Leitfaden: Auftragnehmer:innen in Mitarbeitende umwandeln

Die Umwandlung von Auftragnehmer:innen in Mitarbeitende ist eine strategische Entscheidung, die sowohl Ihrem Unternehmen als auch den Auftragnehmer:innen zugutekommen kann.

Zwar bieten unabhängige Auftragnehmer:innen Flexibilität und spezialisierte Fähigkeiten auf Projektbasis, doch in manchen Fällen ist eine langfristigere, strukturierte Beschäftigung notwendig. Ob zur Einhaltung von Arbeitsgesetzen, zur Sicherung wertvoller Talente oder zur besseren Kontrolle über die Arbeitsleistung – die Umstellung auf ein festes Arbeitsverhältnis kann Ihre Prozesse optimieren und Ihr Team stärken.

Dabei gilt es, rechtliche, finanzielle und logistische Aspekte zu berücksichtigen, um einen reibungslosen und rechtskonformen Übergang sicherzustellen.

In diesem Leitfaden beleuchten wir die wichtigsten Gründe für eine Umstellung, führen Sie durch die erforderlichen Schritte und geben Einblicke, die Ihnen helfen, die beste Entscheidung für Ihr Unternehmen zu treffen.

Die häufigsten Gründe, Auftragnehmer:innen in Mitarbeitende umzuwandeln

Die Umstellung von Auftragnehmer:innen auf ein festes Arbeitsverhältnis kann für beide Seiten vorteilhaft sein. Hier sind die häufigsten Gründe, diesen Schritt in Betracht zu ziehen:

• Ihr:e Auftragnehmer:in möchte ein festes Arbeitsverhältnis: Während viele Auftragnehmer:innen die Flexibilität der Vertragsarbeit schätzen, bevorzugen andere die Sicherheit eines festen Einkommens und den Schutz, den eine Anstellung bietet. Dazu gehören gesetzliche Mitarbeiterbenefits, bereitgestellte Arbeitsmaterialien sowie Schutz durch Mindestlohn- und Überstundengesetze.
• Ihr Unternehmen strebt eine langfristige Zusammenarbeit an: Auftragnehmer:innen arbeiten über einen begrenzten Zeitraum für ein Unternehmen; bis sie ein kurzfristiges Projekt abgeschlossen oder ein bestimmtes Budget erreicht haben. Wenn sie jedoch herausragende Arbeit leisten, kann eine Festanstellung eine sinnvolle Möglichkeit sein, sie dauerhaft ans Unternehmen zu binden.
• Sie möchten mehr Kontrolle über die Arbeitsbeziehung: . [Selbstständige Auftragnehmer:innen] (https://www.deel.com/de/blog/freelancer-innen/) entscheiden selbst über ihre Arbeitszeiten, ihren Arbeitsort und ihr Arbeitspensum. Wenn Sie jedoch feste Arbeitszeiten festlegen wollen oder mehr Kontrolle über die verwendeten Tools, den Arbeitsort oder das tägliche Arbeitspensum der Auftragnehmer:innen möchten, ist eine Anstellung die rechtlich sichere Lösung. Wird ein:e Auftragnehmer:in wie ein:e Mitarbeitende:r behandelt, kann das als [Falschklassifizierung] (https://www.deel.com/de/blog/strafen-bei-scheinselbststandigkeit/) gelten und zu Strafen führen. Erfahren Sie mehr über den Unterschied zwischen Mitarbeitenden und unabhängigen Auftragnehmer:innen.
• Sie möchten den oder die Auftragnehmer:in stärker im Unternehmen integrieren: Auftragnehmer:innen konzentrieren sich oft nur auf ihre spezifische Aufgabe und sind wenig in den Rest der Organisation eingebunden. Eine Festanstellung zeigt Ihr Engagement als Arbeitgeber und erleichtert die Integration in die Unternehmenskultur – was sich positiv auf das Mitarbeitererlebnis und die Motivation auswirkt.
• Ihr Vertrag mit dem oder der Arbeitnehmer:in ist veraltet: Mit Auftragnehmer:innen weiterzuarbeiten, ohne deren Verträge zu aktualisieren oder zu erneuern, ist ein häufiger Fehler. Eine langfristige Zusammenarbeit mit Auftragnehmer:innen ohne Vertragsaktualisierung kann zu rechtlichen Risiken führen, wenn sich Arbeitsgesetze ändern. Die Umwandlung von Auftragnehmer:innen in Mitarbeitende bietet die Gelegenheit, die Arbeitsvereinbarung zu erneuern und auf den aktuellen Stand zu bringen."
• Sie möchten Top-Talente halten und eine Abwerbung vermeiden: Auftragnehmer:innen können für mehrere Kunden arbeiten – möglicherweise auch für Ihre Wettbewerber. Dies könnte dazu führen, dass sie ein Angebot eines anderen Unternehmens annehmen. Die Umwandlung von Auftragnehmer:innen in Mitarbeitende sichern Ihnen exklusiven Zugang zu ihren Fähigkeiten. Attraktive Vorteile wie Krankenversicherung, Altersvorsorge oder bezahlter Urlaub erhöhen ihre Loyalität und verhindern eine Abwerbung.
• Sie möchten langfristig Geld sparen: Obwohl Auftragnehmer:innen auf dem Papier eine günstigere Alternative zu Vollzeitmitarbeitenden sind (da sie gesetzlich keine Sozialleistungen benötigen), verlangen sie oft höhere Honorare, da sie Steuern und Sozialleistungen selbst abdecken müssen. Abhängig von der Dauer der Arbeitsvereinbarung kann es sich finanziell lohnen, sie als Mitarbeitende einzustellen und sie langfristig zu binden.
• Der Vertrag Ihrer Auftragnehmer:innen ist nicht konform mit internationalen Arbeitsgesetzen: Wenn Sie Auftragnehmer:innen im Ausland beschäftigen, sind die Arbeitsgesetze dort wahrscheinlich anders. Das bedeutet, dass Ihre Arbeitsvereinbarung eventuell nicht legitim ist und zu Strafen führen kann. Die Umwandlung von Auftragnehmer:innen ist eine gute Gelegenheit, die Arbeitsvereinbarung zu erneuern und stellt außerdem sicher, dass alle Dokumente rechtskonform sind.
• Sie möchten besseren Schutz für das geistige Eigentum Ihres Unternehmens: Auftragnehmer:innen sind eigenständige Einheiten. Das bedeutet, dass sie bestimmte Rechte an der von ihnen erstellten Arbeit erlangen können. In manchen Ländern gehört die von Auftragnehmer:innen erstellte Arbeit automatisch ihnen. Natürlich können Sie Ihre Auftragnehmer:innen bitten, eine Vereinbarung über geistiges Eigentum zu unterzeichnen. Sie sind jedoch noch besser abgesichert, wenn Sie Auftragnehmer:innen in Mitarbeitende umwandeln.

