Contratar trabajadores independientes: guía completa

El entorno moderno totalmente conectado aporta muchas ventajas significativas a las empresas y startups de todo el mundo. La contratación de trabajadores independientes extranjeros y la gestión de trabajadores remotos es una realidad. Una empresa puede ampliar su grupo de trabajadores independientes a muchos países de todo el mundo y empezar a colaborar con freelancers en Argentina, Japón, Sudáfrica o España. Ser capaz de ampliar el pool de talento a nivel internacional, puede ser un resultado transformador para tu empresa, independientemente del sector en el que se encuentre.

Esta guía está diseñada para ayudarte a determinar lo que tu empresa debe tener en cuenta para contratar de forma legal y sin riesgos.

Para quién es esta guía

La hemos escrito para cualquier empresa del mundo que quiera contratar a nivel internacional. Si tienes preguntas sobre una situación concreta en tu país, no dudes en contactarnos: damos soporte a más de 150 países y sus leyes asociadas.

Diferentes configuraciones para trabajar con trabajadores extranjeros

Hay tres configuraciones entre las que se puede elegir cuando se quiere contratar a personas en otros países:

• Abrir una filial
• Contratar una PEO que utilice los servicios de Employer of Record (EOR)
• Contratar trabajadores independientes

Abrir una filial

La creación de una filial local implica el establecimiento de una nueva entidad legal en el país extranjero, que luego contrata a los trabajadores como empleados locales. Esto requiere la creación de cuentas bancarias locales, permisos de funcionamiento e identificaciones fiscales, por lo que implica un trabajo legal importante. Por ejemplo, Amazon tiene una filial llamada Amazon Canadá para contratar trabajadores en Canadá. Sin embargo, para la mayoría de las empresas, esta configuración es demasiado compleja para sus necesidades.

Organización Profesional de Empleadores (PEO) y servicios de Employer of Record (EOR)

Esta configuración implica la contratación de una empresa de externalización que realiza todos los servicios de RRHH, como las nóminas internacionales, las cotizaciones, los informes fiscales y la formación, en su nombre. El Employer of Record (a veces llamado PEO global) entra en un acuerdo contractual y se convierte en la parte contratante en nombre de la empresa. Esta configuración es necesaria cuando la contratación de trabajadores independientes no es una opción, y los trabajadores deben ser contratados como empleados a tiempo completo.

Contratar trabajadores independientes

Empresas de todos los tamaños pueden contratar a trabajadores independientes y tiene múltiples ventajas:

• La posibilidad de emplear trabajadores extranjeros o de corta duración.
• Ahorro en los costos de los trabajadores.
• Facilidad en las relaciones con los trabajadores independiente.

La contratación de trabajadores independientes es más fácil, pero puede dar lugar a cargos por evasión de impuestos y a auditorías en el futuro si no se entienden bien las leyes locales y las diferentes configuraciones de los trabajadores. Para ayudar a desglosar esto, primero repasaremos las diferencias entre trabajadores independientes y empleados; luego explicaremos cómo se clasifican y cómo los maneja la ley.

¿Quién es un trabajador independiente?

Son personas que ofrecen sus servicios profesionales a los clientes. Suelen ser autónomos a los que se contrata por un periodo de tiempo determinado o por proyecto. Pueden recibir nombres similares, como trabajador independiente, freelancers o empleados unipersonales.

Cada país tiene sus propias formas de definir con precisión la parte de "independencia" del trabajador independiente. Generalmente son independientes porque quien contrata solo puede controlar el resultado del trabajo y no lo que se hará y cómo se hará.

Dicho de otro modo, uno de los principales factores para determinar la relación entre el cliente y el trabajador independiente es el grado de control. Si el que paga controla de alguna manera el trabajo en términos de horas de trabajo o actividades, la relación podría considerarse como empleo. No te preocupes, profundizando en las diferencias de trabajadores independientes y empleados aquí.

¿Quién es un empleado?

Por otro lado, si la empresa controla el rendimiento en su totalidad, el proveedor de servicios se considera un empleado. Además, si la empresa también reembolsa los gastos, proporciona herramientas, lleva a cabo la formación y ofrece vacaciones y beneficios pagados, lo más probable es que el proveedor de servicios sea un empleado. Si existe un contrato de trabajo, el estatus del trabajador es evidente, pero los trabajadores independientes pueden empezar a parecerse a los empleados en algunos escenarios. En esos casos, es necesario determinar su estatus.

Determinar si una persona es un trabajador independiente o un empleado: el proceso de clasificación

A veces es fácil averiguar si un trabajador es un trabajador independiente. Alguien que contrata para rediseñar su página web corporativa sería probablemente un trabajador independiente. Pero, ¿qué ocurre si esa persona es responsable de actualizaciones constantes durante varios años?

Cuando las líneas comienzan a ser borrosas, una empresa debe sopesar todos los factores para determinar si un trabajador es un empleado o un trabajador independiente. Algunos factores pueden indicar que el trabajador es un empleado, mientras que otros sugieren que es un trabajador independiente.

En EE.UU., el IRS dice que no hay un número determinado de factores que conviertan al trabajador en uno u otro, y que ningún factor es el único que sirve para tomar esta determinación. Puedes utilizar la prueba de los 20 factores del IRS, que describe 20 factores que puedes considerar para darte una idea general de cómo es una relación independiente.

