Offboarding: los pasos que sí o sí debes seguir

El 71 % de las empresas no tienen un proceso formal de desvinculación, de acuerdo con una investigación revelada por Zippia.

Sin embargo, contar con un offboarding planificado tiene su correlato en la marca empleadora y facilita las tareas administrativas de Recursos Humanos. Por eso, aquí te compartimos los principales puntos sobre este tema.

¿Qué es el proceso de offboarding y por qué es importante tenerlo?

El offboarding se refiere al proceso de desvinculación laboral, en el que se da por finalizada la relación de trabajo de un empleado y un empleador. La misma cuenta con diversas fases y elementos que las particularizan.

 A diferencia del proceso de onboarding en el que se busca la integración del empleado y una efectiva adaptación, el propósito de este otro proceso es asegurar el futuro funcionamiento de la organización. Al mismo tiempo que se trata de brindar una experiencia del empleado positiva, incluso en esta última etapa del ciclo de vida del empleado.

Asimismo, el offboarding influye en el mantenimiento del buen clima laboral. Si los últimos detalles del vínculo con el empleado también son cuidados y planificados, esto evita que haya tensiones en el equipo que pueden repercutir en el funcionamiento habitual y en el futuro de la empresa.

Y, desde luego, ayuda a reforzar el compromiso y la retención del talento porque los empleados entienden que la empresa prioriza el bienestar del personal de principio a fin. Una excelente forma de seguir mejorando y fortaleciendo la cultura empresarial. 

Por otro lado, sirve para evitar posibles pérdidas financieras para la compañía porque, se puede caer en el error de seguir pagando al antiguo empleado beneficios sin que este forme parte de la empresa.

¿Qué pasos debe tener el proceso de offboarding?

La planificación del proceso de salida es imprescindible para lograr su objetivo. Estos son los principales pasos que todo proceso de esta índole debe contemplar con empleados (no así en el caso de un trabajador independiente, en el que la situación es distinta):

1. Gestiona los documentos del empleado

Desde Recursos Humanos, se necesita gestionar los documentos relacionados con el empleado en cuestión. Esto incluye el contrato laboral, la baja en la Seguridad Social y la carta de despido, por ejemplo. También, es importante reunir información que se haya firmado con antelación, como los contratos de confidencialidad.

Todos estos hay que recopilarlos con el objetivo de que la desvinculación sea totalmente transparente.

2. Infórmale al equipo (y a los clientes, si es necesario)

Los rumores pueden aparecer muy rápido y esto puede afectar negativamente el clima organizacional. Ya sea porque el empleador aún no se lo comunicó al equipo y esto genera falta de confianza o porque el empleado en cuestión aún no lo sabe y se entera por terceros. Para evitar esto, la empresa puede hacer un comunicado interno acerca de la desvinculación del empleado. Esta debe ser clara y concisa.

En adición, esta comunicación alinea a los distintos departamentos sobre su accionar en relación con esta situación. Por ejemplo, el área de IT se encargará de revocar o modificar los accesos y contraseñas cuando resulte necesario.

En el caso de que se trate de un trabajador que tiene contacto directo con clientes, como puede ser un representante de ventas o un ejecutivo de cuentas, se les puede enviar una notificación con esta información y los datos de la persona que lo reemplaza.

3. Recopila todo el material relevante

Si el empleado tiene equipos informáticos u otro tipo de implementos que son propiedad de la empresa, desde el departamento de Recursos Humanos se debe gestionar su devolución. En otras palabras, se trata de la gestión documental. Por ejemplo:

• Tarjetas de crédito a nombre de la empresa.
• Tarjetas de acceso o de ingreso a la oficina.
• Teléfonos móviles.
• Laptop y otros dispositivos.

4. Realiza una entrevista de salida

La entrevista de salida es importante porque la empresa puede aprender mucho de las respuestas del exempleado. Consiste en una conversación en el que se puede obtener información de valor como:

• Oportunidades para mejorar procesos.
• Detectar fallas entre las expectativas y la realidad.
• Encontrar deficiencias en procesos y ordenamientos internos.

Es fundamental hacer las preguntas correctas para obtener claves que ayuden con la optimización de procesos internos. Si quieres conocer cuáles son los ejemplos más idóneos sobre preguntas que deberías hacer y los errores que hay que evitar en la entrevista de salida, en este otro artículo te los compartimos.

5. Cuida los últimos detalles

El trato humano es lo primero y esto también puede reflejarse con un simple acto como un kit de despedida o un obsequio personalizado según los intereses y gustos del trabajador. También, la empresa puede organizar un pequeño encuentro como despedida para que todos los integrantes del equipo le transmitan sus mejores deseos.

