Transformación digital de la nómina en LATAM: clave del éxito

¿Tienes dificultades para tomar decisiones basadas en datos? ¿Utilizas soluciones manuales de nómina que limitan la eficiencia? ¿O tienes softwares que no están integrados y esto no te permite tener un panorama completo de la situación financiera de tu empresa? No te preocupes, esto es muy común. Según el estudio Presente y futuro de la gestión de nómina en LATAM de Trendsity para Deel (2024), el 58% de los líderes de nómina argumenta que pasan demasiado tiempo realizando manualmente las tareas de nómina en hojas de cálculo.

Los procesos manuales y las soluciones fragmentadas de nómina no son suficientes para satisfacer las demandas de un entorno laboral cada vez más globalizado y dinámico. La transformación digital es necesaria para impulsar la eficiencia y ganar en agilidad y precisión. Como resultado, los equipos de Finanzas pueden liberarse de tareas tediosas para enfocarse en entregar mayor valor. Pero, ¿cómo están enfrentando las empresas en Latinoamérica este desafío? Sigue leyendo para explorar este y más puntos relacionados.

Estado actual de la gestión de nómina en LATAM: 3 desafíos

En pocas palabras, el estado actual de la gestión de nómina en América Latina (específicamente en México, Brasil, Argentina y Colombia) se resume en el predominio de software interno, el empleo de varias planillas de Excel y el uso de múltiples proveedores externos. Aquí los principales desafíos para Finanzas:

1. Problemas de trabajo interno

A pesar de los avances tecnológicos en los últimos años a raíz de la pandemia, muchas empresas aún dependen de soluciones manuales y sistemas fragmentados para gestionar la nómina. Ahora bien, ¿esto influye en una importante carga operativa y demanda de tiempo para el capital humano? La respuesta es "sí". De hecho, el 57% de los responsables de nómina lo confirma.

Situaciones en las que se evidencia este reto:

• Tareas manuales y repetitivas: el 58% de los responsables de nómina pasa demasiado tiempo realizando gran parte del proceso de nómina manualmente como traducir, comparar y consolidar información. Esto sugiere que muchas empresas aún dependen de procesos manuales que consumen tiempo y recursos valiosos.
• Limitaciones para tareas estratégicas: el 56% de los responsables de nómina afirma que la gestión de nómina los aleja de tareas más estratégicas. Así, la excesiva carga operativa y la complejidad asociada impiden que los equipos internos se dediquen a tareas de valor, como el análisis de datos, la optimización de la gestión de recursos humanos o incluso pensar en un proceso de digitalización, entre otras.

2. Problemas de costos

Otro de los retos actuales tiene relación con la gestión de costos inesperados. Siguiendo el estudio mencionado al principio, el 42% de los líderes se encuentran con gastos que no habían anticipado al implementar servicios de nómina. Pero, ¿por qué? Entre las causas principales, se encuentra la cantidad de herramientas tecnológicas que se usan.

En promedio, las empresas emplean seis herramientas distintas, y la mitad de los equipos combinan soluciones internas y externas, como software de nómina, proveedor externo especializado en nómina y estudios contables, entre otros. Esta diversidad puede llevar a la duplicidad de costos, ineficiencias y al aumento en los gastos generales.

Situaciones en las que se evidencia este reto:

• Retrasos en los pagos de nómina y sus consecuencias: si un proveedor de nómina externo no cumple con los plazos de pago, esto resulta en multas y sanciones por parte de las autoridades laborales, además de generar malestar entre los empleados.
• Adaptación a leyes locales: si se incurre en gastos adicionales para adaptar el sistema de nómina a nuevas regulaciones laborales en un país donde recientemente se expandieron las operaciones, por ejemplo. Se trata de los costos ocultos del cumplimiento legal.

3. Falta de integración entre herramientas y sistemas

Al no contar con soluciones integradas que incluyan, por ejemplo nómina electrónica, inteligencia artificial para mejorar la gestión de la nómina o facturación electrónica, limita la capacidad de análisis y planificación estratégica de las organizaciones. De esta forma impacta directamente en la gestión financiera de las empresas. Por lo tanto, la falta de una visión unificada de los costos laborales y los datos de nómina dificulta la toma de decisiones informadas y la optimización del presupuesto.

