Tout savoir sur la gestion de la paie

En France, 68 % des salariés estiment qu’ils ne sont pas rémunérés à leur juste valeur, un sentiment particulièrement fort chez les femmes, avec 71 % d’entre elles considérant que leur salaire ne reflète pas leur travail et leur investissement.

Les erreurs dans les bulletins de paie et les retards de paiement sont souvent causés par une mauvaise gestion de la paie. Si vous venez d’embaucher vos premiers salariés ou que vous commencez à dépasser la capacité d’une gestion manuelle, il peut être difficile de savoir par où commencer.

Un logiciel de paie comme Deel peut vous aider à simplifier la gestion administrative et la gestion des bulletins de salaire. Ce guide vous expliquera les bases pour mettre en place un processus de paie précis et efficace, ainsi que les avantages d’un système de gestion de la paie pour votre entreprise.

Qu'est-ce que la gestion de la paie ?

La gestion de la paie consiste à gérer les aspects financiers liés aux salariés, comme les salaires, les avantages, les impôts et les déductions. Cela inclut le calcul des salaires, le paiement, la gestion des bulletins de paie et la collecte des documents fiscaux.

Les entreprises peuvent gérer la paie de différentes façons : manuellement, avec des tableurs, ou automatiquement grâce à un logiciel de paie. Certaines choisissent d'externaliser cette gestion auprès de spécialistes, comme des gestionnaires de paie ou des services d'Employeurs de référence (EOR) et d'organisations spécialisées (PEO).

Les différents types de paie

Il existe quatre types de paie couramment utilisés :

• Hebdomadaire : Les salariés sont payés un jour fixe chaque semaine.
• Bimensuel : Les salariés sont payés tous les 15 jours, toujours le même jour de la semaine.
• Bimensuel (deux fois par mois) : Les salariés sont payés deux fois par mois, ce qui représente 24 fiches de paie par an.
• Mensuel : Les salariés sont payés une fois par mois, généralement à la fin du mois.

Ces méthodes sont également appelées fréquences de paie. Le choix de la fréquence dépendra du flux de trésorerie de votre entreprise, des attentes du marché du travail et des réglementations en vigueur dans chaque pays.

Les étapes du processus de gestion de la paie

La gestion de la paie ne se limite pas au versement des salaires. Elle se déroule en trois phases : la préparation de la paie, le traitement de la paie, et les tâches post-paie.

1. Préparation de la paie

Dans cette première étape, vous devez rassembler et vérifier les informations nécessaires, telles que les feuilles de temps des salariés et les informations fiscales. Pour chaque employé, vous devez saisir les éléments suivants :

• Heures travaillées
• Primes perçues
• Modifications de salaire
• Déductions et avantages
• Changements dans les informations personnelles ou fiscales

Une fois ces données collectées et saisies, vous pouvez calculer et traiter la paie.

2. Traitement de la paie

Pendant cette phase, vous calculez le salaire brut des employés (basé sur le nombre d'heures travaillées et les primes, avant prélèvement des impôts). Ensuite, vous déduisez les cotisations sociales et les avantages sociaux de leurs bulletins de paie. Une fois ces déductions effectuées, vous obtenez le salaire net à verser aux salariés.

À ce stade, vous devez également mettre de côté les cotisations patronales ainsi que le coût des avantages pour l'employeur.

3. Post-paie

La phase post-paie concerne l'organisation et l'archivage. Pendant cette étape, vous résolvez les éventuels problèmes liés aux bulletins de paie, vous archivez les dossiers de paie et effectuez les mises à jour nécessaires sur les données des salariés ou sur les déclarations fiscales avant de lancer le traitement de la paie pour la période suivante.

Les différentes tâches liées à la gestion de la paie

Comme mentionné précédemment, une entreprise doit accomplir plusieurs tâches tout au long des trois phases de la gestion de la paie :

1. Calcul des salaires des employés

Le calcul des salaires est une étape essentielle dans le traitement de la paie, car il faut s'assurer que chaque salarié reçoive le bon montant. Les employés au salaire fixe reçoivent le même bulletin de salaire chaque mois, tandis que les employés payés à l'heure perçoivent des montants variables selon leurs heures de travail. Pour les salariés à l’heure (non-cadres), il faut également calculer et payer les heures supplémentaires.

L'utilisation d'un logiciel de gestion du temps et des absences peut simplifier l'administration de la paie et les calculs.

2. Traitement des impôts sur la paie

Une fois le salaire brut calculé, il est nécessaire de procéder aux retenues fiscales. En France, les déductions comprennent les cotisations sociales obligatoires telles que la sécurité sociale, l'assurance maladie, les caisses de retraite, ainsi que les taxes sur les salaires. Ces déductions incluent également les contributions volontaires, comme les cotisations à un plan de retraite.