6. Reasigna las tareas más importantes

El exempleado ya ha sido desvinculado. Ahora es momento de reasignar sus tareas, o al menos las que más impacto e influencia tengan en los procesos, para que ese valor no se pierda y suponga un obstáculo en el desarrollo de las actividades y los proyectos.

Esto ayuda a que el equipo mantenga su normal proceso de trabajo.

¿Por qué es más complicado el proceso de offboarding en equipos globales?

Trabajar con equipos virtuales distribuidos presenta varios desafíos cuando se trata de llevar a cabo los procesos de offboarding. Veamos algunos casos de ejemplo:

• Global Mobility: cuando se cuenta con trabajadores de distintos países de origen, es más complicada la gestión de la devolución de los implementos y material que es propiedad de la empresa.
• Compliance global: se tienen que conocer muy bien las leyes locales para cumplir con las mismas y evitar sanciones, multas o penas. Por ejemplo, la indemnización por despido se calcula de forma diferente de un país a otro. En el caso de Argentina, debe ser igual a un mes de sueldo bruto por cada año de servicio o fracción mayor de tres meses. Mientras que en México, se deben sumar los 20 días de salario por año, la prima de antigüedad y los 3 meses de salario. 5 mejores prácticas para terminar una relación laboral con dignidad y respeto

Estos son los principales consejos para la gestión del offboarding virtual:

1. Divide el plan por semanas

Para que la salida del empleado sea ordenada, tanto para el exempleado como para el resto del equipo, es importante contar con una hoja de ruta o guía sobre cómo es la bajada del proceso por día o semana.

Por ejemplo, si un empleado renuncia y lo avisa con al menos 20 días de anticipación, es más fácil adaptar el plan de offboarding para que la transición entre su salida y la reasignación de tareas sea más eficiente y no haya pérdida de información en el medio.

Puedes hacerte las siguientes preguntas al planificarlo:

• ¿Qué aspectos del trabajo son necesarios profundizar?
• ¿El equipo cuenta con toda la información necesaria para llevar a cabo las tareas con la ausencia del ex empleado?
• ¿Qué documentación se le pedirá completar y cuánto tiempo se le dedicará a este aspecto en el proceso?

2. Emplea la tecnología a tu favor

Las tareas administrativas pueden resultar tediosas, sobre todo si hay muchos documentos necesarios que firmar (y, además, hay copias entre ellos). Asimismo, esto puede significar una importante demanda de tiempo.

Sin embargo, existen herramientas digitales que facilitan su realización gracias a la automatización. Tal es el caso de la firma digital de documentos o el envío automático de los archivos con información actualizada sobre el trabajador con base en la información y los datos que posee la compañía.

3. Agenda check-ins con el equipo

Los encuentros virtuales son necesarios para solicitar feedback al equipo de trabajo para saber si reúne todo lo necesario para hacer frente a la situación de los proyectos con la salida de un empleado.

En estos encuentros, puedes hacer preguntas como:

• ¿Cuentan con toda la información que necesitas?
• ¿Requieren de más material?
• ¿Necesitan rever algún punto en particular sobre la dinámica o las actividades de trabajo del colaborador que sale?

4. Brinda apoyo

Especialmente si se trata de un caso de despido. Esto puede generar mucha incertidumbre, inestabilidad e incluso angustia. Por eso, una buena práctica es que la empresa facilite acceso a apoyo a tus colaboradores y ofrezca ayuda psicológica durante un tiempo. 

Esto servirá para brindar herramientas a los trabajadores de la mano de un profesional para que se puedan desenvolver mejor en su ambiente laboral. 

5. Simplifica la gestión de tus empleados

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Cuida a tus empleados de principio a fin

Para tener una marca empleadora atractiva y un clima laboral agradable, colaborativo y positivo, la estrategia de gestión de talento debe contemplar todas las etapas del ciclo de vida del trabajador.

No solo la fase inicial de onboarding es relevante para dar a conocer el alcance y las actividades propias del puesto de trabajo o la capacitación y la satisfacción del empleado durante su recorrido en la organización, sino también en la etapa de salida de los empleados.

Con toda esta información podrás asentar las bases de un buen proceso de offboarding. Pero, ¿quieres saber más sobre temas relacionados para una mejor gestión por parte del departamento de RR.HH. y para mantener una buena relación con los miembros del equipo? Lee más en el blog de Deel:

• Qué es rescisión de un contrato laboral: guía completa
• Qué es la eperiencia del empleado y por qué es importante