Situaciones en las que se evidencia este reto:

• Errores en la transferencia de datos: al ingresar manualmente información de nómina de un sistema a otro (como del Área de Recursos Humanos al de Finanzas), se producen errores que afectan el cálculo de salarios, impuestos y beneficios, generando malestar entre los empleados y posibles sanciones legales. Asimismo se puede poner en juego la seguridad de los datos personales.
• Falta de visibilidad de los costos laborales: si no es posible obtener una visión global y en tiempo real de los costos laborales, esto impide la identificación de áreas de mejora y la correcta optimización del presupuesto.

Impacto de la transformación digital en la nómina

La transformación digital de la nómina es mucho más que adoptar nuevas tecnologías. Se trata de impulsar un cambio radical en la forma en que las empresas gestionan sus equipos. Así, la digitalización como tendencia ofrece una serie de beneficios que impactan directamente en la eficiencia, la toma de decisiones y la experiencia del empleado.

Mejora la eficiencia operativa

¿Cuánto tiempo pierde tu equipo de finanzas cada mes lidiando con errores manuales en las nóminas? A medida que crece la cantidad de empleados, también se vuelve más compleja la tarea de hacer cálculos y mantener la información al día. Por eso, la automatización de procesos y la eliminación de tareas manuales son pilares clave de la transformación digital en la nómina.

Cuando la transformación en la gestión de nómina sucede, los equipos de Finanzas ganan en la reducción de errores humanos, optimizan sus flujos de trabajo y aceleran el procesamiento de la nómina. Por lo tanto, esto significa mayor precisión en los pagos, cumplimiento normativo y liberación de tiempo para que el personal se enfoque en actividades estratégicas.

Permite tomar decisiones basadas en datos

¿Tienes una visión clara y completa de tus costos laborales en tiempo real? La centralización y consolidación de datos de nómina en una única plataforma brinda una visión completa y en tiempo real de los costos empresariales. Gracias a esto, es posible tomar decisiones más informadas y estratégicas, e identificar áreas de mejora.

Por otra parte, la capacidad de analizar datos históricos y realizar proyecciones futuras empodera a los líderes financieros para anticiparse a los cambios.

Reduce la complejidad

¿Cuántos proveedores y sistemas diferentes utilizas actualmente para gestionar la nómina en tu empresa? La adopción de soluciones digitales integradas simplifica la gestión de nómina al eliminar la necesidad de múltiples herramientas y proveedores. Esto reduce la complejidad operativa, al mismo tiempo que una experiencia de nómina fluida y transparente mejora la satisfacción del empleado y fortalece la relación entre la empresa y sus empleados.

El futuro de la nómina en LATAM: hacia la consolidación digital

Los resultados del estudio revelan una clara preferencia por la consolidación de la nómina en una única solución global. El 94% de los responsables de nómina encuestados considera que sería extremadamente valioso o valioso contar con una única plataforma para gestionar la nómina en todos los países donde opera su organización. Porque, gracias a ella, podrían beneficiarse de los siguientes aspectos:

• Visión unificada: al centralizar todos los datos de nómina en un solo lugar, facilitando el acceso a la información y la toma de decisiones estratégicas.
• Automatización de procesos: reduce la carga de trabajo manual, minimiza errores y agiliza el procesamiento de la nómina.
• Cumplimiento normativo: simplifica la gestión de las regulaciones laborales y fiscales en diferentes países, reduciendo el riesgo de incumplimiento.
• Escalabilidad: permite adaptarse fácilmente al crecimiento de la empresa y a la expansión a nuevos mercados.
• Mejora la experiencia del empleado: ofrece una experiencia de nómina más transparente y accesible para los empleados, independientemente de su ubicación.

Transforma la nómina en tu empresa para mantenerte competitivo

La transformación digital de la nómina no es solo una tendencia, sino una necesidad estratégica para las empresas en LATAM que buscan mantenerse competitivas. Ahora, quizás te preguntes cómo puede ocurrir esto. A continuación, te compartimos un breve resumen:

• Facilita la contratación global: permite a las empresas acceder a un talento global más amplio y diverso, debido a la capacidad de gestionar la nómina en múltiples países de manera eficiente y completa.
• Reduce costos: es posible obtener ahorros significativos en costos administrativos y operativos debido a la automatización de procesos y la optimización de recursos.
• Mitiga riesgos de compliance: se vuelve más sencillo y menos propenso a errores el cumplimiento de las regulaciones laborales y fiscales en diferentes países, lo cual reduce el riesgo de sanciones y multas.

De esta manera, la adopción de soluciones digitales integradas permite a las organizaciones superar los desafíos de la gestión manual y fragmentada, impulsando la eficiencia, la toma de decisiones basadas en datos y la satisfacción del empleado.