara med och granska direkt i plattformen.
• Intervjutidbokning: JazzHR integreras med kalendrar för att automatiskt schemalägga intervjuer, vilket synkroniserar direkt med både kandidatens och intervjuarens tillgänglighet.
• Hantera anställningserbjudanden: Plattformen erbjuder mallar för anställningserbjudanden och gör det möjligt att skicka dem elektroniskt, samt samla in e-signaturer direkt genom systemet. Detta gör att rekryteringsprocessen flyter på smidigt från början till slut.
• Rapporter och analyser: Användare kan skapa detaljerade rapporter om rekryteringsmått som anställningstid och effektiviteten hos olika jobbportaler. JazzHR stöder även rapportering för efterlevnad, vilket kan hjälpa till att säkerställa att du uppfyller regelverkskrav.

Deel Contractor of Record

Deel Contractor of Record (CoR) hjälper företag att minska risken för felaktig klassificering av arbetstagare genom att fungera som agent för register och ta på sig ansvaret för regelefterlevnad och juridiska risker.

• Klassificering av arbetstagare: Deel ser till att arbetstagare klassificeras rätt (frilansare vs. anställd) och ger företag råd om regelefterlevnad. Det hjälper företag att undvika böter för felklassificering, vilket annars kan leda till böter och skatteproblem.
• Regelkompatibla avtal: Deel tar hand om att skapa lokalt anpassade avtal och sköter bakgrundskontroller, så att varje frilansare jobbar under rätt juridiska förutsättningar.
• HR management: The platform centralizes HR tasks such as managing equipment provisioning, payments, and compliance monitoring, all in one system. It also offers Continuous Compliance™, monitoring local labor law changes and providing actionable insights.

Viktiga funktioner i programvara för hantering av frilansare

Att hantera frilansare i olika länder och regioner kommer med sina egna utmaningar. Vi har redan pratat om några av de bästa verktygen, men nu ska vi kolla närmare på alla de viktiga funktionerna som gör programvara för hantering av frilansare så värdefullt för globala företag.

Onboarding av frilansare

Att ta in frilansare på ett effektivt sätt är avgörande för att hålla igång arbetet, särskilt för växande företag. En bra onboardingprocess bör effektivisera uppgifter som att skriva på avtal, samla in nödvändig dokumentation och introducera frilansare till projektledningssystem. Automatiserade onboardingfunktioner hjälper företag att växa snabbare genom att minska administrativt arbete och gör att frilansare kan komma igång snabbt.

Dessutom ser plattformar som möjliggör smidig överföring av data från rekrytering till onboarding till att inga detaljer missas när en kandidat övergår till att bli en aktiv frilansare.

Regelefterlevnad och skydd mot felklassificering

Att säkerställa regelefterlevnad handlar inte bara om onboarding. Med olika arbetslagar i olika länder kan felklassificering av frilansare leda till böter och till och med rättsliga konsekvenser. Den vanligaste situationen för felklassificering av frilansare uppstår när ett företag felaktigt klassificerar en anställd som frilansare, vilket utsätter företaget för potentiella böter från myndigheter för att de inte följer lagar om arbetstagares skydd.

Effektiv programvara för hantering av frilansare erbjuder verktyg som klassificeringsfrågor eller Frilansare av register (CoR) för att hjälpa företag att:

• Klassificera arbetstagare på rätt sätt
• Se till att man följer lokala arbetsrättsregler
• Minska risken för stämningar och granskning från myndigheter

Betalningsalternativ för frilansare

Att ha flexibla betalningsalternativ och att få betalt i en valuta man föredrar är väldigt viktigt för en frilansare. Och en glad frilansare är en produktiv frilansare.

Plattformar för hantering av frilansare med stöd för flera valutor hjälper definitivt globala frilansare att få betalt enkelt, utan extra krångel och avgifter kopplade till valutakonvertering eller några förseningar.

De bästa plattformarna för hantering av frilansare kan också erbjuda olika uttagsmetoder, som globala bankkort, lokala banköverföringar och till och med kryptovalutor, för att passa olika preferenser. Denna flexibilitet hjälper företag att behålla talang genom att ge frilansare världen över en smidig betalningsupplevelse.

