Comment créer un plan de développement des compétences à partir de rien (+ modèles gratuits)

Les modèles de compétences, ou cartographie de compétences, sont des outils essentiels pour les professionnels des ressources humaines. Ces instruments cartographient les compétences, les connaissances et les comportements nécessaires à la réussite dans un poste de travail.

Suivez le guide Deel étape par étape pour créer un plan de formation bien structuré et pérenne. Vous y trouverez des exemples, des conseils avisés et des modèles gratuits de plan de développement des compétences pour vous aider.

Étape 1 : définissez l’objectif de la création du modèle de compétences

Avant de commencer à créer un modèle de compétences, posez-vous les questions suivantes :

• Qui utilisera ce modèle : un département spécifique, la direction, ou l’ensemble des salariés de l’entreprise ?
• Quels sont les besoins des utilisateurs par rapport au modèle de compétences : évaluer les performances, développer des compétences spécifiques, ou combler les déficits en compétences ?

L’objectif de votre modèle déterminera les informations et les compétences à inclure dans le plan de développement des compétences.

Les objectifs des modèles de compétences peuvent être :

• Performance. Réaliser des évaluations équitables, analyser les écarts de compétences, et rationaliser la structure de rémunération.
• Engagement. Promouvoir la mobilité interne et la mobilité horizontale et créer de la transparence autour des attentes à différents niveaux.
• Recrutement. Coordonner les efforts de recrutement avec les compétences existantes ou manquantes et assurer la cohérence des pratiques de recrutement.
• Développement de carrière. Créer des programmes de formation plus stratégiques, planifier la succession et favoriser la croissance de carrière au sein de votre organisation.

L’absence d’un objectif clair et la mise en place d’un modèle de compétences sans but précis peuvent entraîner une non-utilisation et une perte de temps. Cela peut aussi causer une perte de confiance dans le plan de développement des compétences et les pratiques RH par les employés et les managers.

Étape 2 : choisissez un modèle de compétences adapté à votre organisation

Votre modèle de compétences définira le nombre de compétences et leurs types, les niveaux pour chacune, et si vous faites oui ou non la distinction entre les compétences de leadership et celles des contributeurs individuels.

Structurez votre modèle

Selon votre objectif professionnel, la taille de votre entreprise et sa structure, vous pouvez structurer le modèle autour des :

• Valeurs de l’entreprise. Toutes les compétences choisies seront directement liées à une des valeurs de votre entreprise.
• Familles de métiers ou départements. Chaque famille de métiers aura des compétences en commun (ex. marketing, ingénierie).
• Rôles. Chaque rôle aura des compétences fonctionnelles et techniques distinctes (ex. Content marketing, SEO, Product marketing, Publicité payante, Email marketing).
• Compétences de base. Tous les rôles et départements partagent les mêmes compétences.
• Contributeur individuel/compétence de leadership. Les leaders auront des compétences supplémentaires par rapport aux contributeurs individuels.

Vous pouvez également combiner différentes structures. Par exemple, associez des compétences de base communes à toute l’organisation avec des compétences techniques et fonctionnelles spécifiques à chaque poste de travail. Utilisez les différents types de compétences comme des blocs mobilisables dans votre modèle de gestion des compétences.

Définir le nombre total de compétences par rôle

Le nombre total de compétences dépendra largement des objectifs de votre modèle dans les processus de gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC). Cependant, en règle générale, nous recommandons de limiter le modèle à un maximum de 12 compétences pour les contributeurs individuels et 15 pour les leaders.

Note : vous pouvez ajuster la distribution des compétences en fonction des besoins spécifiques et de la structure de l’organisation. Par exemple, vous pourriez allouer davantage de compétences techniques si votre organisation nécessite ce type de compétences. De même, si vous avez beaucoup de rôles managériaux, vous devriez mettre l’accent sur les compétences de leadership.