Si un salarié est redevable d'une dette, comme une pension alimentaire ou une saisie sur salaire, ces montants doivent également être prélevés à cette étape pour garantir que la part de salaire concernée soit allouée au remboursement de la dette.

3. Versement des salaires aux employés

Après les déductions, les employés reçoivent leur salaire selon le mode de paiement choisi par eux ou leur employeur. Les méthodes de paiement peuvent inclure des virements bancaires, des cartes de débit prépayées, des paiements en cryptomonnaie ou via des solutions de paiement en ligne.

4. Fournir des bulletins de salaire

Les bulletins de salaire contiennent les détails du paiement des salariés, notamment la répartition des salaires et des déductions. Les salariés ont besoin de leurs bulletins pour comprendre les retenues sur leur paie et calculer correctement leurs impôts lors de la déclaration fiscale.

5. Conservation des dossiers de paie

En France, selon le Code du travail, les employeurs doivent conserver les bulletins de paie et les dossiers de paie pendant une durée minimale de cinq ans, même après le départ des salariés. En cas de contrôle ou d’audit, ne pas être en mesure de présenter ces documents peut entraîner des amendes et des sanctions.

Les dossiers de paie peuvent être conservés physiquement, mais l'utilisation d'un logiciel de gestion de la paie permet de stocker et d'organiser ces documents de manière sécurisée.

10 conseils pour une gestion de la paie efficace

À mesure que votre entreprise grandit, les tâches liées à la gestion de la paie deviennent plus complexes, répétitives et frustrantes. Plus tôt vous mettrez en place un système de gestion de la paie efficace et évolutif, plus il sera facile de l’adapter à la croissance de vos effectifs et aux besoins de votre entreprise.

1. Prévoyez suffisamment de temps pour chaque période de paie

Assurez-vous de consacrer assez de temps pour examiner les documents fiscaux des employés, les heures travaillées, et toute autre information liée à la paie. Les chefs d’entreprise peuvent passer jusqu'à cinq heures à calculer les salaires et les impôts de leurs salariés avant chaque jour de paie (et même plus s’ils paient leurs employés de manière hebdomadaire ou bimensuelle). Pour gagner du temps, pensez à un logiciel d'automatisation de la paie.

2. Programmez des alertes pour le calendrier de la paie**

Créez un calendrier de paie dans Google Calendar pour vous rappeler quelques jours avant les dates importantes, comme le jour de paie ou les échéances fiscales. Paramétrez chaque alerte de manière à avoir suffisamment de temps pour accomplir la tâche. À mesure que votre équipe grandit, vous pouvez partager ce calendrier avec les employés pour plus de transparence et afin qu’ils sachent quand ils seront payés.

3. Documentez vos processus de paie

Mettre par écrit l’ensemble des étapes de la gestion de la paie dans un guide permet de réévaluer régulièrement vos méthodes et d’identifier des points à améliorer. Cela facilite également l’intégration de nouveaux gestionnaires de paie si vous devez déléguer cette tâche à l’avenir.

4. Formez vos équipes sur la paie

Les logiciels d’automatisation évoluent rapidement, et vos équipes, ou vous-même, si vous gérez la paie d’une startup, devez rester à jour sur les dernières pratiques et tendances. Organisez des formations pour améliorer la collaboration, automatiser les tâches répétitives et approfondir les connaissances sur la gestion de la paie.

Si vous êtes le seul à gérer la paie, prenez le temps d'expliquer son fonctionnement à vos employés, et rappelez-leur l’importance de soumettre leurs heures et documents à temps pour assurer le bon paiement des salaires.

5. Préparez-vous aux paiements supplémentaires

Lorsque vous établissez un budget et planifiez la paie, n'oubliez pas les paiements supplémentaires que vous pourriez effectuer, comme les primes de fin d'année.

La gestion de la paie ne concerne pas seulement les salaires, mais aussi d'autres formes de rémunération des employés, telles que les commissions, les primes, les remboursements ou le 13e mois. Il est important d'anticiper ces paiements supplémentaires et de vous assurer qu’ils sont effectués avant la fin de l’année fiscale, afin de pouvoir ajuster correctement l’imposition des employés sur leurs bulletins de salaire.

6. Mettez à jour les données des employés régulièrement

Les informations des employés — telles que les adresses, noms de famille, ou salaires horaires — évoluent avec le temps. Il est important de planifier des révisions régulières des données (ou de demander aux employés de vérifier leurs informations) pour s'assurer que tout est à jour.