Umwandlung von Auftragnehmer:innen in Mitarbeitende in 7 Schritten

Nachdem Sie nun die wichtigsten Gründe für die Umwandlung von Auftragnehmer:innen in Mitarbeitende kennen, geht es an die konkrete Umsetzung. Hier sind die zentralen Schritte dieses Prozesses:

1. Berechnen Sie die gesamte Steuerbelastung und weitere Kosten

Im ersten Schritt sollten Sie prüfen, ob die Umwandlung der Auftragnehmer:innen in Mitarbeitende für das Unternehmen finanziell tragbar ist. Durch die Berechnung der Gesamtkosten, die mit der Einstellung von Mitarbeitenden verbunden sind, erhalten Sie eine realistische Einschätzung der Gesamtkosten. Nehmen Sie dazu das geschätzte Gehalt und ziehen Sie die gesamte Steuerlast sowie andere Ausgaben, wie Sozialleistungen, Boni und Benefits ab.

Hier sind einige der Steuern und Zusatzkosten, die mit der Einstellung von Mitarbeitenden verbunden sind:

• Der vom Arbeitgeber gezahlte Teil der Lohnsteuer
• Reisekosten und Erstattungen
• Schulungskosten
• Investitionen in Ausrüstung und Technologie
• Gesundheits- und Zahnleistungen
• Bezahlter Urlaub und Urlaubsvergütung
• Altersvorsorge
• Leistungsprämien oder Verkaufsprovision
• Vergünstigungen wie Teambuilding-Ausflüge, Kaffee und Mittagessen sowie Partys oder Boni

Da Auftragnehmer:innen in der Regel höhere Stundensätze berechnen, um ihre selbstständigen Ausgaben und Steuern abzudecken, ist eine direkte Umrechnung ihres Honorars in ein Gehalt in den meisten Fällen nicht finanziell tragbar.

Es gibt einige Möglichkeiten, eine faire Vergütungsstruktur zu entwickeln. Eine Möglichkeit besteht darin, den Stundensatz des oder der Auftragnehmer:in zu ermitteln und ihn mit 2.080 Stunden zu multiplizieren – der Gesamtzahl der Stunden, die ein Vollzeitbeschäftigter in der Regel jährlich arbeitet.

