So erstellen Sie einen strukturierten IT-Onboarding-Prozess

Sind Sie schon einmal an Ihrem ersten Arbeitstag erschienen, nur um festzustellen, dass Ihre Arbeitsausstattung fehlt oder der Zugang zu wichtigen Tools nicht funktioniert?

Wenn IT-Prozesse und -Tools fehlen, kann es den ersten Eindruck eines Unternehmens schnell ruinieren.

Eines ist klar: Je komplexer die Position, desto umfassender sollte das IT-Onboarding sein. Optimieren Sie Ihren IT-Onboarding-Prozess mit unseren bewährten Tipps, Best Practices und einer umfassenden Checkliste.

Was ist IT-Onboarding?

Der IT-Onboarding-Prozess ist ein zentraler Bestandteil des gesamten Onboarding-Programms. Er umfasst:

• Die Einrichtung von Unternehmenskonten
• Die Bereitstellung neuer Technologie und Hardware für neue Mitarbeitende
• Schulungen zur Nutzung dieser Tools
• Die Vermittlung der Sicherheitsrichtlinien für alle Konten und Geräte

Warum ist IT-Onboarding wichtig?

Nichts ist frustrierender, als einen neuen Job ohne funktionierenden Laptop, ohne E-Mail-Zugang und ohne Anmeldedaten für wichtige Tools und Plattformen zu beginnen.

Onboarding ist also wichtig – und das gilt auch für das IT-Onboarding. Denn was machen Mitarbeitende, wenn sie nicht arbeiten können? Sie fühlen sich wahrscheinlich unsicher, durch die fehlende Produktivität unter Druck gesetzt und sind außerdem frustriert, da sie nicht ausreichend unterstützt wurden.

Tatsächlich zeigen Studien, dass fast ein Drittel der Mitarbeitenden innerhalb der ersten 90 Tage kündigt, wenn ihre Einarbeitung nicht gut organisiert ist.

Ein gelungenes IT-Onboarding ist ein wichtiger Bestandteil eines ganzheitlichen Onboarding-Erlebnisses. Neue Mitarbeitende wollen nicht nur willkommen geheißen werden, sondern sich auch direkt nützlich fühlen. Fehlen ihnen jedoch die richtigen Werkzeuge, entsteht schnell der Eindruck, dass ihr Onboarding nicht gut durchdacht wurde. Ein reibungsloser IT-Onboarding-Prozess steigert die Mitarbeiterzufriedenheit und trägt langfristig zur Verbesserung der Mitarbeiterbindung bei.

Best Practices für das IT-Onboarding

Ein effektives IT-Onboarding basiert auf einem strukturierten, konsistenten Ansatz, der teamübergreifend funktioniert.

Alle beteiligten Mitarbeitenden sollten Zugriff auf eine klare Checkliste oder Vorlage haben, die genau aufzeigt, welche Schritte wann erforderlich sind. Diese Transparenz sollte auch für neue Mitarbeitende gelten – sie sollten von Anfang an wissen, an welchen Schulungen sie teilnehmen werden.

Um Verzögerungen zu vermeiden, empfiehlt es sich, automatisierte Onboarding-Prozesse direkt am Tag der Vertragsunterzeichnung zu starten.

Verwenden Sie eine IT-Onboarding-Checkliste

Eine IT-Onboarding-Checkliste ist eine verbindliche Liste aller erforderlichen Maßnahmen, um neue Mitarbeitende von Anfang an mit allen notwendigen Tools für ihre Position auszustatten. Sie sollte für alle beteiligten Teams und Personen jederzeit zugänglich sein.

Tipp: Sorgen Sie dafür, dass jeder die Checkliste aktualisieren kann. So behalten alle den Überblick über erledigte und noch ausstehende Aufgaben.

Erstellen Sie eine E-Mail-Vorlage zur Einführung in Ihr IT-System

Eine standardisierte E-Mail-Vorlage hilft neuen Mitarbeitenden, sich schnell mit der eingesetzten Technologie und den benötigten Geräten vertraut zu machen. Diese E-Mail sollte eine klare Übersicht über alle Geräte und Anmeldedaten enthalten, die sie erhalten werden.

