8 retos al manejar nómina internacional y cómo enfrentarlos

¿Sueles lidiar con plataformas y tecnologías que parecen hablar diferentes idiomas al gestionar la nómina? Es común que los sistemas de nómina local funcionen perfectamente en esos países, pero que se resistan a comunicarse entre sí o con otros softwares que se utilicen en tu empresa. En esta situación, conciliar datos, ajustar cálculos y garantizar que cada empleado reciba su salario de forma correcta y puntual puede ser un asunto bastante complejo. No solo se ralentiza el proceso de pago, sino que aumenta el riesgo de cometer errores costosos. Por suerte, existen soluciones para la gestión de Recursos Humanos en las que la tecnología facilita los procesos de nómina.

Ahora bien, la incompatibilidad entre sistemas es tan solo uno de los retos más comunes al gestionar nómina internacional. Hay muchos más. En este blog, te compartimos cuáles son los principales, y qué herramientas y consejos puedes utilizar para superarlos.

Retos más comunes en la gestión de nómina global

1. Comprensión de las leyes laborales locales

A medida que tu equipo crece internacionalmente porque ya no hay fronteras para la expansión gracias al teletrabajo que se incrementó en los últimos años, también aumentan las complejidades legales. Uno de los desafíos más cruciales a los que te enfrentas es la comprensión sobre cada una de las normativas y regulaciones que rigen para cada país. Ya que no es lo mismo gestionar la nómina de talento humano en México, que en Estados Unidos, Japón o España. Lo mismo sucede con el idioma, no es lo mismo entender las leyes locales en inglés o en español, por ejemplo. Cada una tiene sus especificidades y particulares que es importante contemplar para evitar sanciones, multas y efectos negativos en la reputación de tu empresa.

Situaciones en las que se evidencia este reto:

• Variación de leyes laborales: no todos los países establecen la misma forma de pago de las horas extras o cómo se pagan los períodos de descanso obligatorios. Por ejemplo, en Argentina, el salario por horas de trabajo extras es un 50% más en relación al normal. Cuando se trata de días feriados, domingos o sábados después de las 13 horas, el salario aumenta un 100%. En México, el empleador debe pagar un 100% adicional por cada hora extra trabajada. Estas diferencias en cuanto a los contratos de trabajo, derechos de los empleados y procesos de terminación deben abordarse con precisión.
• Ingresos y compensación: un empleado en una ubicación puede disfrutar de beneficios fiscales que otro no tiene por tasas impositivas más altas. Estas disparidades pueden traducirse en inequidades salariales. Asimismo, cada país fija el salario mínimo vigente, el cual difiere radicalmente de una región a otra. Por ejemplo, en Alemania es de 2163 USD, mientras que en Albania es 351 USD.
• Incapacidades y permisos de vacaciones: un país puede tener políticas más flexibles en cuanto a licencias, mientras que otro puede ser más estricto. Por ejemplo, en Colombia, la licencia de maternidad corresponde a 18 semanas, mientras que en Perú son 14 semanas.

Cómo enfrentarlo:

En Deel, manejamos todo el compliance, a diferencia de otros proveedores de nómina. Con Global Payroll de Deel, puedes estar tranquilo que los contratos y documentos son localizados, así como también la administración de beneficios y deducciones, y el pago de salarios. Nuestros administradores de nómina se aseguran de que todos tus pagos cumplan con las regulaciones legales locales. Ellos se encargan de todo. ¿Tienes preguntas sobre cómo garantizamos el cumplimiento legal en Deel? Despéjalas en este otro blog.

2. Cálculos de obligaciones e impuestos por país

¿Cómo administrar las diferencias en impuestos y obligaciones legales entre países? Esto no es un tema menor si tu empresa opera en varios países en simultáneo. Las obligaciones fiscales e impuestos con los que cumplir hacen más compleja la tarea cuando es a nivel internacional.

Situaciones en las que se evidencia este reto:

• Variabilidad en beneficios y compensaciones: lo que se considera una norma en un país puede ser una excepción en otro. Por lo tanto, puedes tener empleados con diferencias en cuanto a los seguros médicos y planes de jubilación. Esto requiere una profunda comprensión de las regulaciones locales de tu parte y asegurarse que los cálculos de nómina estén correctamente realizados en función de ellos.
• Adaptación a los beneficios laborales: cada rincón del globo tiene sus propias expectativas culturales y legales en cuanto a beneficios laborales. ¿Cómo manejas la diversidad de expectativas cuando algunos países favorecen bonificaciones anuales mientras que otros priorizan beneficios no monetarios? Esta adaptación constante a las expectativas locales sin comprometer la igualdad interna debes tenerla en cuenta.