Hiérarchisation des compétences

Réfléchissez au nombre de niveaux que vous souhaitez inclure dans votre modèle de compétences. Plus vous avez de niveaux, plus les évaluations lors des entretiens professionnels seront nuancées. Cependant, définir chaque niveau demandera plus d’efforts pour s’assurer que les niveaux soient distincts et clairement définis.

Voici quelques options pour hiérarchiser les compétences dans le cadre du plan de développement des compétences :

modèle de compétences à 5 niveaux

1. Basique
2. Intermédiaire
3. Compétent
4. Avancé
5. Expert

modèle de compétences à 3 niveaux

1. Basique
2. Compétent
3. Expert

modèle de compétences à 6 niveaux

1. Débutant
2. En développement
3. Compétent
4. Maîtrise
5. Avancé
6. Expert

Conseil : concentrez-vous sur les compétences critiques pour assurer le succès de votre organisation. Limitez le nombre de niveaux de compétence pour simplifier le modèle et faciliter la gestion des actions de formation obligatoires et des besoins de formation des salariés de l’entreprise.

Étape 3 : réfléchissez bien avant d’élaborer votre plan de développement des compétences

Une fois que vous avez une idée générale de votre plan de développement des compétences, vous pouvez collecter des informations pour vous guider dans la sélection et la définition des compétences.

Commencez par les informations internes facilement disponibles

Même si votre équipe des ressources humaines n’a jamais travaillé avec un modèle de compétences auparavant, elle a sans doute des informations pertinentes à vous fournir. Voici un florilège d’informations que vous pouvez recueillir à partir de documents tels que :

• Plans d’affaires, stratégies et objectifs. Utilisez ces documents pour mieux comprendre l’orientation future de votre organisation et anticiper le besoin de nouvelles compétences (par exemple, apprentissage automatique, modèles de langage étendus).
• Prévisions pour l’avenir professionnel de votre industrie ou organisation. Tenez compte de tout changement significatif lors de la conception de votre cadre pour garantir sa pertinence.
• Organigramme. Obtenez un aperçu de la structure actuelle de votre organisation : départements, hiérarchies, etc.
• Données clés sur la main-d’œuvre. Considérez votre main-d’œuvre actuelle au-delà du simple nombre de salariés de l’entreprise, y compris les données sur la rétention et l’engagement, les ratios managers/managers directs, l’ancienneté moyenne, etc.
• Descriptions de postes. Distinguez les rôles actuels au sein de l’organisation ; examinez les rôles existants, mais également ceux pour lesquels votre équipe recrute actuellement afin de rendre votre modèle de compétences clés plus adapté à l’avenir.

Utilisez l’observation comme outil de collecte de données à ce stade. Prenez des notes sur les compétences communes que vous remarquez chez les meilleurs employés et leaders influents de votre organisation. Cela aidera à définir les actions de formation nécessaires.

Recherche en ligne

Vous pouvez également vous tourner vers la recherche en ligne pour :

• Recueillir des informations à partir d’offres d’emploi de sociétés de taille similaire ou du même secteur.
• Rechercher des plans de développement de compétences facilement disponibles de diverses entreprises.
• Explorer des ressources gratuites.

Intégrer les experts métier (SMEs)

Les professionnels des ressources humaines ne peuvent pas avoir une connaissance approfondie de chaque département au sein de leur organisation. Par conséquent, parler aux experts métier, ou SME, est essentiel pour créer des cadres de compétences complets et pertinents.

Méthodes de recherche pour collecter les informations des experts métier

Sélectionnez une ou plusieurs méthodes de recherche pour recueillir des informations auprès des experts afin d’assurer la mise en place d’un plan de formation efficient :

Entretiens et groupes de discussions. Organisez des entretiens individuels et des groupes de discussion avec des experts de différents départements et demandez-leur de parler de leurs travaux, responsabilités et compétences.

Conseil : si vous créez un modèle à l’échelle de l’entreprise, interrogez des personnes avec des compétences, niveaux d’ancienneté et rôles variés. Pour la hiérarchisation dans le cadre du plan de développement des compétences, demandez aux chefs d’équipe ce qu’ils attendent d’un employé débutant par rapport à un employé expérimenté.