Mit einem automatisierten IT-Onboarding-Prozess lässt sich dies leicht durchsetzen.

Tipp: Da verschiedene Positionen unterschiedliche Plattformen und Zugänge erfordern, empfiehlt es sich, für jede Abteilung oder jedes Team eine spezifische IT-Onboarding-E-Mail-Vorlage zu erstellen.

Hier ein Beispiel für eine IT-Onboarding-E-Mail, die wir für ein neues Mitglied des Marketingteams erstellt haben:

Planen Sie Live-Onboarding-Meetings für neue Mitarbeitende

Virtuelle oder persönliche Onboarding-Sessions sind weiterhin sehr wichtig, insbesondere für einmalige Schulungen. Wenn Sie neue Mitarbeitende in Gruppen onboarden, lohnt es sich, regelmäßige Orientierungsveranstaltungen zu organisieren. Diese können grundlegende Themen wie IT-Sicherheit, den Umgang mit statischen Proxy-Servern und andere essenzielle IT-Richtlinien abdecken. Dies ist eine großartige Gelegenheit, offene Fragen zu klären und die Inhalte der schriftlichen Dokumentationen zu vertiefen und praxisnah zu vermitteln.

Erstellen Sie eine IT-Onboarding-Checkliste als Vorlage für Ihren Prozess.

Eine gut strukturierte IT-Onboarding-Checkliste, die für alle relevanten Beteiligten leicht zugänglich ist, vereinfacht den gesamten Prozess.

So können alle Stakeholder jederzeit den Status der neuen Mitarbeitenden einsehen – zum Beispiel, ob die benötigte Ausrüstung bereits bereitgestellt wurde.

Tipp: Wenn Sie diese Schritte konsequent umsetzen, stellen Sie sicher, dass der IT-Onboarding-Prozess sowohl für Sie als auch für Ihre neuen Mitarbeitenden reibungslos verläuft.

Stimmen Sie sich mit dem Talentmanager ab: Welche Tools und Geräte sind erforderlich?

Jedes neue Teammitglied benötigt Zugang zu unterschiedlichen Tools und Plattformen. Klären Sie daher frühzeitig mit dem zuständigen Talentmanager, welche Tools erforderlich sind.

Für bestimmte Rollen, wie im Vertrieb oder Kundenservice, ist es wichtig, eine spezifische Checkliste mit dem benötigten Equipment und verschiedenen Zugriffen zu haben.

Richten Sie Benutzerkonten und Softwarelizenzen ein

Sobald Sie sich mit dem verantwortlichen Talentmanager abgestimmt haben, können Sie mit der Einrichtung der Konten und Anmeldedaten für den neuen Mitarbeitenden beginnen.

In der Regel benötigt jede Person mindestens eine geschäftliche E-Mail-Adresse, eine Telefonnummer und/oder eine Handynummer sowie einen Teams/Slack-Zugang.

Tipp: Erfassen Sie diese Informationen in einer Liste und senden Sie dem neuen Mitarbeitenden am ersten Tag eine automatisierte Slack-Nachricht mit allen wichtigen Zugangsdaten.

Bestellen Sie das Equipment

Jede Verzögerung bei der Bereitstellung der Arbeitsausstattung führt zu Produktivitätsverlusten – und das ist besonders kritisch, wenn man bedenkt, wie lange es durchschnittlich dauert, bis neue Mitarbeitende ihre volle Arbeitskapazität erreichen.

Planen Sie Meetings zur Unterstützung bei der Kontoeinrichtung

Am ersten Arbeitstag Ihres neuen Mitarbeitenden sollten Sie Meetings mit den relevanten Teammitgliedern einplanen, um die Einrichtung und Nutzung der benötigten Konten und Software zu erleichtern. Dazu kann auch ein Termin mit dem IT-Administrator gehören, der für Sicherheit und Fehlerbehebung zuständig ist.