Cómo enfrentarlo:

Con Deel, puedes dejar atrás este dolor de cabeza porque te garantizamos cálculos precisos en cada caso. Mientras que nosotros nos encargamos de tu nómina, tú te encargas de tu estrategia. Puedes olvidarte de las tareas manuales y repetitivas. Nosotros nos ocupamos por ti. Además, Deel tiene una alta capacidad para adaptarse rápidamente a los cambios en las regulaciones y para gestionar múltiples variables para cada empleado. Nuestro equipo de expertos está dedicado a dar seguimiento a los cambios en las regulaciones para que siempre estés cumpliendo con las leyes laborales en tu pago y gestión de nómina internacional.

3. Gestión de la Seguridad Social

Cada sistema tiene sus propias reglas, requisitos y tasas de contribución, lo que puede generar un desafío significativo para tu equipo de nómina. Porque deben dedicar más tiempo y esfuerzo a comprender y aplicar las reglas de cada sistema de seguridad social. Asimismo, la complejidad de los sistemas y las regulaciones puede aumentar el riesgo de errores humanos al procesar las contribuciones.

Situaciones en las que se evidencia este reto:

• Diversidad en sistemas de seguridad social: en un país, las contribuciones pueden destinarse principalmente a la salud, mientras que en otro, la seguridad social abarca una gama más amplia de beneficios. Por ejemplo, en Argentina, las contribuciones se destinan principalmente a la jubilación.
• Aportaciones requeridas: cada sistema de seguridad social tiene sus propias reglas sobre las aportaciones necesarias. El hecho de mantener un equilibrio entre cumplir con estas obligaciones y optimizar los costos es fundamental. Por ejemplo, si las tasas de un país aumentan anualmente según la inflación, debes ajustar tus presupuestos y anticipar posibles cambios en los costos.

Cómo enfrentarlo:

A diferencia de otros proveedores, en Deel no subcontratamos el trabajo. Utilizamos gestores de payroll in-house en más de 90 países que se encargan de todo, desde el registro en la seguridad social de tu nueva contratación hasta el pago de impuestos y las notificaciones a los gobiernos locales. Como somos propietarios de las entidades, mantenernos al día con los cambios en la legislación de los países es más fácil.

4. Flujo completo de nómina

¿Te has sentido abrumado por la imposibilidad de administrar todo el ciclo completo de nómina en múltiples jurisdicciones? La correcta gestión de cada uno de los aspectos que forma parte de este flujo es esencial para el cumplimiento normativo en cada ubicación y para una experiencia del empleado positiva, con pagos precisos y a tiempo.

Situaciones en las que se evidencia este reto:

• Falta de sincronización de los gastos con los libros contables: genera esfuerzos adicionales. Así, la necesidad de conciliar y ajustar constantemente los números puede resultar en errores, pérdida de tiempo y una falta de claridad en la verdadera situación financiera de tu empresa. Esto también dificulta poder visualizar los costos de la empresa de manera global, incluyendo todos los lugares donde contratas y sus respectivas nóminas locales.
• Desactualización de información: puede derivar en malentendidos, retrasos en pagos y frustración para los empleados. Cambios en los beneficios, ajustes salariales o nuevas políticas pueden pasar desapercibidos, afectando la precisión y transparencia de tus registros.

Cómo enfrentarlo:

Plataformas como Deel ofrecen un flujo de trabajo integrado y automatizado para gestionar todo el ciclo de nómina. Por ejemplo, en tiempo real, puedes integrar las facturas con tus herramientas contables favoritas como Netsuite, Xero y Quickbooks. Ahorra horas cada mes sincronizando automáticamente las facturas de los trabajadores y los detalles de los pagos con tu software de contabilidad preferido. También, puedes personalizar los campos predeterminados para controlar cómo se organizan las transacciones en tus libros y así obtener una imagen más completa de los gastos de tu negocio.

5. Sistemas de nómina incompatibles

La variedad de plataformas y tecnologías incompatibles entre países puede generar complicaciones que afectan la coherencia y eficiencia de tus procesos. Por eso, es importante la centralización de la nómina. Es una forma de simplificar tu trabajo y optimizar la administración financiera.