Les dirigeants peuvent fournir des informations sur les compétences de base reflétant les valeurs, la philosophie et les objectifs stratégiques de l’organisation. Les managers et les employés performants des départements d’affaires pertinents peuvent mettre en lumière les compétences, connaissances et comportements nécessaires à la réussite dans ces rôles.

Enquêtes et questionnaires. Une enquête est l’un des moyens les plus simples de collecter des informations. Les questionnaires permettent également d’obtenir l’avis de plus de salariés que les entretiens, facilitant ainsi la quantification de ces données.

Entrevues comportementales. Conduisez des entrevues structurées pour découvrir les comportements qui distinguent les salariés au-dessus du lot. Grâce à ces méthodes de recherche, et en incluant des actions de formation appropriées, vous serez en mesure de développer un plan de développement des compétences robuste, aligné sur les besoins de votre organisation et ses salariés.

Questions à poser à vos experts métier pour le développement d’un plan de développement des compétences efficient

Clarifiez les rôles et responsabilités :

• Quelles sont les principales responsabilités et tâches pour ce poste ?
• À quoi ressemble une journée typique pour quelqu’un dans ce rôle ?
• Comment ce rôle contribue-t-il à atteindre les objectifs stratégiques de l’organisation ?

Comprenez les indicateurs clés de performance (KPIs) :

• Quels indicateurs sont utilisés pour mesurer le succès à ce poste ?
• Comment ces KPIs s’alignent sur les objectifs globaux de l’organisation ?
• Pouvez-vous fournir des exemples de performances exceptionnelles dans ce rôle ?
• Quelles actions ou comportements spécifiques ont contribué à ce niveau de performance élevé ?

Identifiez les compétences et connaissances nécessaires à la réussite :

• Quelles compétences techniques sont essentielles pour ce rôle ?
• Y a-t-il des outils ou des technologies spécifiques dans lesquels les salariés doivent être compétents ?
• Quelles soft skills (par exemple, communication, travail d’équipe, résolution de problèmes) sont critiques pour réussir dans ce rôle ?
• Pouvez-vous expliquer comment ces compétences comportementales sont appliquées dans le travail quotidien ?

Identifiez les compétences comportementales :

• Quels comportements distinguent les hauts performeurs des performeurs moyens dans ce rôle ?
• Comment des attributs comme l’initiative, l’adaptabilité et l’attention aux détails sont-ils essentiels ?

Comprenez les tendances futures pouvant influencer les compétences nécessaires :

• Comment ce rôle évoluera-t-il dans les 3 à 5 prochaines années ?
• Quelles compétences ou domaines de connaissance émergents deviendront importants ?

En posant ces questions lors des entretiens professionnels avec vos experts internes, vous obtiendrez des informations précieuses pour la mise en œuvre et la mise à jour de votre plan de développement des compétences.

Ces données permettront aussi d’identifier les besoins de formation professionnelle et de définir les actions de formation nécessaires. Vous pourrez ainsi structurer efficacement les actions de développement des compétences requises pour les salariés de l’entreprise, en conformité avec le Code du travail et les recommandations du comité social et économique (CSE). Justement, la quatrième étape relève de la compilation et de l’organisation de l’information recueillie.

Étape 4 : compilez et organisez vos données de recherche

Vous collecterez une quantité importante d’informations lors de vos recherches. Ainsi, plus vous serez organisé, plus ces données seront accessibles et utilisables pour mettre en place un plan de développement des compétences dans votre entreprise.

Organisez une structure de dossiers numériques

Mettez en place une structure de fichiers pour stocker toutes les informations recueillies. Utilisez des outils fondés sur le cloud comme Google Drive, SharePoint ou un logiciel destiné aux ressources humaines, comme Deel HR, pour la mise en œuvre.

