Equipes internacionais: como calcular férias proporcionais

Gerenciar times em diferentes países traz diversos desafios para os profissionais de RH. Entre eles, está a gestão das férias, que exige organização de todos os períodos, realização dos cálculos de tempo e remuneração, anotação na carteira de trabalho sobre cada período gozado, e conformidade com as regras de cada país. Diferentes leis e regulamentos trabalhistas levam a cálculos distintos, tornando essa tarefa complexa e repleta de nuances no gerenciamento de equipes internacionais

Neste artigo, veja as principais dicas sobre como calcular férias proporcionais, as diferenças legais entre os países, e as ferramentas tecnológicas que simplificam e otimizam esse processo.

O que são férias proporcionais?

No Brasil, as férias proporcionais são devidas somente em casos de rescisão contratual do colaborador: consistem no descanso remunerado que lhe é de direito antes de completar um ano de trabalho, no caso de encerramento do contrato.

Pelo regime CLT, o período mínimo para o direito a férias é de 12 meses. Ou seja, a cada ciclo anual, o colaborador tem direito a tirar um mês de férias. Mas, no caso de uma rescisão antes de concluir o primeiro ano de trabalho, ele tem direito a férias proporcionais.

O período mínimo a ser trabalhado para dar direito às férias remuneradas, assim como a duração delas, são determinados por leis trabalhistas em muitos países. Em outros, entretanto, as férias não são uma exigência legal (como nos EUA - veja mais abaixo). Mas está entre as boas práticas básicas de mercado. 

O quadro jurídico: como calcular férias proporcionais em diferentes países

Em termos gerais, o cálculo das férias proporcionais é feito com base no tempo trabalhado, quando este não corresponde ao período mínimo estabelecido para as "férias cheias" -- chamadas de período concessivo. Mas cada país possui regras ou práticas específicas sobre o direito a férias e, portanto, sobre como calcular férias proporcionais ou completas.

Trazemos alguns exemplos para ilustrar como essas diferenças acontecem:

Brasil

O direito a férias no Brasil é previsto na CLT -- Consolidação das Leis do Trabalho. O empregador deve conceder 30 dias de férias remuneradas a cada 12 meses de trabalho, a todos os colaboradores. Esse prazo é chamado de período aquisitivo.

Se o colaborador optar pela compensação financeira de férias não tiradas (situação conhecida como "vender as férias", mas legalmente chamada de abono pecuniário), a legislação permite que seja compensado apenas ⅓ do período. No caso, por exemplo, de ter direito a 30 dias de férias, o funcionário pode vender 10 dias.  

A regra geral é que, para cada mês trabalhado, o colaborador acumula 1/12 de período concessivo. No caso do contrato de trabalho encerrar antes de completar o período aquisitivo, ainda assim o colaborador tem direito a férias proporcionais. Isso significa, por exemplo, que um colaborador que trabalhou por 6 meses -- e teve o contrato rescindido -- tem direito a 15 dias de férias proporcionais.

Estados Unidos

As férias trabalhistas nos EUA não são obrigatórias por lei federal. Mas as empresas oferecem o PTO -- sigla em inglês para "Tempo Livre Remunerado". O PTO integra o pacote de benefícios e vantagens ofertados pelas empresas, e é um importante fator para atração e retenção de talentos.

O cálculo do descanso remunerado nos EUA é feito pelo tempo de serviço determinado nas políticas internas de cada organização. As empresas é que definem as suas próprias taxas de acumulação de férias -- ou seja, quantos dias o colaborador deve trabalhar para ganhar folga remunerada.

Em geral, não exige um tempo mínimo para a liberação do benefício. Por exemplo: um colaborador pode acumular horas de férias pagas a cada semana trabalhada, e pode negociar tirá-las como preferir: para descanso, tratamento de saúde, ou cuidado a membro da família. 

União Europeia

A Diretiva 2003/88/CE é a regulamentação legal das férias dos trabalhadores dos 27 países que compõem o bloco. Ela determina, pelo menos, 20 dias úteis de férias anuais remuneradas para profissionais contratados pelo regime integral. Mas alguns países, como França e Alemanha, possuem regras locais que garantem períodos maiores. Além disso, não permite a substituição das férias por compensação financeira, exceto se o contrato de trabalho terminar antes do colaborador gozar todo o período de descanso remunerado a que tem direito.