Situaciones en las que se evidencia este reto:

• Dificultades en la transferencia de datos entre plataformas: puede provocar retrasos, pérdida de información y, en última instancia, generar una mala experiencia interna.
• Inconsistencias en la estandarización de datos: complejiza la consolidación de información al no tener una estructura y formato de datos estándar. Esto no solo complica la generación de informes precisos, sino que también puede resultar en malentendidos y errores en la toma de decisiones.
• Gestión de la nómina local: pueden surgir discrepancias en los procesos de pago y deducciones, con falta de coherencia en los registros financieros.

Cómo enfrentarlo:

Con Deel, ya no tienes que ejecutar el payroll con diferentes proveedores locales que además tienen interfaces difíciles de entender y que te obligan a ejercer mucho trabajo manual. Ahora puedes gestionar el payroll en cualquier lugar y tener informes estandarizados en todos los países a través de una sola plataforma fácil de usar.

6. Diferencias en moneda y tipo de cambio

Las fluctuaciones de divisas pueden afectar significativamente la consistencia y precisión de los pagos de nómina. Por ejemplo, esto puede generar variaciones en el valor real de los salarios y beneficios cuando se convierten de una moneda a otra. Esto añade una capa de complejidad que requiere un manejo con suma atención y detalle.

Situaciones en las que se evidencia este reto:

• Dificultades en la planificación presupuestaria: la incertidumbre en los tipos de cambio complica la planificación financiera a largo plazo. Los tipos de cambio obsoletos o que son inexactos pueden generar proyecciones erróneas e inversión insuficiente.
• Riesgos en la coherencia de los pagos: puede resultar en dificultades para mantener una política salarial equitativa, lo que impacta en la percepción de equidad entre los empleados.
• Retrasos en las operaciones: hacer las conversiones por cada empleado según su país de origen puede demandar muchas horas para hacerlo de forma cuidadosa. Por lo tanto, es de esperar que haya retrasos operativos que perjudican la puntualidad en el procesamiento de nóminas.

Cómo enfrentarlo:

Puedes pagar la nómina con Deel en la moneda de preferencia y Deel hace los pagos a tus colaboradores. Admite más de 120 monedas locales, como USD, AUD y TRY. Hay una amplia variedad de métodos de pago, como tarjeta de débito o crédito, y débito directo. También, Deel determina los tipos de cambio de divisas utilizando tasas forward, acordadas para una fecha específica, el cual se fija con base en los días 25 y 30 de cada mes.

En un equipo global, es necesario encontrar una forma eficiente de manejar los tipos de cambio de moneda tan fluctuantes. Aprende aquí a gestionar esto en tu nómina.

7. Desconocimiento en el manejo de doble tributación

Este obstáculo puede tener consecuencias financieras significativas tanto para la empresa como para tu capital humano en el extranjero. Conocer en profundidad los detalles sobre la doble tributación es esencial para realizar una operación global de manera eficiente y evitar costos innecesarios.

Situaciones en las que se evidencia este reto:

• Incumplimiento legal: si desconoces las implicaciones de este tema, expones a tu empresa a riesgos importantes. Cada jurisdicción tiene normativas fiscales específicas, y el hecho de no comprender y abordar adecuadamente la doble tributación puede resultar en sanciones y multas por parte de las autoridades fiscales.
• Errores en la contribución fiscal: podrías estar pagando impuestos dobles o, por otro lado, podrías no cumplir con tus obligaciones tributarias adecuadamente. Estos errores no solo afectan la situación financiera de la empresa sino que también pueden resultar en una distribución ineficiente de los recursos financieros. Por ejemplo, pagar impuestos adicionales debido a la doble tributación podría impactar negativamente en la rentabilidad de la empresa. Hay países que tienen convenios para evitar la doble imposición. 
• Desconocimiento de responsabilidades: si operas en diversos países, como empresa asumes una serie de responsabilidades sobre el cumplimiento de regulaciones fiscales que son particulares para cada jurisdicción. Esto contempla la identificación y pago de impuestos, así como también la presentación de declaraciones fiscales requeridas.

Cómo enfrentarlo:

Deel puede ayudarte a abordar la doble tributación con éxito. Así, evitarás pagos fiscales duplicados y complejidades administrativas que son difíciles de mantener al día cuando tu empresa opera en diferentes países a la vez. Con Compliance de Deel, te centras en tu negocio, mientras que nos encargamos de la nómina y las regulaciones fiscales. Además, simplificamos la gestión de pagos internacionales a trabajadores independientes y empleados.

8. Gestión de datos segura y conforme

La protección de la información del talento global y el cumplimiento de regulaciones como el Reglamento General de Protección de Datos (GDPR) es imprescindible para asegurar la privacidad de información sensible y cumplir con requerimientos internacionales. Es un pilar fundamental para que puedas operar a nivel global sin que se filtren datos que no deberían ser de público conocimiento.