Astuce : organisez les dossiers par type d’information, par exemple : plans d’affaires, descriptions de postes, enquêtes, entretiens. Pour chaque catégorie, créez des résumés qui distillent les points principaux. Utilisez des puces, des tableaux et des graphiques pour rendre l’information facilement digestible.

Catégorisez les informations essentielles

Une fois que vous commencez à compiler vos données, divisez l’information en catégories clés telles que compétences techniques, compétences comportementales, compétences relationnelles (soft skills) et tendances de l’industrie.

• Courtes listes des compétences principales. Mettez en évidence les thèmes récurrents ou les compétences critiques qui apparaissent dans plusieurs sources.
• Classez les compétences. Classez les compétences selon leur importance et leur fréquence d’apparition dans les diverses sources. Utilisez un système de notation ou une matrice de priorité pour aider à cette hiérarchisation.

Par exemple, si la majorité des performeurs reconnaissent avoir une « intelligence émotionnelle », vous pouvez la marquer comme une compétence centrale pour votre organisation.

Définissez les compétences spécifiques aux rôles

Définissez les compétences spécifiques aux différents départements, équipes et rôles pour le plan de formation. Comment ? En consolidant l’information provenant des descriptions de postes, des entretiens professionnels avec les experts métier et des données de performance.

Une approche plus simple consiste à commencer par les descriptions de postes pour chaque rôle et à mettre en correspondance les compétences et les tâches. Assurez-vous donc qu’elles soient à jour et qu’elles reflètent les rôles actuels.

Vous pouvez utiliser ce modèle de cartographie des compétences (en anglais) pour réaliser cette tâche.

Attention. Les modèles de compétences peuvent devenir trop complexes s’ils incluent trop de compétences et de niveaux, rendant leur mise en œuvre difficile. Assurez-vous que chaque compétence est essentielle et distincte.

Définissez chaque compétence

Une fois que vous avez identifié toutes les compétences pertinentes pour votre organisation, il est temps de les définir. Assurez-vous que chaque définition comprend des éléments spécifiques et mesurables.

Par exemple, vous pouvez définir la communication écrite comme « la capacité à transmettre des idées, des informations et des messages de manière efficace par écrit. Cela inclut la clarté, la cohérence, la concision et la correction dans les documents écrits, les e-mails, les rapports et autres formes de communication écrite ».

Identifiez les comportements illustrant la maîtrise des compétences

Enfin, identifiez les comportements et actions qui traduisent chaque compétence sur le terrain. Définissez différents niveaux de maîtrise pour chaque compétence afin de différencier les niveaux novice, intermédiaire et expert.

Détaillez explicitement les comportements et compétences associés à chaque niveau pour fournir de la clarté aux salariés de l’entreprise et évaluateurs.

Astuce. Concentrez-vous sur des comportements observables plutôt que sur des qualités abstraites pour garantir que les évaluations soient objectives et exploitables.

Par exemple, une maîtrise de base de la communication écrite impliquerait d’écrire de simples messages clairs avec une grammaire et une orthographe de base correctes. En revanche, un expert établirait des normes pour la communication écrite dans toute l’organisation, assurerait la cohérence et la qualité dans tous les documents écrits, et développerait des lignes directrices pour des pratiques efficaces de communication écrite.

Cette étape assure que les évaluateurs disposent de critères clairs et objectivement mesurables pour évaluer les compétences, en conformité avec le cadre du plan de développement des compétences.

Cela permettra également de structurer les actions de formation nécessaires, de faciliter la mise à jour des compétences des salariés, et de garantir une adaptation aux évolutions du poste de travail et aux exigences du code du travail.

Étape 5 : compilez les profils de compétences dans votre modèle de compétences préliminaire

Utilisez un modèle pour garantir la cohérence des profils de compétences dans le cadre du plan de développement des compétences. Incluez des sections pour les responsabilités principales, les compétences techniques, les compétences douces et les compétences comportementales.