Si todavía no estás seguro y necesita apoyo adicional, puede pedir al IRS que se pronuncie al respecto rellenando el formulario SS-8 (Determinación de la condición de trabajador a efectos de los impuestos federales sobre el empleo y la retención del impuesto sobre la renta). El IRS puede tardar al menos seis meses en revisar su caso y proporcionarle un dictamen.

El proceso de clasificación de los trabajadores independientes internacionales

Como ya hemos mencionado, cada país regula los factores que determinan la relación entre el pagador y el proveedor de servicios. El hecho de que una persona sea considerada trabajador independientes en un país no demuestra que lo sea en otro. Cuando contrates a un trabajador independiente internacional, ten especial cuidado para asegurarte de que no se le considerará también un empleado según sus leyes locales.

Cada país tiene sus propias leyes para determinar si alguien debe ser considerado un trabajador independiente, y muchos países han revisado sus políticas en los últimos años. Como ejemplos, en el Reino Unido, los empresarios utilizan la legislación sobre el trabajo fuera de nómina (IR35), mientras que en Serbia utilizan la prueba de independencia para los contribuyentes.

Algunos países también exigen la obtención de una licencia de trabajador independiente, que puede ayudar a evitar los riesgos de clasificación errónea.

Una cosa más a tener en cuenta: algunos países no tienen una clasificación de "trabajador independiente". Algunos tienen diferentes configuraciones, como empresario, autoempresario, comerciante individual, freelancer, etc. Es útil mantener los documentos de compliance adecuados en función de la estructura que tenga el trabajador.

Para asegurarte de que no corres el riesgo de una clasificación errónea, puedes invertir en un asesor jurídico local que te ayude a determinar cómo interpretan las leyes locales una relación laboral.

¿Cómo evitar la clasificación errónea de trabajadores independientes?

La clasificación errónea de los trabajadores suele ser involuntaria, pero a veces puede hacerse de forma deliberada. Algunas empresas clasifican a un empleado como trabajador independiente a propósito para reducir los costos de las pagos porque los trabajadores independientes no tienen derecho a los beneficios de los empleados, como el pago de vacaciones u horas extras, el salario mínimo y los pagos a la seguridad social. Clasificar erróneamente a los empleados como trabajadores independientes también les priva de los derechos, las protecciones y los beneficios que la ley les otorga.

Por lo tanto, clasificar erróneamente a los trabajadores independientes puede dar lugar a importantes violaciones de la legislación laboral y a sanciones fiscales. En casos importantes, las sanciones pueden llegar a ser de cientos de miles de dólares.

Puedes revisar nuestra guía de clasificación errónea de empleados para conocer más detalles sobre las pruebas utilizadas en la clasificación.

Crear un acuerdo de trabajador independiente

Cuando hayas clasificado correctamente a tu empleado como trabajador independiente, es el momento de poner las cosas por escrito. Un contrato escrito te protegerá y protegerá al trabajador de malentendidos garantizando que ambas partes cumplan su parte del trato.

Aunque pueda parecer un ahorro de tiempo, evita utilizar una plantilla de contrato que encuentres en Internet, porque normalmente no tienen todos los elementos necesarios o solo tienen en cuenta las leyes de un país. Te arriesgarás mucho en caso de pleito o disputa. No existe un acuerdo de trabajador independiente que sirva para todos, así que tómate el tiempo necesario para crear un contrato que tenga en cuenta las normas locales de derecho laboral de los dos países implicados. Ten en cuenta que las normas locales también determinan la duración del contrato, y asegúrate de revisar periódicamente el contrato y modificarlo si el alcance del trabajo ha cambiado.

Un acuerdo bien redactado siempre debe contener lo siguiente:

• Alcance del trabajo, detallando los servicios ofrecidos por el trabajador independiente.
• Remuneración y gastos, si procede.
• Relación de las partes, incluyendo el estatus de cada parte, la responsabilidad y las cláusulas de indemnización.
• Propiedad del trabajo. Hay que tener en cuenta que no todos los países tienen la misma normativa en materia de propiedad y propiedad intelectual. En algunos países, el trabajo es propiedad del trabajador independiente.
• Cláusulas de confidencialidad y protección de datos. También puedes incluir una cláusula de no competencia.
• Una cláusula de no competencia que determine las actividades que limitan al trabajador de hacer el trabajo para un competidor.
• Cláusulas de rescisión y preaviso que determinen la duración del contrato.
• La ley aplicable que designa al órgano jurídico responsable en caso de litigio.

Cómo pagar a los trabajadores independientes extranjeros

Es necesario evaluar diferentes opciones de pago que tengan sentido tanto para ti como para el trabajador independiente. Nuestra guía completa sobre cómo pagar a los trabajadores independientes extranjeros cubre la variedad de métodos de pago disponibles, así como los pros y los contras de cada uno.

Declaración de ingresos y responsabilidades fiscales

Los trabajadores independientes son responsables de sus propios impuestos. Las empresas que contratan a trabajadores independientes no suelen tener que preocuparse por los impuestos sobre los pagos. La responsabilidad de declarar el impuesto recae exclusivamente en el trabajador independiente. Sin embargo, dependiendo del país del trabajador independiente, la empresa sigue siendo responsable de recopilar y reportar la compensación total en las hojas de impuestos correspondientes.

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• Recolección de documentos de compliance según los requisitos de cada país para evitar riesgos de clasificación errónea
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