Payroll-Prozesse verbessern mit Deel: Sechs einfache Schritte

Verbessern Sie mit Deel die Payroll-Prozesse in Ihrem Unternehmen und sorgen Sie für mehr Geschwindigkeit, Genauigkeit und Skalierbarkeit, ganz gleich, an welchem Ort sich Ihr Team befindet.

Was ist für Ihr Team der zeitaufwändigste Schritt bei der Lohnabrechnung und Lohnbuchhaltung? Für 30 % der Unternehmen ist es das manuelle Eingeben oder Abrufen von Payroll-Informationen, gefolgt von notwendigen Anpassungen und Abgleichen. Viele Führungskräfte in Unternehmen versuchen, den Abrechnungsprozess effizienter zu gestalten, indem sie manuelle Prozesse automatisieren, etwa das Zusammenführen von Daten in verschiedenen Softwarelösungen oder sogar das Beantworten von Mitarbeiterfragen.

Mittlerweile optimieren mehr als 35,000 Unternehmen ihre internationale Gehaltsabrechnung mit Deel. Das Global Payroll-System von Deel erledigt komplexe Lohnsteuerberechnungen und hilft bei der Einhaltung von Gesetzen und Vorschriften in verschiedenen Staaten und Ländern, etwa der DSGVO. Wir kümmern uns um alles, von grundlegenden Lohnberechnungen und Gehaltsabrechnungen bis hin zu Steuerdokumentation und Compliance, damit Fehler minimiert und Ihre Payroll-Prozesse effizienter werden.

Lesen Sie weiter und erfahren Sie, wie Sie mit den Payroll-Services von Deel Ihre HR-Prozesse weltweit optimieren können.

Das Problem: Manuelle Workflows mit hohen Servicekosten (Cost-to-Serve/CTS)

Je größer die Teams eines Unternehmens werden, desto schwieriger wird es, Personalprozesse manuell durchzuführen und zu skalieren. Die wachsende Zahl an Mitarbeitenden, Zahlungen und Payroll-Daten bringt manuelle Workflows – etwa bei der Arbeit in Excel – an ihre Grenzen, denn schließlich sind immer mehr Dateneingaben, Berechnungen und Dokumentation erforderlich. Wenn das Unternehmen zudem noch all diese manuellen Aufgaben bestimmten Einzelpersonen zuteilt, stehen die gesamten Arbeitsprozesse für die Gehaltsabrechnung auf der Kippe, sobald diese Personen die HR-Abteilung oder das Unternehmen verlassen.

Bei manuellen Workflows passieren auch schneller Fehler bei der Entgeltabrechnung, von Dateneingabefehlern über fehlende Compliance-Anforderungen bis hin zur falschen Berechnung von Löhnen und Steuern. Diese Fehler zu erkennen und zu korrigieren erfordert wiederum Zeit und Mühe. Unternehmen, die stark auf manuelle Arbeitsabläufe setzen, bleiben schnell hinter Wettbewerbern zurück, die sich bereits für Automatisierung und digitale Transformation im Personalwesen entschieden haben.

Die Lösung von Deel

Deel automatisiert manuelle Gehaltsabrechnungsprozesse und Aufgaben wie Dateneingabe, Berechnungen und Compliance-Audits. Dies entlastet die Payroll-Teams im Unternehmens, sodass sie sich in ihrer wertvollen Zeit strategischen Initiativen widmen können, statt an repetitiven Aufgaben zu arbeiten.

Verabschieden Sie sich mit Deel von der manuellen Lohn- und Gehaltsabrechnung und freuen Sie sich auf eine effiziente automatisierte Erledigung von HR-Aufgaben:

• Rechtskonforme vorgefertigte Vorlagen für Arbeitsverträge nutzen und Arbeitskräfte richtig einstufen, um Scheinselbstständigkeit zu vermeiden
• Alle Personaldaten, die HR- und Payroll-Teams brauchen, automatisch erfassen, etwa Genehmigungen, Bankinformationen und Unterlagen zur Steuer-Compliance, sowie Abwesenheiten und Boni verwalten
• Mitarbeitenden mit einem Self-Service-Portal die Möglichkeit geben, selbst Dateien hochzuladen
• Rechnungsdaten mit Ihrer bevorzugten Buchhaltungssoftware synchronisieren
• Automatisch Rechnungen für Freelancer:innen erstellen
• Mit unserer Sammelzahlungsfunktion die Payroll-Finanzierung vornehmen und das ganze Team mit einem Klick bezahlen
• Die IRS-Formulare W9 und W8 für US-Teammitglieder sofort generieren, um die gesetzlichen Vorschriften einzuhalten
• 1099-Formulare für Freelancer:innen einfach direkt von Ihrem Dashboard aus einsenden

Das Problem: Langsamer und unzuverlässiger Kundensupport

Ein langsamer Kundensupport kann sich in einem Dominoeffekt auf die Payroll-Prozesse auswirken und zu erheblichen Problemen führen, die die Korrektheit von Zahlungen, Steuer- und Arbeitsrechts-Compliance, Mitarbeiterzufriedenheit und betriebliche Effizienz beeinträchtigen.

