Cómo centralizar el SIRH en pequeñas y medianas empresas

Seguro has leído sobre la importancia de tener los datos de HR y de tu negocio al alcance de tu equipo para la toma de decisiones en tiempo real. Pero, ¿cómo llevas tu PyMe a tener un sistema centralizado? Aquí te contamos sobre las oportunidades que trae hacerlo y los pasos para implementarlo.

De acuerdo con BI Survey, establecer una cultura guiada por los datos o data-driven se ha convertido en la segunda tendencia más importante para los negocios. La inteligencia de negocio –o Business Intelligence– es lo que actualmente diferencia a las empresas líderes. Y ha llegado para democratizar las oportunidades, poniendo en los primeros lugares del mercado a empresas medianas y pequeñas de la mano y al nivel de las grandes empresas.

Hoy en día la toma de decisiones requiere excelente capital humano apoyado por una buena base de datos centralizada que lo respalde.

¿Tu sistema de recursos humanos respalda el crecimiento de tu empresa?

Qué es un SIRH o Sistema de HR

Un Sistema de Información de Recursos Humanos es una plataforma para la gestión del personal de las empresas. Estos sistemas se caracterizan por el almacenamiento, organización y análisis de la información de los empleados de la empresa (sea que realicen teletrabajo o no) en un único lugar. Facilitan la gestión del talento humano.

Por qué es importante elegir bien tu sistema de información para HR

Si tu talento y equipo de trabajo está bien cuidados, gestionados y pagados a tiempo, entonces tu empresa tiene todo para seguir creciendo.

Se suele creer el mito de que un SIRH es lo último necesario cuando estás creciendo, sin embargo, está comprobado que cuando eliges bien tu sistema de RRHH, podrás acceder a las siguientes ventajas:

• Monitorear y reducir el costo por contratación, optimizar el proceso de reclutamiento y onboarding.
• Incrementar la productividad en tu fuerza laboral.
• Ofrecer mejores políticas y beneficios obligatorios en el lugar de trabajo.
• Disminuir tasas de rotación.
• Eliminar el error humano.
• Optimizar procesos con automatización.
• Identificar el bajo compromiso entre equipos o departamentos a través de la evaluación de desempeño.
• Asegurar que tus contratos sean legales y que cumplan con todos los requisitos.
• Gestionar los datos de manera segura y responsable.

Teniendo en cuenta este punto de vista y conociendo las ventajas de un buen software de recursos humanos, la mejor decisión estratégica que puedes tomar es centralizar la información desde un inicio.

Toma el control de tus procesos administrativos e inicia la transformación digital construyendo bases sólidas para el análisis y toma de decisiones en tiempo real. Permite que la tecnología impulse los objetivos de la empresa.

Diferencias entre un SIRH centralizado vs. descentralizado

¿Cuál es mejor: un software de gestión del talento y de nómina centralizado o descentralizado? Aprende las diferencias más importantes y cuándo considerar cambiarlo.

SIRH centralizado vs. SIRH descentralizado

Un sistema centralizado de RRHH le permite a tu empresa optimizar la gestión de la información para proponer mejores soluciones a los retos que el área pueda experimentar, tales como la contratación luego de una selección de personal, la retención de los mejores talentos, la evaluación del desempeño, la definición de indicadores y su medición aportando a los objetivos de la empresa, entre otros.

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Pasos para centralizar el SIRH en pequeñas y medianas empresas

Las pequeñas y medianas empresas (PyMes) son la columna vertebral de la economía en muchos países, y a menudo enfrentan desafíos únicos en comparación con las grandes empresas.

En las PyMes la gestión de recursos humanos experimenta equipos pequeños y recursos limitados. 

Sin embargo, adoptar un Sistema de Información de Recursos Humanos (SIRH) centralizado puede brindar numerosos beneficios, como una mayor eficiencia, mayor precisión en los datos y una visión holística de la fuerza laboral.

Te compartimos los pasos para que inicies la transformación ahora mismo.

Paso 1: Selecciona un SIRH adecuado para las necesidades de tu empresa

Antes de embarcarte en el proceso de centralización del SIRH, es fundamental evaluar las necesidades y objetivos específicos de tu departamento de Recursos Humanos. Examina los flujos de trabajo existentes, identifica los puntos débiles y establece metas claras que esperas alcanzar con la centralización.

Considera la escalabilidad del sistema, la facilidad de uso, la personalización de flujos de trabajo y la capacidad de gestionar proyectos y tiempo.

