18 preguntas frecuentes sobre nómina para startups

Hemos recopilado algunas de las preguntas más frecuentes sobre la nómina de startups y queremos compartirte las respuestas. ¡Vamos!

1. ¿Cómo configuro la nómina para mi startup?

Configurar la nómina es uno de los primeros pasos al contratar y vincular personas. Hay varias opciones a seguir, cada una con sus pros y sus contras. Considera las siguientes cuatro opciones como los métodos más populares para configurar la nómina.

Opción uno: crear un equipo de nómina interno

• Tienes mayor seguridad y confidencialidad de los datos.
• Costoso de configurar.

Opción dos: subcontratar la nómina con un proveedor externo

• Puedes delegar la tediosa tarea de administrar la nómina, la cual es bastante compleja y requiere de mucho tiempo.
• Procesos desarticulados, y necesidad de múltiples proveedores al contratar en varias ubicaciones.

Opción tres: usar un software de nómina

• Ahorras tiempo y dinero a través de un proceso de nómina simplificado
• Suele estar diseñado para ubicaciones individuales y no se integra con el software de RR.HH.

Opción cuatro: usar un proveedor de nómina global como Deel

• Plataforma centralizada para contratación global, nómina y RR.HH
• La selección de proveedores puede ser un desafío, pero se simplifica al leer reseñas online.

2. ¿Cuáles son los requisitos legales para la nómina en mi jurisdicción?

Las startups deben seguir pautas legales específicas para cumplir con las normas al procesar la nómina. Estas obligaciones incluyen registrarse con las autoridades fiscales pertinentes, retener y remitir impuestos sobre la nómina, mantener registros de colaboradores y entregar recibos de pago. A lo largo de estos procesos se deben tener en cuenta las leyes y reglamentos laborales pertinentes. Si parece abrumador, revisa la 'Guía de contratación global' de Deel para aclarar dudas específicas de acuerdo a cada país.

No solo ofrecemos una guía de contratación sino también una plataforma global de nómina que asegura el compliance a través de los siguientes servicios:

• Expertos internos en nómina en más de 100 países.
• Beneficios y deducciones para colaboradores, como seguro de salud..
• Presentación local de impuestos ante las autoridades competentes.
• Contratos y documentos localizados.
• Onboarding y offboarding que cumplen con todos los requisitos legales.

3. ¿Con qué frecuencia debo procesar la nómina de mi startup?

La frecuencia de la nómina depende de varios factores, incluidas las leyes laborales locales y la política de tu empresa. Al elegir un período de pago, considera los requisitos legales de la jurisdicción local y qué frecuencia funciona mejor para tu empresa. Ten en cuenta las preferencias de los colaboradores, la eficiencia del procesamiento de la nómina, el flujo de caja, etc.

La nómina estándar puede ser:

• Semanal.
• Quincenal (cada dos semanas).
• Semi-mensual (dos veces al mes).
• Mensual

La plataforma de nómina global de Deel hace que el procesamiento de la nómina sea fácil y eficiente al indicar el cronograma de pago correcto de acuerdo con los requisitos y normas locales.

Si bien los cronogramas de pago estándar incluyen pagos quincenales, bi-mensuales y mensuales, Deel también ofrece la nómina a pedido según tu conveniencia, lo que te permite procesar pagos fuera de esos ciclos estándar. Esto le da a los miembros de tu equipo la opción de recibir su pago cuando lo necesitan en lugar de tener que esperar el día establecido.

A través de estos pagos fuera de ciclo, puedes agregar un bono o gasto de última hora y pagar a los colaboradores su salario completo hasta un mes antes, lo que les permite cubrir gastos inesperados con menos estrés.

🤓 Obtén más información sobre la nómina para startups: 11 consejos para fundadores.

4. ¿Qué información de los colaboradores necesito para fines de nómina?

Para mantenerte al día con todos los requisitos legales, se necesitan detalles vitales de los colaboradores tanto a nivel global como local para procesar la nómina. En la mayoría de los casos, se requieren lo siguiente:

• Información básica de la persona, como nombre completo, dirección, número de seguro social o número de identificación nacional.
• Información de retención de impuestos.
• Detalles de la cuenta bancaria para depósito directo.
• Otros detalles laborales relevantes.

Deel se asegura de que tengas toda la información necesaria al solicitar que recopiles y almacenes de forma segura la información y los documentos para las nuevas contrataciones. El nuevo colaborador puede completar la mayor parte de esta información a través del dashboard de autoservicio de Deel.

5. ¿Cómo calculo y retengo los impuestos sobre la nómina?

Determina las tasas de impuestos federales, así como los impuestos locales y estatales, según los ingresos y la ubicación de tu colaborador. Calcula las deducciones necesarias y las retenciones de impuestos sobre la renta, para restar de los ingresos brutos del colaborador.