Zudem sollten Sie sicherstellen, dass neue Mitarbeitende alle notwendigen Geräte und Zugänge erhalten haben.

Tipp: Nutzen Sie diese Meetings, um einzuschätzen, wie vertraut neue Mitarbeitende bereits mit den verwendeten Tools sind. Machen Sie eine Notiz, um Folgetermine für eventuelle Herausforderungen zu planen.

Stellen Sie interne Schulungsunterlagen und Handbücher bereit

Stellen Sie im Rahmen des IT-Onboardings sicher, dass neue Mitarbeitende Zugriff auf alle relevanten Schulungsunterlagen für die Systeme erhalten, die sie nutzen werden.

Viele Unternehmen bieten Schulungshandbücher oder Video-Tutorials für ihre Software an. Falls Sie solche Materialien haben, setzen Sie sich selbst einen Reminder, um sie Ihren neuen Mitarbeitenden zum passenden Zeitpunkt zur Verfügung zu stellen.

Weisen Sie neue Mitarbeitende in Sicherheitsrichtlinien und IT-Compliance ein

Sicherheit und Compliance sind zentrale Themen, die oft komplex und detailliert sind, da sie Bereiche wie Open-Source-Datenüberwachung abdecken. Senden Sie kurze, automatisierte Lerneinheiten zu diesen Themen an neue Mitarbeitende, damit sie die Informationen schrittweise aufnehmen können.

Tipp: Setzen Sie auf spielerische Trainingsmethoden, um komplexe Themen wie IT-Sicherheit und Compliance zu vermitteln.

Überprüfen Sie das Software-Verständnis nach der ersten Woche

All Ihre Bemühungen beim IT-Onboarding – von der Bereitstellung von Logins über die technische Ausstattung bis hin zur Softwareeinrichtung – sind nur dann wirkungsvoll, wenn Mitarbeitende auch wissen, wie sie die Werkzeuge effektiv einsetzen.

Flowchart des IT-Onboarding-Prozesses

Vorbereitung vor dem Startdatum

• Koordinieren Sie sich mit dem Talentmanager, um herauszufinden, welche Software/Geräte neue Mitarbeitende benötigen werden.
• Richten Sie Benutzerkonten und Softwarelizenzen ein
• Bestellen Sie Materialien (Laptop, Monitor, Kabel, Telefon)
• Senden Sie die benötigten Materialien, wenn neue Mitarbeitende remote arbeiten r

Tag 1

• Stellen Sie Passwörter und Zugriffe für alle relevanten Accounts zur Verfügung
• Richten Sie den Schreibtisch der neuen Mitarbeitenden mit dem IT-Equipment ein (falls im Büro)
• Planen Sie Meetings, um bei der Einrichtung neuer Konten zu unterstützen
• Stellen Sie interne Schulungsdokumente oder Handbücher für Software und Programme bereit
• Erklären Sie die Nutzung der Büroausstattung (falls im Büro)
• Geben Sie neuen Mitarbeitenden die Kontaktdaten der IT-Person, die für die Fehlerbehebung verantwortlich ist.

Woche 1 - 4

• Weisen Sie neue Mitarbeitende in die Sicherheitsrichtlinien ein
• Überprüfen Sie am Ende jeder Woche, ob sie verstehen, wie jede Software zu verwenden ist
• Richten Sie bei Bedarf Termine für zusätzliche Schulungen ein

IT-Onboarding automatisieren

Die Einrichtung mehrerer Konten für neue Mitarbeitende sowie das Abhaken von Sicherheits- und Compliance-Checklisten erfordert eine Vielzahl von Schritten. Ohne Automatisierung entsteht ein hohes Risiko für menschliche Fehler.

In einem manuellen Onboarding-Prozess können wichtige Aufgaben leicht übersehen werden. Ein typisches Beispiel: Ein neuer Mitarbeitender erhält nicht rechtzeitig die notwendigen Logins und kann am ersten Arbeitstag nicht direkt loslegen.