Puedes usar nuestra Guía para comprar tu SIRH: cómo encontrar uno diseñado para el futuro.

Asegúrate de que el SIRH elegido permita la integración de diferentes módulos y proporcione una plataforma centralizada para la gestión de información.

Paso 2: Ejecuta un plan de migración de datos y flujos de trabajo

Si bien el proveedor de SIRH guía esta parte del proceso, es importante que tengas claridad sobre la línea de tiempo de esta parte del proyecto de centralización. Algunos consejos para tener en cuenta:

• Crea una copia o respaldo de toda la información crítica.
• Co-define con tu proveedor de SIRH el plan detallado de plazos, responsables y etapas de migración.
• Comunica el plan a tu equipo de gestión del personal, gestión empresarial y financiero. Empodéralos a tomar roles proactivos para que la migración se ejecute rápidamente.
• Dedica parte de la gestión del tiempo a realizar pruebas antes y después de la migración.

Cuando ejecutas cambios estratégicos dentro de la empresa, es importante tener un plan para gestionar y comunicar el cambio. Al final del día, las intenciones del equipo de Management o liderazgo pueden ser muy buenas, pero quienes darán vida a la centralización serán los demás miembros de tu equipo de trabajo.

Paso 3: Capacita a tu equipo en el nuevo SIRH

¿En dónde está el éxito de la adopción del nuevo sistema de HR centralizado? En mostrarle a los miembros de tu equipo de gestión del talento humano las ventajas y optimizaciones que les permitirá la plataforma.

Organiza sesiones de capacitación detalladas para familiarizar a tu equipo con la nueva plataforma, los flujos de trabajo mejorados y las funciones automatizadas.

Además también es beneficioso establecer un programa de acompañamiento posterior a la implementación del SIRH. Esto puede incluir la asignación de mentores o entrenadores internos que brinden apoyo continuo a los trabajadores, así como la creación de una comunidad en línea o plataforma de colaboración donde los empleados puedan compartir experiencias, hacer preguntas y recibir ayuda adicional.

Cambiar tu sistema de gestión del talento puede ser una oportunidad para ejecutar una estrategia de reskilling, donde tu equipo aprenda nuevas habilidades para hacer mejor su trabajo.

Paso 4: Monitorea y optimiza continuamente

Ahora que tienes las herramientas instaladas, es momento de sacar provecho de su poder en los cuadros de mando. Ahora tu equipo tiene la información necesaria para tomar decisiones en tiempo real, gestionar el talento e impulsar el crecimiento de tu PyMe a largo plazo.

Define claros objetivos medibles para los diferentes procesos que estás impulsando con esta mejora. Algunos de los indicadores clave de rendimiento (KPI) que no pueden faltarte son:

• Modelos de contratación y porcentaje de trabajadores en cada uno.
• Porcentaje de cumplimiento legal en cada contratación: Al tener todo centralizado, puedes compilar los documentos legales que cada contratación requiere según el caso: un contrato localizado, políticas claras de manejo de datos, políticas de terminación, remuneración, etc.
• Tiempo invertido en ejecución y pago de nómina. Aquí puedes comparar con la medición anterior a la centralización.
• Pago de nómina global gestionado a tiempo para todos los trabajadores.

Para evaluar la efectividad del sistema centralizado, es importante recopilar regularmente comentarios y sugerencias de los usuarios del SIRH. Esto puede realizarse a través de encuestas, reuniones de retroalimentación o grupos de enfoque. Utilizar estos comentarios para realizar mejoras iterativas en el sistema y abordar las necesidades en evolución del departamento de Recursos Humanos.

Recuerda adaptar estos pasos a las necesidades y características específicas de tu organización.

Elige un proveedor de SIRH confiable e integral

Como parte del proceso de centralización del SIRH en tu empresa, es crucial elegir un proveedor al que puedas confiarle el proceso de migración y que se integre con otras aplicaciones para facilitar tu trabajo.

Si estás buscando una solución confiable e integral para centralizar tu sistema de recursos humanos en tu PyMe, Deel es la mejor opción. Deel es una plataforma de recursos humanos que ofrece la gestión de nómina y cumplimiento legal, además de administrar el pago y los beneficios de los trabajadores. La plataforma es fácil de usar y ofrece un servicio personalizado para cada empresa, lo que la hace ideal para empresas de todos los tamaños. 

Si deseas obtener más información sobre cómo Deel puede ayudarte a centralizar tu sistema de RRHH, no dudes en hablar con un experto en recursos humanos hoy mismo.