Global lönehantering

Även om flexibla betalningsalternativ är viktiga för frilansare, behöver företag ett smidigt lönesystem för att hantera betalningar till flera frilansare i olika länder. Eftersom frilansare oftast sköter sina egna skatter, handlar det för företag snarare om att effektivt hantera massbetalningar än att ta hand om individuella skatteansvar.

Smidig programvara för lön gör det möjligt för företag att:

• Betala flera frilansare på en gång, vilket förenklar globala löneprocesser.
• Automatisera betalningar för att se till att frilansare får betalt i tid.
• Stödja betalningar i flera valutor, vilket gör det enklare att betala frilansare var de än är.

Denna automatisering minskar det administrativa arbetet för företag och gör betalningsprocessen smidigare, så att företag kan fokusera på att bygga bra relationer med sina frilansare.

Automatiserad fakturering

Manuell fakturering kan leda till fel och förseningar, särskilt när man jobbar med frilansare från olika delar av världen. Automatiserad fakturering ser till att fakturorna är korrekta och kommer i tid, vilket gör det enklare för företag och ser till att frilansare får rätt betalning för sitt arbete.

Dessa system skapar ofta fakturor baserat på arbete som har skickats in och godkänts, vilket minskar bördan för frilansare att manuellt hålla koll på sina fakturerbara timmar. Det är en win-win, då det förbättrar effektiviteten för företag samtidigt som frilansare får rätt betalt i tid.

Tidsregistrering och produktivitetsuppföljning

Att hålla koll på arbetstimmar är viktigt för timavlönade frilansare och för företag som fakturerar baserat på arbetad tid. Tidsregistreringsverktyg gör det enkelt för frilansare att logga sina timmar, och vissa avancerade system erbjuder funktioner som massinlämning av timmar eller in- och utstämpling för ökad bekvämlighet.

Dessutom kan plattformar som erbjuder produktivitetsuppföljning ge chefer insikter i hur frilansare spenderar sin tid. Det kan inkludera funktioner som skärmdumpar, aktivitetsnivåer och till och med platsövervakning för fältservice-team. Det här hjälper företag att fördela arbetsuppgifter smartare och se till att frilansare jobbar effektivt, samtidigt som allt är transparent

Skattehantering

Frilansare från olika länder har ofta olika skatteåtaganden beroende på var de befinner sig. Även om det inte är kundens ansvar att hantera frilansarens skatter, finns det plattformar som erbjuder hjälp med det. Dessa verktyg kan hjälpa till med att samla in skattedokument och ge tips på hur man hanterar skatteregler i olika länder. Det gör det enklare för frilansare att följa lokala skatteregler och minskar risken för framtida problem.

För företag gör sådana funktioner också att det blir enklare att skapa korrekta skatterapporter, så att både företaget och frilansarna uppfyller sina skatteåtaganden.

Förmåner och fördelar för frilansare

Även om förmåner oftast är något för heltidsanställda, kan det vara ett stort plus att erbjuda förmåner och fördelar till frilansare. Vissa plattformar ger frilansare tillgång till hälsoförmåner, försäkringar eller ekonomiska fördelar som förskott på betalningar. Det gör det lättare att hitta och behålla duktiga frilansare – och visa att man erbjuder mer än bara en bra lön.

Se även: Att anlita och hantera frilansare – en guide för globala uppdrags­givare

Använd Hubstaff, JazzHR och Deel för en smidig hantering av frilansare

Genom att kombinera Deel med Hubstaff och JazzHR får du en komplett lösning för att hantera frilansare. Dessa verktyg täcker allt – från rekrytering och produktivitetsuppföljning till smidiga globala betalningar – och hjälper ditt företag att växa effektivt.

Genom att kombinera Deel med Hubstaff och JazzHR får du en komplett lösning för att ta hand om dina frilansare. Dessa verktyg täcker allt – från rekrytering och produktivitetsuppföljning till smidiga globala betalningar – och hjälper ditt företag att växa effektivt.