Asegúrate de tener los formularios de impuestos necesarios para cumplir con los requisitos legales y evitar multas. La precisión y la puntualidad son esenciales, y la plataforma de Deel ayuda a agilizar estos cálculos al ayudar con los documentos de compliance necesarios y la declaración de impuestos con las autoridades locales.

6. ¿Cómo manejo la nómina de freelancers?

La contratación de freelancers puede beneficiar económicamente a una pequeña empresa o a una startup, pero la gestión de la nómina requiere un enfoque diferente.

• Garantiza acuerdos claros con los freelancers para distinguirlos de los colaboradores.
• Realiza un seguimiento de las horas o el alcance del proyecto para un pago preciso.
• Establece un sistema confiable para la facturación y el procesamiento de pagos.
• Deduce los impuestos aplicables.
• Mantén registros adecuados para fines de declaración de impuestos.

Deel es un software especializado en pagos a freelancers que te ayuda a mantenerte organizado y para garantizar que cumplas con todos los requisitos legales, lo que da como resultado una gestión de pagos y nómina fluida y eficiente para colaboradores y freelancers a través de una única plataforma.

7. ¿Cómo garantizo la confidencialidad de la nómina y la seguridad de los datos?

La confidencialidad y la seguridad de los datos son temas clave al administrar la nómina global y proteger los datos de los colaboradores y las finanzas de la empresa.

El siguientes paso a paso ayuda a optimizar la seguridad:

• Limitar el acceso a datos de nómina a solo personal autorizado.
• Educar al personal sobre la importancia de la seguridad y confidencialidad de los datos.
• Almacenar de forma segura los datos de nómina en sistemas y bases de datos seguros.
• Mantenerse actualizado con las regulaciones relevantes de privacidad y protección de datos.
• Mantener el software de nómina y los sistemas operativos actualizados.
• Establecer políticas y procedimientos para la retención y eliminación de datos

Al realizar la due diligence o debida diligencia del proveedor, puedes confiar en que Deel se toma en serio la seguridad de los datos. Usamos protocolos de seguridad de alto nivel, como cifrado SSL, autenticación de dos factores, certificación ISO 27001 y compliance de SOC 2 y GDPR. También contamos con un equipo de seguridad dedicado que monitorea nuestros sistemas 24/7 para garantizar que no haya vulnerabilidades ni riesgos.

🔒 Obtén más información sobre la protección de datos y la seguridad de Deel.

8. ¿Cuál es el proceso para emitir recibos o comprobantes de pago?

El proceso específico para emitir recibos o comprobantes de pago para los colaboradores puede diferir según el software y otros factores, pero normalmente se incluyen los siguientes pasos:

• Recopilar datos de nómina para el período de pago.
• Calcular ganancias y deducciones.
• Preparar el recibo de pago en base a la información recopilada.
• Incluir información legalmente requerida.
• Determinar el método de entrega preferido y garantizar la confidencialidad durante la distribución.
• Mantener registros de nómina para futuras referencias, auditorías o posibles disputas.

Si bien el proceso normalmente es manual y requiere mucho tiempo, Deel permite automatizar la distribución de recibos de pago y facturas digitales para cada pago de freelancers, ahorrando tiempo y dinero.

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9. ¿Cómo incluyo el pago de horas extras y los beneficios de los colaboradores en la nómina?

La gestión del pago de horas extras y de los beneficios se incluyen en el proceso de nómina. Una vez que entiendas las regulaciones en cuanto al pago de horas extras y los requisitos de beneficios para colaboradores en tu jurisdicción, puedes seguir los siguientes pasos de acuerdo a eso:

• Hacer un seguimiento de las horas extra.
• Calcular el pago de horas extras (generalmente basado en una tarifa por hora más alta).
• Incluir el pago de horas extras en los recibos de pago.
• Administrar los beneficios y deducir las contribuciones de los colaboradores.
• Asegurarte de que se mantenga el compliance en cada paso

Con Deel, hacer ajustes de pago en la nómina global es fácil, ya que se tiene en cuenta el pago de horas extra y los beneficios recurrentes, lo que garantiza que los colaboradores reciban el pago exacto y que el informe de nómina global refleje los datos correctos.

10. ¿Qué debo considerar al determinar la remuneración de los colaboradores?

Si bien existen estándares de mercado para una remuneración justa y equitativa, es importante considerar los diferentes tipos de compensación, beneficios y estrategias para atraer (y retener) a los mejores talentos.

Al preparar un plan de compensación, considera los siguientes detalles:

• Presupuesto de la empresa.
• Permanecer competitivo dentro de la industria.
• Remuneración que se alinea con las necesidades y objetivos comerciales.
• Cumplimiento de las leyes locales

Deel ayuda en el proceso dando acceso a información valiosa sobre salarios para colaboradores y freelancers

⭐ ¿Quieres más información? Consulta la guía del equipo remoto sobre estrategias de compensación laboral

11. ¿Cómo manejo la nómina de colaboradores remotos o internacionales?