Wenn ein Problem mit der Entgeltabrechnung auftritt, etwa ein Zahlungsfehler oder Compliance-Bedenken, und die dringend benötigte Unterstützung nicht verfügbar ist, führt das schnell zu noch viel größeren Problemen. Das stellt nicht nur ein Risiko für das Unternehmen dar, sondern ist auch frustrierend für Payroll-Teams. Sie benötigen schnelle Antworten, um den Betrieb am Laufen zu halten., Stattdessen müsssen sie jedoch ihre Zeit mit der Fehlersuche verbringen und werden von immer neuen Problemen ausgebremst.

Die Lösung von Deel

Das starke Engagement von Deel für den Erfolg seiner Kund:innen ist nicht nur eine Strategie, sondern ein zentraler Wert des Unternehmens. Die Customer Success Manager (CSM) von Deel unterstützen mit einem personalisierten Support und proaktiver Problemlösung und fördern so ein gemeinsames Wachstum, eine partnerschaftliche Zusammenarbeit und die Kundenzufriedenheit. Alle Kund:innen erhalten einen eigenen CSM, der ihnen wie folgt zur Seite steht:

• Personalisierte, kundenspezifische Unterstützung
• Proaktive Prognose potenzieller Herausforderungen
• Ein strategischer Partner, der mit Ihren geschäftlichen Anforderungen bestens vertraut ist
• Umfassendes Account Management
• Ein maßgeschneidertes Onboarding zu Deel und Support bei der Implementierung

Außerdem profitieren Deel-Kund:innen von einem rund um die Uhr verfügbaren Support direkt in der App mit einer schnellen Reaktionszeit von nur 1,25 Minuten. So können Unternehmen sofortige Unterstützung erhalten, wann immer sie diese benötigen, und Unterbrechungen bei der Gehaltsabrechnung werden minimiert.

Das Problem: Fehler bei der Lohnabrechnung

Fehler bei der Gehaltsabrechnung in Unternehmen haben weitreichende Folgen, die sich auf die finanzielle Stabilität und die betriebliche Effizienz auswirken. Ein Drittel der Unternehmen geben an, dass ihre größten Probleme bei der Payroll-Compliance dadurch entstehen, dass fehlerhafte Personaldaten in das Payroll-System importiert werden.

Solche Fehler können zu falschen Zahlungen an Mitarbeitende führen, was das Unternehmen genau wie die Mitarbeitenden finanziell belastet und den Cashflow und die Arbeitsmoral beeinträchtigt. Außerdem können sie rechtliche Komplikationen verursachen, wenn lokale Arbeits- und Steuergesetze oder Datenschutzgesetze wie die DSGVO nicht eingehalten werden.

Solche Fehler zu beheben bindet wertvolle Zeit und Ressourcen der Personal- und Finanzteams, was ihre Aufmerksamkeit von strategischen Aufgaben ablenkt und insgesamt die Produktivität reduziert. Ressourcen, die in Bereichen wie Talententwicklung, Recruiting und Mitarbeiterengagement eingesetzt werden könnten, werden nun für die Fehlerbehebung benötigt, was das Wachstumspotenzial des Unternehmens reduziert.

Die Lösung von Deel

Die Payroll-Software von Deel bewältigt auch komplexe Lohnsteuerberechnungen und berücksichtigt dabei die Unterschiede zwischen den gesetzlichen Bestimmungen einzelner Ländern und Bundesstaaten und verschiedener Steuergesetze für internationale Mitarbeitende, um die Wahrscheinlichkeit von Fehlern und Compliance-Risiken zu verringern. Unsere Payroll Specialists kümmern sich um Folgendes:

• Mitarbeiterdaten und Payroll-Informationen von Mitarbeitenden erfassen
• Datenkonvertierungen auf ihre Richtigkeit und Vollständigkeit prüfen
• Bestätigen, dass die Lohn- und Gehaltsabrechnung so eingerichtet ist, dass sie mit den länderspezifischen Vorschriften übereinstimmt
• Entgeltabrechnung und Steuererklärungen
• Berechnung aller Ausgabenerstattungen für Mitarbeiter sowie von Steuern und Sozialversicherungsbeiträgen für Arbeitgeber
• Berechnung des Grundgehalts
• Brutto-Netto-Berechnungen
• Erstellung aller gesetzlich vorgeschriebenen Berichte (EB-Report, YTD-Report, Changes-Export-Report usw.)
• Erstellung von Gehaltsabrechnungen (Gehaltszetteln)
• Einbehaltung und Bearbeitung von Steuern auf Bundes-, Landes-, Provinz- und Kommunalebene, einschließlich Zahlungen und Einreichungen gemäß den neuesten Steuertabellen entsprechend geltendem Recht
• Beantwortung von Anfragen von Steuerbehörden mit dem gleichen Standard wie bei der Beantwortung von Kundenanfragen
• Verarbeitung und elektronische Bereitstellung von Verbindlichkeiten für alle Gehaltsabrechnungen, Jahresendberichte auf Bundes-, Landes- und Kommunalebene und Mitarbeiterberichte

Das Problem: Mehrere Plattformen mit uneinheitlichen Prozessen

Die Nutzung verschiedener Payroll-Software und HR-Systeme mit jeweils eigenen Prozessen führt leicht zu Fehlern, Versäumnissen oder Fehlinterpretationen von länderspezifischen Anforderungen, vor allem, wenn die Plattformen nicht speziell für die globale Gehaltsabrechnung konzipiert sind.

Oft entsteht so doppelter Arbeitsaufwand, da die Personal- und Lohnbuchhaltungsteams ähnliche Aufgaben mehrfach auf verschiedenen Systemen durchführen müssen. Dadurch vergrößert sich auch die mögliche Angriffsfläche für Cybersicherheitsbedrohungen, da jede Plattform über unterschiedliche Sicherheitsprotokolle verfügt. Werden diese nicht sehr sorgfältig gehandhabt, kommt es schnell zu Sicherheitslücken.

Je nachdem, wie gut HR- und Payroll-Systeme miteinander integriert sind, kommt es auch vor, dass Plattformen nicht gut miteinander kommunizieren. So entstehen Diskrepanzen bei Mitarbeiterdaten wie Jobbezeichnungen und Lohn- und Steuerinformationen. Diese Diskrepanzen führen nicht nur zu falschen Gehaltsberechnungen, sondern können auch die genaue Berichterstattung und Analyse beeinträchtigen, sodass Trends und Erkenntnisse nicht mehr gut erkannt werden und die Prozessoptimierung nicht funktioniert.

Die Lösung von Deel

Deel bietet Ihnen einen zentralen Partner und eine einzige Ansprechperson für jedes Land, um eine einheitliche Berichterstattung, standardisierte Prozesse und besseren Support sicherzustellen. So wird die Kommunikation vereinfacht, die Komplexität sinkt und die Daten werden genauer.

Hinzu kommt die einfache Integration von Deel mit mehr als 20 HR-Systemen und Tools. Deel synchronisiert alle Personaldaten automatisch und sorgt dafür, dass sämtliche Payroll-Informationen auf einer zentralen Plattform leicht zugänglich, korrekt und aktuell sind.

Gleichzeitig können Sie Plattform über die API von Deel noch mit weiteren Tools zusätzlich zu unseren vorgefertigten Informationen verbinden und so Daten mit Ihrem gesamten HR-Tech-Stack synchronisieren. In unserer API-Dokumentation erfahren Sie, wie Sie Folgendes erledigen:

• Einstellungen direkt über die Plattform durchführen
• Ihre Zeiterfassung bzw. Zeitwirtschaft für sofortige Auszahlungen synchronisieren
• Mitarbeiterdaten über verschiedene Plattformen hinweg synchronisieren
• Informationen zu bezahlten Urlaubszeiten von Mitarbeitenden mit Ihrem globalen HRIS synchronisieren
• Daten in Echtzeit mit Webhooks aktualisieren
• ... und mehr

Um die Bereitstellung mehrerer Anwendungen auf Deel einzurichten, klicken Sie einfach auf Ihrem Dashboard auf „Apps & Integrationen“ und rufen unsere Liste von Partnern für die App-Bereitstellung auf. Von dort aus können Sie unsere Integration in nur wenigen einfachen Schritten einrichten.

Das Problem: Fragmentierte Personaldaten

In je mehr Ländern ein Unternehmen aktiv ist, desto mehr HR- und Payroll-Systeme nutzt es für die Verwaltung von Gehaltsplänen, Payroll-Richtlinien, Zeiterfassung, Urlaubszeiten und Gehaltszahlungen. Unternehmen, die in mehr als 30 Ländern arbeiten, nutzen oft neun oder mehr Payroll-Anbieter, um den internationalen Anforderungen gerecht zu werden.