Ein inkonsistentes Onboarding-Erlebnis kann zudem dazu führen, dass neue Mitarbeitende keinen Zugang zu wichtigen Programme haben, die sie für ihre Aufgaben benötigen, was wiederum ihr Engagement beeinträchtigt.

Die Automatisierung Ihres Onboarding-Prozesses sorgt für einen klaren, strukturierten Ablauf für Ihre neuen Mitarbeitenden. Jede Aufgabe auf Ihrer IT-Onboarding-Checkliste wird automatisch nachverfolgt – das verantwortliche Teammitglied erhält eine Benachrichtigung, sobald eine E-Mail versendet oder ein Konto eingerichtet werden muss.

Vergessen Sie nicht Ihre IT-Offboarding-Checkliste

Das Offboarding ist fast genauso wichtig wie das Onboarding. Ein strukturierter Offboarding-Prozess ist entscheidend, um Unternehmensdaten zu schützen, die Rückgabe von Equipment sicherzustellen und potenzielle Datenlecks zu verhindern.

Daher benötigen Sie nicht nur einen klaren IT-Onboarding-, sondern auch einen ebenso durchdachten IT-Offboarding-Prozess.

Ein professionelles Offboarding trägt nicht nur zur Sicherheit bei, sondern hilft auch, unnötige Kosten für ungenutzte Softwarelizenzen zu vermeiden und eine positive Beziehung zu ehemaligen Mitarbeitenden aufrechtzuerhalten. Genug Gründe, warum Ihre IT-Offboarding-Checkliste genauso gut sein sollte wie Ihre Onboarding-Checkliste.

Kündigen und löschen Sie alle Konten, Zugriffe, etc.

Setzen Sie sich eine Erinnerung, um alle Lizenzen zu kündigen und sämtliche Konten sowie Logins am letzten Arbeitstag der Mitarbeitenden zu deaktivieren. Fast 50 % der Mitarbeitenden haben immer noch Zugang zu den Daten ihres ehemaligen Unternehmens – ein erhebliches Risiko für Datenschutz und Compliance.

Sammeln Sie alle Geräte wieder ein

Erstellen Sie einen Plan zur Rückgabe des Equipments durch den ehemaligen Mitarbeitenden – sei es per Post (bei Remote-Arbeit) oder direkt im Büro. Falls Sie eine IT-Onboarding-Checkliste verwendet haben, ist bereits dokumentiert, welche Geräte ausgegeben wurden. So lässt sich die Rückgabe einfach nachverfolgen und abhaken.

Automatisieren Sie Ihren IT-Onboarding-Prozess mit Deel

Mit der richtigen Plattform reduzieren Sie manuelle Arbeit und Fehler, sodass neue Mitarbeitende bereits in ihrer ersten Woche produktiver arbeiten können. Ein gutes Onboarding ist eine komplexe Aufgabe, doch mit Deel bauen Sie einen Onboarding-Prozess auf, der von selbst läuft. Das sorgt für ein reibungsloses, strukturiertes Erlebnis – sowohl für Ihr Team als auch für neue Mitarbeitende.

Deel Engage bietet detaillierte Einblicke in den Onboarding-Prozess neuer Mitarbeitender und deren Fortschritte.

Alle Stakeholder können auf der Plattform jederzeit nachvollziehen, welche Schulungen bereits abgeschlossen wurden und welche noch ausstehen. Gleichzeitig reduziert die Automatisierung mithilfe des Workflow-Builders menschliche Fehler und steigert die Transparenz.

Deel IT ermöglicht eine standardisierte Verwaltung von Geräten und Software mit einer global ausgerichteten IT-Lösung. Ob Onboarding, Offboarding oder andere IT-Prozesse – alles lässt sich mit wenigen Klicks zentral steuern, unabhängig vom Standort Ihrer Mitarbeitenden.

Als Ergänzung bietet Deel HR eine vollständig globale HR-Informationslösung (HRIS) – und das kostenlos.

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