Contratar y pagar a colaboradores internacionales o remotos presenta desafíos específicos a considerar. Primero, decide si contratar talento freelance o empleados bajo el modelo EOR.

Luego, considera las leyes de cumplimiento tributario, las regulaciones de nómina, las restricciones de pagos internacionales y las tasas de cambio. Es posible asociarse con una empresa local para administrar la nómina o utilizar un proveedor de nómina global, como Deel, para agilizar los pagos transfronterizos y reducir el riesgo de non-compliance.

Deel permite a las startups procesar la nómina en más de 100 países desde una sola plataforma, lo que reduce la carga administrativa que tanto tiempo consume.

🌎 Obtén más información: Cómo pagar a los colaboradores internacionales: nómina en países extranjeros

12. ¿Qué informes y documentos de nómina necesito guardar?

Los informes y documentos de nómina bien hechos son importantes para el mantener registros, asegurando el compliance y las referencias futuras. Parte de la documentación clave que se debe mantener incluye lo siguiente:

• Registros de nómina de colaboradores.
• Registro que resume la información de la nómina.
• Informes de impuestos sobre la nómina.
• Registros de tiempo y asistencia.
• Informes de nómina de fin de año.
• Registros de pago.
• Registros de beneficios.
• Registros de impuestos laborales.
• Cualquier modificación a la documentación

Como puedes imaginar, la gestión de toda esta documentación exige exactitud, precisión y atención al detalle. Deel almacena toda esta información en un sistema accesible, con la opción de ver y descargar informes de nómina de Deel HR cuando sea necesario.

⚡Obtén más información con la guía completa de Deel sobre registros de nómina de colaboradores.

13. ¿Cuál es el proceso para despedir a los empleados y gestionar las últimas nóminas?

Despedir empleados puede ser una experiencia difícil, que se vuelve aún más incómoda con las discusiones por dinero. Seguir un proceso específico ayuda a manejar los cheques de pago finales sin estrés ni drama.

• Revisa el contrato o las políticas laborales, notifica al colaborador y entrega una carta de finalización de contrato para los registros.
• Calcula el cheque de pago final, incluidos los salarios acumulados, los salarios no pagados, el tiempo libre remunerado (PTO) no utilizado, mientras contabilizas las deducciones o retenciones.
• Considera la indemnización por despido si corresponde.
• Paga los salarios finales a tiempo y de acuerdo con las leyes laborales locales.
• Entrega un recibo o comprobante de pago y documenta el acuerdo final.
• Considera los beneficios de COBRA si corresponde. Esta ley federal de EE.UU. permite cobertura de seguro de salud, por un período limitado, en caso de pérdida del trabajo o cualquier otro evento calificado.

Ya sea que estés despidiendo o lidiando con la renuncia de un colaborador de EOR, Deel ofrece una manera fácil de manejar los pagos finales a través de la sección de onboarding de la plataforma. Con Deel, el proceso de offboarding se mantiene legal, simplificado y sin dramas.

📄 Saber más sobre el Acuerdo de Trabajador Independiente: Guía completa

14. ¿Cómo manejo las deducciones y embargos de nómina?

En la mayoría de los casos, es responsabilidad del empleador retener los impuestos sobre la nómina del pago de un colaborador, distribuyendo los fondos a las autoridades pertinentes mensual o quincenalmente.

Para seguir manteniéndote al día con el compliance durante este proceso, hay algunas cosas que debes tener en cuenta:

• Comprender las leyes y reglamentos aplicables que rigen las deducciones de nómina y los embargos en tu jurisdicción.
• Asegurarse de tener una autorización por escrito del colaborador para cualquier reducción voluntaria, como las contribuciones para la jubilación.
• Identificar las deducciones obligatorias requeridas por la ley (y calcular estas en función de los ingresos del colaborador y las tasas de impuestos aplicables).
• Revisar las órdenes de embargo, como las sentencias dictadas por un tribunal, y comprender los requisitos.
• Calcular los requisitos de embargo en función de las instrucciones recibidas.
• Mantener las líneas de comunicación con el empleado.
• Mantener registros de deducciones de nómina y embargos para referencia futura.

Es importante asegurarse de que estos pasos se sigan con cuidado y precisión. Deel reduce el error humano y ahorra tiempo al ofrecer una función de deducción de nómina y embargo que se hace en piloto automático.

15. ¿Puedo ofrecer depósito directo para los pagos de los colaboradores?

El depósito directo es un método común y conveniente para distribuir los salarios a los colaboradores, lo que permite a las empresas transferir electrónicamente los pagos a una cuenta bancaria designada.