Assurez la qualité avec cette liste de contrôle

Utilisez cette liste lorsque vous définissez vos compétences pour chaque profil :

• Pertinence. Les compétences doivent directement être liées aux tâches et comportements propres aux postes de travail.
• Objectivité. Les compétences doivent inclure des comportements observables et leurs descriptions doivent être claires et exploitables.
• Mesurabilité. Vous devez pouvoir mesurer et évaluer les compétences selon une échelle standardisée (niveaux de compétence).
• Gestion. Le nombre de compétences ne doit pas dépasser 15 par rôle.
• Différenciation. Les compétences doivent être suffisamment distinctes les unes des autres pour minimiser les chevauchements et la confusion.
• Possibilité d’être formé. Les compétences doivent pouvoir être développées par des actions de formation et appliquées dans le travail quotidien.

Utilisez une matrice de compétences

Utilisez un modèle de matrice de compétences pour cartographier les compétences requises en fonction des différents rôles au sein de votre organisation. Cette cartographie est essentielle à la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC).

Vous pouvez afficher quelles compétences sont nécessaires pour chaque rôle et les niveaux de compétence requis. Astuce : utilisez des outils comme Excel ou des outils spécialisés en ressources humaines pour créer des matrices interactives et facilement mises à jour.

Étape 6 : définissez votre plan de mise en œuvre

Développez un plan de mise en œuvre qui détaille les étapes pour déployer le cadre du plan de développement des compétences, y compris la formation professionnelle pour les managers et les salariés de l’entreprise.

Prévoyez un calendrier, une liste des responsables et des actions spécifiques pour chaque étape du processus. Astuce : allouez suffisamment de ressources, y compris le temps de travail, le budget et le personnel, pour soutenir le déploiement complet du plan de développement des compétences.

Phase 1 : formation et communication

Les salariés et managers peuvent résister à l’adoption d’un nouveau modèle de compétences parce qu’ils sont à l’aise avec les processus existants ou craignent une surveillance accrue. Prévenez et encadrez cette résistance avec des stratégies de gestion du changement.

Développez des sessions de communication et de formation complètes pour informer toutes les parties prenantes du modèle de compétences. Pour atteindre tous les salariés de l’entreprise, utilisez plusieurs canaux de communication, tels que les e-mails, les publications sur l’intranet, les réunions générales et les briefings d’équipe.

Assurez-vous que les managers comprennent comment utiliser le modèle dans les évaluations de performance, la planification du développement, la gestion prévisionnelle des emplois et des compétences (GPEC), et autres processus RH pertinents.

Proposez des ressources telles que des guides, des FAQ et des exemples pour aider les salariés et les managers à comprendre le nouveau système. Développez une liste de contrôle ou une boîte à outils pour les managers à utiliser lors des entretiens annuels et de la planification du développement.

Assurez-vous que tous les salariés connaissent le cadre de compétences, son objectif professionnel, et comment il sera utilisé. Utilisez des micro-leçons et des quiz pour garantir que chacun comprend le nouveau processus.

Phase 2 : déploiement du pilote

Sélectionnez quelques départements pour la mise en œuvre initiale. Standardisez les processus et fournissez des directives claires pour garantir une application cohérente dans tous les départements.

Établissez un système pour recueillir les retours des managers et des salariés concernant le cadre de compétences.

Collectez des retours sur le processus de déploiement pilote :

• rappelez aux participants l’objectif principal derrière la création du modèle de compétences ;
• impliquez des membres d’équipe de différents horizons démographiques, genres, expériences et niveaux de carrière dans le processus de révision ;
• évaluez si des compétences clés doivent être ajoutées ou retirées ;
• assurez-vous que les managers et salariés partagent la même compréhension des compétences et de l’objectif du modèle.

Phase 3 : apporter des modifications fondées sur les retours du pilote

Sur la base des retours reçus de toutes les parties prenantes, apportez les changements nécessaires. Par exemple :

• Ajoutez des compétences manquantes ;
• Supprimez tout ce qui est marqué comme redondant ;
• Si nécessaire, modifiez les définitions et les noms des compétences pour améliorer la clarté et la cohérence à travers toute l’organisation.