Corriger des erreurs après avoir versé les paiements est possible, mais cela demande beaucoup de temps et peut entraîner des coûts imprévus pour votre entreprise. Vérifiez les informations des employés, comme les adresses et les numéros d'identification fiscale, avant de remplir les formulaires de déclaration sociale nominative (DSN).

7. Choisissez un logiciel évolutif

Optez pour une solution de paie qui répond à vos besoins actuels et s’adapte à la croissance de votre entreprise.

Un logiciel évolutif vous permet de ne pas changer de système de gestion de la paie à mesure que votre équipe grandit. Passer d'une solution à une autre implique de nouvelles formations, une mise en place complexe, ainsi que des risques potentiels pour la sécurité des données et les processus.

8. Sollicitez l'avis des employés

Demandez régulièrement aux employés leur ressenti sur le processus de paiement des salaires afin de vous assurer qu’il est clair et bien compris. Ne partez pas du principe que tout le monde est satisfait, car un manque de confiance dans la capacité de l’entreprise à gérer correctement les bulletins de salaire est souvent un motif de départ.

Obtenir leur avis peut aussi vous amener à offrir plus de formations ou à améliorer votre gestion de la paie pour une meilleure efficacité.

9. Externalisez la gestion de la paie

L’externalisation de la paie auprès d’un prestataire spécialisé ou d’un employeur de référence vous permet de gagner du temps, de garantir la conformité avec les réglementations sociales et de vous décharger de cette tâche administrative.

De nombreuses entreprises choisissent d'externaliser ce service car cela coûte moins cher que d'embaucher un gestionnaire de paie à plein temps. De plus, cela permet d'accéder à des logiciels de gestion de la paie performants et à l’expertise de professionnels du domaine.

10. Demandez conseil à votre prestataire local de gestion de la paie

Si vous avez une équipe internationale et externalisez la gestion de la paie à des prestataires locaux, n’hésitez pas à leur demander des conseils. Ils connaissent les meilleures pratiques dans chaque pays.

Comprendre les réglementations des autorités fiscales locales peut vous faire économiser de l'argent, à vous ou à vos employés. Certains paiements peuvent être exonérés d’impôts ou de cotisations sociales. Par exemple, en Pologne, les employeurs peuvent voir leurs coûts et cotisations de sécurité sociale diminuer après que certains salariés aient atteint le plafond annuel pour les cotisations de retraite et d’assurance invalidité.

Comment gérer la paie pour une équipe internationale

La gestion de la paie internationale vous permet de payer vos employés basés à l’étranger. Pour cela, vous devez respecter les réglementations fiscales et les lois du travail, qui diffèrent d’un pays à l’autre.

Si vous décidez d'embaucher à l'international, plusieurs options s'offrent à vous :

• Embaucher des indépendants, qui géreront eux-mêmes leurs impôts. Cela vous simplifie la tâche car vous ne vous occupez que de leur paiement, sans avoir à gérer les lois locales sur les avantages sociaux et les taxes.
• Ouvrir une filiale à l’étranger et travailler avec un prestataire local spécialisé dans la gestion de la paie. Vous bénéficiez ainsi de l’expertise locale et restez à jour des évolutions législatives.
• Utiliser les services d’un Employeur de Référence (EOR) pour externaliser la paie et les processus de recrutement. L’EOR est une solution fiable pour embaucher à l’international tout en assurant la conformité légale, la sécurité des données, et une gestion simplifiée de la paie.

Consultez notre modèle de gestion de la paie internationale pour un aperçu des tâches quotidiennes et des astuces pour effectuer des ajustements de masse rapidement et efficacement.

Comment bien choisir son système de gestion de la paie

Choisir une solution complète pour la gestion de la paie ne doit pas se faire au hasard, même si c’est votre première fois.

Voici les fonctionnalités essentielles à prendre en compte dans un logiciel de gestion de la paie :

• Évolutivité : Le logiciel doit pouvoir s’adapter facilement, que vous gériez 5 ou 5 000 salariés, et suivre la croissance de votre entreprise.
• Accompagnement : Il doit offrir un accès à des experts disponibles à tout moment pour répondre à vos questions.
• Diversité des moyens de paiement : Le logiciel doit proposer plusieurs modes de paiement, comme les virements bancaires, les cartes prépayées, ou même la cryptomonnaie.
• Sécurité des données : Assurez-vous que le logiciel utilise des technologies de cryptage, une authentification renforcée, et soit conforme au RGPD, surtout si vous gérez des employés à l'international.
• Fonctionnalités en libre-service : Permettre aux employés de saisir leurs heures de travail et de mettre à jour leurs informations personnelles eux-mêmes.
• Gestion de la paie internationale : Le logiciel doit inclure des options pour gérer la paie internationale et faciliter l’embauche de salariés dans différents pays.