Situaciones en las que se evidencia este reto:

• Falta de cumplimiento de GDPR: si tienes empleados de la Unión Europea, debes respetar el GDPR sobre el tratamiento de sus datos personales. De lo contrario, esta situación afectará tu reputación como empleador y podrías enfrentar severas multas.
• Almacenamiento inseguro: mantener los datos cifrados es clave, además de las copias de seguridad. Por alguna razón, si los datos de tu empresa caen en manos equivocadas debido a accesos no autorizados, el cifrado dificulta enormemente la interpretación y el mal uso de esa información. Es como tener un candado adicional que protege la confidencialidad de los datos
• Transferencia de datos desprotegida: transferir datos de un sistema a otro sin el correcto cifrado puede hacer que tu empresa sea vulnerable a ataques cibernéticos que ponen en riesgo la seguridad de la información.

Cómo enfrentarlo:

En Deel, llevamos a cabo prácticas proactivas y estándares de la industria para mantener todos los datos seguros y protegidos con nuevas tecnologías. No solo cumplimos con el Reglamento General de Protección de Datos, sino que nos comprometemos a garantizar su compliance para que puedas estar tranquilo sabiendo que toda la información confidencial que manejas se encuentra en buenas manos. Deel Security es sinónimo de seguridad integral y protección de datos de tu empresa.

Herramientas y consejos para enfrentar los retos de manejar la nómina internacional

Te compartimos algunas de las mejores prácticas:

• Implementa una software de gestión de nómina global: que te permita ejecutar nóminas en una sólo plataforma para todos los países en los que necesitas hacerlo. Así, podrás centralizar y agilizar tus operaciones internacionales.
• Asóciate con expertos locales: que puedan brindarte soporte en las jurisdicciones en donde operas.
• Elige una solución flexible: debe poder adaptarse a medida que tu equipo de trabajo remoto crece (escalabilidad). Además, es importante que puedas gestionar el pago de nómina en una única plataforma para contratistas independientes, empleados directos o contratados a través de un Employer of Record.
• Considera funciones de automatización: por ejemplo, el pago automatizado disminuye las posibilidades de error humano de un profesional del departamento de Recursos Humanos sobrecargado de trabajo.
• Prioriza la seguridad de los datos: para un intercambio seguro de datos confidenciales en una ubicación segura, únicamente accesible para aquellas personas que deban tener acceso.

Caso de éxito: consolidación del pago de nómina a nivel global

¿Cómo puede tu equipo beneficiarse del uso de un único proveedor de payroll global?

• Quieres una vista holística (y segura) de tus datos: muchas empresas se expanden globalmente al establecer entidades legales en diferentes países y administrar su payroll a través de un socio local en el país. Esta puede ser una forma efectiva de procesar los pagos de los colaboradores en esa región, pero deja silos de datos de payroll (haciéndolos inaccesibles) y aumenta los riesgos de seguridad de estos.
• Tienes varios tipos de colaboradores: es común que las empresas incluyan freelancers, empleados bajo el modelo EOR y colaboradores directos. Por esto, las empresas a menudo tienen que usar múltiples proveedores para administrar y pagarle a todos ellos, lo que resulta en procesos y métodos de pago no estandarizados que pueden sobrecargar al equipo de payroll.
• Te has fusionado o piensas adquirir una empresa: cuando esta empresa está ubicada en el extranjero, los equipos de payroll deben aprender a administrar colaboradores en varios países, introducir monedas extranjeras en sus procesos de pago y lidiar con las regulaciones de payroll a nivel global. Los equipos de payroll a menudo no están preparados para este tipo de trabajo.

¿Quieres leer más? Puedes descargar este caso de éxito completo aquí.

Maneja la nómina internacional con Deel

Hasta aquí, hemos visto cuáles son los principales retos a los que te puedes enfrentar al manejar nóminas internacionales, como el desconocimiento en el manejo de la doble tributación, la gestión segura de los datos, el uso de soluciones fragmentadas y cómo asegurar el cumplimiento legal y fiscal, entre otros.

Con una solución como Deel, puedes beneficiarte de un servicio integral que permite la gestión unificada de la nómina internacional. Ejecuta nóminas en más de 100 países con una sola plataforma para agilizar las operaciones globales y eliminar la administración continua del compliance local, los impuestos, los beneficios y mucho más. Agenda ahora una demostración para descubrir cómo puedes simplificar tu trabajo con Deel. ¡Haz clic aquí!