Al ofrecer este método de pago, debes obtener una autorización por escrito de los colaboradores y garantizar la seguridad y confidencialidad de sus datos bancarios. Esto ayuda a integrarse con un sistema de nómina, especialmente uno que considera leyes y regulaciones.

Incluso con el depósito directo, sigue siendo importante proporcionar recibos o comprobantes de pago para mantener un registro de los pagos hechos.

Al ser un software robusto, Deel ofrece una variedad de opciones de pago, que incluyen depósito directo, pay cards e incluso criptomonedas, lo que garantiza el compliance durante todo el proceso de gestión de la nómina.

16. ¿Cómo manejo la nómina cuando hay equity o stock options como parte del paquete de compensación?

Las startups suelen utilizar la compensación en equity y stock options para atraer talento, y es importante manejar e informar esto con precisión para fines de obligaciones fiscales.

Para empezar, es esencial entender tu plan de compensación de equity o programa de stock options y asegurarte de que se alinee con el valor justo de mercado (FMV). Luego, calcula la renta gravable, retén los impuestos aplicables y declara la renta gravable.

Los fundadores y empresarios de startups deben asegurarse de que los colaboradores reciban comprobantes o documentos que detalle la compensación en equity o stock options, asegurándose de que los empleados entiendan las implicaciones fiscales para su declaración de renta e informes de impuestos personales.

Deel ayuda a las startups a otorgar equity al equipo global, ayudando con los requisitos adicionales que necesitan las autoridades fiscales locales.

Por ejemplo:

• Informar a las autoridades locales sobre la concesión.
• Recibir la aprobación previa de las autoridades fiscales locales, incluida la valoración de lo otorgado.
• Presentar el equity para aprobación previa a la concesión cuando sea necesario.

Ahora también puedes sincronizar automáticamente tu información de equity desde Carta hacia la plataforma de Deel. Conoce aquí cómo configurarla.

17. ¿Cómo manejo la nómina durante fusiones, adquisiciones o reestructuraciones?

Las fusiones, adquisiciones y reestructuraciones suponen un momento de cambio para las empresas y los colaboradores, pero la nómina debe mantenerse constante. La planificación, coordinación y comunicación cuidadosas son esenciales para manejar la nómina durante estas temporadas de transición.

La mayoría de los proveedores tardan más de seis meses en la configuración; incluso los cambios menores pueden suponer un largo proceso. Esto no solo causa frustración, sino que también retrasa la implementación de fusiones y adquisiciones, prolongando aún más el acuerdo de servicios de transición (TSA).

Algunos consejos prácticos a tener en cuenta incluyen: 

• Revisar las obligaciones legales y contractuales.
• Alinear los sistemas de nómina rápidamente (incluyendo compensación y beneficios).
• Lidiar con la clasificación de personal.
• Garantizar que se cumpla con todos los requisitos legales.
• Transferir datos de colaboradores y capacitar al personal de nómina.

La nómina global de Deel permite a las empresas configurar la nómina de todo el equipo en menos de la mitad del tiempo promedio. El sistema que ahorra tiempo permite cambios fácilmente en la plataforma, con atención al cliente directa 24/7 por parte del equipo de expertos de Deel.

Las empresas pueden continuar procesando la nómina global en más de 100 países, con la opción de revisar todos los salarios en una plataforma centralizada y hacer pagos a todo el equipo con una sola factura.

18. ¿Qué recursos o herramientas están disponibles para la gestión de nómina de startups?

Existen varias herramientas y recursos para ayudar a las startups a optimizar la nómina sin dejar de cumplir con todos los requisitos legales. Estas herramientas son especialmente útiles cuando se administra un equipo global de freelancers, colaboradores de tiempo completo y otros tipos de acuerdos.

Considera el siguiente software en la lista imprescindible para startups en expansión:

• Software de nómina para automatizar cálculos de nómina, retenciones de impuestos y más.
• Sistema de información de recursos humanos (SIRH) para agilizar las funciones de RR.HH, incluida la nómina, los registros de colaboradores y la administración de beneficios.
• Sistemas de rastreo de tiempo y asistencia para monitorear horas de trabajo, horas extras y licencias.
• Software de contabilidad que incluye funcionalidad de nómina.
• Calculadoras de nómina online.
• Recursos y guías de compliance.
• Comunidades y foros online para fundadores de startups y profesionales de nómina para compartir conocimientos y ofrecer apoyo.

En lugar de administrar varios aspectos de la nómina usando una serie de herramientas, las integraciones de Deel reúnen todos estos recursos bajo un mismo techo. La gestión de la nómina se simplifica cuando se usa la plataforma centralizada de Deel, que se integra con funciones valiosas para la nómina de startups.

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