No início deste ano, o Tribunal de Justiça da União Europeia decidiu que os colaboradores têm direito à compensação financeira de férias proporcionais no caso de ser demitido antes de usufruir das férias anuais. 

Situações comuns de aplicação das férias proporcionais

O cálculo de férias proporcionais é especialmente relevante em casos como novas contratações e demissões, ou quando um colaborador inicia ou encerra seu contrato no meio do ano (situação válida para países como os EUA).

• Novas contratações: quando um colaborador é contratado durante o ano, não tem direito imediato às férias completas nos períodos formais de férias (início do ano no Hemisfério Sul, metade do ano no Hemisfério Norte). Nesse caso, aplica-se o cálculo proporcional para determinar quantos dias de férias o funcionário acumulou com base no tempo trabalhado até então, caso decida gozar do benefício antes de completar o período aquisitivo.
• Rescisão de contrato: quando um colaborador é demitido ou se demite, é necessário calcular o saldo de férias proporcionais ao tempo trabalhado até a data de saída. Aqui, deve ser considerado o período a partir das últimas férias completas tiradas, ou o saldo de férias residuais de períodos anteriores, caso se aplique.
• Funcionários que iniciam no meio do ano: quando um colaborador inicia as suas atividades na empresa após o início do ano fiscal ou do período formal de férias naquele país, o cálculo das férias proporcionais asseguram que ele receba o período de descanso adequado.

Guia passo a passo: como calcular licença proporcional

Preparamos um guia passo a passo com as etapas adequadas para calcular férias proporcionais:

Passo 1: Determine o período de acumulação

Identifique o período de tempo que o colaborador trabalhou. Por exemplo, no caso do cálculo de férias de um funcionário que trabalhou por 8 meses no Brasil -- que exige 30 dias de férias remuneradas por ano --, o período de acumulação para o cálculo proporcional é de 8 meses. Já no caso dos EUA, se o profissional trabalhou 8 meses em uma empresa que define 1 dia de PTO a cada 2 semanas trabalhadas, o período de acumulação é de 32 semanas. 

Passo 2: Calcule o total de dias proporcionais e o valor a ser pago pelas férias

A gestão das férias inclui o cálculo dos dias a serem gozados pelo funcionário e o cálculo da remuneração correspondente.

A fórmula que trazemos abaixo mostra como calcular férias proporcionais de acordo com a legislação brasileira, para descobrir a quantos dias o colaborador tem direito:

(Meses trabalhados ÷ 12) x Total de dias do período concessivo = x dias de férias proporcionais

Exemplo: o colaborador trabalhou por 4 meses e pediu demissão. Considerando o período concessivo no Brasil, que é de 30 dias de férias a cada 12 meses, o cálculo fica da seguinte forma:

(4 ÷ 12) x 30 = 10 dias de férias proporcionais

Já para calcular o valor a ser pago pelas férias proporcionais, você deve conferir o salário bruto do colaborador. O cálculo é feito com base na média salarial dele nos últimos 12 meses, adicionando 1/3 exigido por lei, e deduzindo INSS (contribuição previdenciária) e IRPF (Imposto de Renda de Pessoa Física).

Passo a passo de como calcular férias proporcionais

Desdobramos abaixo um exemplo dos cálculos a serem feitos com base em um salário base mensal de R$ 3.000:

1. Calcule o salário de férias: pegue o salário bruto mensal do colaborador e acrescente um adicional de 1/3. 

• Salário de férias: R$ 3.000
• Adicional de 1/3: R$ 3.000 ÷ 3 = R$ 1.000
• Total bruto: R$ 3.000 + R$ 1.000 = R$ 4.000

2. Deduções de INSS: o INSS é calculado sobre o valor total das férias (cálculo acima, salário + ⅓), de acordo com a tabela vigente. Considerando a alíquota do INSS de 9%, por exemplo, a dedução será R$ 4.000 x 9% = R$ 360.
3. Deduções do Imposto de Renda: é necessário também calcular o IRRF sobre o valor total das férias menos o INSS, aplicando a alíquota da tabela de IR vigente. Considerando o valor dedutível do IR de R$ 100, o valor final das férias, no caso deste exemplo, será:

• R$ 4.000 - R$ 360 (INSS) - R$ 100 (IRRF) = R$ 3.540 Assim, o colaborador receberá R$ 3.540 líquidos pelas férias.