Alternativ können Sie den Employee Cost Calculator von Deel verwenden.

2. Überprüfen Sie die rechtliche Machbarkeit

Nachdem Sie sichergestellt haben, dass die Umwandlung von Auftragnehmer:innen zu Mitarbeitenden finanziell tragbar ist, sollten Sie prüfen, ob sie auch rechtlich möglich ist. Jedes Land hat eigene Kriterien, um festzulegen, ob eine bestimmte Rolle als Anstellung gilt.

In den USA folgt der Internal Revenue Service (IRS) den Regeln des Common Law, um zwischen Auftragnehmer:innen und Mitarbeitenden zu unterscheiden. Solche Ressourcen können Ihnen helfen, die rechtliche Klassifizierung der Auftragnehmer:innen zu bestimmen und festzustellen, ob sie in ein reguläres Arbeitsverhältnis überführt werden können.

Lebt der:die Auftragnehmer:in in einem anderen Land, müssen Sie sicherstellen, dass eine legale Anstellung möglich ist. Dies könnte bedeuten, dass Sie eine lokale Einheit – auch bekannt als ausländische Tochtergesellschaft– gründen müssen. Alternativ können Sie den einfacheren Weg wählen und die Person über einen Employer of Record (EOR) einstellen.

Ein EOR ist eine Organisation, die Unternehmen dabei unterstützt, Mitarbeitende lokal und international einzustellen und zu bezahlen, ohne eine eigene Tochtergesellschaft zu gründen. Der EOR übernimmt die volle rechtliche Verantwortung für die Mitarbeitenden des Unternehmens, unterzeichnet und kündigt Verträge, zahlt Gehälter, verwaltet obligatorische Mitarbeiterleistungen und Vergünstigungen, sammelt Steuerdokumente und mehr.

Während der EOR alle administrativen und rechtlichen Aspekte Ihrer Geschäftsbeziehung verwaltet, behalten Sie weiterhin die Kontrolle über Arbeitspensum, Zeitplanung und operative Entscheidungen für Ihre neuen Mitarbeitenden. Die Einstellung über einen EOR ist eine schnelle und unkomplizierte Lösung – insbesondere, wenn Sie mehreren Auftragnehmer:innen in verschiedenen Ländern feste Positionen anbieten möchten.

3. Verhandeln Sie den neuen Arbeitsvertrag

Nachdem Sie alle notwendigen Prüfungen abgeschlossen und sichergestellt haben, dass die Umstellung sowohl machbar als auch geschäftlich sinnvoll ist, geht es nun darum, mit dem oder der Auftragnehmer:in in Verhandlung zu treten und die Bedingungen der neuen Vereinbarung zu klären.

Nutzen Sie die ermittelte Gehaltsstruktur sowie das geplante Leistungspaket, um ein überzeugendes Angebot zu unterbreiten. Bedenken Sie dabei, dass Auftragnehmer:innen, die in eine Vollzeitstelle wechseln, oft bestehende Projekte und Kunden aufgeben müssen. Dies kann finanzielle Auswirkungen haben, weshalb ein wettbewerbsfähiges Jahresgehalt sowie attraktive Zusatzleistungen entscheidend sind, um sie für Ihr Unternehmen zu gewinnen.

Da Auftragnehmer:innen es gewohnt sind, flexibel zu arbeiten, kann es sinnvoll sein, ihnen den Übergang zur Festanstellung durch flexible Regelungen zu erleichtern. Optionen wie Remote-Arbeit, unbegrenzter Urlaub oder flexible Arbeitszeiten können helfen, die Umstellung angenehmer zu gestalten – und kommen gleichzeitig auch Ihren bestehenden Mitarbeitenden zugute.

Top-Tipp: Eine klare Richtlinie zur Umwandlung von Auftragnehmer:innen in Mitarbeitende kann Unsicherheiten im Team reduzieren. Die kostenlose Vorlage zur Umwandlung von Auftragnehmern in Festangestellte hilft insbesondere Unternehmen mit internationalen Teams, die Auftragnehmer:innen in verschiedenen Ländern beschäftigen.