Phase 4 : Déploiement complet

Il est temps de mettre en œuvre votre cadre de compétences à l’échelle de l’organisation. Soyez prêt à répondre aux questions et offrir des orientations supplémentaires à ceux qui peinent à s’adapter au nouveau système. Assurez-vous que vos politiques internes en ressources humaines font référence au nouveau modèle de compétences.

Le déploiement de votre système n’est pas une course. Prenez le temps d’assurer la clarté à chaque étape pour les managers et les salariés, conformément aux recommandations du comité social et économique (CSE). Selon nos recherches internes, la construction d’un cadre de compétences complet peut prendre jusqu’à 16 mois.

Utilisez Deel Engage pour raccourcir votre processus. Nos experts spécialisés en apprentissage ont déjà effectué des recherches pour vous avec des modèles complets et des ateliers pour managers.

Étape 7 : développez un mécanisme de révision pour maintenir le plan de développement des compétences à jour et assurer sa pertinence

L’environnement des affaires évolue rapidement, rendant les modèles de compétences obsolètes en peu de temps. Soyez prêt à ajuster le cadre du plan de développement des compétences en fonction des retours et des besoins de l’organisation.

Actualisez régulièrement le modèle de compétences

Pour que le modèle de compétences reste pertinent dans le temps, effectuez des révisions régulières du cadre. Utilisez des enquêtes, des groupes de discussions et des réunions individuelles lors des entretiens professionnels pour recueillir des retours et identifier les domaines à améliorer. Impliquez les leaders d’entreprise et les représentants du personnel dans l’évaluation continue afin d’aligner tout le monde sur les stratégies commerciales et les tendances de l’industrie.

En maintenant un mécanisme de révision efficace, vous garantissez que le plan de développement des compétences reste aligné sur les objectifs professionnels des salariés et les exigences du code du travail.

Vous pouvez ainsi adapter les actions de formation et les programmes de formation professionnelle en fonction des besoins, assurant ainsi un avenir professionnel sécurisé pour tous les membres de l’organisation.

La consultation des représentants du personnel, notamment via le comité social et économique (CSE), est essentielle pour la mise à jour régulière et la validation des acquis de l’expérience (VAE). L’utilisation du compte personnel de formation (CPF) et des opérateurs de compétences (OPCO) facilitera la prise en charge des actions de formation obligatoires. Le cadre du plan de développement devra également considérer des éléments tels que le bilan de compétences, les entretiens annuels et les besoins de formation identifiés lors de l’exercice d’une activité spécifique.

Enfin, veillez à ce que chaque révision inclut une mise à jour des formations et soit conforme aux accords collectifs ainsi qu’à toute application d’une convention internationale applicable. Cela garantit l’adaptation des salariés aux nouvelles exigences de leurs postes de travail et contribue à leur protection sociale sur le long terme.

Deel Engage : votre solution tout-en-un pour le plan de développement des compétences

Mettre en œuvre un modèle de compétences bien conçu est essentiel pour conserver une main-d’œuvre qualifiée et atteindre le succès organisationnel à long terme. Cependant, développer des modèles de compétences, en particulier un modèle global à l’échelle de l’entreprise, peut prendre jusqu’à 16 mois. Deel Engage vous aidera à établir des attentes claires et donnera une voie à suivre aux membres de votre organisation grâce aux modèles de compétences et aux plans de carrière.

Vous obtiendrez :

• Un plan d’évolution de carrière fondé sur les compétences. Montrez à chacun ce dont il a besoin pour atteindre le niveau suivant, qu’il s’agisse d’un collaborateur individuel ou d’un dirigeant.
• Des évaluations des performances basées sur les compétences. Mesurez les performances au niveau des compétences afin d’identifier les lacunes et les opportunités de croissance.
• Des cours internes basés sur les compétences. Deel Engage propose des centaines de ressources avec des étiquettes de compétence, afin que vos employés trouvent les bonnes matières de formation pour leurs rôles et besoins.
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