Passo 3: Ajuste conforme a legislação local

Lembre-se de considerar aspectos legais específicos de cada país, como a inclusão de feriados ou outros benefícios que afetam o cálculo. No Brasil, o salário de férias deve considerar:

• Horas extras
• Horas trabalhadas em feriados -- que devem ser pagas em dobro de acordo com a CLT
• Adicionais de remuneração -- como insalubridade, periculosidade e adicional noturno

Todos eles devem entrar no início do cálculo. No caso de horas extras, por exemplo, some o valor das horas extras trabalhadas pelo colaborador e adicione ao salário base na etapa 1 do passo a passo acima. E, então, siga o processo -- soma do adicional constitucional de ⅓ e dedução das contribuições obrigatórias.

Passo 4: Verifique se há saldo de férias acumulado

Se o colaborador já utilizou parte das férias durante o período trabalhado, deduza esse período do total proporcional acumulado.

Passo 5: Atualize regularmente o conhecimento sobre as regulamentações

Lembre-se sempre de conferir a faixa salarial e os índices de INSS e IRPF de acordo com a tabela de contribuição vigente. As alíquotas das contribuições trabalhistas obrigatórias costumam ter atualizações. 

Além disso, as regras trabalhistas podem mudar, com alterações na legislação local. Portanto, vale também para o cálculo de férias a dica que se aplica a todas as demandas da gestão de pessoas: acompanhar as mudanças nas leis e regras de cada país em que a empresa tem colaboradores. Isso é fundamental para garantir a conformidade legal e fiscal das empresas.

Desafios na gestão de férias proporcionais para equipes globais

Gerenciar férias proporcionais para equipes internacionais apresenta alguns desafios, como:

1. Diversidade de regulamentações: as leis trabalhistas variam bastante entre os países, exigindo um conhecimento detalhado das legislações locais.
2. Acompanhamento preciso de férias: garantir que o cálculo das férias seja registrado com precisão é crucial para evitar discrepâncias e possíveis complicações fiscais ou legais.
3. Políticas justas para equipes remotas: o crescimento do trabalho remoto traz maior complexidade à gestão de férias proporcionais para colaboradores espalhados em diferentes países.

Como lidar com casos complexos

Leis e práticas específicas de cada país podem trazer complexidade à gestão das férias. No caso de organizações dos EUA, por exemplo, o gerenciamento de PTO para colaboradores remotos espalhados em vários países pode ser desafiador.

Algumas dicas:

• Conhecimento sobre diferentes requisitos legais: é fundamental conhecer todas as leis que regulam os contratos de emprego e as boas práticas de mercado, e considerar as diferenças de cada país para empresas que operam globalmente.
• Manter o RH atualizado: a equipe precisa estar informada sobre as atualizações que eventualmente ocorrem na legislação local.
• Usar ferramentas digitais: softwares de RH automatizam o acompanhamento de férias, fazendo uma otimização do processo, e tornando-o mais preciso e eficiente.
• Estabelecer políticas claras: é necessário documentar as políticas de férias proporcionais e comunicá-las a todos os colaboradores, garantindo transparência e equidade.

Tecnologia no RH para simplificar a gestão de férias proporcionais

Cada vez mais, as empresas têm optado por ferramentas e plataformas digitais que automatizam o processo de cálculo de férias proporcionais. Software de RH disponíveis no mercado conseguem garantir que as férias sejam calculadas com precisão, além de estarem em conformidade com a legislação de cada país. Também otimizam e centralizam as informações aos colaboradores sobre saldo de férias e valores.

Conheça o Plugin PTO da Deel

O Plugin PTO da Deel é uma ferramenta poderosa que facilita o gerenciamento de férias proporcionais para equipes globais. Integrado ao Slack, o plugin permite que os colaboradores façam solicitações de férias, acompanhem seu saldo de forma transparente e recebam aprovações de seus gestores de maneira rápida e prática.

Além disso, o Plugin oferece análises detalhadas sobre o uso de férias, auxiliando os profissionais de RH a gerenciar melhor o tempo de férias de suas equipes.

Plugin PTO Deel: a maneira mais simples de monitorar e gerenciar férias

Se você busca simplificar a gestão de férias proporcionais e garantir a conformidade com as leis trabalhistas de diferentes países, o plugin de gerenciamento de PTO da Deel é a solução ideal. Com ele, você pode acompanhar facilmente as solicitações de férias, o saldo de férias e analisar os dados diretamente no Slack, tornando o processo mais eficiente e transparente para toda a equipe.

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