4. Unterschreiben Sie einen Arbeitsvertrag

Sobald der oder die Auftragnehmer:in der Festanstellung zugestimmt hat, besteht der nächste Schritt darin, einen Arbeitsvertrag aufzusetzen. Während ein Dienstleistungsvertrag lediglich den Arbeitsumfang definiert, legt ein Arbeitsvertrag die konkreten Aufgaben und Verantwortlichkeiten der neuen Rolle fest. Zudem muss er Informationen zu folgenden Aspekten enthalten:

• Arbeitszeiten und Überstunden
• Gehalt und Vergütung
• Urlaubs-, Krankheits- und Abwesenheitsregelungen
• Beschäftigungszeitraum
• Kündigungsfristen und Abfindungen
• Vertraulichkeit und Datenschutz

5. Sammeln Sie Mitarbeiterinformationen

Wahrscheinlich haben Sie bereits einige grundlegende Informationen über Ihre Auftragnehmer:innen, die Sie aus deren Rechnungen entnehmen können. Es gibt jedoch zusätzliche Steuerformulare und andere Dokumente, die im Rahmen der Anstellung ausgefüllt werden müssen.

In den USA sind Arbeitgeber:innen beispielsweise dazu verpflichtet, ihre Mitarbeitenden zur Ausfüllung und Einreichung von Steuerformularen wie W-4 und W-2 aufzufordern.

Zusätzlich müssen möglicherweise auch Informationen zu den Mitarbeiterleistungen eingeholt werden. Wenn Sie etwa Unterstützung bei der Kinderbetreuung anbieten, sollten Sie wissen, wie viele Kinder Ihr:e neue:r Mitarbeitende:r hat. Bei der Bereitstellung von Rückzahlungen für Studienkredite müssen Sie Informationen über die Höhe der Schulden sammeln. Wenn Sie private Krankenversicherungspläne anbieten, müssen Sie unter Umständen auch die Anzahl der Familienangehörigen erfragen, um eine entsprechende Absicherung zu gewährleisten.

Einige Arbeitgeber verlangen außerdem, dass alle neuen Mitarbeitenden einem gründlichen Background-Check unterzogen werden, um sicherzustellen, dass sie ein einwandfreies polizeiliches Führungszeugnis vorweisen können.

6. Fügen Sie neue Mitarbeitende zur Gehaltsabrechnung des Unternehmens hinzu

Die Bezahlung von Auftragnehmer:innen unterscheidet sich von einer Gehaltszahlung, da sie Lohnsteuerabzüge und gesetzliche Abzüge beinhaltet.

Die erste Aufgabe besteht darin, die im vorherigen Schritt gesammelten Mitarbeiterdaten in Ihre Gehaltsabrechnungs-Software einzugeben. Sollten Mitarbeitende in einem anderen Land ansässig sein, müssen Sie eine globale Gehaltsabrechnung einrichten, um Währungsumrechnungen, Banküberweisungsgebühren und Wechselkurse zu verwalten.

Darüber hinaus sollte Ihre Personalabteilung den Mitarbeitenden je nach Anspruch in die entsprechenden Leistungsprogramme aufnehmen.

7. Beginnen Sie mit dem Onboarding

Da Ihr:e Auftragnehmer:in nun offiziell Teil des Teams ist, sollten Sie den Kolleg:innen das neue Teammitglied vorstellen und die neuen täglichen Aufgaben und Verpflichtungen erklären. Dazu gehören zum Beispiel die Teilnahme an bestimmten Meetings, die Zeit für Kunden zu erfassen oder den Slack-Status zu aktualisieren, wenn Mitarbeitende in der Mittagspause sind.

Ein (virtuelles) Orientierungsgespräch ist eine ausgezeichnete Möglichkeit, neue Mitarbeitende mit den täglichen Abläufen vertraut zu machen und sie gleichzeitig in die Unternehmenskultur zu integrieren.

Wandeln Sie Ihre Auftragnehmer:innen mit Deel in Mitarbeitende um.

Deel hilft Unternehmen bei der reibungslosen Einstellung von Vollzeitmitarbeitenden und unabhängigen Auftragnehmer:innen sowie bei der einfachen Umwandlung zwischen beiden.

Unsere All-in-One-Lösung bietet zudem:

• Verträge, die den lokalen Arbeitsgesetzen entsprechen
• Eine globale Gehaltsabrechnung, einschließlich mehrerer Zahlungsmethoden, lokaler Auszahlungen und Währungen
• Eine Sammlung von Steuerformularen und elektronische Einreichung
• Eine Compliance-Dokumentation, um weltweit Falschklassifizierungen zu vermeiden
• Globale Einstellungen und internationale Beschäftigung

Möchten Sie mehr über den einfachen Weg erfahren, Mitarbeitende einzustellen und zu bezahlen? Buchen Sie noch heute eine Demo.