Wenn Payroll- und Mitarbeiterdaten über mehrere HR-Plattformen hinweg verwaltet werden, entstehen schnell Fehler in den Informationen, Datensilos und Ungenauigkeiten, die die Payroll-Prozesse und das Reporting des Unternehmens beeinträchtigen. Nur mit einer einheitlichen Übersicht über Mitarbeiterdaten können Entscheidungsverantwortliche im Payroll-Bereich aussagekräftige Erkenntnisse aus ihren Daten gewinnen.

Die Lösung von Deel

Mit Deel können Sie die Zahlungen für alle Teammitglieder auf einer zentralen Plattform verwalten, ganz gleich, ob Sie mit Global Payroll Angestellte direkt einstellen, über unser Employer of Record-Modell (EOR) Mitarbeitende einstellen und bezahlen oder unabhängige Freelancer:innen verwalten.

Deel Global Payroll bietet Funktionen für eine einfache Lohn- und Gehaltsabrechnung in mehreren Währungen, sodass internationale Teammitglieder korrekt und in ihrer Landeswährung bezahlt werden und unterschiedliche Payroll-Partner in verschiedenen Ländern überflüssig werden.

Durch die Auslagerung an einen externen Dienstleister, der sich als Payroll Specialist um alles kümmert, werden sämtliche wichtigen Prozesse für alle Orte und jede Art von Mitarbeitenden standardisiert. Wenn Sie beispielsweise ein Mitglied des Payroll-Teams von einem Land in ein anderes versetzen, bleiben der Lohnabrechnungsprozess und die Systeme identisch, was Ihr Team flexibler und agiler macht. Dabei gibt es einige Unterschiede zwischen dem Payroll-Outsourcing an lokale und an globale Anbieter:

Das Problem: Manuelle, zeitaufwendige Zahlungsmethoden

Manuelle Zahlungsmethoden führen nicht selten zu Verzögerungen, Fehlern und Ineffizienzen und beeinträchtigen damit die gesamten Payroll-Prozesse in großen Unternehmen.

Manuelle Dateneingaben oder die physische Abwicklung von Zahlungen verursachen oft Berechnungsfehler und Verzögerungen bei der Auszahlung von Gehältern und Löhnen. Dies wirkt sich nicht nur negativ auf die Mitarbeiterzufriedenheit aus, sondern auch auf das Cashflow-Management. Werden die Prozesse nicht korrekt verwaltet und automatisiert, sind auch Sammelzahlungen fehleranfällig, die manuell durchgeführt werden.

Die Lösung von Deel

Deel sorgt durch die automatische Verarbeitung von Sammelzahlungen für eine effiziente Lösung. Mit der Plattform von Deel können Unternehmen den Zahlungsprozess optimieren, das Fehlerrisiko verringern und pünktliche und korrekte Zahlungen sicherstellen. So funktioniert es:

1. Sie wählen aus, wen Sie bezahlen möchten: Filtern Sie nach Team, Niederlassung, Vertragstyp, Währung oder Land, um Ihre Auswahl zu verfeinern.
2. Sie wählen Ihre Zahlungsmethode: Der weitere Arbeitsablauf hängt von Ihrer gewählten Zahlungsmethode ab. Für einige Methoden sind zusätzliche Schritte erforderlich.
3. Sie bestätigen Ihre Zahlung: Überprüfen Sie die Zahlungsdetails und bestätigen Sie Ihre Anfrage.

Sobald Sie die Rechnung an Deel bezahlt haben, überweist unser Team an Payroll Specialists das Geld direkt auf die Deel-Konten Ihrer Mitarbeitenden. Sie können den Zahlungsstatus auf der Zahlungsregisterkarte in Ihrem Dashboard verfolgen.

Überzeugen Sie sich davon, wie schnell und einfach die globale Gehaltsabrechnung sein kann

Zumindest in den ersten Jahren ihrer Geschäftstätigkeit können die meisten Inhaber:innen kleiner Unternehmen es sich noch leisten, die Lohnabrechnung manuell zu verwalten. Doch je komplexer die Struktur eines Unternehmens und je größer seine globale Präsenz wird, desto mehr wachsen auch die Herausforderungen bei der manuellen Payroll. Unterschiedliche Rechtssysteme, Steuervorschriften und Berichterstattungsanforderungen in verschiedenen Ländern machen die Situation so komplex, dass sie manuell nicht mehr bewältigt werden kann, besonders bei großen Unternehmen.

Deel ist ein herausragend bewerteter globaler Payroll-Anbieter, der es Unternehmen leicht macht, eine wachsende Belegschaft zu verwalten, sich an wechselnde Steuergesetze anzupassen und schnell auf neue Payroll-Anforderungen zu reagieren.