5 bonnes raisons de passer à l'automatisation de la paie

En France, certaines petites entreprises continuent de gérer la paie manuellement. Cela peut fonctionner quand vous n'avez qu'un ou deux salariés, mais plus l'entreprise grandit, plus les risques d'erreurs et de complications augmentent.

Voici pourquoi la majorité des entreprises optent pour l’automatisation de la paie.

Gérer efficacement les finances de l'entreprise

Automatiser la paie permet de réduire considérablement les erreurs, ce qui évite des situations de mécontentement des salariés, des sanctions financières, et des conflits potentiels avec l’URSSAF. De plus, cela garantit une conformité parfaite avec les règles de la sécurité sociale, les charges sociales, et les conventions collectives.

Gagnez du temps et économisez sur la gestion de la paie

L’automatisation de la paie réduit considérablement le temps et l’effort nécessaires à chaque période de paie.

Une étude récente montre que les dirigeants de petites entreprises trouvent souvent la gestion de la paie compliquée et frustrante. Ils sous-estiment généralement le temps nécessaire pour traiter la paie et passent en moyenne cinq heures à s'en occuper à chaque jour de paie.

Avec un logiciel de gestion de la paie, vous n'avez plus besoin de faire de calculs manuels. L'application s'occupe de tout : calcul des salaires, déductions, et déclarations fiscales. Vous gagnez ainsi un temps précieux, que vous pouvez consacrer à d'autres aspects de la gestion de votre entreprise.

Évitez les retards de paiement et les erreurs

Éviter les retards de paiement et les erreurs est essentiel pour maintenir vos employés satisfaits. Selon une étude, de nombreux salariés vivent au jour le jour, et 49 % d’entre eux envisageraient de quitter leur poste après seulement deux problèmes liés à leur paie.

Les retards de paiement peuvent provoquer du stress chez les salariés et détériorer leur expérience au sein de l’entreprise, augmentant ainsi le taux de turnover. Remplacer un employé coûte bien plus cher que d’investir dans un logiciel de gestion de la paie permettant de garantir des paiements précis et ponctuels.

Investir dans une solution numérique permet aussi de simplifier la gestion du personnel, le suivi des temps de travail, des congés payés et des notes de frais, tout en assurant un bon fonctionnement des processus administratifs. Cela vous évite des conflits potentiels aux prud’hommes et optimise la gestion de la paie au sein de votre entreprise, que ce soit pour une TPE ou une grande entreprise.

Calculer automatiquement les impôts

Ne pas déclarer les charges sociales et impôts liés à la paie dans les délais peut entraîner des amendes lourdes, des intérêts sur les arriérés d'impôts, voire des sanctions légales pour les entreprises.

Ces pénalités sont facilement évitables grâce à un logiciel de gestion de la paie qui collecte automatiquement les informations fiscales des salariés, calcule les taxes et les déclare aux autorités. La plupart des logiciels proposent des alertes pour vous rappeler de finaliser les démarches à temps.

Sécurisez vos données sensibles

Conserver les bulletins de paie et les données des employés dans un classeur, même sous clé, n'est plus une méthode sûre. Les systèmes numériques de paie offrent plusieurs couches de protection pour empêcher tout accès non autorisé aux informations. Ces options incluent le stockage dans le cloud, le cryptage et l'authentification à plusieurs facteurs.

Investir dans ces solutions ne permet pas seulement d’assurer une conformité avec le droit du travail et le droit social, mais aussi de garantir la sécurité des données au sein de l’entreprise, que ce soit pour une TPE ou une grande entreprise. Cela simplifie également la gestion avec des outils tels que les tableaux de bord, facilitant le suivi pour votre service comptabilité ou votre cabinet d’expertise comptable.

Simplifiez la gestion de la paie internationale avec Deel

La gestion de la paie peut être complexe. Mais, en planifiant correctement, en automatisant les tâches répétitives et en révisant régulièrement vos processus, vous pouvez garantir une paie précise tout en offrant une expérience positive à vos salariés.

Avec la solution de paie internationale de Deel, vous gérez facilement l’ensemble de vos paies locales et internationales sur une seule plateforme. Vous pouvez payer vos salariés et sous-traitants en un seul clic, tout en étant assuré de respecter pleinement les réglementations fiscales et les lois du travail en vigueur.

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